USt-Entscheidung treffen

Die USt-Entscheidung ist der erste Schritt, der von M3 Business Engine im USt-Prozess ausgeführt wird.

Dieser Schritt besteht aus zwei Teilen:

USt-Entscheidung durch die Ermittlung der USt-Pflicht eines Geschäftsvorgangs treffen
Anwendbaren USt-Satz bestimmen sowie USt-Beträge berechnen und erfassen.

Wann ist ein Verkauf oder Kauf von Waren oder Dienstleistungen USt-pflichtig und unterliegt damit der USt-Pflicht? Diese Frage nach der USt-Pflicht einer spezifischen Transaktion zu beantworten, ist schwieriger als die eigentliche USt-Berechnung. Als Richtlinie gilt, dass der Lagerstandort von Waren und Dienstleistungen in Verbindung mit deren Lieferstandort über die Berechnung und Erfassung der USt entscheidet. Dann bestimmen nationale Bestimmungen und EU-Vorschriften darüber, ob die Lieferung von Waren oder Erbringung von Dienstleistungen in bestimmten Szenarios USt-pflichtig ist, sowie über die anwendbaren USt-Sätze.

Für die Lieferung von Waren und die Erbringung von Dienstleistungen an eine steuerpflichtige natürliche oder juristische Person gelten jeweils unterschiedliche Regeln. Die Fakturierungsprogramme in M3 Business Engine folgen daher verschiedenen USt-Entscheidungswegen: Rechnungen, die auf Wartungsaufträgen, Kundenaufträgen und Instandhaltungskundenaufträgen basieren, verwenden andere USt-bezogene Informationen als Rechnungen für Kurzzeit- und Langzeitmiete.

Das Land des Kunden, das Land der Lieferung, das Land des Lieferanten und das Vorhandensein einer USt-Identifikationsnummer sind entscheidend für die USt-Entscheidung. M3 Business Engine speichert und nutzt diese Informationen beim Abrufen der betreffenden Ländercodes für Kunde, Lieferadresse, Lagerort, Division usw. Sobald die USt-Entscheidung getroffen und die Kundenrechnung erstellt ist, werden die entsprechenden Ländercodes im Hauptbuch gespeichert und im Rahmen der Umsatzsteuermeldung wiederverwendet.

M3 Business Engine automatisiert das Verfahren zur Ermittlung der USt-Pflicht einer Verkaufs- oder Kauftransaktion. Bei der Erstellung eines Auftrags, einer Kundenrechnung oder des Datensatzes einer Lieferantenrechnung nimmt M3 Business Engine eine Reihe von Hintergrundprüfungen vor. Folgende Überprüfungen führen im Ergebnis zu einer USt-Entscheidung:

Ist die Firmendivision für das USt-Verfahren angemeldet?
Ist der Kunde/Lieferant zum USt-Ausweis verpflichtet?
Hat der Kunde/Lieferant eine USt-Identifikationsnummer?
In welchem Land befindet sich die Lieferadresse des Kunden?
An welchem Punkt des Transports geht das Eigentum an der Ware auf den Kunden über?
Handelt es sich um eine inländische, EU-interne oder die EU-Außengrenze überschreitende Verkaufstransaktion?
Ist der Verkauf Teil eines Dreiecksgeschäfts, welches mindestens zwei EU-Mitgliedsstaaten einbezieht?
Hat die Division im Land des Liefereingangs (dem Empfangsland) eine Fiskalvertretung?
Wird bei einer firmeninternen Transaktion die Ware auf mehrere Lagerorte derselben Abteilung oder divisionsübergreifend verteilt?

