Validierung von USt-Identifikationsnummern auf EU-Rechnungen

In diesem Dokument wird die Validierung von USt-Identifikationsnummern des Kunden innerhalb der EU beschrieben und wie der Prozess aktiviert wird, um USt-Identifikationsnummern automatisch zu validieren.

Ein Lieferant, der Waren oder Dienstleistungen an einen Kunden in einem anderen EU-Land verkauft, muss auf einer Rechnung keine USt ausweisen, wenn die USt-Identifikationsnummer des Kunden gültig ist. Wenn die USt-Identifikationsnummer nicht gültig ist, muss die USt dagegen auf der EU-Rechnung ausgewiesen sein. Die Validierung unterstützt zwei Validierungsmethoden mit automatischer Validierung, BZST und VIES, sowie benutzerdefinierte Validierungsmethode 80-99 mit manueller Validierung. BZST wird für die Validierung von USt-Identifikationsnummern in Deutschland verwendet und VIES für die Validierung von USt-Identifikationsnummern in allen anderen EU-Ländern verwendet. Benutzerdefinierte Validierungsmethoden ermöglichen Kunden die Verwendung anderer Validierungstools. Der Validierungsstatus einer USt-Identifikationsnummer wird nicht automatisch aktualisiert, kann jedoch manuell geändert werden.

Hinweis

Die Funktion zur Validierung von USt-Identifikationsnummern innerhalb der EU, die in "Validierungskonzept. Öffnen" (TXS003) definiert wurde, ist die bevorzugte Validierungsmethode innerhalb der EU. Wenn in "Ländercode. Öffnen" (CRS045) eine Prüfziffermethode für USt-Identifikationsnummern ausgewählt ist, muss diese erst entfernt werden, bevor in (TXS003) das Konzept für das Land definiert wird.

USt-Identifikationsnummern

Alle USt-Identifikationsnummern werden in "USt-Identifikationsnummer. Öffnen" (TXS070) zusammen mit dem Kundennamen und den Adressinformationen aktualisiert.

Alle neuen oder geänderten USt-Identifikationsnummern für Kunden oder Kundenadressen werden automatisch in (TXS070) aktualisiert. Die USt-Identifikationsnummern werden mit dem Status 00 = Neu hinzugefügt und mit Firmennamen und Adressinformationen aus der Kundenstamm- oder Adresstabelle aktualisiert. Der Name wird durch den von VIES zurückgegebenen Namen ersetzt, es sei denn, das Feld "M3-Name" in (TXS003) ist aktiviert.

Bestehende USt-Identifikationsnummern müssen manuell hinzugefügt werden, bevor die automatische Validierungsfunktion verwendet werden kann.

Bestehende USt-Identifikationsnummern

Bevor vorhandene USt-Identifikationsnummern validiert werden können, müssen sie zu "USt-Identifikationsnummer. Öffnen" (TXS070) hinzugefügt werden. Dies erfolgt mit der Batchoperation 01-"USt-Identifikationsnummer hinzufügen" in "USt-ID. Operation wählen" (TXS160).

Die Operation "USt-Identifikationsnummer hinzufügen" aktualisiert "USt-Identifikationsnummer. Öffnen" (TXS070) mit den USt-Identifikationsnummern, die mit Kunden und Kundenadressen verbunden sind. Die USt-Identifikationsnummern werden mit dem Status 00 = Neu hinzugefügt und mit Firmennamen und Adressinformationen aus der Kundenstamm- oder Adresstabelle aktualisiert.

USt-Validierungskonzept

Die Validierungskonzept für ein Land wird in "Validierungskonzept USt-ID-Nr. Öffnen" (TXS003) definiert. In (TXS003) werden folgende Validierungskonzeptattribute definiert:

Die Validierungsmethode
Wie oft eine USt-Identifikationsnummer validiert werden soll
Ob die Umsatzsteuer auf einer EU-Kundenrechnung ohne eine gültige USt-Identifikationsnummer hinzugefügt werden soll.
Der verantwortliche Benutzer einer USt-Identifikationsnummer.
Wie zutreffend, wie Adressen im deutschen BZST-Portal validiert werden sollen
Wenn der Name im Kundenstamm oder der Adresse durch den von VIES zurückgegebenen Namen ersetzt werden soll.

USt auf Rechnungen mit ungültigen USt-Identifikationsnummern

Im Feld "USt hinzufügen" in (TXS003) wird angegeben, ob die Umsatzsteuer auf einer EU-Rechnung hinzugefügt werden soll, wenn die Rechnung keine gültige USt-Identifikationsnummer enthält. Es ist auch möglich, lokale Ausnahmen für "USt hinzufügen" in "Validierungskonzept. Lok. Ausnahmen öff." (TXS011) zu definieren. Folgende Transaktionen sind verfügbar:

0 = Nein, USt wird nicht hinzugef.
1 = Ja, USt wird hinzugefügt

Der Parameter "USt hinzufügen" im Validierungskonzept für das Basisland wird bei der Fakturierung überprüft. Die USt wird auf EU-Rechnungen mit einer ungültigen USt-Identifikationsnummer hinzugefügt, wenn der Parameter auf 1 (Ja, USt wird hinzugefügt) gesetzt ist.

