Erfassen und Umkontieren von Lieferantenrechnungen mit EA-Rechnungskontrolle über APS450MI

Lieferantenrechnungsfreigabe und Rechnungskontrolle erfolgen manchmal außerhalb von M3 Business Engine unter Verwendung von Drittanbietersoftware. Das Ergebnis wird über die API APS450MI (Lieferantenrechnungsbatch-Schnittstelle) in M3 BE geladen.

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie die provisorischen Rechnungsdaten laden und mit dem Einkaufsauftrag über APS450MI umkontieren.

Workflow

  1. Auf dem Verrechnungskonto wird zunächst eine Rechnung für einen Einkaufsauftrag mit Rechnungsbatchtyp 20 = Normale Lieferantenrechnung erfasst.
    • API-Transaktion AddHead für die Kopftransaktion.
    • API-Transaktion AddLine für die USt-Transaktion.
  2. Die Rechnung wird umkontiert und mit Rechnungsbatchtyp 25 = Umkontierung abgeglichen.
    • API-Transaktion AddHeadRecode mit Belegnummernserie aus provisorischer Rechnung und Rechnungskontrolle auf 1 = Rechnungskontrolle auf Positionsstufe.
    • Die API-Transaktion AddLineRecode wird für Rechnungspositionstyp 8 = Buchungszeile verwendet. Dies gilt für das Verrechnungskonto und die Verbuchung etwaiger Abweichungen.
    • Die API-Transaktion AddLine wird für Positionstyp 1 = Artikel, 2 = Auftragszusatzkosten und 5 = Positionszusatzkosten verwendet.
  3. Die Rechnung wird zur Zahlung freigegeben, wenn sie mithilfe der API APS110MI (Lieferantenrechnungsumkontierung) vollständig abgeglichen wird.

    API-Transaktion ApproveInvoice

  4. Die Rechnung wird mithilfe von API APS455M (Lieferantenrechnungsbatch übermittelt) validiert und aktualisiert.

    API-Transaktion ValidateByBatchNo

  5. Wenn die Umkontierung und der Abgleich nicht abgeschlossen werden konnten, wird der Rechnungsstatus 78 = Umkontieren bei Rechnungskontrolle fehlgeschlagen festgelegt. Dies kann der Fall sein, wenn Waren nicht eingegangen oder Abweichungen aufgetreten sind und wenn die Rechnung nicht ausgeglichen ist. In diesem Fall muss die Rechnungsumkontierungstransaktion mithilfe der API-Transaktion DltInvoice in APS450MI gelöscht, im Drittanbietersystem korrigiert und über APS450MI neu geladen werden. Die Fehlermeldungen, die den Grund für Status 78 erklären, werden im Kopf von (APS450) gespeichert. Die detaillierten Fehlermeldungen werden in "Detaillierte Mail-Meldung. Öffnen" (CMS421) gespeichert, und die über Anwendungsmeldungstyp 147 aktivierte Anwendungsmeldung wird in "Settings - Anwendungsmeldung" (CRS424) erstellt.

Ergebnis

  • Die provisorische Lieferantenrechnung wird in Abhängigkeit von der Konfiguration der FAM-Funktion "AP50" in "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) in der Regel als "Nicht zur Zahlung freigegeben" festgelegt.
  • Die umkontierte Lieferantenrechnung wird mit Wareneingängen abgeglichen, und für die Rechnungskontrolle werden Buchungen erstellt.
  • Die Rechnung ist zur Zahlung freigegeben.

Einschränkungen

  • Die Rechnungskontrolle kann mit diesem Prozess nur dann erfolgen, wenn Waren eingegangen sind. Umkontierung und Abgleich vor dem Wareneingang sind nicht möglich.
  • Das Umkontieren von Lieferantenrechnungen mit der EA-Rechnungskontrolle über APS450MI einschließlich der Sales Tax-Zuschläge (Kalkulationselement mit den Operatoren 90 oder 91) wird wie folgt verwaltet:
    • Sales Tax wird zu Positionstyp 3 = USt/Steuer auf Lieferantenrechnungen einschließlich Steuern hinzugefügt. Der Steuerzuschlag wird nicht hinzugefügt.
    • Die selbst veranschlagte Steuer wird automatisch für Lieferantenrechnungen ohne Steuern berechnet. Der Steuerzuschlag wird nicht in APS450MI hinzugefügt. Die Rechnung wird automatisch erstellt, wenn keine Abweichungen vorliegen und der Parameter 420 = Buchungen bei nicht enthaltener Steuer autom. erstellen in (APS905) auf 1 = Automatisch gesetzt ist.
    • Die Rechnung verbleibt auf dem Verrechnungskonto, wenn die Lieferantenrechnung keine Steuern enthält und der Parameter 420 = Buchungen bei nicht enthaltener Steuer autom. erstellen in (APS905) auf 0 = Manuell gesetzt ist. Der Status in "Lieferantenrechnungsbatch. Öffnen" (APS450) wird auf 78 = Umkontieren bei Rechnungskontrolle fehlgeschlagen festgelegt. Die Rechnung muss dann in (APS110) manuell umkontiert werden.
  • Das automatische Erstellen provisorischer Anlagen ist mit diesem Prozess nicht möglich. Wenn die Buchungen für die Rechnungskontrolle auf einem Anlagenkonto erfolgen, wird der Rechnungsstatus auf 78 = Umkontieren bei Rechnungskontrolle fehlgeschlagen gesetzt. Die Rechnung muss dann in (APS110) manuell umkontiert werden.
  • Nur eine Fehlermeldung pro Rechnung wird im Kopf in (APS450) und in (CMS421) gespeichert, wenn die Umkontierung fehlschlägt. Der Grund dafür ist, dass der Abgleichprozess beendet wird, wenn ein Fehler gefunden wird.
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