Automatische Rechnungskontrolle für Brasilien verwalten

Rechnungskopf erstellen

Der Rechnungskopf wird mithilfe von APBR50MI der Transaktion "AddHead" aktualisiert.

Felder in API APBR50MI (Lieferantenrechnungsbatch-Schnittstelle)

Feld	Kommentar
Division	Obligatorisch
Company name (CNPJ)	CNPJ oder Lieferant ist obligatorisch; wenn der Lieferant aktualisiert wird, wird die CNPJ-Nummer automatisch abgerufen.
Supplier	Lieferant oder CNPJ ist obligatorisch; wenn die CNPJ-Nummer aktualisiert wird, wird der Lieferant automatisch abgerufen.
Supplier invoice number	Obligatorisch
Series/subseries	Obligatorisch
Especie	Obligatorisch
Address number	Optional Wenn freigelassen, wird der Wert aus CNPJ oder Lieferant übernommen.
Requested delivery date	Optional Wenn freigelassen, wird der Wert aus dem Wareneingang übernommen.
Invoice date	Obligatorisch
Due date	Optional Wenn freigelassen, wird der Wert anhand der Zahlungsbedingungen, des Rechnungsdatums und des Systemkalenders berechnet.
Total goods value	Obligatorisch, wenn keine Teilvalidierung.
Total invoice amount	Obligatorisch
Payment terms	Optional Wenn freigelassen, wird der Wert aus dem Lieferanten übernommen.
(Calculation of) IPI base	Optional Wird automatisch in den Rechnungspositionen berechnet.
IPI amount	Optional Wird automatisch in den Rechnungspositionen berechnet.
ICMS tax subst base	Optional Wird manuell gehandhabt.
ICMS tax subst in percent	Optional Wird manuell gehandhabt.
ICMS tax substitution	Optional Wird manuell gehandhabt.
ICMS base	Optional Wird automatisch in den Rechnungspositionen berechnet.
ICMS amount	Optional Wird automatisch in den Rechnungspositionen berechnet.
Dienstleistungsbetrag	Optional Gilt nur für Dienstleistungsrechnungen.
INSS amount	Optional Gilt nur für Dienstleistungsrechnungen.
IRRF amount	Optional Gilt nur für Dienstleistungsrechnungen.
Freight amount	Optional
Insurance amount	Optional
PIS amount	Optional, nur für Einfuhrrechnungen. Wird automatisch in den Rechnungspositionen berechnet.
COFINS importation amount	Optional, nur für Einfuhrrechnungen. Wird automatisch in den Rechnungspositionen berechnet.
Other expenses	Optional
Total discount	Optional (wird als positiver Betrag hinzugefügt).
Importation registration number	Optional
Document type	Optional
NF-e ID	Optional
IBGE FU code	Optional
Period	Optional
Modification requirement	Optional
Exchanged serial number	Optional
Ref document number	Optional
Partial validation	Optional Mit 1 angeben, ob Teilvalidierung auszuführen ist.
Company name	Optional

Der Gesamtrechnungsbetrag wird mit der Gesamtzahl an Feldern für die verschiedenen Steuertypen, Zusatzkosten und Rabatte verglichen und sollte mit dieser übereinstimmen, um fortzufahren.

Die Teilvalidierung kann verwendet werden, um weniger Felder in APBR50MI zu aktualisieren und um fehlerhafte Datensätze zu aktualisieren. Bei Verwendung der Teilvalidierung müssen die übrigen Felder unter "Supplier Invoice. Open" (APBR50) aktualisiert werden, um die Rechnung später zu validieren.

In (APBR50/E) können die Adressnummer, das Eingangs-, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum sowie die Zahlungsbedingungen geändert werden. Wenn das Rechnungsdatum verändert wird, wird das Fälligkeitsdatum neu berechnet. Wenn die Zahlungsbedingungen verändert werden, wird das Fälligkeitsdatum wieder neu berechnet. Diese Felder können nur geändert werden, wenn der Rechnungsstatus 20 = "Validated" oder geringer ist.

Es ist nicht erforderlich, das Buchungsdatum anzugeben, da es aktualisiert wird, wenn die Buchungen erstellt werden.

Eingehende Rechnungspositionen erstellen

Die Rechnungspositionen werden mithilfe von APBR51MI, Transaktion "AddLine" aktualisiert. Um die Rechnungspositionen hinzuzufügen, muss ein Rechnungskopf vorhanden sein.