Validierungsstatus

Der Validierungsstatus und das Validierungsdatum jeder USt-Identifikationsnummer werden bei der Validierung einer USt-Identifikationsnummer in "USt-ID-Nr. Validierungsstatus anzeigen" (TXS071) aktualisiert. Die Informationen werden pro Validierungsmethode angezeigt, da bei Verwendung von benutzerdefinierten Validierungsmethoden jeweils in BZST, VIES und anderen Tools eine USt-Identifikationsnummer validiert werden kann. Für USt-Identifikationsnummern, bei denen die automatische Validierung fehlgeschlagen ist, wird ein Fehlercode zusammen mit einer Beschreibung angezeigt. Das Ablaufdatum einer Validierung wird ebenfalls angezeigt, wodurch angegeben wird, wann eine neue Validierung erforderlich ist. Sie können den Validierungsstatus manuell ändern. In diesem Fall wird das Kontrollfeld "Manuell geändert" aktiviert.

Validierungsstatus, Validierungsreferenz, Fehlercode und Ablaufdatum werden nicht automatisch für benutzerdefinierte Validierungsmethoden aktualisiert. Bei diesen Methoden müssen die Felder manuell aktualisiert werden.

Validierungslog

Wenn Informationen in (TXS070) oder (TXS071) geändert werden, wird in "USt-ID. Validierungslog anzeigen" (TXS072) automatisch eine Transaktion erstellt, sodass Sie z. B. manuelle Änderungen verfolgen können.

Führen Sie folgende Schritte aus

Öffnen Sie (TXS003), und definieren Sie USt-Identifikationsnummernkonzepte für die Länder, in denen die Validierung der USt-Identifikationsnummer erfolgen soll. Das USt-Identifikationskonzept gilt für alle Divisionen einer Firma.
Öffnen Sie optional (TXS011), um Konzeptausnahmen zu definieren. Sie können für einen USt-Verantwortlichen Ausnahmen von "USt hinzufügen" definieren, wenn die Umsatzsteuer auf einer EU-Rechnung mit einer ungültigen USt-Identifikationsnummer hinzugefügt werden soll. Damit die Ausnahme (Befreiung) für alle Länder einer Division gültig ist, bleibt der Ländercode leer.
Öffnen Sie (TXS160), und wählen Sie für "Batchoperation USt-IdNr." die Option 01 = USt-Identifikationsnummer hinzufügen aus, um die Stammdatei der USt-Identifikationsnummern mit allen USt-Identifikationsnummern für Kunden und Kundenadressen zu aktualisieren. Die Tabellen OCUSMA, OCUSAD, OOADRE und ACUORA werden gescannt. Die USt-Identifikationsnummern werden in (TXS070) und (TXS071) mit dem Status 00 = Neu hinzugefügt.
Hinweis
Das Hinzufügen eines USt-Batchjob kann eine rechenintensive und zeitaufwändige Operation sein. Erwägen Sie das Aufteilen des Jobs durch Auswahl einer beschränkten Anzahl von Ländern für jeden Batchjob.
Öffnen Sie (TXS160), und wählen Sie für "Batchoperation USt-IdNr." die Option 02 = USt-Identifikationsnummer validieren aus, um den Status aller USt-Identifikationsnummern in (TXS071) zu validieren und zu aktualisieren. Die USt-Identifikationsnummern werden gleichzeitig in VIES und BZST validiert, wenn in (TXS003) ein Konzept für beide Portale vorhanden ist.
Hinweis
Benutzerdefinierte Validierungskonzepte sind nicht in der automatischen Validierung enthalten, die in (TXS160) ausgewählt wurde.
Es wird empfohlen, einen Job für die USt-IdNr.-Batchoperation 02 = USt-Identifikationsnummer validieren in "USt-Identifikationsnummer. Operation auswählen" (TXS160) zu planen. Um einen geplanten Job zu definieren, öffnen Sie "Jobplaner. Öffnen" (SHS030). Dieser Job validiert automatisch alle USt-Identifikationsnummern mit Status 00 = Neu, 05 = Ungültig und 20 = Gültig bei abgelaufenem Validierungsdatum.
Hinweis
Es wird nicht empfohlen, einen Job für "Batchoperation USt-IdNr." mit Option 01 = Hinzufügen zu planen, da alle neuen USt-Identifikationsnummern in der Stammdatei aktualisiert werden, wenn sie im Kundenstamm, in einer Kundenadresse oder einer Kundenauftragsadresse eingegeben wurden.