Zugriff auf Online-Berichte freigeben

In diesem Dokument wird beschrieben, wie der Zugriff auf einen Online-Bericht für bestimmte Benutzer freigegeben werden kann oder wie einem Benutzer nur Zugriff auf Teile eines Online-Berichts gewährt werden kann.

Mithilfe dieser Zugriffsfunktion können Sie Berichte an Benutzer in unterschiedlichen Abteilungen innerhalb der Firma verteilen. So können diese einen Bericht online überprüfen. Die Zugriffsgewährung für einen Teil des Berichts kann beispielsweise dann nützlich sein, wenn eine Erfolgsrechnung aus mehreren Kostenstellen besteht und jeder Benutzer nur zur Prüfung der Informationen einer Kostenstelle berechtigt sein soll.

Ergebnis

Ein Benutzer erhält Zugriff auf einen Online-Bericht oder auf Teile eines Online-Berichts.

Wenn für eine bestimmte Periode ein Bericht in "Bericht. Öffnen" (RGS600) erstellt wurde, kann der Benutzer diesen in "Benutzer. Anzeigen für Reportverteilung" (RGS220) überprüfen.

Die Benutzerinformationen werden in der Datei "Benutzer für Berichtsverteilung" (FFRDIU) und die Verknüpfung von Benutzern und Berichten in der Datei "Berichte pro Benutzer" (FFRDIR) gespeichert.

Bevor Sie beginnen

  • Die Berichte müssen in "Bericht. Öffnen" (RGS600) mit Zeilen und Spalten definiert sein. Weitere Informationen dazu finden Sie in "Berichtsdefinition". In (RGS600/F) muss für den Bericht das Kontrollfeld "PC-Dateisuffix" aktiviert sein, d. h. der Bericht wird in eine PC-Datei kopiert.
  • Die Benutzer müssen in "Benutzer. Öffnen" (MNS150) definiert sein.
  • Die Erfordernisse und Einschränkungen für die Berichterstellung müssen bekannt sein.
  • Wenn manche Benutzer nur auf bestimmte Teile des Berichts Zugriff erhalten sollen, müssen Sie für den Bericht in (RGS600/F) das Kontrollfeld "Berichtsaufteilung" aktivieren. Für den Bericht muss ein fester Saldoschlüssel ausgewählt werden, d. h., dass das Kontrollfeld "Fester/Freier Schlüssel" in (RGS600/E) deaktiviert sein muss.

Einzustellende Parameter

Programm-ID/Bild Feld Dieses Feld zeigt ...
(RGS011/B) Sequenznummer

… eine Sequenznummer.

Mithilfe der Sequenznummer können für den gewählten Bericht separate Datensätze erstellt werden. Dadurch können Sie Benutzer mit einer oder mehreren Dimensions-IDs verknüpfen und so nur Zugriff auf einen Teil des Berichts gewähren.

Beispiel:

Ein bestimmter Bericht enthält Informationen zu drei verschiedenen Kostenstellen (Dimension 2). Um einem Benutzer Zugriff auf zwei Kostenstellen zu gewähren, erstellen Sie zwei Datensätze und geben für jeden Datensatz in Bild E eine Kostenstelle an.

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Starten Sie "Benutzer. Für Berichtsverteilung öffnen" (RGS010/B).

    Die Anweisung basiert auf Bildsequenz E1.

    Benutzer auswählen

  2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    • Um einem bestehenden Benutzer Zugriff auf einen Bericht zu gewähren, wählen Sie für den Benutzer Option 11 = Bericht.
    • Um einem auf Bild B noch nicht vorhandenen Benutzer Zugriff auf einen Bericht zu gewähren, geben Sie die ID des Benutzers ein und wählen Sie "Neu". Bestätigen Sie die Auswahl des Benutzers in Bild E mit der Eingabetaste.

    Verbinden eines Berichts mit einem Benutzer und Beschränken des Zugriffs auf einen Teil des Berichts

  3. Geben Sie in "Bericht. Pro Benutzer öffnen" (RGS011/B) den Bericht an, auf den der Benutzer Zugriff erhalten soll und geben Sie eine Sequenznummer ein. Wählen Sie die Option "Neu" aus.

  4. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    • Wenn der Bericht nicht aufgeteilt wurde (also Zugriff auf den gesamten Bericht besteht), bestätigen Sie die Autorisierung mit der Eingabetaste. Drücken Sie F3.
    • Wenn der Bericht aufgeteilt wurde (manche Benutzer also nur Zugriff auf Teile des Berichts haben), fahren Sie mit Schritt 5 fort.

  5. Wenn Sie den Zugriff für den Benutzer auf Teile des Berichts beschränken wollen, geben Sie in Bild E die Dimensions-IDs ein, für die der Benutzer Zugriff zur Überprüfung erhalten soll, und drücken Sie die Eingabetaste.

    Die angezeigten Dimensionen sind im Saldoschlüssel enthalten. Wenn alle Felder leer bleiben, erhält der Benutzer Zugriff auf den gesamten Bericht. Wenn Sie eine Dimensions-ID angeben, erhält der Benutzer nur Zugriff auf die Dimensions-ID der entsprechenden Dimension. Wenn ein Feld leer bleibt, erhält der Benutzer Zugriff auf alle Dimensions-IDs dieser Dimension, sofern nicht eine bestimmte ID für eine Dimension weiter rechts angegeben wird. In diesem Fall wird das leere Feld als "leere" ID interpretiert. Beispiel:

    • Das Konto (Dimension 1) "5211" und die Kostenstelle (Dimension 2) "leer" gewähren dem Benutzer Zugriff auf alle Datensätze auf Konto 5211, unabhängig von der Kostenstelle.
    • Das Konto "leer" und die Kostenstelle "4000" gewähren dem Benutzer Zugriff auf alle Datensätze auf Konto "leer" und Kostenstelle "4000".

  6. Kehren Sie zu Schritt 3 zurück, um eine neue Sequenznummer zu erstellen, wenn der Benutzer Zugriff auf mehr Dimensions-IDs erhalten soll. Drücken Sie andernfalls F3.

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