Automatisches Abgleichen von Batchlieferantenrechnungen mit Einkaufsaufträgen

Grundlegende Anforderungen an die Rechnungskontrolle

• Für den Rechnungskopf muss im Feld "Rechnungskontrolle" von (APS450/E) entweder Option 1 (Rechnungsabgleich mit Wareneingangspositionen) oder Option 2 (Rechnungsabgleich mit Einkaufsauftragskopf) ausgewählt sein.
• Legen Sie fest, ob die Rechnung nach der Rechnungskontrolle automatisch zur Zahlung freigegeben werden soll. Dies wird durch das Feld "Nicht zur Zahlung freigegeben" in "FAM-Funktion. Details öffnen" (CRS406/F) für die FAM-Funktion AP50 gesteuert.
• Das Programm, das die Datensätze in die Rechnungsdateien schreibt, muss die Felder der Rechnungskontrolle für die Rechnungspositionen (FAPIBL-Tabelle) ausfüllen. Eine Liste der Werte finden Sie unter Automatisches Abgleichen von Batchlieferantenrechnungen mit Einkaufsaufträgen.
• Für jeden Lieferanten müssen Sie in "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624/F) im Feld "Rechnungsfreigabe-Bedingung 1" angeben, ob es möglich sein soll, die Rechnung bei der Rechnungskontrolle als "Fakturiert/nicht geliefert" anzugeben.
• In "Settings – Kreditoren" (APS905) müssen Sie festlegen, was geschehen soll, wenn:
  • für einen Einkaufsauftrag keine Wareneingangstransaktionen gefunden werden (Einstellung 300) und
  • die Lieferung nicht für alle EA-Positionen vollständig ist (Einstellung 320).
• Einstellungen für Preisabweichungen, Mengenabweichungen, Rechnungsbetragsabweichungen und zulässige Rundung werden in "Settings – Lieferantenrechnungskontrolle" (APS900) definiert.

Abstimmungsprioritäten

Mit M3 BE werden Rechnungspositionen basierend auf Wareneingängen oder EA-Positionen mit den folgenden Prioritäten erstellt: Kann Priorität 1 nicht verwendet werden, wird stattdessen Priorität 2 ausgewählt usw.

Priorität	Kommentar
1. Eine bestimmte Wareneingangstransaktion wird für die Wareneingangsnummer ausgewählt.	In "Lieferantenrechnungsbatch. Pos. öffnen" (APS451/E) müssen für die Rechnungsposition die Wareneingangsnummer und der Wareneingangstyp 1 (Standardmäßige Wareneingangstransaktion) vorhanden sein.
2. Alle Wareneingangstransaktionen einer bestimmten Lieferscheinnummer werden ausgewählt.	Die Lieferscheinnummer muss in (APS451/E) vorhanden sein.
3. Alle Wareneingänge einer bestimmten EA-Position werden ausgewählt.	Die folgenden Werte müssen in (APS451/E) vorhanden sein: Bestellnummer, EA-Position und EA-Subposition.
4. Wenn keine Wareneingangstransaktion gefunden wird, wird die EA-Position ausgewählt, um eine Rechnungsposition mit dem Positionstyp 2 zu erstellen.	Die folgenden Werte müssen in (APS451/E) vorhanden sein: Bestellnummer, EA-Position und EA-Subposition. Für den Lieferanten muss in "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624/F) im Feld "Rechnungsfreigabe-Bedingung 1" Option 1, 2 oder 3 ausgewählt sein.

Bei einer Nichtübereinstimmung

Situation	Maßnahme
1. Eine Rechnungsposition wird mit mehreren Wareneingangstransaktionen abgeglichen, doch die fakturierte und Eingangsmenge stimmen nicht überein.	Die Mengendifferenz wird auf der letzten Rechnungsposition gespeichert.
2. Die Rechnung wird nicht zur Zahlung freigegeben, da nicht alle Rechnungspositionen abgeglichen werden konnten oder Werte fehlen.	Schließen Sie die Rechnungskontrolle manuell in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110) ab.

