Finanzmanagement aktivieren

Dieses Dokument enthält eine Übersicht über das Einrichten einer Basiskonfiguration von M3 Finance Management.

Ergebnis

Alle Basiskomponenten im Finanzsystem werden konfiguriert, um die Vorgänge der Firma zu unterstützen, einschließlich Transaktionserfassung, Finanzüberwachung und Steuerverwaltung.

Bevor Sie beginnen

  • Eine Firma wurde in "Firma. Öffnen" (MNS095) eingegeben.
  • Eine Division der Firma wurde in "Firma. Division verbinden" (MNS100) eingegeben. Wenn die Firma keine Divisionen besitzt, muss ein Leerzeichen eingegeben werden.
  • Es ist mindestens eine Systemsprache in "Sprache. Öffnen" (CRS010) festgelegt.
  • Perioden werden pro Periodentyp definiert, und der Periodentyp wird für das Finanzsystem in "Firma. Division verbinden" (MNS100) festgelegt.
  • Der Systemkalender ist in "Systemkalender. Öffnen" (CRS900) definiert.
  • Systemperioden sind in "Systemkalender. Perioden öffnen" (CRS910) festgelegt.

Index

  1. Nummernserie erstellen

    • Journalnummernserien definieren
    • Belegnummernserien definieren
    • Andere Finanznummerserien definieren
    • Rechnungsnummernserie für MUC definieren

  2. Währungsangaben eingeben

    • Währungen definieren
    • Wechselkurstypen definieren
    • Wechselkurse definieren

  3. Kontenpläne definieren

    • Dimensionsbezeichnungen definieren
    • Kontogruppen definieren
    • Dimensions-IDs registrieren

  4. Buchungsdefinitionen definieren

    • Buchungsvorgänge erstellen
    • Buchungstypen erstellen
    • Buchungsdefinitionen definieren

  5. Darstellung der Salden im Hauptbuch anpassen

    • Strukturstufen definieren
    • Strukturen definieren
    • Saldoschlüssel definieren
    • Spaltenvorlagen für die Saldoabfrage definieren

  6. Hauptbuchverwaltung aktivieren

    • Zahlungstypen definieren
    • Zahlungsmethoden definieren

  7. FAM-Funktionen für die Transaktionserfassung definieren

  8. Zahlungskategorien definieren

  9. Steuerverwaltung aktivieren

    • Umsatzsteuerverwaltung aktivieren
    • Handelsstatistikrückmeldung aktivieren
    • Lieferantensteuerrückmeldung aktivieren

  10. Kunden und Lieferanten erfassen

    • Kunden/Zahler erfassen
    • Lieferanten/Empfänger erfassen

  11. Bankinformationen erfassen

    • Banken und Filialen erfassen
    • Bankkonten erfassen

1. Nummernserien definieren

  • Journalnummernserien definieren

    Wenn Sie ein Programm verlassen, das Buchungstransaktionen erstellt, werden je nach Programm ein oder mehrere Journale gedruckt. Beispiele hierfür sind Buchungsjournale, Kundenrechnungsjournale und Lieferantenzahlungsjournale. Jedem Journal wird eine Zahl aus der Journalnummernserie zugewiesen. Jede Transaktion im Journal erhält eine Sequenznummer. Dies geschieht, um jeder Transaktion eine eindeutige ID im Hauptbuch zuzuweisen, und damit die Transaktionen für M3-interne Zwecke chronologisch angeordnet sind.

    Wenn Sie Transaktionen in "Einstellungen – Hauptbuch" (CRS750) in externe und interne Transaktionen unterteilt haben, geben Sie eine Journalnummernserie für jede Kategorie ein. Andernfalls kann nur eine Journalnummernserie pro Firma und Buchungsjahr verwendet werden. Die Verbindung mit Buchungsjahren ermöglicht gegen Ende des Jahres das Arbeiten mit zwei Buchungsjahren gleichzeitig. Journalnummern und Sequenznummer werden für jede Belegtransaktion in "Beleg. Anzeigen" (GLS210/B) angezeigt.