USt auf Einkäufe

Firmen, die in ihren Ursprungsländern am USt-Verfahren teilnehmen, sind zur Rückforderung der auf Einkäufe geleisteten USt (Umsatzsteuerforderung oder Vorsteuer) abzüglich der von Kunden empfangenen USt-Zahlungen berechtigt. Die M3 Suite verwaltet die zu Lieferantenrechnungen gehörigen USt-Beträge für alle folgenden Eingabearten:

Manuelle Erfassung
Rechnungsscan mittels ADC (Automatic Data Capture)
Über EDI
Durch Eigenverrechnung
Übernahme aus der unternehmensinternen Rechnung einer anderen Division
Übernahme aus einer divisionsinternen Rechnung, die von der Division für die Fiskalvertretung erstellt wurde
Erfassung von Transaktionen zu Lieferantenrechnungen aus einer Tabelle mithilfe der Hauptbuch-Schnittstelle "FIM-Schnittstelle. Öffnen" (GLS850).

Die USt-Entscheidung richtet sich wieder danach, welche Länder beteiligt sind. Der unter "Lieferant. Öffnen" (CRS620/E) erfasste Lieferant bestimmt das Land, aus dem der Lieferant die Rechnung sendet.

Es gibt viele mögliche Ansätze zur Bearbeitung einer Lieferantenrechnung, und Sie können M3 Business Engine für jede dieser alternativen Methoden einrichten. In bestimmten Ländern können Sie den auf der Lieferantenrechnung ausgewiesenen USt-Betrag manuell bestätigen. In anderen Ländern erfolgt die Berechnung der Vorsteuer automatisch. In letzterem Fall wird in einer Online-Prüfung die tatsächlich verbuchte USt mit dem berechneten Wert verglichen. M3 Business Engine unterstützt die spätere Nachverfolgung der Umsatzsteuermeldung einer Firma.

Bei der Verarbeitung von Einkaufsaufträgen trifft M3 Business Engine provisorische USt-Entscheidungen auf Grundlage der den Einkaufsauftragspositionen hinzugefügten Artikel und Zusatzkosten sowie des voraussichtlichen Landes der Lieferung. Wenn die Rechnung eintrifft und mit dem Einkaufsauftrag abgeglichen wird, erfolgt eine erneute Prüfung der USt-Entscheidung, um sicherzustellen, dass die USt einschließlich der richtigen Ländercodes für Basis- und Von-/Nach-Land korrekt ins Hauptbuch übertragen wurde.

Nicht abzugsfähige USt

Firmen sind nicht immer zur Rückforderung der gesamten USt auf bestimmte gewerbliche Lieferungen und Leistungen berechtigt, etwa bei Aufwendungen für Promotion und Marketing, oder sie können die USt nur teilweise zurückfordern. M3 Business Engine unterstützt diese Anforderung durch Verwendung eines nicht abzugsfähigen Prozentsatzes eines bestimmten USt-Codes. Dieser USt-Code kann mit dem entsprechenden Hauptbuchkonto für USt-generierende Beträge verknüpft werden (USt-Kontotypen 3–9). Bei der Buchung der Rechnungskosten anhand dieses Kontos kann der Benutzer nur einen USt-Code verwenden, der eine nicht abzugsfähige Berichtigung der auf der Lieferantenrechnung ausgewiesenen USt veranlasst und eine unrichtige Rückforderung der Vorsteuer verhindert.

Der Einfluss der Fiskalvertretung

Eine Fiskalvertretung ist in der Regel eine lokal ansässige Partei, die die Gesamthaftung für die zu entrichtende Steuer einer Firma in einem anderen Land übernimmt. In der Praxis heißt dies, dass sich der Hauptsitz eines Unternehmens in einem anderen Land befindet als dem, in dem es USt abführt. Dies kann eine Notwendigkeit für die Pflege von Geschäftsbeziehungen mit Kunden in diesem Land sein und stellt für das Unternehmen manchmal eine effiziente Möglichkeit dar, Geschäftsvorgänge mit USt-Bezug im Ausland zu bearbeiten. Eine Fiskalvertretung kommt meist dann zum Tragen, wenn eine Firma eine Handelsniederlassung im Ausland eröffnet. Die USt-Abrechnung bedeutet, dass das Unternehmen für lokale Einkäufe gezahlte USt zurückfordern kann, um diese Niederlassung zu betreiben. M3 Business Engine unterstützt diese Anforderung und stellt sicher, dass, wenn sich ein Unternehmen im Ausland für die Umsatzsteuer registrieren lässt, der Verkauf von Waren mit Lieferung an Kunden in diesem Land als Inlandsverkäufe behandelt werden. Im betreffenden Land getätigte Einkäufe können mit dem korrekten Basislandcode verarbeitet werden, und die Vorsteuer ist rückforderbar; bei Einkäufen ist die Prüfung auf Fiskalvertretung ein manuelles Verfahren.