Felder in API APBR51MI (Lieferantenrechnungsbatch-Schnittstelle)

Feld	Kommentar
Division	Obligatorisch
Supplier	Obligatorisch
Supplier invoice number	Obligatorisch
Series/subseries	Obligatorisch
Supplier invoice line	Obligatorisch, wenn EA/EA-Position freigelassen ist.
Purchase order number	Obligatorisch, wenn Lieferantenrechnungsposition freigelassen ist.
Purchase order line	Obligatorisch, wenn Lieferantenrechnungsposition freigelassen ist.
Purchase order line sub number	Optional
Item number	Obligatorisch, wenn die Aliasnummer freigelassen wurde oder nicht richtig ist.
Alias number	Optional
Internal CFOP code	Optional Wenn freigelassen, wird der Wert aus dem Lieferanten übernommen.
Industry equivalence	Optional
Purchase price	Obligatorisch
IPI percentage	Optional Wenn hinzugefügt, übersteuert dieser Prozentsatz den in der EA-Position eingetragenen Satz.
IPI credit base	Optional, wird jedoch manuell gehandhabt.
IPI credit amount	Optional, wird jedoch manuell gehandhabt.
ICMS tax subst base	Optional, wird jedoch manuell gehandhabt.
ICMS tax substitution	Optional, wird jedoch manuell gehandhabt.
ICMS tax subst in %	Optional, wird jedoch manuell gehandhabt.
ICMS percentage	Optional Wenn hinzugefügt, übersteuert dieser den Satz in (CRBR07) oder (CRBR01) oder in "From To Federation Unit" (CRBR60), wenn in "Firma. Division verbinden" (MNS100) die Option "CNPJ at Facility level" ausgewählt ist.
INSS percentage	Optional Gilt nur für Dienstleistungsrechnungen.
IRRF amount	Optional Gilt nur für Dienstleistungsrechnungen.
Freight amount	Optional
Insurance amount	Optional
Other expenses	Optional
Total discount	Optional
Partial validation	Optional Mit 1 angeben, ob Teilvalidierung auszuführen ist.

Die Teilvalidierung kann verwendet werden, um weniger Felder in APBR51MI zu aktualisieren und um fehlerhafte Datensätze zu aktualisieren.

Bei Verwendung der Teilvalidierung müssen die übrigen Felder unter "Supplier Invoice. Open incoming lines" (APBR51) aktualisiert werden, um die Rechnung zu validieren.

Rechnung validieren

Wenn der Rechnungskopf und die Rechnungspositionen über APBR50MI und APBR51MI aktualisiert werden, wird ein Datensatz erstellt, der in (APBR50) angezeigt wird. Der Datensatz hat den Status 10 = "New". Der Kopf wird in (APBR50) angezeigt und die Positionen werden über die verknüpfte Option 11 = "Incoming invoice lines" in (APBR50) angezeigt. Wenn Sie diese verknüpfte Option verwenden, gehen Sie zu (APBR51).

Alle Rechnungen sollten validiert werden, um zu prüfen, ob alle Pflichtfelder aktualisiert wurden. Die Validierung wird mit der verknüpften Option 8 = Validate in (APBR50) oder über APBR53MI (Lieferantenrechnungsbatch-Schnittstelle) gestartet. Wenn APBR53MI, Transaktion "ValidateInvoice" verwendet wird, müssen die Division, der Lieferant, die Lieferantenrechnungsnummer und die Serie/Subserie eingegeben werden.

Wenn der Parameter "Automatische Aktualisierung" der FAM-Funktion AP50 in "FAM-Funktion. Details öffnen" (CRS406) auf 1 gesetzt ist und der Rechnungskopf und die Rechnungspositionen keine Fehler enthalten, wird der Status auf 80 = "Account entries created" gesetzt. Wenn die Validierung fehlschlägt, erhält die Rechnung den Status 15 = "Validated with error". In diesem Fall sind der Kopf und die Positionen möglicherweise fehlerhaft. Wenn die Validierung erfolgreich ist, ist der Status abhängig von der Einstellung der FAM-Funktion AP50 20 = "Validated" oder höher.

Wenn der Parameter "Automatische Aktualisierung" der FAM-Funktion (CRS406) auf 1 gesetzt ist, werden alle Schritte automatisch ausgeführt, wenn keine Fehler gefunden werden. Wenn Fehler gefunden werden und die Rechnung den Status 15 = "Validated with error" hat, rufen Sie den Kopfzeilendatensatz in (APBR50) auf, und beheben Sie die Fehler mit der Option "Change". Prüfen Sie außerdem die Rechnungspositionen in (APBR51) anhand der Option "Ändern", und korrigieren Sie die Fehler.

