Automatische Rechnungskontrolle für Brasilien verwalten

Rechnungskopf erstellen

Der Rechnungskopf wird mithilfe von APBR50MI der Transaktion "AddHead" aktualisiert.

In dieser Tabelle werden Felder in API APBR50MI (Lieferantenrechnungsbatch-Schnittstelle) angezeigt.

Feld	Kommentar
Division	Erforderlich
Company name (CNPJ)	CNPJ oder Lieferant ist obligatorisch; wenn der Lieferant aktualisiert wird, wird die CNPJ-Nummer automatisch abgerufen.
Supplier	Lieferant oder CNPJ ist obligatorisch; wenn die CNPJ-Nummer aktualisiert wird, wird der Lieferant automatisch abgerufen.
Supplier invoice number	Erforderlich
Series/subseries	Erforderlich
Especie	Erforderlich
Address number	Optional Wenn freigelassen, werden die Daten aus CNPJ oder Lieferant übernommen.
Requested delivery date	Optional Wenn freigelassen, werden die Daten aus dem Wareneingang übernommen.
Invoice date	Erforderlich
Due date	Optional Wenn freigelassen, wird das Datum anhand der Zahlungsbedingungen, des Rechnungsdatums und des Systemkalenders berechnet.
Total goods value	Obligatorisch, wenn keine Teilvalidierung.
Total invoice amount	Erforderlich
Payment terms	Optional Wenn freigelassen, wird der Wert aus dem Lieferanten übernommen.
(Calculation of) IPI base	Optional Automatisch für die Rechnungspositionen berechnet.
IPI amount	Optional Automatisch für Rechnungspositionen berechnet.
ICMS tax subst base	Optional Wird manuell gehandhabt.
ICMS tax subst in percent	Optional Wird manuell gehandhabt.
ICMS tax substitution	Optional Wird manuell gehandhabt.
ICMS base	Optional Automatisch für Rechnungspositionen berechnet.
ICMS amount	Optional Automatisch für Rechnungspositionen berechnet.
Dienstleistungsbetrag	Optional Gilt nur für Wartungsrechnungen.
INSS amount	Optional Gilt nur für Wartungsrechnungen.
IRRF amount	Optional Gilt nur für Wartungsrechnungen.
Freight amount	Optional
Insurance amount	Optional
PIS amount	Optional, nur für Einfuhrrechnungen. Automatisch für Rechnungspositionen berechnet.
COFINS importation amount	Optional, nur für Einfuhrrechnungen. Automatisch für Rechnungspositionen berechnet.
Other expenses	Optional
Total discount	Optional (wird als positiver Betrag hinzugefügt).
Importation registration number	Optional
Document type	Optional
NF-e ID	Optional
IBGE FU code	Optional
Period	Optional
Modification requirement	Optional
Exchanged serial number	Optional
Ref document number	Optional
Partial validation	Optional Geben Sie 1 an, um eine Teilvalidierung durchzuführen.
Company name	Optional
CBS-Betrag	Optional Automatisch für Rechnungspositionen berechnet.
IBS-1-Betrag	Optional Automatisch für Rechnungspositionen berechnet.
IBS-2-Betrag	Optional Automatisch für Rechnungspositionen berechnet.
IS-Betrag	Optional Automatisch für Rechnungspositionen berechnet.

Der Gesamtrechnungsbetrag wird mit der Gesamtzahl an Feldern für die verschiedenen Steuertypen, Zusatzkosten und Rabatte verglichen und sollte mit dieser übereinstimmen, um fortzufahren.

Verwenden Sie die Teilvalidierung, um weniger Felder in APBR50MI zu aktualisieren oder Datensätze mit Fehlern zu aktualisieren. Wenn Sie diese Option verwenden, müssen Sie die verbleibenden Felder in "Lief.rechnung. Öffnen" (APBR50) ausfüllen, um die Rechnung zu validieren.

In (APBR50/E) können Sie die Adressnummer, das Eingangsdatum, das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsbedingungen ändern. Wenn Sie das Rechnungsdatum oder die Zahlungsbedingungen ändern, wird das Fälligkeitsdatum neu berechnet. Diese Felder können nur geändert werden, wenn der Rechnungsstatus 20 = "Validated" oder geringer ist.

Das Buchungsdatum muss nicht ausgefüllt werden. Dieses Datum wird bei der Erstellung von Buchungen automatisch aktualisiert.

Eingehende Rechnungspositionen erstellen

Die Rechnungspositionen werden mithilfe von APBR51MI, Transaktion "AddLine" aktualisiert. Ein Rechnungskopf muss vorhanden sein, bevor Sie Rechnungspositionen hinzufügen können.

In dieser Tabelle werden Felder in API APBR51MI (Lieferantenrechnungsbatch-Schnittstelle) angezeigt.