    Die Definition erfolgt in

    "Journalnummernserie. Öffnen" (CRS400) Sie können Kopien von bestimmten Journalen in "Journal. Drucken Kopie" (GLS500) drucken. Verwenden Sie als Teil der periodischen Routinen der Firma "Journalnummer. Prüfen" (GLS965), um nach Unterbrechungen in der Journalnummernserie oder nach Journalen zu suchen, die Transaktionen ohne Beträge enthalten.

  • Belegnummernserien definieren

    Für alle finanziellen Transaktionen in M3 wird ein Beleg erstellt. Der Beleg enthält alle Buchungen, die während der Erfassungssitzung erstellt wurden. Sie können die Belegnummer verwenden, um einen Drilldown zu allen verknüpften Transaktionen in "Beleg. Anzeigen" (GLS200) durchzuführen. Alternativ können Sie den Beleg, der zum Erfassen einer bestimmten Rechnung verwendet wurde, anhand der Rechnungsnummer in den Anzeigeprogrammen in Debitoren und Kreditoren ermitteln.

    Sie legen das Startdatum für jede Serie fest. Dies vereinfacht das Ändern von Nummernserien, um am Ende des Jahres an zwei Buchungsjahren gleichzeitig zu arbeiten. Jede Serie muss für die manuelle, halbautomatische (d. h. die erste Belegnummer in einer Serie muss bei Transaktionserfassung manuell eingegeben werden) oder automatische Nummerierung markiert sein.

    Hinweis

    Wenn Sie die Verwendung von Kontenplänen zum Unterteilen von Nebenbüchern und dem Hauptbuch in kleinere Einheiten auswählen, kann jedem Kontenplan nur eine Belegnummernserie zugewiesen werden. Um Unterbrechungen in der Belegnummernserie zu vermeiden, sollten Sie zur Identifizierung möglicher Fehler regelmäßig "Belegnummer. Prüfen" (GLS960) verwenden. In (CRS410/E) wird die letzte verwendete Nummer pro Nummernserie angezeigt.

    Die Definition erfolgt in

    "Belegnummernserie. Öffnen" (CRS410)

  • Andere Finanznummerserien definieren

    In M3 gibt es viele andere Arten von Nummernserien, die für Rechnungen, Mahnungen, Ausbuchungen usw. verwendet werden.

    Jede Nummernserie hat einen Namen, eine Startnummer, eine Endnummer und eine Einstellung dafür, ob und wann die Serie durch andere Serien ersetzt wird. Jede Nummernserie ist mit einem Nummernserientyp verbunden. Diese sind vordefiniert und geben an, wofür die Serie verwendet wird (z. B. 01 für Kunden-/Wartungsaufträge, 02 für Rechnungen, 07 für Lieferscheine und 50 für Mahnungen).

    Die Definition erfolgt in

    "Nummernserie. Öffnen" (CRS165) Die einzige Ausnahme gilt für Rechnungsnummern in einer Umgebung mit mehreren Einheiten (siehe unten).

  • Rechnungsnummernserie für MUC definieren

    Wenn Sie Mehrfachdivisionskoordination (MUC) verwenden, definieren Sie eine Rechnungsnummernserie für jede Division. Diese werden automatisch mit der Nummernserie 02 verbunden. Das bedeutet, dass verschiedene Rechnungen mit derselben Nummer in verschiedene Divisionen eingegeben werden können.

    Die Definition erfolgt in

    "Interne Rechnungsnummernserie. Öffnen" (MFS165).

2. Währungsangaben eingeben

  • Währungen definieren

    Sie können beliebig viele Währungen in M3 verwenden. Es stehen drei Währungstypen zur Verfügung:

    • Landeswährung – Landeswährung, die von der Firma verwendet wird, und in die alle Transaktionen im Hauptbuch umgerechnet werden. Ein in dieser Währung ausgedrückter Wert wird "Betrag in Landeswährung" genannt.
    • Fremdwährung – alle übrigen Währungen. Ein in dieser Währung ausgedrückter Wert wird "Fremdwährungsbetrag" genannt.
    • Drittwährung – eine Währung mit Sonderstatus, wie der Euro in der Währungsunion (EMU) oder der US-Dollar. Eine Drittwährung ist für Berichts- und Vergleichszwecke, z. B. zur Darstellung der Zahlen in einer stabilen Währung, hilfreich.

