Korrekturrechnungen manuell in AR erstellen

Ergebnis

Sie haben:

• Im ersten Szenario wird eine Korrekturrechnung mit ausgewählten fehlerhaften Rechnungspositionen mit umgekehrten Vorzeichen in Verbindung mit den neuen Ersatzrechnungspositionen erstellt. Der Text "Korrekturrechnung" wird auf dem Rechnungskopf mit der Nummer und dem Datum der Originalrechnung gedruckt.
• Im zweiten Szenario wird eine Gutschrift für die gesamte Originalrechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum in Verbindung mit einer neuen Rechnung ohne Hinweis auf die Originalrechnung erstellt.
• Wenn die Originalrechnung bereits mit einer vorherigen Korrekturrechnung korrigiert wurde, zeigt die neue Korrekturrechnung die Nummer der Originalrechnung auf dem Rechnungskopf sowie die Nummer der vorherigen Korrekturrechnung in den korrigierten Rechnungspositionen an ("Letzte Rechnung [Nummer]").
• Ein korrekter Kundensaldo.

Die Originalrechnungen sind nach wie vor offen.

Sie senden die Korrekturrechnung – und im zweiten Szenario auch die Gutschrift – an den Kunden oder Zahler.

Bei Empfang der Zahlung gleichen Sie diese mit den Rechnungsdatensätzen (Originalrechnung, Gutschrift und Korrekturrechnung) in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) ab.

Folgende Daten werden aktualisiert:

• Debitorenbuchhaltung und Hauptbuch werden aktualisiert.
• Die Transaktionen werden mit den Nummern für zusätzliche Debitoreninformationen 235 (ursprüngliche Rechnungsnummer), 236 (Korrekturrechnung) und 237 (vorherige Rechnung) gespeichert, damit Sie anhand dieser Nummern in "Debitoren. Zusatzinfo anzeigen" (ARS250) nach Transaktionen suchen können. Wenn in (ARS120/E) ein buchhalterischer Ursachencode eingegeben wurde, wird die Nummer 257 (Buchhalterischer Ursachencode) gespeichert.
• Der Kopf der Korrekturrechnung wird in der FMINHD-Tabelle gespeichert, wohingegen die Positionen in der FMINTL-Tabelle gespeichert werden.

Bevor Sie beginnen

• Für die Division in "Firma. Division verbinden" (MNS100/G) muss Steuermethode 1 (USt. wird verwendet) ausgewählt sein. Gegenwärtig wird das in diesem Dokument beschriebene Verfahren nicht auf andere Steuermethoden angewendet.
• Für die FAM-Funktion AR20 in "FAM-Funktion. Details öffnen" (CRS406), aufrufbar über "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405), muss mindestens ein Detaildatensatz für Korrekturrechnungen erstellt sein. Die in der folgenden Tabelle "Einzustellende Parameter" aufgelisteten Parameter müssen definiert sein.
• Die Buchungsdefinition AR20–122 (Erlöskonto für korrigierte Rechnungsposition), die für die mit Korrekturmethode 1 erstellte, stornierte Rechnungsposition verwendet werden soll, muss in "Buchungsdefinition. Einstellen" (CRS395) definiert sein.
• Wenn die Firma verschiedene Rechtseinheiten umfasst (MUC-Firma), muss in "Nummernserie. Öffnen" (CRS165) der Nummernserientyp 02 ausgewählt sein. Die entsprechende Nummernserie wird anschließend pro Division in "Interne Rechnungsnummernserie. Öffnen" (MFS165) definiert. Bei einer Firma ohne Mehrfachdivisionskoordination muss in (CRS165) Nummernserie 53 definiert sein. Für Korrekturrechnungen und manuell erfasste normale Rechnungen wird dieselbe Nummernserie verwendet.
• Sie können für Kundenrechnungen eine "Parallele Rechnungsnummer" wie OCR, KID-Code usw. erstellen. Die Regeln dafür sind in "Zusätzliche Zahlungsreferenz. Öffnen" (CMS090) definiert.
• Für das zweite Szenario, das im Abschnitt "Ergebnis" beschrieben wird, können Sie die Gutschrift und eine neue Rechnung mit einer anderen Rechnungsnummernserien und anderen Rechnungsklassen erstellen. Um diese Funktion zu aktivieren, muss der Parameter 330 "Gutschrift - separate Nummernserien" in "Settings - Debitoren" (ARS905/F) aktiviert sein. Außerdem müssen die Werte für die Felder "GutschrNrSerie" (NBI1) und "Gutschr.klasse" (IVCM) in (CRS406/F) für die FAM-Funktion (AR20) ausgewählt werden, die für Korrekturrechnungen verwendet wird.
  Hinweis