In Bezug auf die Logistik liefern einige Unternehmen von einem örtlichen Lagerort aus. Andere Firmen öffnen einfach eine Verkaufsbüro und liefern aus einem zentralen Verteillager. M3 Business Engine unterstützt beide Alternativen aus Sicht des gesetzlichen USt-Handels. Um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass die Fiskalvertretung selbst ein geschäftlicher "Kunde" der Firma ist – da sie ja Waren kauft und verkauft, die Eigentum der Firma sind –, lassen sich zwischen den zwei Parteien (Kunde und Lieferant) interne Rechnungstransaktionen anstoßen, um für grenzüberschreitende Warenbewegungen die Anwendung der USt-Berechnungsregeln sicherzustellen.

Im M3-Steuerverwaltungsmodul wird die Umsatzsteuermeldung vom Ländercode des Basislandes gesteuert, was dem Unternehmen die Erstellung der richtigen lokalen USt-Berichte in der gültigen Landeswährung ermöglicht. In einer juristischen Geschäftseinheit (also einer Firmendivision), die in mehr als nur einem Land am USt-Verfahren teilnimmt, ist somit auch die Erstellung mehrerer USt-Berichte in den jeweils anwendbaren Landeswährungen möglich.

In M3 Business Engine repräsentiert eine Fiskalvertretung eine USt-Identifikationsnummer für eine bestimmte Division in einem anderen EU-Mitgliedsstaat. Weitere Informationen zu Fiskalvertretungen und häufige Szenarios, in denen diese vorkommen, finden Sie unter Fiskalvertretungen in M3 und deren Einfluss auf USt-Berechnung und interne Verrechnung.

Beteiligte Länder

Das Land des Kunden, das Land der Lieferung, das Land des Lieferanten und das Vorhandensein einer USt-Identifikationsnummer sind zentrale Stellgrößen für die zu treffende USt-Entscheidung. M3 Tax Engine speichert und nutzt diese Informationen beim Bezug der betreffenden Ländercodes vom Kunden, aus der Lieferadresse, aus einem Lagerort, aus der Division usw. Sobald die USt-Entscheidung getroffen und die Kundenrechnung erstellt ist, werden die entsprechenden Ländercodes im Hauptbuch gespeichert und im Rahmen der Umsatzsteuermeldung wiederverwendet.

Zur Berücksichtigung aller Formen des internationalen Handels verwendet M3 Business Engine die Bezeichnungen "Basisland" und "Von-/Nach-Land". Die Bedeutung dieser Länder ändert sich mit dem Typ des Geschäftsvorgangs: Rechnungen externer Kunden, Rechnungen firmeninterner Kunden und Rechnungen externer Lieferanten. M3 Business Engine überprüft für jedes Land die Einstellungen in "Ländercode. Öffnen" (CRS045). Wird in Bild E im Feld "Erstellen INTRASTAT oder EXTRASTAT" Eingabe 1 = Intrastat ausgewählt, wird das Land als EU-Mitgliedsstaat behandelt. Firmen erstellen USt-Abrechnungen nach Basisland in "USt-Bericht. Öffnen" (TXS100).