Feld	Kommentar
Division	Erforderlich
Supplier	Erforderlich
Supplier invoice number	Erforderlich
Series/subseries	Erforderlich
Supplier invoice line	Obligatorisch, wenn EA/EA-Position leer ist.
Purchase order number	Obligatorisch, wenn Lieferantenrechnungsposition leer ist.
Purchase order line	Obligatorisch, wenn Lieferantenrechnungsposition leer ist.
Purchase order line sub number	Optional
Item number	Obligatorisch, wenn die Aliasnummer leer oder nicht korrekt ist.
Alias number	Optional
Internal CFOP code	Optional Wenn freigelassen, wird der Wert aus dem Lieferanten übernommen.
Industry equivalence	Optional
Purchase price	Erforderlich
IPI percentage	Optional Überschreibt den in der Einkaufsauftragsposition eingegebenen Satz, sofern dieser angegeben ist.
IPI credit base	Optional, wird jedoch manuell gehandhabt.
IPI credit amount	Optional, wird jedoch manuell gehandhabt.
ICMS tax subst base	Optional, wird jedoch manuell gehandhabt.
ICMS tax substitution	Optional, wird jedoch manuell gehandhabt.
ICMS tax subst in %	Optional, wird jedoch manuell gehandhabt.
ICMS percentage	Falls angegeben, wird der in (CRBR07), (CRBR01) oder "From-To Federation Unit" (CRBR60) angegebene Satz überschrieben, wenn in "Firma. Division verbinden" (MNS100) die Option "CNPJ at Facility level " ausgewählt ist.
INSS percentage	Optional Gilt nur für Wartungsrechnungen.
IRRF amount	Optional Gilt nur für Wartungsrechnungen.
Freight amount	Optional
Insurance amount	Optional
Other expenses	Optional
Total discount	Optional
Partial validation	Optional Geben Sie 1 an, um eine Teilvalidierung durchzuführen.
CBS/IBS-Klassifizierungscode	Erforderlich, wenn das Rechnungsdatum in (MNS100/L) am oder nach dem Aktivierungsdatum der Steuerreform liegt.
IS-Klassifizierungscode	Optional Nur gültig, wenn das Rechnungsdatum in (MNS100/L) am oder nach dem Aktivierungsdatum der Steuerreform liegt.
CBS-Satz	Optional Nur gültig, wenn das Rechnungsdatum in (MNS100/L) am oder nach dem Aktivierungsdatum der Steuerreform liegt.
IBS-1-Satz	Optional Nur gültig, wenn das Rechnungsdatum in (MNS100/L) am oder nach dem Aktivierungsdatum der Steuerreform liegt.
IBS-2-Satz	Optional Nur gültig, wenn das Rechnungsdatum in (MNS100/L) am oder nach dem Aktivierungsdatum der Steuerreform liegt.
IS-Satz	Optional Nur gültig, wenn das Rechnungsdatum in (MNS100/L) am oder nach dem Aktivierungsdatum der Steuerreform liegt.

Sie können die Teilvalidierung verwenden, um weniger Felder in APBR51MI zu aktualisieren und um fehlerhafte Datensätze zu aktualisieren.

Bei Verwendung der Teilvalidierung müssen Sie die verbleibenden Felder in "Supplier Invoice. Open incoming lines" (APBR51) aktualisieren, um die Rechnung zu validieren.

Rechnung validieren

Wenn der Rechnungskopf und die Rechnungspositionen über APBR50MI und APBR51MI aktualisiert werden, wird ein Datensatz erstellt, der in (APBR50) angezeigt wird. Der Datensatz hat den Status 10 = "New". Der Kopf wird in (APBR50) angezeigt und die Positionen werden über die verknüpfte Option 11 = "Incoming invoice lines" in (APBR50) angezeigt. Wenn Sie diese verknüpfte Option verwenden, öffnet das System (APBR51).

Alle Rechnungen sollten validiert werden, um zu prüfen, ob alle Pflichtfelder aktualisiert wurden. Die Validierung wird mit der verknüpften Option 8 = Validate in (APBR50) oder über APBR53MI (Lieferantenrechnungsbatch-Schnittstelle) gestartet. Wenn APBR53MI, Transaktion "ValidateInvoice" verwendet wird, müssen Sie die Division, den Lieferanten, die Lieferantenrechnungsnummer und die Serie/Subserie angeben.

Wenn der Parameter "Automatische Aktualisierung" der FAM-Funktion AP50 in "FAM-Funktion. Details öffnen" (CRS406) auf 1 gesetzt ist und der Rechnungskopf und die Rechnungspositionen keine Fehler enthalten, wird der Status auf 80 = "Buchungen erstellt" gesetzt. Wenn die Validierung fehlschlägt, erhält die Rechnung den Status 15 = "Validated with error". In diesem Fall sind der Kopf und die Positionen möglicherweise fehlerhaft. Wenn die Validierung erfolgreich ist, ist der Status abhängig von der Einstellung der FAM-Funktion AP50 20 = "Validated" oder höher.