    Wählen Sie für jede Währung die Anzahl der Dezimalstellen und den Kurs-Faktor. Der Kursfaktor gibt an, ob die Beträge dividiert oder multipliziert werden sollen, um die Anzahl der Nullen bei der Transaktionserfassung zu reduzieren. Auch wenn dies bei der Arbeit mit Inflationswährungen möglicherweise praktisch ist, finden es die meisten Firmen langfristig zweckmäßiger, nur einen Kursfaktor von 4 zu verwenden, d. h. 1:1. Sie können auch die maximal zulässige Abweichung vom Wechselkurs in Prozent angeben. In Programmen, in denen der Wechselkurs manuell eingegeben oder geändert wird, wird eine Warnung angezeigt, wenn der Kurs vom Wechselkurs in "Wechselkurs. Pro Datum öffnen" (CRS058) um mehr als den angegebenen Prozentsatz abweicht. Eine weitere Funktion sind Rundungsregeln. In MUC-Umgebungen können Sie divisionsspezifische Kursfaktoren und Abweichungsprozentsätze für jede Währung eingeben.

    Die Definition erfolgt in

    In "Währung. Öffnen" (CRS055), "Währung. Rundungstabelle verbinden" (CRS053). Ein Pluszeichen wird bei der Währung in (CRS055) angezeigt, wenn es divisionsspezifische Ausnahmen gibt.

  • Wechselkurstyp definieren

    Beginnen Sie mit der Definition verschiedener Kategorien oder Typen von Wechselkursen: zum Beispiel variabler Satz, Budgetwechselkurs oder Satz für die Verwendung bei Gruppenkonsolidierungen. Diese Typen werden für Budgets und Jahresabschlüsse verwendet. Sie können mit Kunden, Lieferanten und Preislisten verbunden werden. Es gibt einen vordefinierten Wechselkurstyp (01 = Variabler Satz). Die Typen 02 bis 99 sind benutzerdefiniert. Wechselkurstypen werden dann mit Wechselkursen verbunden (unten).

    Die Definition erfolgt in

    "Wechselkurstyp. Öffnen" (CRS056) und "Wechselkurs. Öffnen Kurstyp" (CRS057), wobei letzteres über "Währung. Öffnen" (CRS055) angezeigt wird.

  • Wechselkurs definieren

    Sie können Wechselkurse mit bis zu sechs Dezimalstellen definieren. Alle Stellen werden für die Konvertierung in die Landeswährung verwendet. Die Ergebnisse werden aber mit höchstens zwei Dezimalstellen angezeigt. Die Rechenoperation (Multiplizieren oder Dividieren) zum Konvertieren eines Fremdwährungsbetrags in die Landeswährung auf Grundlage des Wechselkurses wird in "Firma. Division verbinden" (MNS100/G) festgelegt.

    Hinweis

    Wenn das System gestartet wurde, kann diese Einstellung nicht mehr geändert werden.

    Die Definition erfolgt in

    "Wechselkurs. Pro Datum öffnen" (CRS058). Das Programm wird über "Währung. Öffnen" (CRS055) oder "Wechselkurstyp. Öffnen" (CRS056) angezeigt.

3. Kontenpläne definieren

  • Dimensionsbezeichnungen definieren

    Jede finanzielle Transaktion in M3 wird auf der Grundlage einer Kontierungszeile erfasst. Diese Zeile besteht aus sieben Verbindungen, den sogenannten Dimensionen. Nicht alle Verbindungen werden für jede Transaktion verwendet. Die Dimension ist stets für das Geschäftskonto reserviert. Welche Typen von Dimensions-IDs für andere Dimensionen (wie Kostenstelle, Produktgruppe oder Projekt) reserviert werden sollen, hängt von den Berichts- und Überwachungsanforderungen der Firma ab.

    Definieren Sie in dieser Aufgabe Namen für die einzelnen Dimensionen. Jeder Name wird in drei Versionen eingegeben: Mit 15, 8 und 3 Zeichen. Welche Version in M3 verwendet und auf Berichten gedruckt wird, wird vom verfügbaren Platz im Bild oder Bericht bestimmt. Wenn M3 mit verschiedenen Systemsprachen installiert ist (sodass das Feld und andere Überschriften für jede Sprache angezeigt werden können), definieren Sie die Dimensionsnamen für jede Sprache.