Die beteiligten Länder werden in der Hauptbuchtabelle (FGLEDG) für jede Buchungszeile in jedem Beleg gespeichert, der ein als USt-Konto festgelegtes Debitoren- oder Kreditorenkonto enthält. Ein USt-Konto ist ein Konto, das zu einem USt-Konto des Typs 1 oder 2 in "Dimensions-ID. Öffnen" (CRS630) gehört. Konten für USt-generierende Beträge (Umsatzsteuerbasisbeträge) gehören zu den USt-Kontotypen 3 bis 9.

Auf Rechnungen an externe Kunden:

Basisland: Land, aus dem die Firma physisch Waren liefert.
- Falls kein Lieferlagerort vorhanden ist: das Land der Verkaufsdivision.
- Falls im Nach-Land eine Fiskalvertretung vorhanden ist: das Land der Fiskalvertretung (identisch mit dem Nach-Land).
Nach-Land: Land der Lieferadresse des Kunden
Hinweis
Bei den in "Manuelle Rechnung. Eingeben" (ARS120), "Verzugszinsrechnung. Öffnen" (ARS160) und "Anlage. Verkaufen" (FAS130) manuell erstellten Kundenrechnungen ist kein Beschaffungslagerort angegeben. Bei Kundenaufträgen, Wartungsaufträgen und Instandhaltungskundenaufträgen haben der Besteuerungszeitpunkt und die Verwendung einer Via-Adresse Einfluss darauf, welches Land M3 Business Engine als das Basisland und welches als das Nach-Land identifiziert.

Auf firmeninternen Kundenrechnungen (MUC-Fakturierung):

Basisland:
- Wenn sich die Rechnung auf Verkäufe innerhalb des Standorts oder der gleichen Division bezieht: das Land des Beschaffungslagerorts.
- Wenn sich die Rechnung auf Verkäufe zwischen zwei Divisionen bezieht: das Land des Verkaufslagerorts, d. h. nicht das Land der physischen Lieferung.
- Wenn für die Kombination aus Nach-Land und Land des Beschaffungslagerorts eine Fiskalvertretung definiert ist: das Land der Fiskalvertretung (identisch mit dem Nach-Land).
Nach-Land: das Land der Lieferadresse des kaufenden Standorts.

Auf Rechnungen von externen Lieferanten:

Basisland: das Land, das die Waren empfängt.
Von-Land: das Land, aus dem der Lieferant die Waren physisch geliefert hat.

Verwendung von Via-Adressen

Firmen mit Geschäftsstellen in Ländern außerhalb der EU, die sich für die USt in der EU registrieren, müssen die USt, EU-Verkäufe und Intrastat für das Land melden, über das ihre für europäische Kunden bestimmten Waren zuerst auf den EU-Markt gelangen. Wenn Waren aus einem Nicht-EU-Mitgliedsstaat an einem Hafen eines EU-Mitgliedsstaats eintreffen, gilt dieser Hafen als die Via-Adresse, und M3 Business Engine verwendet das Land dieser Adresse bei der USt-Entscheidung als Basisland. Der einzige Ausnahmefall ist, wenn der Lieferlagerort oder der Hauptlagerort am Verkaufsstandort (je nach MUC-Trigger; siehe Abschnitt zur Übernahme der USt-Identifikationsnummer) im Land des Kunden eine Fiskalvertretung hat; dann ist ungeachtet der Via-Adresse das Land der Fiskalvertretung das Basisland. Eine Beschreibung der erforderlichen Einstellungen für Fiskalvertretungen und Beispiele finden Sie unter Fiskalvertretungen in M3 und deren Einfluss auf USt-Berechnung und interne Verrechnung.

Der Einfluss des Besteuerungszeitpunkts

M3 Business Engine kann im Rahmen der USt-Entscheidung zu Warenlieferungen entweder eine "Via-Adresse" oder die Endadresse, an die die Lieferung erfolgt, verwenden. Der Besteuerungszeitpunkt, der in den Lieferbedingungen in "Lieferbedingungen. Öffnen" (CRS065) ausgewählt und mit dem Auftrag verbunden wurde, bestimmt, welches Land als endgültiges "Liefern in Land" verwendet wird.