  Die Verwendung von Rechnungsklassen wird in "Settings - Hauptbuch" (CRS750/F) aktiviert.

• Buchhalterische Finanzursachencodes werden in "Buchhalterischer Ursachencode. Öffnen" (CMS103) erstellt und gespeichert. Buchhalterische Finanzursachencodes mit einem "Ursachentyp" vom Wert 1 = AR-Korrekturtransaktionen können für Korrekturrechnungen und Gutschriften verwendet werden.

Einzustellende Parameter

Programm-ID/Bild	Feld	Dieses Feld zeigt ...
(CRS406/E)	Rechnungskategorie	... Kategorie der Kundenrechnungen, die manuell mit der FAM-Funktion AR20 in (ARS120) erstellt werden. Gültige Eingaben 0 = Normale Rechnungen 1 = Gutschriften Die Rechnung wird mit positiven Beträgen erfasst. Die entsprechenden Buchungen werden automatisch storniert. 2 = Korrekturrechnungen Die Nummer der Originalrechnung (die gutzuschreibende Rechnung) wird beim Erstellen der Korrekturrechnung angegeben. 9 = Lieferantenrechnungen. Bei Verwendung dieser Option werden der Lieferant, die Lieferantenrechnungsnummer und das Lieferantenrechnungsjahr erfasst. Diese Eingabe ist nur verfügbar, wenn die Länderversion in (MNS100/L) auf "IT - Italien" gesetzt ist. Hinweis Bei Rechnungen, die mit einer FAM-Funktion für Rechnungskategorie 9 = Lieferantenrechnungen definiert wurden, können in "Manuelle Rechnung. Anzeigen" (ARS122/E) der Lieferant, die Lieferantenrechnungsnummer und das Lieferantenrechnungsjahr aktualisiert werden.
(CRS406/E)	Korrekturmethode	..., wie Korrekturrechnungen erstellt werden, wenn Eingabe 2 (Korrekturrechnungen) im Feld "Rechnungskategorie" ausgewählt wurde. Gültige Eingaben 1 = Das System generiert für eine oder mehrere Positionen der Originalrechnung eine Korrekturrechnung. Der Rechnungsausdruck zeigt die stornierten Rechnungspositionen und die neuen Rechnungspositionen an, die die stornierten Rechnungspositionen ersetzen. Auf der Korrekturrechnung wird eine Referenz, die auf die Originalrechnung verweist, ausgedruckt. 2 = Korrekturgutschrift und neue Rechnung Der Gesamtbetrag der Originalrechnung wird gutgeschrieben. Die Gutschrift enthält die gleichen Buchungszeilen wie die Originalrechnung, jedoch mit umgekehrtem Vorzeichen. Zusätzlich zur Gutschrift wird eine neue Rechnung mit den korrekten Rechnungspositionen erstellt. Die neue Rechnung enthält keine Referenz zur Originalrechnung. Hinweis Rechnungen, die bereits mit der Korrekturmethode 2 angepasst wurden, können nicht mehr mit der Methode 1 korrigiert werden und umgekehrt. Für divisionsübergreifende Belege (Rechnungen, die von zentraler Stelle erfasst werden, deren Erlös aber auf mehrere Divisionen aufgeteilt wird) ist nur die Korrekturmethode 2 gültig.
(CRS406/E)	Zwischensumme	..., ob Zwischensummen der neuen Rechnungspositionen, die eine bestimmte Rechnungsposition in der Originalrechnung ersetzen, auf der Rechnung gedruckt werden. Dieses Kontrollfeld gilt nur, wenn Sie Rechnungskategorie 2 und Korrekturmethode 1 ausgewählt haben.
(CRS406/E)	Neg. Vorzeichen	..., ob negative Beträge und Mengen für die Rechnungsposition mit einem Minuszeichen auf der Korrekturrechnung gedruckt werden. Dieses Kontrollfeld gilt nur, wenn Sie Rechnungskategorie 2 und Korrekturmethode 1 ausgewählt haben.
(CRS406/E)	Gutschriftsnummernserie	… die für Gutschriften zu verwendende Rechnungsnummernserie. Dieses Feld ist nur gültig, wenn Sie Rechnungskategorie 2 und Korrekturmethode 2 ausgewählt haben, um eine Gutschrift und eine neue Rechnung zu erstellen und nur, wenn in (ARS905/F) Parameter 330 = Gutschrift - Separate Nummernserien aktiviert wurde.
(CRS406/E)	Gutschriftklasse	… die für Gutschriften zu verwendende Rechnungsklasse. Dieses Feld ist nur gültig, wenn Sie Rechnungskategorie 2 und Korrekturmethode 2 ausgewählt haben, um eine Gutschrift und eine neue Rechnung zu erstellen, und nur, wenn in (ARS905/F) Parameter 330 = Gutschrift - separate Nummernserien und in (CRS750/F) die Verwendung von Rechnungsklassen aktiviert wurde.

