Abschluss der Rechnungskontrolle bei Wareneingang

Ergebnis

Ein Wareneingang wird mit der Lieferantenrechnung des Wareneingangs abgeglichen. Es werden Buchungen erstellt, die mit dem Wareneingang verrechnet werden. Die Rechnung wird zur Zahlung freigegeben.

Informationen zu Ihren nächsten Schritten finden Sie unter Lieferantenrechnungen mit Einkaufsaufträgen abgleichen.

Buchungen

Buchungsinformationstyp	Buchungsdefinition	Konto	Soll	Haben
Bei der Rückmeldung der Waren erstellte Buchungen:
-	PP10–910	Lager (Standardpreis oder EA-Preis)	x
-	PP10–225	Eingegangen, nicht fakturiert – Artikel (EA-Positionspreis)		x
-	PP10–226	Eingegangen, nicht fakturiert – Positionszusatzkosten (EA-Zusatzkostenpreis)		(x)
Während der manuellen oder automatischen Rechnungskontrolle erstellte Buchungen:
10	PP20–225	Eingegangen, nicht fakturiert – Artikel (EA-Positionspreis)	x
11	PP20–227	Preisdifferenz (Differenz zwischen EA- und Rechnungspreis)	(x)
52	PP20–235	Fakturiert, nicht geliefert – Artikel (Nettobetrag der Rechnungspositionen)		x
20	PP20–226	Eingegangen, nicht fakturiert – Positionszusatzkosten (Preis der EA-Zusatzkostenposition)	(x)
21	PP20–228	Preisdifferenz (Differenz zwischen EA-Zusatzkosten und Positionspreis)	(x)
53	PP20–236	Fakturiert, nicht geliefert – Positionszusatzkosten (Nettobetrag der Rechnungszusatzkosten)		(x)
Bei manueller Schließung der Rechnungsposition erstellte Buchungen:
54	PP20–235	Fakturiert, nicht geliefert – Artikel (Differenz zwischen Rechnungskostenbetrag und Kostenbetrag der Lieferung)		x
56	PP20–227	Preisdifferenz (Verrechnung mit PP20-235) Bei Schließen mit der verknüpften Option 20 wird für Durchschnittspreisartikel PP20-910 verwendet. Bei Schließen mit der verknüpften Option 24 wird die Buchungsdefinition PP20-270 verwendet.	x
55	PP20–236	Fakturiert, nicht geliefert – Positionszusatzkosten (Differenz zwischen Rechnungskostenbetrag und Kostenbetrag der Lieferung)		(x)
57	PP20–228	Preisdifferenz (Verrechnung mit PP20-236) Bei Schließen mit der verknüpften Option 20 wird für Durchschnittspreisartikel PP20-910 verwendet. Bei Schließen mit der verknüpften Option 24 wird stattdessen die Buchungsdefinition PP20-270 verwendet.	(x)

Neue Rechnungspositionen

Eine Rechnungsposition mit dem Positionstyp 4 = Mit Wareneingang abgeglichen wird erstellt. Die Position übernimmt alle Daten der Rechnung mit dem Positionstyp 2 = Fakturiert, nicht geliefert außer der Menge (bei der die fakturierte Menge oder die Wareneingangsmenge eingesetzt wird).

Wenn eine Rechnungsposition manuell geschlossen wurde, wird eine Rechnungsposition des Typs 5 erstellt, die der Differenz zwischen dem fakturierten Kostenbetrag und dem Kostenbetrag der Lieferung entspricht.

Status

Nach der Rechnungskontrolle erhält die Rechnungsposition mit dem Positionstyp 2 den Rechnungskontrollstatus 9="Vollst.abgegl.", Rechnungsstatus "33334" und sie wird mit der Eingangsmenge und dem Kostenbetrag der Lieferung aktualisiert. Die gesamte Rechnung kann auch den Rechnungsstatus "33334" erhalten.

Bevor Sie beginnen

• Eine Lieferantenrechnung muss vor Wareneingang mit einem Einkaufsauftrag abgeglichen sein. Dies bedeutet, dass während der Rechnungskontrolle eine Rechnungsposition mit dem Positionstyp 2 = Vor Wareneingang fakturiert erstellt wurde. Eine Position dieses Typs wird in den folgenden Situationen erstellt:

• Bei Erfassung einer Rechnungsnummer zusammen mit einer Einkaufsauftragsnummer mit Ablauf (Nächster manueller Schritt) 5–8 in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS100)
• Bei Erfassung einer Lieferantenrechnung und anschließender Auswahl einer Einkaufsauftragsnummer in "Lief.-Rechng. Für Rechn.Kontr. auswählen" (APS350) mit Sortierfolge 4
• Bei Erfassung einer Rechnungsnummer und manueller Auswahl einer Einkaufsauftragsposition in "Lief.rechnung. Trans für Kontr auswählen" (APS351) mit Sortierfolge 01.

