Kundenzahlungen erfassen

Ergebnis

Es werden Zahlungsdetails für Barzahlungen, manuelle Banküberweisung, Schecks mit direkter Rechnungszuordnung und Wechsel angegeben. Bei Schecks mit späterer Rechnungszuordnung werden Debitoren und das Hauptbuch aktualisiert.

Ordnen Sie die erfassten Zahlungen den entsprechenden Rechnungen zu wie unter Kundenzahlungen zur Rechnung zuordnen beschrieben.

Bei Barzahlungen, manuellen Banküberweisungen, Schecks mit späterer Rechnungszuordnung und Wechseln werden in der Arbeitstabelle FCR040 provisorische Buchungen erstellt. Eine Aktualisierung der Debitoren und des Hauptbuches erfolgt erst nach der Zuordnung der Zahlungen zu einer Rechnung und dem Verlassen des Erfassungsprogramms.

Bei Kundenzahlungen, die in "Zahlungsdokument. Erfassen" (ARS105) und "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) erfasst wurden, werden beim Beenden des Erfassungsprogramm auf Anforderung Zahlungseingänge erstellt. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie unter Verwalten von Kundenzahlungseingängen.

Bevor Sie beginnen

• Die unter Kundenzahlungen bearbeiten aufgeführten Voraussetzungen müssen erfüllt sein.
• Die FAM-Funktionen AR05 (Erfassung von Zahlungsdokumenten), AR30 (manuelle Zahlungen) und AB10 (Bearbeiten automatischer Bankauszüge) müssen in "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) definiert sein.
• Buchungsdefinitionen für die Buchungsvorgänge AR05 und AR30 müssen in "Buchungsdefinition. Einstellen" (CRS395) festgelegt werden.
• Informationen zu den Voraussetzungen des Prozesses finden Sie im jeweils untergeordneten Prozess.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Erfassen Sie Kundenzahlungen, die in bar oder per Banküberweisung getätigt wurden (manuelle Erfassung).

   Wählen Sie in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) eine anwendbare FAM-Funktion aus, um die Zahlungsdetails für Barzahlungen und für Zahlungen per Banküberweisung mit manueller Eingabe auf Basis eines gedruckten Bankauszugs in Bild E anzugeben. Wenn die Zahlung per Banküberweisung erfolgt, werden in Bild E Bankgebühren erfasst. Dann erfolgt die Rechnungszuordnung direkt in Bild F.

2. Erfassen Sie Kundenzahlungen per akzeptiertem Wechsel.

   Um in Bild E Zahlungsdetails von akzeptierten Wechseln und definitiven vordatierten Schecks (diese werden in M3 als Wechsel behandelt) erfassen zu können, wählen Sie in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) oder "Zahlungsdokument. Erfassen" (ARS105) die jeweilige FAM-Funktion aus. (ARS105) fungiert als Vorprogramm zu (ARS110/F) für Schecks und Wechsel. Dann erfolgt die Rechnungszuordnung direkt in Bild F.

   Nicht akzeptierte Wechsel werden nicht manuell erfasst. Diese Wechsel und die entsprechenden Buchungen der Zahlungen werden in "Nicht akzeptierte Wechsel. Öffnen Zahlung" (ARS370) erstellt.

3. Erfassen Sie Kundenzahlungen per Scheck.

   Wählen Sie in Bild E zur Erfassung der Zahlungsdetails von Schecks oder provisorischen vordatierten Schecks die jeweilige FAM-Funktion in (ARS110) oder (ARS105) aus. Das Ergebnis der Eingabe der Zahlungen per Scheck hängt von der für die FAM-Funktion ausgewählten Zahlungsmethode ab. Die Zahlungsklasse der Zahlungsmethode bestimmt, ob der Scheck zur späteren Zuordnung zu einer Rechnung (Zahlungsklasse 1) erfasst werden kann oder in (ARS110/F) direkt zugeordnet werden muss (Zahlungsklasse 2). Vom Zahlungstyp der Zahlungsmethode hängt wiederum ab, ob der Scheck in "Bankeinreicher. Öffnen" (ARS300) einem Bankeinreicher zugewiesen oder manuell eingezahlt werden muss.

   Schecks mit späterer Zuordnung:

   Schecks mit einer späteren Rechnungszuordnung werden direkt bei Eingang erfasst und in Bild F einem Zahler zugeordnet. Sie werden keinen bestimmten Rechnungen zugeordnet. Wird kein Bankeinreicher verwendet, erfolgt gemäß Buchungsdefinition AR05-371 eine Gutschrift auf das Transitkonto für nicht zugeordnete Schecks, und das Bankkonto wird gemäß Buchungsdefinition AR05-370 belastet. Wird ein Bankeinreicher verwendet, erfolgt anstelle einer Belastung des Bankkontos eine Belastung des Transitgut-Kontos für nicht einbezahlte Schecks nach Buchungsdefinition AR05-372. Die Buchungen werden dann bei der späteren Rechnungszuordnung in (ARS110/F) verrechnet.

   Schecks mit direkter Rechnungszuordnung:

   Schecks mit direkter Rechnungszuordnung müssen im Zuge der Erfassung in Bild F direkt einer Rechnung zugeordnet werden. Wenn kein Bankeinreicher verwendet wird, erfolgt eine Gutschrift auf das Debitorenkonto und eine sofortige Belastung des Bankkontos. Wird ein Bankeinreicher verwendet, erfolgt anstelle einer Belastung des Bankkontos eine Belastung des Transitgut-Kontos für nicht eingereichte Schecks nach Buchungsdefinition AR30-195.

   Debitoren-Scheckbuch:

   Das Debitoren-Scheckbuch in "Kundenscheck. Anzeigen" (ARS430) wird für beide Schecktypen aktualisiert. Hier lässt sich beispielsweise der Status von Schecks eines bestimmten Zahlers, jedes provisorischen vordatierten Schecks oder aller Schecks innerhalb eines Statusbereichs überwachen. Sie können auch die mit einem bestimmten Scheck beglichenen Rechnungen einsehen.

4. Erfassen von Kundenzahlungen – elektronisch übermittelte Bankauszüge

   Elektronisch in Bankauszügen eingegangene Zahlungen werden über Infor Enterprise Collaborator mit API-Programm ABS100MI empfangen. Die Ergebnisse für einzelne Divisionen, Status und Bankauszugsdaten lassen sich in "Bankauszug. Öffnen" (ABS100) anzeigen. Dieses Programm kann auch für die manuelle Eingabe von Zahlungen anhand von gedruckten Bankauszügen genutzt werden. Mit M3 wird validiert, dass enthaltene Zahlungstransaktionen korrekt sind, bevor sie automatisch den entsprechenden Rechnungen zugeordnet werden.

   Eine ältere und unflexiblere Lösung ist in den Debitorenapplikationen verfügbar, in der das Herunterladen einer Batchdatei mit elektronischen Aufträgen oder Bankauszügen in "Batch-Zahlung. Ändern" (ARS040) möglich ist. Die enthaltenen Zahlungen werden anschließend automatisch oder manuell den entsprechenden Rechnungen zugeordnet.