    Die Definition erfolgt in

    "Dimension. Bezeichnungen eingeben" (CRS012).

  • Kontogruppen definieren

    Kontogruppen steuern, in welcher Reihenfolge die Konten auf der Bilanz oder der Erfolgsrechnung aufgeführt werden. Für eine klare Struktur gruppieren Sie ähnliche Konten in einer Hierarchie aus bis zu fünf Stufen. Ein Beispiel für eine Hierarchie von Kontogruppen mit vier Stufen:

    1. Betriebsgewinn/-verlust

    2. Betriebsaufwand

    3. Mitarbeiter

    4. Kostenrückerstattung

    Anschließend verbinden Sie jedes Geschäftskonto mit einer Kontogruppe in "Dimensions-ID. Öffnen" (CRS630).

    Hinweis

    Die Kontogruppen müssen auf derselben Stufe (Firma und/oder Division) definiert werden wie die Konten.

    Die Definition erfolgt in "Kontogruppe. Öffnen" (CRS633).

  • Dimensions-IDs registrieren

    Die Teile, aus denen eine Kontierungszeile besteht, werden Dimensions-IDs genannt. Diese werden in den Dimensionen erfasst. Die Dimensions-IDs der Dimension 1 geben den Kontenplan der Firma an. Wie oben erwähnt, können andere Typen von Dimensions-IDs beispielsweise Kostenstellen sein. Für jede Dimension kann ein Datumsbereich eingestellt werden, sodass das Anpassen von Kontenplänen und anderen Dimensions-IDs vereinfacht wird. Die Dimensions-ID kann auch in verschiedenen Sprachen eingegeben werden, um sie für Anfragen und Berichte zu verwenden. Die für den Benutzer ausgewählte Sprache wird zum Abrufen des richtigen Dimensionsnamen verwendet. Dimensions-IDs können auf Firmen- oder Divisionsebene eingegeben werden.

    Hinweis

    Wenn dieselbe Dimensions-ID auf beiden Ebenen vorhanden ist, überschreibt die lokale Ebene die zentrale Ebene.

    Die Definition erfolgt in "Dimensions-ID. Öffnen" (CRS630).

4. Buchungsdefinitionen definieren

Eine detaillierte Beschreibung zur Definition und Anwendung von Buchungsdefinitionen erhalten Sie in Buchungsdefinitionen einrichten und verwenden.

Eine Kurzbeschreibung aller Buchungsdefinitionen finden Sie unter "Liste der Buchungsdefinitionen in M3".

  • Buchungsvorgänge erstellen

    Buchungsvorgänge stellen alle Vorgänge in M3 dar, bei denen Buchungen automatisch erstellt werden. Jeder Buchungsvorgang hat mindestens zwei Buchungen zur Folge — Gutschrift und Belastung. Beispiele für Buchungsvorgänge sind AP10 (Manuelle Erfassung von Lieferantenrechnungen) und OI20 (KA-Fakturierung). Die Buchungsvorgänge sind in M3 vordefiniert, sodass sie während der Konfiguration oder beim Upgrade des Systems heruntergeladen werden.

    Die Definition erfolgt in "Buchungsvorgang. Öffnen" (CRS375). Drücken Sie F14, um den Standardsatz abzurufen.

  • Buchungstypen erstellen

    Ein Buchungstyp ist eine Sammelbezeichnung für verschiedene Buchungstypen, die während des Buchungsvorgangs erstellt werden, zum Beispiel der Buchung der Umsatzsteuer. Beispiele von Buchungstypen sind 211 (Vorsteuer) und 301 (Realisierte Kursgewinne). Buchungstypen sind ebenfalls in M3 vordefiniert und werden während der Konfiguration oder dem Systemupgrade heruntergeladen.

    Die Definition erfolgt in "Buchungstyp. Öffnen" (CRS385). Drücken Sie F14, um den Standardsatz abzurufen.

  • Buchungsdefinitionen definieren

    Definieren Sie, welche Kontierungszeile für die verschiedenen Kombinationen aus Buchungsvorgang und Buchungstyp verwendet werden soll. Auf diese Weise werden alle Buchungen vordefiniert, die automatisch im Finanzsystem erstellt werden. Ein Kombinationssatz dieser Art wird als Buchungsdefinition bezeichnet. Jede Buchungsdefinition besitzt ein Startdatum.