Führen Sie folgende Schritte aus

Initiieren der Generierung einer Korrekturrechnung

1. Starten Sie (ARS120).
2. Wählen Sie die Option "Auswählen" für den Detaildatensatz einer FAM-Funktion mit der Korrekturmethode 1 oder 2.
3. Geben Sie in Bild E die Nummer der Originalrechnung an.

   Durch Setzen der Eingabeaufforderung auf das Feld "Originalrechnung" können Sie alle Rechnungen, die sich korrigieren lassen, in "Manuelle Rechnung. Anzeigen" (ARS122) nach Rechnungsnummer und Jahr durchsuchen. Sie können Rechnungen im selben Programm auch erneut drucken.

   Wenn die Originalrechnung bereits durch eine Korrekturrechnung korrigiert wurde, die ihrerseits korrigiert werden muss, geben Sie nach wie vor die ursprüngliche Rechnungsnummer an. M3 erkennt automatisch, dass eine vorherige Korrekturrechnung vorhanden ist und zeigt die korrigierten Rechnungspositionen der vorherigen Korrekturrechnung mit den nicht korrigierten Rechnungspositionen der Originalrechnung in Bild H an.

4. Geben Sie optional einen buchhalterischen Ursachencode an, um zu beschreiben, weshalb die Transaktion eingegeben wurde.
5. Geben Sie außerdem in demselben Bild das Rechnungsjahr, die neue Rechnung und die Buchungsdaten an, und entscheiden Sie, ob Sie das Originalrechnungsdatum oder das neue Rechnungsdatum als USt-Satzdatum verwenden möchten. Drücken Sie die Eingabetaste.

   Mit dem USt-Satzdatum wird festgelegt, welches Datum bei der Auswahl eines USt-Satzes für die neuen Rechnungspositionen verwendet wird.

   Hinweis

   Wenn basierend auf derselben Originalrechnung mehrere Korrekturrechnungen erstellt werden, wird derselbe USt-Satz verwendet.

6. Geben Sie optional in Bild F eine Person als Referenz an, die der Kunde oder Zahler kontaktieren kann, wenn Fragen zur Rechnung auftreten (optional). Drücken Sie die Eingabetaste.
7. Überprüfen Sie in Bild G die Zahlungsdetails wie Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdatum und Skontobedingungen, oder nehmen Sie Anpassungen bzw. Ergänzungen vor. Drücken Sie die Eingabetaste.