Wenn der Kunde die Verantwortung übernimmt, sobald die Ware das Lager des Lieferanten verlässt, betrachtet M3 Business Engine Nach-Land und Basisland als identisch.
Wenn der Käufer die Verantwortung übernimmt, sobald die Ware an der Transportadresse des Kunden eintrifft, betrachtet M3 Business Engine Nach-Land und das Land der Via-Adresse als identisch. Ist keine Via-Adresse vorhanden, wird davon ausgegangen, dass das Nach-Land und die Lieferadresse des Kunden übereinstimmen.
Der Kunde übernimmt die Verantwortung, wenn die Ware an der Bestimmungsadresse des Kunden eingeht. Bei der USt-Entscheidung betrachtet M3 Business Engine das Nach-Land als identisch mit dem Land der Lieferadresse des Kunden.

Diese Funktion wird für Kunden-, Wartungs- und Instandhaltungskundenaufträge implementiert.

"Unsere" USt-Identifikationsnummer abrufen

In Szenarien mit firmenexternen Kunden ruft M3 Business Engine die USt-Identifikationsnummer der Division ("unsere" USt-ID) für Rechnungen, EU-Verkaufstransaktionen und Intrastat-Transaktionen auf Basis der folgenden Suchpfade ab:

Priorität 1: Vom internen Lieferanten (bei Warenlieferungen an Kunden), der in "Fiskalvertretung. Öffnen" (TXS030) für die Fiskalvertretung ausgewählt wurde.
Priorität 2: Vom Beschaffungslagerort, der in "Lagerort. Öffnen" (MMS005) anhand des für den Lieferlagerort ausgewählten internen Lieferanten identifiziert wird, vorausgesetzt, auf der Rechnung ist ein bestimmter Lagerort angegeben.
Priorität 3: Von der Division in "Firma. Division verbinden" (MNS100/G).

In Szenarios mit firmenexternen Kunden ruft M3 Business Engine "unsere" USt-Identifikationsnummer für Rechnungen und Intrastat-Transaktionen auf Basis der folgenden Suchpfade ab:

Priorität 1: Vom Kunden, der in (MMS005) für den Zugangslagerort festgelegt ist, sofern auf der Rechnung ein bestimmter Lagerort angegeben ist.
Priorität 2: Von der Division in (MNS100/G).

"Ihre" USt-Identifikationsnummer abrufen

In Szenarien mit firmenexternen Kunden ruft M3 Business Engine die USt-Identifikationsnummer des Kunden ("Ihre") auf Basis der folgenden Suchpfade ab:

Priorität 1: Von der Lieferadresse des Kunden.
Priorität 2: Vom Kunden in "Kunde. Öffnen" (CRS610/J)

In Szenarios mit firmenexternen Kunden übernimmt M3 Business Engine "Ihre" USt-Identifikationsnummer vom Lieferanten in "Lieferant. Öffnen" (CRS620/E).

USt-Übersteuerung verwenden

In einigen Fällen ist es bei Verträgen zwischen Ländern erforderlich, dass M3 Business Engine die Standard-USt-Entscheidung übersteuert. So unterliegen z. B. Lieferungen aus der Schweiz nach Liechtenstein genauso der Umsatzsteuer wie Lieferungen aus Russland in andere Länder. Die Firma verwaltet solche Ausnahmen durch die Aktivierung des Kontrollfelds "USt übersteuern" für die zutreffenden USt-Codes in "USt-Code. Öffnen" (CRS030/E). Dann berechnet M3 Business Engine die USt immer für diesen USt-Code, auch wenn die Kombination der Länder der beteiligten Parteien im Ergebnis zu einer negativen USt-Entscheidung geführt hätte.