    Abgesehen von Dimensions-IDs können Sie auch so genannte dynamische Kontrollobjekte wie Land, Kunde oder Auftragsnummer in jede Kontierungszeile eingeben. Diese Werte definieren, woher die entsprechende Dimensions-ID abgerufen werden soll, statt einen festen Wert zu verwenden. Wenn zum Beispiel Dimension 3 in Buchungsdefinition OI20-120 (KA-Fakturierung – Erlöse) für Produktgruppen reserviert ist, können Sie die ID des Artikelgruppenfelds in die Artikelstammdatei eingeben. Die Produktgruppe wird dann stattdessen automatisch aus dieser Datei abgerufen. Sie können für jede Buchungsdefinition auch bis zu zehn Ausnahmen definieren. Ein Beispiel hierfür ist die Verwendung eines unterschiedlichen Erlöskontos für ausländische Erlöse.

    Die Definition erfolgt in "Buchungsdefinition. Einstellen" (CRS395). Wenn Sie dieses Programm das erste Mal aufrufen, müssen Sie F14 drücken, um alle vordefinierten Kombinationen für Vorgänge und Typen zu erstellen. Wenn Sie dynamische Kontrollobjekte oder Ausnahmen verwenden, führen Sie die Konfiguration in "Settings – Kontierungs-Fehler Methode" (CRS736) fort. Dieses Programm steuert unter anderem, ob die normale Buchungsdefinition verwendet wird, oder ob Ausnahmen definiert wurden, die aber keiner in Frage kommenden Transaktion entsprechen, oder ob die Transaktion mit einem Fehlercode markiert werden soll. Hier können Sie auch festlegen, ob die ersten oder letzten acht Stellen der Bestellnummern als dynamische Kontrollobjekte verwendet werden sollen. Einige Auftragsnummern bestehen aus zehn Stellen, wobei jede Dimension nur acht Stellen lang ist.

    Hinweis

    Sie können Simulationen von Kontierungszeilen entweder direkt über (CRS395/B) oder in "Kontierungszeile. Simulieren" (CRS399) anzeigen.

5. Darstellung der Salden im Hauptbuch anpassen

Eine der wichtigsten Anforderungen eines Finanzsystems ist der schnelle und einfache Zugriff auf Informationen. In M3 sammeln Sie Informationen mithilfe von Buchungsstrukturen und Saldoschlüsseln systematisch in einer Hauptbuch-Saldodatei. Während im Hauptbuch detaillierte Transaktionen gespeichert werden, speichern die Saldodateien Summen für Perioden. Wenn das Hauptbuch aktualisiert wird, wird die Saldodatei gleichzeitig aktualisiert. Die Reaktionszeiten sind kürzer, wenn Abfragen über die Saldodatei erfolgen. Die Saldodatei ist in "HB-Saldodatei. Anzeigen" (GLS215) und im M3 Report Generator verfügbar.

Die Buchungsstruktur ist eine Gruppe von Dimensions-IDs oder anderen Buchungsstrukturen in einem hierarchischen Modell, das zum Beispiel Ihrer Organisation entspricht. Diese Strukturen werden als Filter in Saldoschlüsseln integriert. Die Saldoschlüssel werden in der Hauptbuch-Saldodatei zum Abrufen und Darstellen von Salden nach Produkt, Produktlinie, Region, Kunde oder Verkäufer usw. verwendet. Dies kann online oder in gedruckten Berichten durchgeführt werden. Sie können bei jedem Saldo einen Drill-Down bis auf die ursprüngliche Transaktion durchführen, zum Beispiel Material, Produktion und Fakturierung. Es gibt zwei Arten von Saldoschlüsseln: feste und benutzerdefinierte. Buchungsstrukturen können in benutzerdefinierte Saldoschlüssel einbezogen werden. Da Sie die Saldodatei nur auf der Grundlage von festen Saldoschlüsseln einrichten können, ist es bei der Basisinstallation nicht zwingend erforderlich, Buchungsstrukturen zu definieren. Buchungsstrukturen bieten eine beinahe unbegrenzte Flexibilität beim Anpassen von verschiedenen Finanzansichten der Finanzdatenbank. Ein weiterer Vorteil von Buchungsstrukturen besteht darin, dass organisatorische Änderungen vereinfacht werden. Unterstrukturen mit vielen Dimensions-IDs können einfach in neue Buchungsstrukturen verschoben werden. Dies wirkt sich umgehend auf alle Berichte und Anfragen aus, die auf dieser Struktur basieren.