Die Bedeutung von Sequenznummern bei Positionszusatzkosten

Alle Positionszusatzkosten (Rechnungspositionstyp 5), die mit der EA-Position in "Einkaufsauftrag. Zuordnen Zusatzkosten" (PPS215) (der MPOEXP-Tabelle) verknüpft sind, müssen in (APS451/E) die gleiche Sequenznummer aufweisen. Positionszusatzkosten ohne Sequenznummer oder mit einer anderen Sequenznummer werden von M3 als eine neue, manuell hinzugefügte Gebühr behandelt. Wenn Positionszusatzkosten mit der EA-Position verknüpft sind, jedoch keine Sequenznummer haben oder in (APS451/E) eine andere Sequenznummer aufweisen, werden die Positionszusatzkosten bei der Rechnungskontrolle auf der Rechnungspositionsstufe verdoppelt. Die Positionszusatzkosten mit der fehlerhaften Sequenznummer werden zu den mit der EA-Position verknüpften Positionszusatzkosten addiert.

Wenn eine Sequenznummer fehlt, wird bei der Validierung der Rechnung in (APS455) eine Warnmeldung angezeigt. Die Sequenznummer kann manuell hinzugefügt werden.

Rechnungskontrolle auf der Rechnungskopfstufe

Durch Aktivieren von Parameter 410 = Fehlgeschlagene Rechnungskontrolle auf Einkaufsauftragskopfstufe sperren in "Settings - Kreditoren" (APS905) wird "Rechnungskontrolle auf Einkaufsauftragskopfstufe" auf eine bestimmte Art und Weise verwaltet. Eine Rechnungskontrolle, die auf dem Einkaufsauftrag basiert, der für den Rechnungskopf in (APS450/E) definiert wurde, kann folgende drei Szenarien zur Folge haben.

Für alle Szenarios: Wenn bei der Kontrolle Kontierungen erstellt werden und es eine Differenz zwischen den Rechnungspositionen und dem Gesamtrechnungsbetrag gibt, werden alle Rechnungspositionen genehmigt, solange sich die Differenz innerhalb der in "Settings – Lieferantenrechnungskontrolle" (APS900) festgelegten Grenzen bewegt. Wenn die Abweichung genehmigt wird, wird diese anhand von Buchungsdefinition PP20-240 gebucht oder auf die Rechnungspositionen verteilt. Im letzteren Fall wird sie als normale Preisdifferenz gebucht. Wenn die Differenz nicht freigegeben wird, wird sie zur manuellen Abgleichung in (APS110) auf einem Verrechnungskonto verbucht. Wenn in (APS905) der Parameter "Fehlg. RgKontr auf EA-Kopfstufe sperren" aktiviert ist, wird die Rechnung nicht an "Kreditoren" übertragen. Stattdessen wird der Rechnungsstatus auf "Rechnungskontrolle fehlgeschlagen" aktualisiert.

Parameter 410 - Fehlgeschlagene Rechnungskontrolle auf Einkaufsauftragskopfstufe sperren

In manchen Situationen müssen Sie bei der Arbeit mit Lieferantenrechnungen in "Lieferantenrechnungsbatch. Öffnen" (APS450) zunächst die Rechnungskontrolle auf EA-Kopfstufe durchführen. Wenn die Rechnungskontrolle erfolgreich ist, wird die Rechnung in "Kreditoren" übertragen. Wenn die Lieferantenrechnungskontrolle fehlschlägt, ist es in einigen Situationen erforderlich, die Fakturierung anzuhalten und die Lieferantenrechnungspositionen in (APS450) zu übertragen sowie eine detailliertere Rechnungskontrolle durchzuführen.

Eingaben:

0 = Nein

1 = Ja

2 = Lagerartikel

Wenn Option 0 ausgewählt ist, wird die Rechnung immer in "Kreditoren" übertragen und auf dem Verrechnungskonto verbucht, falls der Lieferantenrechnungsbetrag außerhalb der in "Settings – Lieferantenrechnungskontrolle" (APS900) definierten Toleranzwerte liegt.

Wenn Option 1 ausgewählt ist und der Lieferantenrechnungsbetrag außerhalb der in (APS900) festgelegten Toleranzwerte liegt, wird der "Rechnungsstatus" in Tabelle FAPIBH auf 79 = Rechnungskontrolle fehlgeschlagen gesetzt.

Wenn Eingabe 2 ausgewählt ist und der Lieferantenrechnungsbetrag außerhalb der in (APS900) festgelegten Toleranzwerte liegt, wird der "Rechnungsstatus" auf 79 = Rechnungskontrolle fehlgeschlagen gesetzt, falls der Einkaufsauftrag mindestens eine Position für einen Lagerartikel enthält. Wenn der Einkaufsauftrag ausschließlich nicht lagergeführte Positionen enthält, wird die Rechnung in "Kreditoren" übertragen.

