Darstellung der Salden im Hauptbuch anpassen

Ergebnis

Salden werden gemäß den Definitionen für Saldoschlüssel und Buchungsstruktur in der Hauptbuch-Saldodatei (FBAVAL) gespeichert. Die Informationen sind online in "HB-Saldodatei. Anzeigen" (GLS215) und im M3 Report Generator verfügbar.

Geben Sie eine Periode in (GLS215/B) ein und wählen Sie einen Saldoschlüssel sowie eine Spaltenvorlage aus, um die Informationen zu prüfen. Verwenden Sie die Zoom-Funktion in (GLS215), um die ursprünglichen Transaktionen für jeden Saldo im Detail anzuzeigen.

Wählen Sie mithilfe der Saldoschlüssel Informationen aus, wenn Sie Berichtsvorlagen in "Bericht. Öffnen" (RGS600) definieren. Im Online-Berichtsgenerator können Sie über "Benutzer. Für Berichtsverteilung anzeigen" (RGS220) auch von den Berichtssummen zu den detaillierten Transaktionen gehen, die in "Hauptbuch. Transaktionen anzeigen" (GLS210) angezeigt werden.

Weitere Informationen zu den Auswirkungen auf das System finden Sie in den Dokumenten, die im Abschnitt "Siehe auch" aufgeführt sind.

Bevor Sie beginnen

• Sie haben die Anforderungen der Firma hinsichtlich Finanzüberwachung und Berichterstattung in verschiedenen Situationen ermittelt.
• Dimensions-IDs sind in "Dimensionen. Öffnen" (CRS630) definiert.
• Für Budgets, die in die Saldodatei einbezogen werden sollen, muss das Kontrollfeld "Aktualisieren Saldodatei" in "Budget. Öffnen" (BUS100/E) ausgewählt sein.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Strukturstufen benennen

   Mit den vordefinierten Saldoschlüsseln können Sie Werte pro Dimension in aufsteigender Reihenfolge darstellen. Durch das Erstellen Ihrer eigenen Saldoschlüssel mit Buchungsstrukturen können Sie Werte z. B. in einem hierarchischen, auf Ihre Organisation zugeschnittenen Modell gruppieren und summieren.

   Definieren Sie zunächst einen Satz von Stufen, der für die Firma oder Division verwendet werden soll, in "Struktur. Definieren Stufe" (CRS647). In der Praxis bedeutet das, dass Sie jeder Stufe einen Namen oder eine Überschrift pro Sprache zuordnen und angeben, für welche Dimension die Stufen reserviert sind.

   Sie können bis zu neun Stufen definieren. Tatsächlich ist eine Struktur mit drei oder vier Stufen in den meisten Fällen ausreichend.

2. Erstellen von Buchungsstrukturen

   Beginnen Sie mit dem Erstellen der Strukturen selbst – in "Struktur. Öffnen" (CRS645). Der erste Schritt besteht darin, die für die Stufen gewählte Dimension auszuwählen und jeder Stufe eine benutzerdefinierte Bezeichnung zuzuweisen. (Diese Bezeichnungen werden in der Saldodatei angezeigt.) Der nächste Schritt besteht darin, eine oder mehrere Dimensions-IDs oder andere Buchungsstrukturen für jede Stufe zu verknüpfen. (Auf Stufe 1 können nur Dimensions-IDs ausgewählt werden.) Der Zweck ist, nicht-sequenzielle IDs oder Strukturen zu gruppieren.

   Sie können das Rückmeldungspotenzial ausbauen, indem Sie Buchungsstrukturen mit anderen Dimensionen hinzufügen.

3. Saldoschlüssel erstellen und mit Buchungsstrukturen verknüpfen

   Saldoschlüssel dienen als Filter, mit dem Sie Werte aus der Hauptbuch-Saldodatei übernehmen. Saldoschlüssel 1–8 sind vordefiniert, setzen sich aus Dimensionen in verschiedenen Kombinationen zusammen und werden automatisch aktiviert.

   Zusätzlich können Sie in "HB-Saldoschlüssel. Öffnen" (GLS690) bis zu 91 benutzerdefinierte Saldoschlüssel erstellen und manuell aktivieren. Unter den Schlüsselwerten, die Sie einbeziehen können, sind die von Ihnen in Aktivität 1 definierten Buchungsstrukturstufen.

