Automatische Verarbeitung von Bankauszügen aktivieren

Ergebnis

Bankauszüge, die manuell erfasst wurden oder als Bankdatei eingegangen sind, werden entsprechend Ihren Definitionen korrekt verarbeitet. Dazu gehört beispielsweise die Festlegung, wie die Auszüge validiert und wie Rechnungen zu Auszugspositionen zugeordnet werden.

Sie können Bankauszüge verarbeiten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Bankauszüge automatisch verarbeiten.

Bevor Sie beginnen

• Das Finanzsystem in M3 muss konfiguriert werden.
• Business Messages für die Verarbeitung der eingegangenen Bankdateien müssen definiert sein.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Bankinformationen definieren

   Definieren Sie Informationen zu den Bankkonten, auf die sich die Bankauszüge beziehen.

   Dazu muss Folgendes definiert werden:

   • Grunddaten zu den Bankkonten Ihrer Firma in "Bankkonto. Öffnen" (CRS692)
   • Spezifische Daten zur Verarbeitung von Bankauszügen für die Bankkonten Ihrer Firma, z. B. der zu verwendende FAM-Funktionsdetailsdatensatz und das Vorgehen beim Erstellen von Belegen Dies erfolgt in "Bankkontoidentifikator. Öffnen" (ABS900).

2. Definieren von Zahlungsabweichungen

   Bei Bedarf können Sie definieren, welche Abweichungen automatisch akzeptiert werden, wenn eine Abweichung zwischen dem Nettobetrag einer Rechnung, die einer Auszugsposition zugeordnet ist, und dem Nettobetrag der Position besteht.

   Dazu geben Sie eine maximale Abweichung als Betrag und/oder Prozentsatz an. Außerdem geben Sie an, wann die Abweichung zutrifft. Sie kann sich beispielsweise auf Skonto oder Überzahlung sowie auf eine Debitoren- oder Kreditorentransaktion beziehen. Sie können auch verschiedene Abweichungen für unterschiedliche Skontobedingungen definieren. Die Abweichungen werden in "Zahlungsdifferenzkontrolle. Öffnen" (ABS920) definiert.

   Hinweis: Die in "Skontobedingung. Öffnen" (CRS077) definierten Skontobedingungen und die hier definierten Toleranztage wirken sich auch auf die erwarteten Zahlungen für Rechnungen mit Skonto aus.

3. Festlegen, wie Informationen aus der Datei mit Zusatzinfos abgerufen werden sollen – durch Strukturierung der Datei

   Wenn Bankauszüge eingehen, kann eine Auszugsposition mit einer Zusatzinformationsdatei verknüpft sein. Später können bei der automatischen Zuordnung Informationen automatisch aus den Zusatzinfos übernommen werden. Normalerweise werden so Rechnungen der Auszugsposition zugeordnet. Bei den Informationen kann es sich um eine Rechnungsnummer handeln oder um eine Informationskategorienummer, z. B. eine Gruppenrechnungsnummer.

   Damit dies funktioniert, müssen Sie definieren, wie die Zusatzinfos strukturiert werden sollen und wie die Nummernsuche ausgeführt werden soll. Verwenden Sie hierfür "Zusatzinformationen. Struktur" (ABS930).

4. Definieren, wie Textidentifikatoren für den Abruf von Informationen aus der Zusatzinformationsdatei verwendet werden

   Mithilfe der Zusatzinfos können Sie auch die folgenden Vorgänge automatisch ausführen:

   • Abrufen des Zahlers bzw. Zahlungsempfängers, d. h., des Kunden bzw. Lieferanten. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie eine Akontozahlung erstellen möchten, da dann keine Rechnung vorhanden ist, die der Auszugsposition zugeordnet werden könnte.
   • Identifizieren Sie, welche Kontierungszeile für einen Beleg erstellt werden muss. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie die Registrierungsnummer benötigen, um einen Beleg buchen zu können, der sich auf das Leasing eines Autos bezieht.

   Damit dies funktioniert, müssen Sie eine Zeichenfolge definieren und festlegen, wie vorgegangen werden soll, wenn diese in der Zusatzinformationsdatei gefunden wird. Verwenden Sie hierfür "Textidentifikator. Öffnen" (ABS940).

5. Definieren, wie die automatische Zuordnung von Rechnungen verarbeitet wird

   Definieren Sie Szenarien, die steuern, wie die automatische Zuordnung von Rechnungen zu Auszugspositionen verarbeitet wird. Ein Szenario kann den Ablauf folgender Vorgänge steuern:

   • Suchen nach einer Rechnung, die einer Auszugsposition zugeordnet werden kann
   • Erstellen einer Akontozahlung, die sich auf eine Auszugsposition bezieht
   • Erstellen eines Belegs für eine Auszugsposition

   Sie können ein oder mehrere Szenarios für jeden Banktransaktionstyp erstellen, auf den sich eine Auszugsposition bezieht. Bei Bedarf können Sie außerdem die für eine Transaktion definierten Szenarios priorisieren. Dann wird beispielsweise zuerst ein Szenario angewendet, das nach einer Rechnung sucht, und wenn es fehlschlägt, kommt ein Szenario zur Anwendung, das eine Akontozahlung erstellt. Mithilfe dieser Funktion maximieren Sie den Anteil der Zuordnung, der automatisch durchgeführt werden kann, und minimieren Ihren eigenen Arbeitsaufwand.

   Sie können Szenarios in "Szenarionummer. Öffnen" (ABS911) definieren und in "Szenarionummer. Definieren Prioritäten" (ABS911) priorisieren.

6. Überprüfen der Einstellungen

   Nach dem Definieren von Grundeinstellungen und Szenarios müssen Sie Ihre Einstellungen gründlich testen. Dazu können Sie entweder Testbankdateien verwenden oder Bankauszüge manuell erfassen. Folgen Sie anschließend dem automatischen Prozess, wie unter Bankauszüge automatisch verarbeiten beschrieben.

   Bedenken Sie hierbei die folgenden Fragen:

   • Besteht der Bankauszug den Validierungstest? Wenn nicht, woran liegt das? Fehler während der Validierung werden in "Bankauszug. Anzeigen Fehler" (ABS103) angezeigt. Lesen Sie die Erklärungen zu den einzelnen Fehlern und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor.
   • Wie gut funktioniert die automatische Zuordnung? Gibt es bestimmte Typen von Bankauszugspositionen, denen keine Rechnungen zugeordnet werden? Wenn dies der Fall ist, überprüfen Sie in (ABS911) die für die betreffenden Positionstypen definierten Szenarios.
   • Sind die Definitionen, die die Struktur der Zusatzinformationsdateien für den Informationsabruf steuern, korrekt? Überprüfen Sie in "Zusatzinformationen. Scannen Log" (ABS104), ob Informationen korrekt aus der Datei übernommen werden.