Berichtsdefinition

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen den Zweck des Berichts kennen und wissen, welche Angaben im Bericht dargestellt werden sollen. Dazu müssen Sie über gute Kenntnisse des Kontenplans und des Finanzsystems Ihrer Firma verfügen.
• Finanzdaten, Ergebnisse und Budgets müssen in der Saldodatei eingegeben und aktualisiert werden.
• Saldoschlüssel müssen in "HB-Saldoschlüssel. Öffnen" (GLS690) definiert sein. Der/Die Schlüssel wird/werden im Bericht und gegebenenfalls in den Berichtszeilen angegeben. Der/Die Schlüssel legt/legen fest, welche Informationen für den Bericht abgerufen werden sollen.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Berichtskopf definieren

   Der Berichtskopf muss in "Bericht. Öffnen" (RGS600) definiert sein. Der Berichtskopf enthält allgemeine Informationen wie Name, zu verwendender Saldoschlüssel, Layoutdefinition, Angaben zum Druck des Berichts, Inhalte von Kopf- und Fußzeile sowie die allgemeine Auswahl der im Bericht einbezogenen Informationen.

2. Zeilen definieren

   Zeilen werden in "Zeile. Öffnen" (RGS620) definiert. Zeilen sind horizontale Blöcke in einem Bericht. Für jede Zeile wird definiert, welche Werte ausgewählt werden sollen und wie diese im Bericht dargestellt werden.

   Sie können Folgendes definieren:

   • Textzeilen (d. h. Zeilen mit Text statt Zahlen), die beispielsweise zum Einfügen von Überschriftszeilen zwischen zwei Zeilen verwendet werden.
   • Detailpositionen zum Anzeigen von verschiedenen Wertetypen.

     Beispiel: Sie können eine Zeile so definieren, dass diese den Erlös für Europa darstellt.

   • Berechnungspositionen zum Anzeigen des Ergebnisses einer Berechnung. Die Berechnung kann Werte sowohl aus Detailzeilen als auch aus anderen Berechnungszeilen abrufen.

     Beispiel: Wenn zwei Zeilen so definiert sind, dass diese den Erlös für Europa bzw. für Asien darstellen, können Sie eine weitere Berechnungszeile so definieren, dass diese den Gesamterlös für beide Regionen anzeigt.

   • Externe Zeilen zum Darstellen von Werten aus einer Zeile in einem anderen Bericht.

3. Spalten definieren

   Spalten werden in "Spalte. Öffnen" (RGS610) definiert. Spalten sind vertikale Blöcke in einem Bericht. Für jede Spalte wird definiert, welche Werte ausgewählt werden sollen und wie diese im Bericht dargestellt werden.

   Sie können Folgendes definieren:

   • Textspalten zur Anzeige von Text. Wenn ein Berichtskopf definiert ist, wird automatisch die Textspalte "00" erstellt. Diese befindet sich im Bericht ganz links und enthält standardmäßig den Zeilentext (Zeilenüberschrift), der für jede Zeile im Bericht angegeben ist. Diese Spalte kann gegebenenfalls verschoben werden.
   • Detailspalten zur Anzeige von verschiedenen Arten von Werten wie beispielsweise die Ergebnisse der Zeilendefinition.

     Beispiel: Wenn zwei Zeilen so definiert sind, dass diese den Erlös für Europa bzw. für Asien darstellen, können Sie die Spalte so definieren, dass diese den Erlös für die jeweilige Region für einen bestimmten Zeitraum anzeigt.

   • Prozentsatzspalten zur Anzeige von Zeilenwerten in einer Spalte als Prozentsätze des Werts in einer bestimmten Zeile in derselben Spalte.

     Beispiel: Sie können eine Spalte so definieren, dass diese den Erlös für Europa bzw. Asien in Prozent darstellt (mithilfe des Werts einer dritten Zeile, die den Gesamterlös für beide Regionen anzeigt).

   • Berechnungsspalten zum Anzeigen des Ergebnisses einer Berechnung. Die Berechnung kann Werte sowohl aus Detailspalten als auch aus anderen Berechnungsspalten abrufen.

     Beispiel: Wenn eine Spalte den Erlös für Periode A und eine andere Spalte den Erlös für Periode B anzeigt, kann die Berechnungsspalte den Erlösunterschied dieser zwei Perioden darstellen.

4. Zellen definieren

   Zellen werden in "Zelle. Öffnen" (RGS630) definiert. Eine Zelle ist ein separater Block, eine Kombination einer bestimmten Spalte und Zeile in einem Bericht.

   Sie können Folgendes definieren:

   • Berechnungszellen zum Anzeigen des Werts einer Berechnung. Die Berechnung kann Werte aus anderen Zellen abrufen.
   • Textzellen zum Anzeigen von Texten.