In (APBR51/B1) können Sie Rechnungspositionsfehler eingeben. Wählen Sie Rechnungspositionsfehler von/bis 2 = "Fehler", um nur die fehlerhaften Positionen anzuzeigen. Nachdem Sie die Fehler korrigiert haben, führen Sie über (APBR50) erneut "Validate" aus. Der Status auf der Rechnung sollte dann 20 = "Validated" oder, abhängig vom Parameter "Automatische Aktualisierung" in (CRS406), höher sein.

Rechnungspositionen erstellen

Wenn der Rechnungsstatus 20 ist, können die Rechnungspositionen erstellt werden. Die Rechnungspositionen werden basierend auf den Wareneingangspositionen dieser Rechnungsnummer erstellt. Pro Rechnungsposition kann es mehrere Wareneingangspositionen geben.

Die Rechnungspositionen werden anhand der verknüpften Option 13 = "Create invoice lines" aus (APBR50) erstellt. Nachdem die Rechnungspositionen erstellt wurden, erhält die Rechnung den Status 30 = "Invoice line created". Die Rechnungspositionen werden im Programm "Supplier Invoice. Open Invoice Lines" (APBR52) angezeigt, was über die verknüpfte Option 12 = Invoice lines aus (APBR50) aufgerufen wird. Wenn die Rechnungspositionsnummer auf den Wareneingangspositionen nicht mit der Rechnungsposition der eingehenden Positionen übereinstimmt (die Rechnungsnummer jedoch übereinstimmt), wird in (APBR52) eine Rechnungsposition mit einem Nullbetrag erstellt. Diese Rechnungsposition ist aus (APBR52) zu löschen, bevor Sie fortfahren.

Sollte die Rechnungsreferenz in "Einkaufsauftrag. Transaktionen anzeigen" (PPS330) fehlerhaft sein, kann sie geändert werden. Nachdem Sie die Referenz in (PPS330) geändert haben, können die Rechnungspositionen aus (APBR52) gelöscht und neu erstellt werden. Wenn die aktualisierte Artikelnummer auf den eingehenden Positionen nicht mit der Artikelnummer des Einkaufsauftrags übereinstimmt, wird ebenfalls eine Rechnungsposition mit einem Nullbetrag erstellt. Die Artikelnummer muss dann manuell in (APBR52) aktualisiert werden.

Wenn der interne CFOP auf den eingehenden Positionen falsch ist, wird in (APBR52) eine Rechnungsposition mit einem freien internen CFOP erstellt. Der interne CFOP muss auf den Rechnungspositionen manuell aktualisiert werden, um fortzufahren.

Wenn der IPI- und der ICMS-Satz in (APBR51MI) aktualisiert werden und in (MNS100) die Option "CNPJ at Facility level" aktiviert ist, übersteuern diese Sätze die in "Item. Open Complement" (CRBR04), "Settings – CFOP code" (CRBR07), "Federation Unit. Open" (CRBR01) oder (CRBR60) definierten Sätze.

Wenn der Rechnungsstatus 40 oder weniger ist, können die Rechnungspositionen gelöscht und neu erstellt werden.

Rechnung prüfen

Nachdem die Rechnungspositionen erstellt wurden, muss die Rechnung geprüft werden. Die Beträge auf dem Rechnungskopf und den Rechnungspositionen müssen verglichen werden. Sollte es Abweichungen geben, erhält die Rechnung den Status 40 = "Invoice not approved". Die Abweichungen werden in "Supplier Invoice. Compare" (APBR03) angezeigt, was über die verknüpfte Option 20 = "Compare header and lines" in (APBR50) aufgerufen wird.

Die Rechnungskopfbeträge können in (APBR50) geändert werden und die Rechnungspositionen in (APBR52). Nach Berichtigung der Beträge muss die Prüfung erneut ausgeführt werden. Wenn die Beträge übereinstimmen, wird der Status nach der Prüfung auf 50 = "Invoice Approved" gesetzt.

Buchungen erstellen

Die Buchungseinträge werden anhand der verknüpften Option 15 = "Create account entries" aus (APBR50) erstellt. Nachdem die Buchungseinträge erstellt wurden, erhält die Rechnung den Status 80 = "Account entries created" erstellt.