Gutschriftanforderungstransaktionen mit Lieferantengutschrift abgleichen

Bevor Sie beginnen

• Der Buchungsvorgang AP45 und die zugehörigen Buchungstypen müssen in (CRS395) definiert sein.
• Abzugleichende Gutschriftanforderungstransaktionen müssen in "Gutschriftanford.transaktionen. Öffnen" (APS390) den Status 10 = Neu haben.
• Toleranzen für den Abgleich von Gutschriftanforderungen müssen in "Settings - Lieferantenrechnungskontrolle" (APS900) definiert sein.
• Abhängig von den Einstellungen in "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) kann die Lieferantengutschrift automatisch zur Zahlung freigegeben werden, wenn alle verbundenen Gutschriftanforderungstransaktionen übereinstimmen und auf dem Verrechnungskonto nichts verbucht ist.
• "FAM-Funktion" AP45 muss in (CRS405) definiert sein.

Einschränkungen

• Gutschriftanforderungstransaktionen können nur dann mit einer Lieferantengutschrift abgeglichen werden, wenn sie dieselbe Währung und denselben Lieferanten wie die Gutschriftanforderungstransaktion haben.
• In "Gutschriftanford.Transaktionen. Kontrol." (APS395) wird keine selbst veranschlagte Steuer erstellt, da erwartet wird, dass sie bereits erstellt wurde.
• "Sales Tax" und "Use Tax" werden beim Abgleich von Gutschriftanforderungstransaktionen nicht verwaltet.
• "Akkreditiv" kann nicht erstellt werden, wenn Gutschriftanforderungstransaktionen abgeglichen werden.
• In (APS450) können Sie nur dann eine Gutschriftanforderungsreferenz hinzufügen, wenn der Batchrechnungstyp 20 = Lieferantenrechnung ist und "Rechnungskontrolle" auf 0 = Kein Abgleich mit Einkaufsauftrag eingestellt ist.
• In (APS100) können Gutschriftanforderungstransaktionen in folgenden Fällen nicht abgeglichen werden: In (CRS405) ist in der "FAM-Funktion" Rechnungskontrolle ausgewählt, "Vorauszahlung" ist aktiviert oder die Gutschrift ist eine "Zollrechnung".
• In Polen können Gutschriftanforderungstransaktionen nicht mit einer Gutschrift abgeglichen werden, wenn in (APS100) "Interne Steuerrechnung erstellen" ausgewählt ist.
• Wenn Datensätze manuell geschlossen werden oder wenn der manuelle Abschluss storniert wird, verwenden alle erstellten Buchungen die Landeswährung.
• Belege, die in (APS390) erstellt wurden, können in "Beleg. Stornieren" (GLS900) storniert werden.
• Das Zurücksetzen der Gutschriftanforderungstransaktion und das Korrigieren der Buchung gelten nur für "Gutschriftanforderungstyp" 2 = Forderungsanforderung und 3 = Gutschriftanforderung für EA-Forderung.

Gutschriftanforderungstransaktionen mit einer Lieferantengutschrift abgleichen

Um Gutschriftanforderungstransaktionen mit einer Lieferantengutschrift abzugleichen, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Eine Lieferantengutschrift wird in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100) gebucht.

2. Die Gutschriftanforderungsreferenz wird angegeben, wenn die Gutschrift gebucht wird. Wenn mehrere Gutschriftanforderungsreferenzen für denselben Lieferanten existieren, müssen auch Gutschriftanforderungstyp und Gutschriftanforderungsjahr angegeben werden.

3. Wenn (APS395) gestartet wird, werden alle Datensätze mit Status 10 = Neu für diese Gutschriftanforderungsreferenznummer der Lieferantengutschrift zugeordnet.

4. In (APS395) können Sie den Gesamtbetrag für die Gutschriftanforderungstransaktion mit dem zu verteilenden Restbetrag abgleichen. Wenn die Beträge innerhalb der in (APS900) definierten Toleranzen liegen, werden Buchungen angelegt und ggf. wird die Abweichung automatisch berücksichtigt.

5. Wird eine der in (APS900) definierten Toleranzen überschritten, kann der Benutzer den Restbetrag entweder separat auf ein Verrechnungskonto oder auf ein Konto für die Positionen buchen. Der Restbetrag kann entweder abgeschrieben oder auf ein Verrechnungskonto gebucht werden.