5. Überprüfen eines Berichtslayouts

   Wenn ein Bericht definiert ist, können Sie das Layout des Berichts überprüfen, um sicherzustellen, dass es nach Bedarf definiert ist. Sie können in "Layoutvorschlag drucken" (RGS650) eine Berichtsvorschau mit Option 21 = Layoutvorschlag in "Bericht. Öffnen" (RGS600) für den zu überprüfenden Bericht drucken. Wenn der Bericht ausgedruckt ist, können Sie den Zeilentext, die Spaltenüberschriften, die Spaltenbreite und das allgemeine Format überprüfen.

Tipps

• Bericht zu anderen Firmen kopieren

  Sie können einen Bericht von einer Firma oder Division zu einer anderen kopieren. Durch Verwendung des gleichen Berichts für verschiedene Firmen/Divisionen können Sie viel Zeit sparen.

  Sie können den Bericht in "Bericht. Öffnen" (RGS600) kopieren, indem Sie F14 = Abr. Bericht drücken. Mit F14 wird (RGS600/I) gestartet. Dort können Sie einen Namen für den Bericht angeben und festlegen, welcher Bericht von welchem Ort kopiert werden soll. Beim Kopieren können Sie auch Daten im Bericht ändern. Dies kann beispielsweise nützlich sein, wenn eine neue Firma andere Saldoschlüssel verwendet. Beachten Sie, dass der Kopiervorgang in der Firma erfolgen muss, in der die Kopie gespeichert werden soll.

• Berichtsdefinitionen drucken

  Sie können Definitionen eines Berichts drucken. Dadurch können Sie Berichtsdefinitionen beim Entwerfen eines Berichts auf dem Ausdruck überprüfen.

  Der Ausdruck wird in "Bericht. Definition drucken" (RGS640) gestartet, das über Option 6 = Drucken in (RGS600) aufgerufen wird. In (RGS640) wählen Sie aus, welche Berichte und welche Informationen Sie aus den Berichten drucken möchten. Sie können folgende Informationen zum Drucken auswählen: E = Allgemeine Angaben zum Bericht, F = Definition der Formular- und Druckeinstellungen, G = Informationen zu Kopf- und Fußzeile, H = Auswahl der auszudruckenden Informationen, 1 = Spaltendefinitionen, 2 = Zeilendefinitionen, 3 = Zellendefinitionen.

• Zeilen in einem Bericht umnummerieren

  Wenn Sie neue Zeilen in einem bestehenden Bericht definieren und diese zu den bereits bestehenden Zeilen hinzufügen, können Sie alle Zeilen neu nummerieren. Das Umnummerieren von Zeilen erfolgt in "Zeile. Öffnen" (RGS620) durch die Funktionstaste F10 = Umnummerierung und durch die Angabe der Bereichswerte. Beachten Sie, dass bei der Umnummerierung auch Zeilen von Zeilen- und Zellenberechnungen automatisch neu nummeriert werden.

  Beispiel: Ein Bericht enthält die Zeilen 10, 15, 20, 22, 25 und 30, wobei Zeile 22 neu ist. In (RGS620) können Sie den Bereich 10 angeben. Die neuen Zeilennummern sind dann 10, 20, 30, 40, 50, 60 und 70.

• Alternative Zeile erstellen

  Sie können auch eine Zeile an verschiedenen Stellen drucken, also beispielsweise in verschiedenen Zeilen eines Berichts, je nach Wert der Zeile. Dazu müssen Sie eine alternative Zeile definieren.

  Sie erstellen eine alternative Zeilennummer in "Zeile. Öffnen" (RGS620) durch Auswahl von "Öffnen" für die entsprechende Zeile. In Bild E können Sie im Feld mit dem gleichen Namen die alternative Zeilennummer sowie die Bedingung für die Aktivierung der alternativen Zeilennummer angeben.

  Alternative Zeilennummern können in Durchlaufkonten verwendet werden, wenn der Saldo unter Soll und Haben mit negativem oder positivem Wert angezeigt werden soll. Transaktionen innerhalb von Firmen können ebenfalls auf diese Art dargestellt werden.

• Erstellen einer Report-ID-Referenz

  Sie können eine Berichtskette definieren, die nach dem Drucken des Basisberichts automatisch verarbeitet und gedruckt wird. Diese Funktion wird aktiviert, indem der automatisch zu druckende Bericht im Feld "Report-ID-Referenz" in "Zeile. Öffnen" (RGS620/E) in einer der Zeilen des Basisberichts angegeben wird.

  Sie müssen außerdem die Funktion "Report-ID-Referenz" für Berichte aktivieren, die externe Zeilen enthalten. Dies liegt daran, dass die Funktion für externe Zeilen nur dann ausgeführt werden kann, wenn der Bericht mit den Informationen, der von der externen Zeile verwendet wird, vor dem Bericht mit der externen Zeile verarbeitet wird. Sie können den Bericht mit der externen Zeile im Feld "Report-ID-Referenz" für den Bericht mit den Informationen angeben.