   Die Zahlungsdetails werden über den Kopf der Originalrechnung vorgeschlagen.

   Hinweis

   Wenn die FAM-Funktion Korrekturmethode 1 aufweist und das Kontrollfeld "USt-Berechnung – Skonto" in "Ländercode. Öffnen" (CRS045) ausgewählt ist, lassen sich die Skontodetails nicht ändern.

   Wenn für die verwendete FAM-Funktion die Kontierungsergänzung ausgewählt wurde, können Sie in Bild G in der Kontierungszeile für das Debitorenkonto auch zusätzliche Dimensions-IDs angeben.

8. Wechseln Sie zu Schritt 8, wenn Sie eine FAM-Funktion mit Korrekturmethode 1 ausgewählt haben. Wechseln Sie zu Schritt 14, wenn die FAM-Funktion die Korrekturmethode 2 umfasst.

   Erstellen einer Korrekturrechnung für bestimmte Rechnungspositionen

9. Wählen Sie in Bild H, in dem die Rechnungspositionen der Originalrechnung angezeigt werden, die Option "Auswählen" für eine zu korrigierende Rechnungsposition.
10. Drücken Sie die Eingabetaste, um die ausgewählte Rechnungsposition zu stornieren.

    Die jeweilige Rechnungsposition wird jetzt mit einem umgekehrten Zeichen für den Positionsbetrag angezeigt.

11. Erstellen Sie eine neue Rechnungsposition, indem Sie folgende Werte in die Fußzeile des Bildes angeben: Rechnungspositionstext, Positionsbetrag, USt-Code, Menge, Maßeinheit und Preis pro Einheit. Drücken Sie die Eingabetaste.
12. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:
    • Fügen Sie bei Bedarf wie in Schritt 10 beschrieben weitere neue Rechnungspositionen im selben Bild hinzu und drücken Sie nach jedem Schritt die Eingabetaste.
    • Um eine andere Rechnungsposition aus der Originalrechnung auszuwählen, drücken Sie F14 = Neue Position, und wiederholen Sie dann die Schritte 8-10.
13. Wenn Sie mit den Korrekturen fertig sind, drücken Sie F3.
14. Geben Sie im angezeigten Buchungsbild die Verrechnungskontierungszeile an. Drücken Sie die Eingabetaste und schließen Sie das Programm (ARS120), um die Korrekturrechnung zu erstellen.

    Im Buchungsbild wird der Erlös für die stornierten Positionen auf Basis der Buchungsdefinition AR20–122 in einer separaten Buchungszeile angezeigt.

    Gutschriften und neue Rechnungen erstellen

15. Wählen Sie in Bild H, in dem die Rechnungspositionen der Originalrechnung angezeigt werden, für die zu korrigierende Rechnungsposition die Option "Ändern" aus.
    Hinweis

    Im Hintergrund wurde zur Originalrechnung automatisch eine Gutschrift erstellt. Diese Rechnungspositionen werden jedoch nicht angezeigt.

16. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und wiederholen Sie den Schritt für alle weiteren Rechnungspositionen, die Sie korrigieren möchten. Wenn Sie damit fertig sind, drücken Sie F3.
17. Geben Sie im angezeigten Buchungsbild die Kontierungszeile an, um das Debitorenkonto zu auszugleichen. Drücken Sie dann F3.
18. Verlassen Sie (ARS120), um eine Gutschrift für die Originalrechnung und die neue Korrekturrechnung mit den angepassten Rechnungspositionen zu erstellen. Wenn in (ARS905/F) der Parameter 330 = Gutschrift - separate Nummernserie aktiviert ist, werden der Gutschrift und der neuen Rechnung eine andere Rechnungsnummernserie und andere Rechnungsklassen zugewiesen.