4. Füllen des Saldoschlüssels

   Anschließend füllen Sie den Saldoschlüssel, d. h., Sie rufen für diesen neuen Saldoschlüssel Werte aus dem Hauptbuch in "HB-Saldodatei. Mit Ergebnis aktualis." (GLS915) ab. Für Budgetwerte wird "HB-Saldodatei. Mit Budget aktualisieren" (GLS920) verwendet.

5. Erstellen von Spaltenvorlagen

   Neben den Saldobegriffen müssen Sie die Spalten definieren, die für jede Dimension angezeigt werden, indem Sie eine Vorlage erstellen. Diese Vorlage gibt z. B. an, welche Überschriften verwendet, welche Betragstypen angezeigt und aus welchen Budgets Budgetwerte übernommen werden.

   Verwenden Sie hierfür "Spaltenvorlage - Saldoabfrage. Öffnen" (GLS216).

6. Definitionen für die Übernahme der Salden im Hauptbuch

   Salden werden gemäß den Definitionen für Saldoschlüssel und Buchungsstruktur in der Hauptbuch-Saldodatei (FBAVAL) gespeichert. Die Informationen sind online in "HB-Saldodatei. Anzeigen" (GLS215) und im M3 Report Generator verfügbar.

   Aktualisierungen der Hauptbuch-Saldodatei können manuell ausgelöst werden.

Beispiel: Verwendung von Buchungsstrukturen in Saldoschlüsseln

Ihre Organisation ist folgendermaßen strukturiert:

Director Lisa Wilks
Verkauf		Marketing
Christina Anderson	John Smith	Sara Dupont	David Mueller

Sie möchten Informationen pro Mitarbeiter auf der untersten Stufe und pro verantwortlichem Direktor auf der höchsten Stufe überprüfen. Jeder Mitarbeiter ist in Ihren Kontenplänen als separate Kostenstelle (Dimension 2) erfasst. Daher erstellen Sie alle Stufen basierend auf Dimension 2 und definieren die folgenden Namen in "Struktur. Definieren Stufe" (CRS647):

• Stufe 1: Mitarbeiter
• Stufe 2: Abteilung
• Stufe 3: Verantwortlich

Anschließend erstellen Sie alle Stufen in "Struktur. Öffnen" (CRS645). Sie basieren alle Stufen auf Dimension 2, da die Basisstufe Kostenstellen in dieser Dimension enthalten sollte.

• Stufe 1: Verkaufspersonal
• Stufe 1: Marketingpersonal
• Stufe 2: Verkaufsabteilung
• Stufe 2: Marketingabteilung
• Stufe 3: Director Wilks.

Anschließend verknüpfen Sie die Dimensions-IDs oder Strukturen mit allen Stufen im selben Programm:

• Stufe 1: Verkaufspersonal: Kostenstellen Anderson, Christina; Smith, John
• Stufe 1: Marketingpersonal: Kostenstellen Dupont, Sara; Mueller, David
• Stufe 2: Verkaufsabteilung: Buchungsstruktur Verkaufspersonal
• Stufe 2: Marketingabteilung: Buchungsstruktur Marketingpersonal
• Stufe 3: Director Wilks: Buchungsstrukturen Verkaufsabteilung und Marketingabteilung.

Sie erstellen einen neuen Saldoschlüssel in "HB-Saldoschlüssel. Öffnen" (GLS690), der für Istwerte (Ergebnis) reserviert ist. Wählen Sie in Bild F die Buchungsstrukturstufen zusammen mit den Dimensionen aus, deren Werte angezeigt werden sollen. Sie sortieren sie, indem Sie ihnen eine Nummer zuweisen:

• 10 Director
• 20 Abteilung
• 30 Mitarbeiter
• 40 Dimension 2 (Kostenstelle)
• 50 Dimension 1 (Geschäftskonto)

Wenn Sie den Saldoschlüssel zusammen mit einer Spaltenvorlage (siehe unten) in "HB-Saldodatei. Anzeigen" (GLS215) auswählen, wird der Datensatz "Director Wilks" nun mit den kumulierten Beträgen für die ausgewählte Periode angezeigt. Mithilfe der Option "Zoom" können Sie die gesamte Struktur erweitern, sodass Summen für jede Stufe angezeigt werden:

• Director Wilks
  • Verkaufsabteilung
    • Anderson, Christina
    • Smith, John
  • Marketingabteilung
    • Dupont, Sara
    • Mueller, David

Auf der Kostenstellenstufe können Sie einen Drilldown durchführen, um die einzelnen Transaktionen zu überprüfen.