Weitere Informationen zur Verwendung von Buchungsstrukturen erhalten Sie unter Darstellung der Salden im Hauptbuch anpassen.

  • Strukturstufen definieren

    Eine Buchungsstruktur ist ein hierarchisches Modell, das theoretisch aus bis zu neun Stufen bestehen kann. In der Praxis ist aber eine Struktur mit drei oder vier Stufen in den meisten Fällen ausreichend (zum Beispiel: Stufe 1 = Mitarbeiter, Stufe 2 = Abteilung usw.). Beginnen Sie damit, einen Satz Stufen für die Verwendung der Firma oder Division zu definieren. Praktisch bedeutet das, dass Sie jeder Stufe einen Namen oder eine Überschrift pro Sprache zuordnen und angeben, für welche Dimension sie reserviert ist.

    Die Definition erfolgt in "Struktur. Definieren Stufe" (CRS647).

  • Strukturen definieren

    Sobald die Stufen benannt wurden, beginnen Sie damit, die Buchungsstrukturen zu erstellen, indem Sie Dimensions-IDs (zum Beispiel Kostenstellen) oder andere Buchungsstrukturen den einzelnen Stufen zuordnen, beginnend bei Stufe 1 und aufsteigend. Die Strukturen können dann in Saldoschlüssel einbezogen werden.

    Die Definition erfolgt in "Struktur. Öffnen" (CRS645).

  • Saldoschlüssel definieren

    Wie oben erwähnt verwenden Sie Saldoschlüssel zum Abrufen von Buchansichten oder Budgetinformationen sowie zum Sortieren und Summieren. Der Schlüssel legt fest, welche Felder in ihm enthalten sind sowie die Reihenfolge, in der sie erscheinen. Sobald die Schlüssel aktiviert sind, können Sie diese zur Online-Überwachung im Hauptbuch oder bei der Erstellung von Berichten im M3 Report Generator auswählen, entweder für einen vollständigen Bericht oder für eine bestimmte Berichtszeile.

    Saldoschlüssel 1–8 sind vordefiniert, setzen sich aus Dimensionen in verschiedenen Kombinationen zusammen und werden automatisch aktiviert. Zusätzlich können Sie bis zu 91 benutzerdefinierte Saldoschlüssel erstellen und manuell aktivieren. Abgesehen von den sieben Dimensionen können Sie aus weiteren 22 Schlüsselwerten (so genannte Saldobegriffe) auswählen, zusätzlich zu den definierten Strukturstufen.

    Die Definition erfolgt in "HB-Saldoschlüssel. Öffnen" (GLS690).

  • Spaltenvorlagen für die Saldoabfrage definieren

    Wählen Sie zur Überprüfung der Hauptbuchsalden in "HB-Saldodatei. Anzeigen" (GLS215) eine Periode, einen Saldoschlüssel und eine Spaltenvorlage aus.

    Die Vorlage steuert, was in den einzelnen Spalten angezeigt werden soll, z. B. Ist- oder Budgetwerte (Betrag oder Menge), Fremdwährungsbetrag oder Beträge in Landeswährung oder eine Berechnung von zwei Spalten.

    Die Definition erfolgt in "Spaltenvorlage - Saldoabfrage. Öffnen" (GLS216).

6. Hauptbuchverwaltung aktivieren

Einige der Grundfunktionen im Finanzsystem werden in einem separaten Programm für Hauptbucheinstellungen konfiguriert. Dazu gehören folgende Einstellungen:

  • Grundlegende Hauptbuch- und Belegverwaltung
  • Steuerverwaltung und gesetzliche Berichtspflichten
  • Kostensteuerung durch Überwachung des Einkaufsbudgets (d. h. Überwachung des Werts bestellter Waren, die aber noch nicht vom Lieferanten fakturiert wurden)

Die Definition erfolgt in "Settings – Hauptbuch" (CRS750). Weitere Informationen dazu finden Sie unter Hauptbuchverwaltung aktivieren.