EA-Positionen mit einer der folgenden Eigenschaften gelten als nicht lagergeführte Artikel:

• Der Ursprung der Einkaufsauftragsposition ist 24 (Kundenauftrag, Direktlieferung).
• Der Ursprung der Einkaufsauftragsposition ist 35 (Mietvertrag), und die Einkaufsauftragskategorie ist 80 = Leihe.
• Der Ursprung der Einkaufsauftragsposition ist 36 (Mietvertrag, Direktlieferung).
• Der Artikel ist ein nicht lagergeführter Artikel, wie in "Artikel. Öffnen" (MMS001) definiert.

Szenario	Kommentar
1. Wareneingangstransaktionen wurden für alle EA-Positionen gefunden.	Es werden Buchungen für alle Wareneingänge erstellt.
2. Wareneingangstransaktionen wurden für alle oder einige EA-Positionen gefunden, doch ist der Wareneingang für einige EA-Positionen unvollständig.	Es wird stattdessen eine EA-Position ausgewählt, um eine Rechnungsposition des Positionstyps 2 zu erstellen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Alternative 3 (Benutzer wird gefragt, ob die EA-Position für Positionen mit fehlendem Wareneingang ausgewählt werden soll) oder 4 (EA-Positionen mit fehlendem Wareneingang werden immer ausgewählt) wird für Setting 320 in "Settings – Kreditoren" (APS905) ausgewählt. Außerdem werden in (CRS624/F) im Feld "Rechnungsfreigabe-Bedingung 1" Alternative 1, 2 oder 3 ausgewählt. Wenn für einen Teil der Einkaufsauftragsposition ein Wareneingang erfolgt ist, werden zwei Rechnungspositionen erstellt: Eine Rechnungsposition mit dem Positionstyp 1 (gibt an, dass die Position mit einer Wareneingangsposition abgeglichen wurde) für die Eingangsmenge und eine Rechnungsposition mit dem Positionstyp 2 für die Restmenge.
3. Es wurden keine Wareneingangstransaktionen gefunden.	Es wird eine EA-Position ausgewählt, um eine Rechnungsposition des Typs 2 zu erstellen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Alternative 2 (Benutzer wird gefragt, ob stattdessen die EA-Position ausgewählt werden soll) oder 3 (EA-Position wird automatisch ausgewählt) wurden im Feld 300 von (APS905) ausgewählt. Außerdem werden in (CRS624/F) im Feld "Rechnungsfreigabe-Bedingung 1" Alternative 1, 2 oder 3 ausgewählt.

Mit der Rechnungskontrolle verbundene Felder in FAPIBL

In dieser Tabelle werden die Werte in der Rechnungspositionstabelle (FAPIBL) aufgelistet, die für die Kontrolle auf der Rechnungspositionsstufe verwendet werden.

Feld	Beschreibung	Obligatorisch
E6CONO	Firma	Ja
E6DIVI	Division	Ja
E6PUNO	EA-Nummer	Ja
E6PNLI	EA-Positionsnummer Hinweis Wenn ein Wert in der FAPIBL-Tabelle fehlt, wird er automatisch aus der EA-Positionstabelle (MPLINE) abgerufen.	Ja
E6PNLS	Unternummer der Einkaufsauftragsposition Hinweis Wenn ein Wert in der FAPIBL-Tabelle fehlt, wird er automatisch aus der EA-Positionstabelle (MPLINE) abgerufen.	Ja
E6REPN	Wareneingangsnummer	Nein
E6RELP	Eingangstyp	Nein
E6ITNO	Artikelnummer	Ja
E6PUUN	EA-Maßeinheit	Ja
E6IVQA	Rechnungsmenge, Maßeinheit	Ja
E6GRPR	Rechnungspreis, EA-Preismaßeinheit	Ja
E6PPUN	Rechnungspreis-Maßeinheit Hinweis Wenn ein Wert in der FAPIBL-Tabelle fehlt, wird er automatisch aus der EA-Positionstabelle (MPLINE) abgerufen.	Ja
E6PUCD	EA-Preismenge Hinweis Wenn ein Wert in der FAPIBL-Tabelle fehlt, wird er automatisch aus der EA-Positionstabelle (MPLINE) abgerufen.	Ja
E6IVCW	Fakturiertes variables Gewicht	Nein
E6DIPC	Fakturierter Rabatt	Nein
E6VTCD	USt-Code Hinweis Wenn ein Wert in der FAPIBL-Tabelle fehlt, wird er automatisch aus der EA-Positionstabelle (MPLINE) abgerufen.	Ja
E6SUDO	Lieferscheinnummer	Nein