Lieferantenzahlungen mithilfe von Bankquoten automatisch zu Banken zuordnen

Ergebnis

Auf Grundlage der jeweiligen Unternehmensregelung wird eine Bankquotentabelle definiert, die Zahlungen spezifische Werte zuordnet, die anzeigen, auf welche Bankkonten die jeweiligen Beträge überwiesen werden sollen.

Die Tabelle kann in "Bank-Quote. Öffnen" (APS030) eingesehen werden.

Wird in "Lieferantenzahlungsvorschlag. Erstellen" (APS131/E) das Kontrollfeld "Quoten verwenden" aktiviert, wird die Bankquotentabelle automatisch zur Ermittlung und Zuordnung von Zahlungen verwendet, für die dieselben Werte wie in den Bankquotenschlüsseln definiert sind.

Die Bankquotentabelle wird in der Parameterdatei CSYTAB gespeichert.

Bevor Sie beginnen

• Zahlungsmethoden sind in "Zahlungsmethode Kreditoren. Öffnen" (APS071) definiert.
• In "Bankkonto. Öffnen" (CRS692) muss mindestens ein Firmenbankkonto definiert sein.

Zweck

Bankquoten können verwendet werden, um ...

• ... im Voraus anhand von Zahlungstyp und Währung zu definieren, welche Zahlungen an welche Banken getätigt werden sollen.
• ... zu steuern, in welchem Umfang die jeweilige Bank zur Zahlungsabwicklung für die Firma herangezogen werden soll.

Zeitpunkt der Verwendung

Bankquoten werden verwendet, wenn ...

• ... die Firma über mehrere Bankkonten verfügt, die beispielsweise für unterschiedliche Zahlungstypen und Währungen genutzt werden.
• ... alle bestehenden Konten aktiv gehalten werden sollen.
• ... bestimmte Bankkonten nur für einen eingeschränkten Zeitraum genutzt werden sollen.

1. Alternative Optionen für Zahlungszuordnungen

   M3 bietet drei Optionen, um Lieferantenzahlungen einer bestimmten Bank und einem bestimmten Bankkonto zuzuordnen:

   • Verwendung einer Bankquotentabelle in "Bank-Quote. Öffnen" (APS030)
   • Verwendung einer Tabelle mit einer Kombination aus Währung, Zahlungsmethode und Bankkonto in "Bankkonto-Verbindung" (APS090); wenn Sie keine Bankquotentabelle verwenden, wird diese Tabelle automatisch angewendet.
   • Manuelle Eingabe eines Bankkontos im Zahlungsvorschlag

   Der Hauptunterschied zwischen den ersten beiden Optionen besteht darin, dass über die Bankquotentabelle Zahlungen in derselben Währung (und mit derselben Zahlungsmethode) auf unterschiedliche Bankkonten überwiesen werden können. Die Bankkonto-Verbindungstabelle erlaubt dagegen nur die Angabe eines einzigen Bankkontos für eine solche Kombination.

   Bankquoten ermöglichen also eine flexiblere Verwaltung von Bankkonten.

Vorgehensweise

Wenn festgelegt wurde, dass bei der Erstellung eines Zahlungsvorschlags Bankquoten verwendet werden sollen, werden Zahlungen, die den Vorgaben der Bankquotentabelle entsprechen, automatisch ermittelt. Die jeweiligen Banken werden anschließend in den endgültigen Zahlungsdokumenten spezifiziert.

Struktur

Die Bankquotentabelle enthält eine oder mehrere Positionen oder Schlüssel. "Bank-Quote. Öffnen" (APS030) kann mehrere Tabellen enthalten. Es wird nur diejenige Tabelle verwendet, die dem Zahlungsvorschlagsdatum entspricht.

1. Bankquotenschlüssel

   Jeder Schlüssel ist eine Kombination aus Jahr, Monat, Zahlungsmethode, Währung, Priorität und Bankkonto. Einige dieser Werte müssen definiert werden, andere sind optional.

   Für jeden Schlüssel wird eine Quote angegeben – entweder als Prozentsatz oder als Fixbetrag. Diese Quote steuert, dass nur Zahlungen bis zu einem bestimmten Betrag auf das angegebene Bankkonto überwiesen werden.

2. Anwendung der Bankquotentabelle

   Bei der Erstellung eines Zahlungsvorschlags geschieht Folgendes:

   1. In (APS030) wird anhand des nachfolgenden Suchpfads eine Tabelle ermittelt: 1) Jahr, 2) Monat, 3) Währung und 4) Zahlungsmethode. Wird keine Tabelle gefunden, für die alle vier Werte definiert sind, wird nach einer Tabelle mit den ersten drei Werten gesucht usw. Die Werte wirken magnetgleich als Filter für Zahlungen, für die dieselben Werte definiert sind.

   2. Der Schlüssel mit der höchsten Priorität wird zuerst angewendet. Zahlungen, die dem Schlüssel entsprechen, werden ermittelt und dem passenden Bankkonto zugeordnet.

   3. Erlaubt die Quote keine weiteren Zahlungen an dieses Bankkonto, wird der Schlüssel mit der zweithöheren Priorität angewendet usw.

   4. Können aufgrund der Tabelleneinstellungen Zahlungen nicht zugeordnet werden, so wird bei Erstellung des Zahlungsvorschlags eine Fehlerliste mit den entsprechenden Zahlungen gedruckt.