7. FAM-Funktionen für die Transaktionserfassung definieren

Damit die Erfassung neuer Transaktionen so leicht und automatisch wie möglich abläuft, werden Einstellungen oder Regeln, die für bestimmte Arten von Auftragserfassungen spezifisch sind, in Eingabevorlagen, den sogenannten FAM-Funktionen, gesammelt. Die FAM-Funktion wird in bestimmten Situationen automatisch angewendet, z. B. bei der Periodenberechnung von Kursgewinnen und -verlusten. In komplexen Abläufen, bei denen Transaktionen manuell erfasst werden und eine hohes Maß an Flexibilität erforderlich ist, können Sie aus verschiedenen Varianten – Detaildatensätzen – einer FAM-Funktion auswählen, um eine Transaktion zu finden, die einem bestimmten Transaktionstyp entspricht.

Jede FAM-Funktion besteht aus mindestens zwei Teilen: einer vordefinierten Haupterfassung (die übergeordnete ID) und einem oder mehreren benutzerdefinierten Detaildatensätzen, die die Regeln enthalten. Alle Detaildatensätze enthalten Informationen zu Belegnummernserien, Belegnamen und dem gültigen Datumsbereich. Sie können auch Parameter enthalten, die für eine Funktion, z. B. Rechnungsbuchungsvorlage oder Wechselkurstyp, spezifisch sind und die festlegen, welches Bildlayout für die manuelle Buchung verwendet werden soll. Jede Haupterfassung ist vordefiniert und wird während der Konfiguration oder Aktualisierung des Systems generiert. Konfigurieren Sie anschließend die Detaildatensätze.

Die Definition erfolgt in "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405). Drücken Sie F14, um den Standardsatz abzurufen.

8. Zahlungskategorien definieren

Ein Unternehmen bearbeitet ggf. viele verschiedene Kategorien von Kunden- und Lieferantenzahlungen. Damit alle diese Zahlungen effizient verwaltet werden können, werden sie mit folgender Hierarchie in Klassen und Unterklassen untergeteilt:

  1. Zahlungsklasse

  2. Zahlungstyp

  3. Zahlungsmethode

Diese Division ermöglicht nicht nur die Sortierung von Gesamtzahlungen für die erweiterte Verarbeitung. Auf der Stufe Zahlungstyp und Zahlungsmethode können Sie auch Einstellungen hinzufügen, um den Anteil manueller Arbeit zu minimieren.

Es gibt sechs feste Zahlungsklassen in M3, mit zwei Ausnahmen in Debitoren (A/R) und Kreditoren (A/P):

Klasse Beschreibung A/R A/P
0 = Barzahlungen Ja Ja
1 = Scheckzahlung mit separater Rechnungszuordnung Ja Nein
2 = Scheckzahlungen mit direkter Rechnungszuordnung bei der Erfassung Ja Ja
3 = Zahlungen mit Banküberweisung (Giro), manuell oder elektronisch Ja Ja
4 = Zahlungen mit Scheck (Wechsel) (Dazu zählen definitive vordatierte Schecks, die wie Wechsel in M3 verwaltet werden) Ja Ja
5 = Zahlung durch Lastschriftverfahren Ja Ja
6 = Factoring Ja Nein
  • Zahlungstypen definieren

    Zu jeder Zahlungsklasse können viele Zahlungstypen – Unterklassen – hinzugefügt werden. Die meisten Zahlungstypen enthalten ein oder mehrere Felder, die zusätzliche Aspekte steuern. Beispiel: Zahlungstypen unter Zahlungsklasse 1, 2, 4 steuern, ob und wie Schecks und Wechsel zum Inkasso bei der Bank eingereicht werden. Ebenso definiert ein Zahlungstyp unter Zahlungsklasse 6, welche Factoringfirma verwendet werden soll, und die Factoringgebühren, die bei der Einreichung automatisch verbucht werden.

    Die Definition erfolgt in "Zahlungstyp. Öffnen" (CRS078).

