Debitorentransaktionen archivieren

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Rechnungstransaktionen und Zahlungstransaktionen über das Modul "Debitorenbuchhaltung" archiviert werden.

Ergebnis

Alle Transaktionen mit Transaktionscode 10 (Kundenrechnung - Deb.) und 20 (Zahlungseingänge - Deb.) im Hauptbuch, die die folgenden beiden Voraussetzungen erfüllen, werden archiviert:

  • Die Rechnung wurde vollständig bezahlt (ausstehender Betrag = Null).
  • Sowohl das Datum der Rechnung als auch das Datum der Zahlungstransaktion für die Rechnung liegen vor dem Tag bzw. sind identisch mit dem zuletzt in der für die Archivierung ausgewählten Bis-Periode angegebenen Tag.

Sammelrechnungen mit Summen werden in Debitoren für alle archivierten Transaktionen erstellt, wobei eine neue Rechnung für alle Transaktionen mit denselben Werten in den folgenden Feldern erstellt wird:

  • Jahr
  • Zahler
  • Kunde
  • Dimension 1
  • Währung

Buchungsdatum, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum der Sammelrechnung sind mit dem letzten Datum der für den Archivierungslauf ausgewählten Bis-Periode identisch. Wenn das ursprüngliche Rechnungsjahr jedoch nicht mit dem Jahr aus der Bis-Periode übereinstimmt, wird stattdessen das letzte Datum des ursprünglichen Rechnungsjahres verwendet.

Im Hauptbuch wird ein Sammelbeleg pro Geschäftsjahr erstellt. Alle archivierten Kundenrechnungsdatensätze werden mit der AR-Informationskategorienummer 234 aktualisiert, die die Belegnummer des Sammelbelegs speichert, um einen Audit-Trail zu erhalten.

Wenn das Kontrollfeld "Änderungen drucken" für den verwendeten Archivierungstyp ausgewählt wurde, wird ebenfalls eine Liste von archivierten Rechnungen (GLS807PF) ausgedruckt.

Der Saldo aus dem Bericht der archivierten Transaktionen entspricht dem Belegsaldo, sowohl für das Jahr als auch insgesamt.

Wenn für Kundenrechnungen die Funktion "Parallele Rechnungsnummer" verwendet wird, wird die Tabelle zusammen mit dem Debitorenbuch archiviert.

Archivierte Tabellen

Folgende Tabellen werden archiviert:

  • FSLEDG: Debitorenbuch (Transaktionstabelle)
  • FSLEDX: Debitorenbuch, Zusatzinfos (Transaktionstabelle)
  • FSCASH: Skontobedingungen (Transaktionstabelle)
  • CSYTXH: Text, Kopf (Stammtabelle)
  • FSYTXH: Text, Kopf (Stammtabelle)
  • FSAPRN: Parallele Rechnungsnummer / Zusätzliche Zahlungsreferenz

Dank freigegebenem Speicherplatz wird die Systemleistung verbessert. Sie können weiterhin Transaktionen aus anderen Modulen – wie in Finanztransaktionen archivieren beschrieben – archivieren.

Bevor Sie beginnen

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Starten Sie "Hauptbuch. Archivieren" (GLS800/B).

  2. Wählen Sie eine Kombination aus Archivierungstyp und Archivierungskategorie 3 aus (wobei letztere Debitorentransaktionen vorbehalten ist).

  3. Geben Sie in Bild E die Periode ein, bis zu der Transaktionen archiviert werden, und fügen Sie einen Belegtext für den zu erstellenden Sammelbeleg hinzu.

  4. Drücken Sie die Eingabetaste, um den Job zu übermitteln.

    Der Archivierungsstatus zeigt den Fortschritt an:

    01 = Abfrage erstellt

    02 = Arbeitstabelle FGL806 erstellt

    03 = Arbeitstabelle FGL807 erstellt

    04 = Ausdruck GLS807PF abgeschlossen

    05 = Arbeitstabelle FCR040 erstellt

    06 = Programm GLS040 gestartet

    07 = GLS040 gestartet, FCR040 gelöscht

    08 = Arbeitstabellen gelöscht, Archivierung abgeschlossen

  5. Wenn der Job aus irgendeinem Grund nicht normal beendet wird, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:

    • Wenn der Job den Status 01–05 oder 08 hat, wählen Sie in (GLS800/B) die Option "Neustart" aus.
    • Wenn der Job den Status 06 oder 07 hat, starten Sie den Job in "Transaktionsdatei. Abgebrochene Jobs neu starten" (GLS047) neu.
Verwandte Themen