• Das Hauptbuch muss mit Buchungen für die Rechnungsposition mit dem Positionstyp 2 aktualisiert werden; d. h. es wird für die Position im Feld "Status – Buchungen " in (APS360) Status 4 angezeigt.
• Die Rechnungsposition mit dem Positionstyp 2 muss im Feld "Rechnungskontrollstatus" in (APS360) den Status 0 aufweisen; d. h., dass die Position nicht mit einem Wareneingang abgeglichen wird.
• Die Waren müssen als erhalten rückgemeldet werden. Der Wareneingang muss sich auf denselben Einkaufsauftrag, dieselbe Einkaufsauftragsposition und ggf. dieselbe Einkaufsauftragssubnummer wie die Rechnungsposition mit dem Positionstyp 2 beziehen.
• Soll die abgeschlossene Rechnungskontrolle automatisch beim Aktualisieren des Hauptbuches mit den Buchungen für den Wareneingang erstellt werden, muss für den Lieferanten Eingabe 1 oder 2 im Feld "Automatische Freigabebedingung" in "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624) ausgewählt sein. Werden für Artikel (Bestellpositionen) mehrere Warensendungen erwartet, sollte die ausgewählte Eingabe 1 sein. Wird lediglich eine Sendung erwartet, sollte die Eingabe 2 ausgewählt werden.
• Das Kontrollfeld "Buchungen bei Wareneingang erstellen" muss in "Settings – Kostenrechnung" (CAS900) ausgewählt sein. Durch dieses Feld wird festgelegt, bei welcher Stufe das Hauptbuch mit Buchungen für den Wareneingang aktualisiert werden soll.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Wareneingang rückmelden

   Eingegangene Waren werden in "Einkaufsauftrag. Wareneingang" (PPS300) rückgemeldet. Der Wareneingang kann wie folgt mit den Lieferantenrechnungen abgeglichen werden:

   • Automatischer Abgleich mit Wareneingang

     Die automatische Rechnungskontrolle wird in der Regel von Firmen genutzt, die eine hohe Anzahl an Transaktionen abwickeln müssen, da dadurch eine schnellere und effizientere Rechnungskontrolle erfolgen kann. Je nach gewählten Einstellungen werden Buchungen nach dem Wareneingang erstellt, wenn der Berichterstatter (PPS300) endet, oder wenn "Interne Buchungen. Erstellen" (CAS950) beispielsweise als Nachtjob ausgeführt wird. (Die zweite Möglichkeit wird häufig von großen Firmen verwendet, da sich dadurch die Systemleistung erhöht.)

     Zu Beginn der Rechnungskontrolle wird eine Suche nach der Rechnungsposition durchgeführt, die mit der Einkaufsauftragsposition abgeglichen wurde, auf die sich der Wareneingang bezieht. Wird eine solche Position gefunden, wird die fakturierte Menge (oder Wareneingangsmenge) mit der als eingegangen (oder als Lagerzugang) zurückgemeldeten Menge abgeglichen. Wird die Rechnungskontrolle freigegeben, werden Buchungen erstellt und die Rechnung kann zur Zahlung freigegeben werden, sofern dies nicht schon geschehen ist.

   • Manueller Abgleich mit Wareneingang

     Wird die automatische Rechnungskontrolle nicht verwendet, müssen Sie den Wareneingang manuell mit einer Rechnung abgleichen. Dies setzt voraus, dass Ihnen die Rechnung, mit der der Wareneingang abgeglichen werden sollen, vorliegt. Der Vorteil der manuellen Rechnungskontrolle ist, dass Sie das Ergebnis der Rechnungskontrolle sofort sehen und die Rechnung ggf. anpassen können. Wird die Rechnungskontrolle freigegeben, erstellen Sie Buchungen und die Rechnung kann zur Zahlung freigegeben werden, sofern dies nicht schon geschehen ist.

     Die Rechnungskontrolle wird über "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110) in "Lieferantenrechnung. Kontrolle WE-Position" (APS360) gestartet.

2. Nicht freigegebene Rechnungspositionen überprüfen

   Sie können regelmäßig eine automatische Prüfung auf Rechnungspositionen auslösen, die nicht vollständig abgeglichen sind. Werden entsprechende Positionen gefunden, wird ihre Menge automatisch erneut abgeglichen, sie werden freigegeben und Buchungen werden erstellt. Die Rechnung kann anschließend auch zur Zahlung freigegeben werden, sofern dies nicht schon geschehen ist.

   Diese Aktivität ist besonders nützlich, wenn beim automatischen Abgleich von Wareneingängen mit Rechnungen statt der Eingangsmenge die Lagerzugangsmenge verwendet wird. Die zwei Hauptgründe für das Auslösen der manuellen Prüfung sind:

   • Die Lagerzugangsmenge wird nach dem Wareneingang zurückgemeldet, sodass der Abgleich erst freigegeben wird, wenn der Lagerzugang zurückgemeldet wurde.
   • Wird in die Routine eine Qualitätsprüfung der eingegangenen Waren aufgenommen, kann sich die Lagerzugangsmenge von der Eingangsmenge unterscheiden.

   Die Prüfung wird in "Lieferantenrechnung. WE-Pos. aut. kontr" (APS375) gestartet und es wird ein Ergebnisbericht ausgedruckt.

3. Rechnung überprüfen und anpassen

   Wenn die fakturierte Menge nicht der Eingangsmenge entspricht und Sie keine weiteren Waren für den Einkaufsauftrag erwarten, können Sie die Rechnung manuell anpassen, z. B. durch die Erstellung einer Belastungsanzeige oder Belastungsanforderung in (APS360). Weitere Informationen dazu finden Sie unter Rechnungspositionen für die Rechnungskontrolle kontrollieren und anpassen.

4. Rechnungsposition manuell schließen

   Wenn die fakturierte Menge nicht der Eingangsmenge entspricht, können Sie keinen Wareneingang für den Einkaufsauftrag erwarten. Sie können die Rechnungsposition des Typs 2 manuell schließen, indem Sie in (APS360) für die Position die Option 20 = WE abgeschlossen auswählen.