Wenn der Parameter "Automatische Aktualisierung" der FAM-Funktion (CRS406) auf 1 gesetzt ist, werden alle Schritte automatisch ausgeführt, wenn keine Fehler gefunden werden. Wenn Fehler gefunden werden und die Rechnung den Status 15 = "Mit Fehlern validiert" hat, rufen Sie den Kopfzeilendatensatz in (APBR50) auf, und beheben Sie die Fehler mit der Option "Ändern". Prüfen Sie außerdem die Rechnungspositionen in (APBR51) anhand der Option "Ändern", und korrigieren Sie die Fehler.

In (APBR51/B1) können Sie Rechnungspositionsfehler eingeben. Wählen Sie Rechnungspositionsfehler von/bis 2 = "Fehler", um nur die fehlerhaften Positionen anzuzeigen. Nachdem Sie die Fehler korrigiert haben, führen Sie über (APBR50) erneut "Validieren" aus. Der Status auf der Rechnung sollte dann 20 = "Validiert" oder, abhängig vom Parameter "Automatische Aktualisierung" in (CRS406), höher sein.

Rechnungspositionen erstellen

Wenn die Rechnung den Status 20 hat, können Sie die Rechnungspositionen erstellen. Die Rechnungspositionen werden basierend auf den Wareneingangspositionen dieser Rechnungsnummer erstellt. Pro Rechnungsposition kann es mehrere Wareneingangspositionen geben.

Die Rechnungspositionen werden anhand der verknüpften Option 13 = "Create invoice lines" aus (APBR50) erstellt. Nachdem die Rechnungspositionen erstellt wurden, ändert sich der Status der Rechnung auf Status 30 = "Rechnungsposition erstellt". Die Rechnungspositionen werden im Programm "Supplier Invoice. Open Invoice Lines" (APBR52) angezeigt, was über die verknüpfte Option 12 = Invoice lines aus (APBR50) aufgerufen wird. Wenn die Rechnungspositionsnummer auf den Wareneingangspositionen nicht mit der Rechnungsposition der eingehenden Positionen übereinstimmt, die Rechnungsnummer jedoch übereinstimmt, wird in (APBR52) automatisch eine Rechnungsposition mit einem Nullbetrag erstellt. Löschen Sie diese Rechnungsposition aus (APBR52), bevor Sie fortfahren.

Sollte die Rechnungsreferenz in "Einkaufsauftrag. Transaktionen anzeigen" (PPS330) fehlerhaft sein, können Sie sie ändern. Nachdem Sie die Referenz in (PPS330) geändert haben, löschen Sie die Rechnungspositionen aus (APBR52), bevor Sie diese neu erstellen. Wenn die aktualisierte Artikelnummer auf den eingehenden Positionen nicht mit der Artikelnummer des Einkaufsauftrags übereinstimmt, wird ebenfalls eine Rechnungsposition mit einem Nullbetrag erstellt. Anschließend müssen Sie die Artikelnummer in (APBR52) manuell aktualisieren.

Wenn der interne CFOP auf den eingehenden Positionen falsch ist, wird in (APBR52) eine Rechnungsposition mit einem freien internen CFOP erstellt. Anschließend müssen Sie den internen CFOP in den Rechnungspositionen manuell aktualisieren, um fortzufahren.

Wenn der IPI- und der ICMS-Satz in (APBR51MI) aktualisiert werden und in (MNS100) die Option "CNPJ at Facility level" aktiviert ist, übersteuern diese Sätze die in "Item. Open Complement" (CRBR04), "Settings – CFOP code" (CRBR07), "Federation Unit. Open" (CRBR01) oder (CRBR60) definierten Sätze.

Wenn der Rechnungsstatus 40 oder weniger ist, können Sie die Rechnungspositionen löschen und neu erstellen.

Rechnung prüfen

Nachdem Sie die Rechnungspositionen erstellt haben, müssen Sie die Rechnung prüfen. Vergleichen Sie die Beträge auf dem Rechnungskopf und den Rechnungspositionen. Wenn es Abweichungen gibt, ändert sich der Rechnungsstatus in 40 = "Rechnung nicht zur Zahlung freigegeben". Die Abweichungen werden in "Lieferantenrechnung. Vergleich" (APBR03) angezeigt, was über die verknüpfte Option 20 = "Kopf und Positionen vergleichen" in (APBR50) aufgerufen wird.

Sie können die Rechnungskopfbeträge in (APBR50) und die Rechnungspositionen in (APBR52) ändern. Nach dem Korrigieren der Beträge müssen Sie die Prüfung erneut durchführen. Wenn alle Beträge übereinstimmen, aktualisiert das System den Rechnungsstatus auf 50 = "Rechnung freigegeben".

Buchungen erstellen

Die Buchungseinträge werden anhand der verknüpften Option 15 = "Create account entries" aus (APBR50) erstellt. Nachdem die Buchungen erstellt wurden, ändert sich der Status der Rechnung zu 80 = "Buchungen erstellt" erstellt.