Zu zahlende Lieferantenrechnungen in (APS630) automatisch auswählen
Verwenden Sie einen Lieferantenzahlungsvorschlag, um Rechnungsdatensätze, wiederkehrende Zahlungen, Rabatte und Gutschriften auszuwählen, die bei der Zahlungsausführung berücksichtigt werden sollen.
Sie können die Zahlungsvorschläge auch verwenden, um Buchungen zur Aktualisierung des Finanzsystems zu erstellen, ohne eine physische Zahlung zu verwenden.
Ergebnis
Für jede Zahlungsmethode wird ein geprüfter und korrigierter Zahlungsvorschlag einschließlich der mit den benutzerdefinierten Auswahlkriterien übereinstimmenden Datensätze erstellt. Rechnungsdatensätze, die nicht berücksichtigt werden sollen, werden entweder entfernt oder gesperrt.
Nutzen Sie den Vorschlag als Grundlage zur Erstellung von Zahlungsdokumenten und zum Aktualisieren des Finanzsystems. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Lieferantenzahlungen auf Grundlage des Zahlungsvorschlags ausführen.
Es werden keine Transaktionen erstellt. Der Vorschlag wird in der Tabelle für den Zahlungsvorschlagskopf (FPSUGH) und den entsprechenden Detailtabellen FPSUGD und FPUGS gespeichert.
Jeder Rechnung im Vorschlag wird Zahlungsstatus (PYST) 1 in der Kreditorendatei (FPLEDG) zugeordnet, und sie wird für die Bearbeitung in anderen Programmen oder Vorschlägen gesperrt.
Bevor Sie beginnen
- Die Firma muss folgende Fragen klären:
- Welche Zahlungstypen können Sie verwenden? Beispiel: Lieferanten, Ausgaben für Mitarbeiter, Verrechnung zwischen Firmen, Bonus- oder Provisionszahlungen an Kunden oder Agenten.
- Welche Zahlungsmethode wird verarbeitet?
- Welche Kriterien werden zur Auswahl von Rechnungen für die Zahlung verwendet?
- Werden Bankquoten verwendet?
- Welche Funktionen werden für die Zahlung per Scheck, Wechsel und Banküberweisung benötigt? Beispiel: Einreicher, Nummerierung, mit oder ohne Rückmeldung.
- In "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) müssen Sie folgende FAM-Funktionen mit Detaildatensätzen definieren: AP30 (Scheck), AP31 (elektronische Banküberweisung), AP32 (manuelle Banküberweisung), AP33 (Wechsel) und AP35 (Lastschrift).
- Sie müssen Lieferantenrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung angeben und genehmigen.
- Sie müssen Bankkonten für die Verwaltung der Zahlungen in "Bankkonto. Öffnen" (CRS692) angeben.
- Um Bankquoten für die Verteilung von Wechseln auf verschiedene Banken anzuwenden, müssen Sie diese Quoten in "Bank-Quote. Öffnen" (APS030) definieren.
- Um Ihr Bankkonto automatisch abzurufen, anstatt es bei Erstellung des Vorschlags manuell anzugeben, müssen Sie in "Bankkonto-Verbindung. Öffnen" (APS090) eine Kontonummer je Währung und/oder Zahlungsmethode oder eine allgemeine Bankkontonummer definieren.
- Sie können Rechnungen nach Handelscode gruppieren, indem Sie die Zahlungsmethode und Bankkonto-ID verwenden, die in "Umbruchstufe f. Zahlungsdokument. Öffnen" (APS091) definiert sind. Beim Erstellen eines Zahlungsvorschlags werden auch andere Felder wie Zahlungsempfänger, Zahlungsdatum, Skonto, Firmenbankkonto und das Lieferantenbankkonto der Rechnung für die Gruppierung der Rechnungen pro Zahlungsdokument berücksichtigt. Sie müssen die in (APS091) ausgewählte Handelscode-Umbruchstufe berücksichtigen. Wenn die Kombination in (APS091) nicht gefunden werden kann, wird die gewöhnliche Gruppierung verwendet.
- Wenn in (APS905) der Parameter für die Zahlungsvorschlagsgenehmigung ausgewählt ist, muss der Zahlungsvorschlag genehmigt werden, bevor Sie die Zahlung in (APS630) vornehmen können.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Genehmigung des Lieferantenzahlungsvorschlags.
- Wenn bei der Erstellung eines Zahlungsvorschlags die Lieferanten abhängig von ihrer Priorität ausgewählt werden, müssen Sie in "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624/F) Prioritätscodes für den jeweiligen Lieferanten angeben.
- Sie müssen in "Settings - Kreditoren" (APS905/F) definieren, ob nach der Bestätigung mit Option 9 in "Zahlungsvorschlag. Öffnen" (APS630/B) ein Zahlungsvorschlag automatisch gelöscht wird.
- Sie müssen in (APS905/F) definieren, ob die Gutschriften im Zahlungsvorschlag automatisch abgeglichen werden.
Führen Sie folgende Schritte aus
Das folgende Diagramm zeigt den Prozess der automatischen Auswahl der zu zahlenden Lieferantenrechnungen:
- Erstellen Sie einen Lieferantenzahlungsvorschlag.
Wählen Sie die zu bezahlenden Rechnungen in "Zahlungsvorschlag. Öffnen" (APS630).
Wenn Sie die Auswahlkriterien angeben, wird für jede ausgewählte Zahlungsmethode und Währung ein eigener Zahlungsvorschlag erstellt.
- Überprüfen Sie den Zahlungsvorschlag.
Stellen Sie sicher, dass den Vorschlägen die richtigen Rechnungsdatensätze zugeordnet wurden.
Wurde ein Fehlerbericht ausgedruckt, prüfen Sie, ob einer der in dem Bericht aufgelisteten Datensätze angepasst und im Vorschlag berücksichtigt werden soll.
- Passen Sie den Vorschlag an.
Sind Ihnen fehlerhafte Informationen wie eine falsche Bank oder Zahlungsmethode aufgefallen, passen Sie diese Werte in Unterprogrammen von (APS630) an. Diese Änderungen wirken sich nur auf den Vorschlag und nicht auf die Kreditorendatei aus.
- Drucken Sie Vorschau der Zahlungsdokumente aus.
Vor der Erstellung der endgültigen Zahlungsdokumente und der Aktualisierung des Finanzsystems können Sie eine Vorschau in (APS630) ausdrucken. Simulierte Zahlungsdokumente werden für eine letzte Prüfung ausgedruckt.
- Korrigieren Sie die Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung.
Einige Fehler können eine direkte Korrektur in der Kreditorendatei erfordern, wenn Sie den Zahlungsempfänger ändern müssen. Korrigieren Sie die Fehler in "Lieferantenrechnung. Einzelne anzeigen" (APS215), und erstellen Sie anschließend einen neuen Vorschlag, um die korrigierten Rechnungen zu berücksichtigen.
- APS630MI Lieferantenzahlungsvorschlag (Tabelle FPSUGH)
- APS631MI Lieferantenzahlungsvorschlag (Tabellen FPSUGD, FPSUGS)
- APS635MI Lieferantenzahlungsvorschlag
APS130MI Lieferantenzahlungsvorschlag kann ebenfalls für die Verarbeitung von Lieferantenzahlungsvorschlägen verwendet werden.
Jobplanung
Sie können das Erstellen eines Vorschlags in (APS630) so planen, dass dieser auf regelmäßiger Basis ausgeführt wird.
Weitere Informationen dazu finden Sie in der M3 Business Engine-Benutzerdokumentationsbibliothek (Cloud). Wählen Sie aus.