Gutschriftanforderungstransaktionen mit einer Batchlieferantengutschrift abgleichen

Um Gutschriftanforderungstransaktionen mit einer Batchlieferantengutschrift abzugleichen, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Eine Batchlieferantengutschrift wird in "Lieferantenrechnungsbatch. Öffnen" (APS450) angelegt.

2. Geben Sie für Batchlieferantengutschriften eine Gutschriftanforderungsreferenz ein, wobei der "Rechnungsbatchtyp" auf 20 = Lieferantenrechnung gesetzt sein muss. Wenn mehrere Gutschriftanforderungsreferenzen für denselben Lieferanten existieren, müssen auch Gutschriftanforderungstyp und Gutschriftanforderungsjahr angegeben werden.

3. Bei der Aktualisierung von "Kreditoren" mit der Lieferantengutschrift werden die in (APS900) definierten Toleranzen kontrolliert, und wenn eine der in (APS900) definierten Toleranzen überschritten wird, wird die Rechnung auf ein Verrechnungskonto gebucht.

4. Wenn der Rechnungsbetrag exkl. Steuer innerhalb der Toleranzen liegt, werden die Gutschriftanforderungstransaktionen zusammen mit der Abweichung verbucht.

Gutschriftanforderungstransaktionen bei Umkontierung von Lieferantengutschriften verwalten

Um eine Lieferantengutschrift umzukontieren oder Gutschriftanforderungstransaktionen bei der Umkontierung abzugleichen, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Eine Lieferantengutschrift wird über (APS100) oder (APS450) angelegt und vollständig oder teilweise auf ein Verrechnungskonto gebucht.

2. In "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110) können Sie eine Gutschriftanforderungsreferenz mit der Lieferantengutschrift verbinden oder mit den verbundenen Gutschriftanforderungstransaktionen arbeiten, indem Sie "Gutschriftenprüfung" verwenden.

3. Bei Verwendung von "Gutschriftenprüfung" wird das Verrechnungskonto automatisch storniert, und die Weiterverarbeitung der Gutschrift erfolgt in (APS395).

Gutschriftanforderungstransaktionen schließen, die nicht mit einer Lieferantengutschrift abgeglichen werden

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Gutschriftanforderungstransaktionen, die nicht mit einer Lieferantengutschrift abgeglichen werden können, manuell zu schließen.

1. Wählen Sie in (APS390) die Option "Gutschriftanforderung abschließen" aus, um die Position zu schließen, oder "Abschluss rückgängig machen", um eine bereits manuell geschlossene Position zu stornieren.

2. Wählen Sie bei Bedarf weitere Gutschriftanforderungstransaktionen aus.

3. Die ausgeführte Option kann storniert werden. Wenn Sie beispielsweise bei einer Transaktion mit Status 85 = Manuelle Stornierung die Option "Gutschriftanforderung abschließen" auswählen, wird der Status auf 95 = Abschluss in Hauptbuch aktualisiert zurückgesetzt, und bei Auswahl von "Abschluss rückgängig machen" für eine Transaktion mit Status 75 = Manueller Abschluss wird der Status auf 10 = Neu zurückgesetzt.

4. Beim Schließen von (APS390) werden Sie aufgefordert, das Buchungsdatum und den Belegtext anzugeben. Alle Transaktionen mit Status 75 = Manueller Abschluss und 85 = Manuelle Stornierung werden berücksichtigt.

Buchung für eine Gutschriftanforderungstransaktion korrigieren

Um eine Buchung für eine Gutschriftanforderungstransaktion zu korrigieren, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Identifizieren Sie Datensätze mit Status 05 = Kontierungszeilenfehler.

2. Wählen Sie in (APS390) die Option "Buchung korrigieren" aus.

3. Fügen Sie Werte in den Dimensionen hinzu, und bestätigen Sie die Buchung.

Gutschriftanforderungstransaktion zurücksetzen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Gutschriftanforderungstransaktionen manuell zurückzusetzen:

1. Wählen Sie in (APS390) die Option "Gutschriftanforderung zurücksetzen" aus.

2. Wählen Sie bei Bedarf weitere Gutschriftanforderungstransaktionen aus.

3. Die Gutschriftanforderungstransaktion erhält den Status 99 = Gutschriftanforderung zurückgesetzt, und die Lieferantenforderung in (PPS127) wird auf 10 = Neu gesetzt.