  • Zahlungsmethoden definieren

    Die dritte Kategorie ist die Zahlungsmethode, die den Zahlungstyp genauer spezifiziert und festlegt, wie dieser verarbeitet werden soll. Zu jedem Zahlungstyp können mehrere Zahlungsmethoden hinzugefügt werden. Im Gegensatz zu Zahlungstypen werden Zahlungsmethoden für Debitoren und Kreditoren jedoch separat definiert.

    Sowohl Zahlungstypen als auch Zahlungsmethoden sind als Auswahlkriterien verfügbar, wenn Kundenzahlungen zum Inkasso eingereicht werden oder Lieferantenrechnungen ausgewählt werden, die in einem Lieferantenzahlungsvorschlag enthalten sein sollen.

    Die Definition erfolgt in "Zahlungsmethode. Öffnen"(CRS076); "Zahlungsmethode Kreditoren. Öffnen" (CRS071).

9. Steuerverwaltung aktivieren

10. Kunden und Lieferanten erfassen

Kunden und Lieferanten werden auf Firmenebene erfasst. Sie können jedoch für jede Ebene divisionsspezifische Ausnahmen definieren. Diese Ausnahmen können beispielsweise verschiedene Währungen oder USt-Codes beinhalten. Geben Sie für beide Kategorien die folgenden Werte an:

  • Währung und Wechselkurstyp
  • Ob Umsatzsteuer oder Sales Tax verbucht wird, die USt-Identifikationsnummer und der USt-Code
  • Standardmäßige Zahlungsmethode
  • Zahlungsbedingungen und Skontobedingungen
  • Kunden/Zahler erfassen

    Abgesehen von diesen Standardwerten können Sie für jeden Kunden und Zahler zusätzliche Werte definieren, z. B.:

    • Regeln für Inkassozahlungen
    • Kreditlimits
    • Informationen zu Versicherungen, die vor Zahlungsverpflichtungen aus unbezahlten Forderungen schützen.

    Wenn die Einforderung von Kundenzahlungen an eine Factoringfirma ausgelagert wird, wird die Factoringfirma, die die Rechnungen kauft, als separater Kunde erfasst.

    Die Definition erfolgt in "Kunde. Öffnen" (CRS610).

  • Lieferanten/Empfänger erfassen

    Lieferanten und Empfänger werden ähnlich erfasst, mit zusätzlichen Werten für:

    • Steuerverwaltung
    • Rechnungserfassung, die mit Wareneingangstransaktionen und Berechtigungen übereinstimmt
    • Zahlungsprozess

    Die Definition erfolgt in "Lieferant. Öffnen" (CRS620); "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624).

11. Bankinformationen erfassen

Sie erfassen Informationen zu Banken und verschiedenen Typen von Bankkonten, mit denen die Firma in Kontakt steht. Dazu zählen die eigenen Banken der Firma sowie Banken von Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern usw.

  • Banken und Filialen erfassen

    Das Bankkonto ist die grundlegende Bankkomponente in M3 und wird in den meisten Programmen verwendet, an denen Banken beteiligt sind. Die Bank selbst wird in nur wenigen Programmen erfasst. Sie erfassen immer die Bank mit den Bankkonten des Unternehmens. Die Bankenerfassung für andere Kontotypen ist optional. Durch die Erfassung aller allgemeinen Informationen für eine Gruppe von Konten auf Bankebene müssen Sie die gleichen Informationen nicht mehrmals eingeben. Erfassen Sie ggf. auch lokale Bankfilialen. Der Filialendatensatz enthält ähnliche Informationen wie der Bankdatensatz.

    Die Definition erfolgt in "Bank. Öffnen" (CRS690); "Bankfiliale. Öffnen" (CRS691).

  • Bankkonten erfassen

    Bei der Erfassung von Bankkonten werden diese in bestimmte Kategorien eingeteilt: Die Bankkonten der Firma, der Lieferanten, der Kunden, der Mitarbeiter und andere Konten. Falls erforderlich, können Sie auch divisionsspezifische Varianten der Lieferantenbankkonten erfassen.

    Die Definition erfolgt in "Bankkonto. Öffnen" (CRS692); "Bankkonto. Für Division öffnen" (CRS693).

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