   5. Nach Bestätigung des Vorschlags in "Zahlungsvorschlag. Öffnen" (APS130) werden die endgültigen Zahlungsdokumente erstellt. In diesen Dokumenten wird jeweils das Konto angegeben, an das die Zahlungen überwiesen werden sollen.

3. Was bei der Erstellung einer Bankquotentabelle zu beachten ist

   • Eine Einzelzahlung kann nicht auf verschiedene Banken aufgeteilt werden.
   • Werden Quotenprozentsätze verwendet, bedeutet dies nicht zwangsweise, dass alle Zahlungen zugeordnet werden, selbst wenn kein Maximalbetrag festgelegt ist.

   Dies lässt sich anhand der nachfolgenden Beispiele illustrieren. In diesen Beispielen werden Quotenprozentsätze verwendet, allerdings gilt dasselbe Prinzip auch für Tabellen mit Quotenbeträgen.

4. Beispiel 1

   Rechnungsbetrag	Quotenprozentsatz	Effektiver Maximalbetrag	Effektiv nicht verwendeter Betrag
   1,000	40 %	2.500 x 0,40 = 1.000	0
   600	30 %	2.500 x 0,30 = 750	250
   500	30 %	2.500 x 0,30 = 750	150
   400
   = 2.500	100 %	= 2.500	= 400

   In diesem Beispiel beträgt der einzureichende Gesamtrechnungsbetrag 2.500. Die Tabelle enthält drei Schlüssel in einer Prioritätenreihenfolge mit einer als Prozentsatz definierten Quote. Die Prozentsätze werden mit dem Gesamtrechnungsbetrag abgeglichen. Das Ergebnis wird hier zur Verdeutlichung in der Spalte "Effektiver Maximalbetrag" angezeigt.

   Die erste Zahlung kann ohne Schwierigkeiten zugeordnet werden. Auch der zweiten und dritten Zahlung kann jeweils ein Konto zugewiesen werden, allerdings mit dem Unterschied, dass nur ein Anteil des Maximalbetrags für den jeweiligen Schlüssel genutzt wird. Die vierte Zahlung kann dagegen nicht zugeordnet werden. Sie erhält Fehlerstatus 8 (Quotenbeträge: Status 4) und wird dem Fehlerbericht hinzugefügt, der zusammen mit dem Zahlungsvorschlag ausgedruckt wird. Zwar ist der verbleibende Gesamtrechnungsbetrag, der zugeordnet werden kann, laut Tabelle 400, allerdings ist für keinen der Schlüssel ein Betrag dieser Höhe mehr für die Zuordnung verfügbar.

5. Beispiel 2

   Rechnungsbetrag	Quotenprozentsatz	Effektiver Maximalbetrag	Effektiv nicht verwendeter Betrag
   6,000	50 %	10.000 x 0,50 = 5.000	1,000
   3,000	30 %	10.000 x 0,30 = 3.000	3,000
   1,000	15 %	10.000 x 0,15 = 1.500	1,500
   	5 %	10.000 x 0,05 = 500	500
   = 10.000	100 %	= 10.000	= 6.000

   In diesem Beispiel kann die erste Rechnung nicht zugeordnet werden. Der Grund dafür ist, dass der erste Schlüssel nur auf 50 % des Gesamtrechnungsbetrages (= 5.000) angewendet werden kann. Die beiden Rechnungen, die auf die erste folgen, können dagegen auf das Bankkonto überwiesen werden, das für den ersten Schlüssel angegeben wurde, da ihre Zahlungsbeträge insgesamt 50 % des Gesamtrechnungsbetrages nicht überschreiten. Da keine weiteren Rechnungen vorliegen, kommen die übrigen Schlüssel nicht zur Anwendung.

6. Zuzuordnender Gesamtbetrag

   Die Zuordnung hängt vom Gesamtrechnungsbetrag des Vorschlags ab. Das bedeutet Folgendes:

   • Wird eine Rechnung aus dem Vorschlag gelöscht, so wird der Zuordnungsbetrag automatisch angepasst.
   • Wird der gesamte Vorschlag gelöscht, so wird auch der komplette Zuordnungsbetrag löscht.

   Hinweis: Es hat keine Auswirkungen auf den Zuordnungsbetrag, wenn der Zahlungsbetrag einer separaten Rechnung des Zahlungsvorschlags verändert wird.

7. "Verbrauchte" Bankquotenschlüssel

   Schlüssel mit Quotenprozentsätzen können ohne Beschränkung über die gesamte jährliche oder monatliche Gültigkeitsdauer verwendet werden. Durch die Nutzung von Quotenbeträgen anstelle von Prozentsätzen können die zugeordneten Beträge präziser gesteuert werden.

   Für jeden neu erstellten Vorschlag wird der kumulierte Betrag angezeigt, der unter Verwendung eines bestimmten Schlüssels zugeordnet wurde. Entspricht dieser Betrag dem Quotenbetrag, ist der Schlüssel "verbraucht" und es muss ein neuer Schlüssel erstellt werden.

   Zur Erstellung von Tabellen mit Quotenbeträgen ist ein informierter Überblick über die firmenüblichen Zahlungsgrößen erforderlich, damit Quotenschlüssel effektiv definiert werden können.