Online-Rechnungsstellung – Verarbeitung

Einschränkungen

• Diese Funktion steht derzeit nur für die Rückmeldung an die Steuerbehörden in Ungarn zur Verfügung.
• Das Tool Local.ly, der "Steuer-Connector", wird für die Datenübertragung von M3 Business Engine an die Steuerbehörden benötigt. Dieses Tool ist derzeit nur für Ungarn verfügbar.
• In M3 Business Engine, Release 15.1.3 und 15.1.4 steht eine FBM für die Datenübertragung von den ungarischen Steuerbehörden zu M3 BE zur Aktualisierung des Rechnungsstatus auf Grundlage der Ergebnisse der Behörden nach Validierung der XML-Datei zur Verfügung. Gegenwärtig gibt es keine entsprechende Lösung für die M3 Business Engine Cloud Edition zur Bearbeitung solcher Antworten von den Behörden. Eine manuelle Aktualisierung des Rechnungsstatus kann jedoch über API AAS390MI, Transaktion UpdInvStatus erfolgen.
• Für die Online-Rechnungsstellung werden nur Kundenrechnungen berücksichtigt, die mit den folgenden Funktionen erstellt wurden:
  • "Kundenauftragsrechnung. Drucken" (OIS180) (FAM-Funktion OI20)
  • "Kundenrechnung. Eingeben" (ARS100) (FAM-Funktion AR10)
  • "Manuelle Rechnung. Eingeben" (ARS120) (FAM-Funktion AR20)
  • "Anlage. Verkaufen" (FAS130) (FAM-Funktion FA50)
  • "Interne Verrechnung. Erstellen" (MFS100) (FAM-Funktion MF01)
  • "Kundenauftragsrechnung. Drucken" (COS180) (FAM-Funktion CO20)
  • "Projektrechnung. Drucken" (POS180) (FAM-Funktion PO20)
  • "Wartungsauftragsrechnung. Drucken" (SOS180) (FAM-Funktion SO20)

  Andere Kundenrechnungsdatensätze, die über andere Funktionen erstellt wurden, werden bei der Online-Rechnungsstellung an die Steuerbehörden nicht berücksichtigt.

• Bei der Online-Rechnungsstellung kann nur eine Kundenrechnung pro Belegnummer bearbeitet werden. Kunden, die die Funktion für die Online-Rechnungsstellung verwenden, sollten daher folgende Funktionen vermeiden:

  Korrekturmethode 2 = Alle Positionen gutschreiben für Korrekturrechnungen in "Manuelle Rechnung. Eingeben" (ARS120), mit der sowohl eine Gutschrift als auch eine neue Belastungsrechnung mit derselben Belegnummer erstellt werden.

• Rechnungen, die in "Beleg. Stornieren" (GLS900) storniert wurden, werden bei der Online-Rechnungsstellung nicht berücksichtigt.
• Mietrechnungen werden in einem Szenario, in dem eine Kaution gezahlt wurde, von den Behörden akzeptiert, aber mit einer Warnung. Die eingenommene Kaution wird bei der Zahlung von Mietrechnungen verwendet, d. h. der Mietbetrag wird von der eingenommenen Kaution abgezogen. Die Warnung wird ausgegeben, weil die eingenommene Kaution immer ohne Umsatzsteuer ist und der von der Kaution abgezogene Mietbetrag mit der Umsatzsteuer belastet wird. Der Gesamtbetrag der Mietrechnung ist 0.

Ergebnis

• Eine Rechnung, die die Voraussetzungen für die Online-Rechnungsstellung erfüllt, wird mittels einer XML-Datei, die direkt bei Ausstellung der Rechnung erstellt wird, an die Steuerbehörden gemeldet. Rechnungen, die nicht die Voraussetzungen für die Online-Rechnungsstellung erfüllen, werden nicht an die Steuerbehörden gemeldet.
• Die XML-Datei wird anhand des von den Steuerbehörden veröffentlichten Schemas validiert.
• Die XML-Datei wird von Local.ly an die Steuerbehörden gesendet.
• Rechnungen, die die Voraussetzungen für die Online-Rechnungsstellung erfüllen, werden in "Online-Rechnungsst.-Transakt. Öffnen" (AAS390) aufgelistet.
• Rechnungen, die für die Online-Rechnungsstellung über (GLS040) verarbeitet wurden, erhalten Status 20 = XML-Datei automatisch erstellt in (AAS390).
• Rechnungen, die manuell in (AAS390) hinzugefügt wurden, erhalten Status 15 = Manuell validiert in (AAS390).
• Rechnungen, für die eine XML-Datei manuell über die verknüpfte Option 9 = XML-Datei erstellen in (AAS390) erstellt wurde, erhalten Status 25 = XML-Datei manuell erstellt in (AAS390).
• Wenn Local.ly die XML-Datei an die Steuerbehörden gesendet hat, kann der Status der Rechnung auf 30 = XML-Datei gesendet in (AAS390) gesetzt werden.
• Wenn die Steuerbehörden die XML-Datei validiert haben, kann der Status der Rechnung auf 90 = XML-Datei akzeptiert in (AAS390) gesetzt werden, wenn die Validierung erfolgreich war. Wenn ein Fehler im Inhalt der XML-Datei gefunden wurde, kann der Status der Rechnung auf 40 = XML-Datei zurückgewiesen gesetzt werden. Wenn die XML-Datei akzeptiert wurde, aber Warnungen enthält, kann der Status der Rechnung auf 80 = XML-Datei mit Warnungen akzeptiert gesetzt werden.
• Wenn eine XML-Datei durch das Portal der Steuerbehörde technisch annulliert wurde, kann der Status der Rechnung auf 50 = XML-Datei annulliert in (AAS390) gesetzt werden.

Bevor Sie beginnen

In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Einstellungen für die Online-Rechnungsstellung beschrieben.

Einstellungen für Online-Rechnungsstellung

In "Settings – Online-Rechnungsstellung" (AAS900) werden die Einstellungen für die Online-Rechnungsstellung definiert. Die Einrichtung erfolgt gemäß Ländercode und bezieht sich auf das Land, in dem die Online-Rechnungsstellung an die Steuerbehörden gemeldet wird.

Die Einstellungen für die Online-Rechnungsstellung werden in der FONINS-Tabelle (Einstellungen für Online-Rechnungsstellung) gespeichert.

Einstellungen für KA-Fakturierung

Jede Rechnung muss eine separate Belegnummer im Hauptbuch haben. Um dies zu erreichen, muss der Parameter "Sep. Belegnr." in "Settings - KA-Fakturierung" (CRS722) aktiviert sein.

Da Berichte zur Online-Rechnungsstellung sofort bei Ausstellung der Rechnung erstellt werden müssen, wird empfohlen, den Parameter "Direktüb in FIM" in (CRS722) anstelle von "KA-Rechnung. Nachbearbeiten" (OIS196) für die Aktualisierung von Hauptbuch und Debitoren zu aktivieren.

Debitorenzusatzinformationen

Verwenden Sie in "Debitoren Zusatz-Infos. Aktualisieren" (ARS950) F14 = Standard, um die Standardliste der verfügbaren Zusatzinformationsnummern neu zu generieren. Dadurch werden neue Zusatzinformationsnummern in der Liste angezeigt.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Definieren Sie Einstellungen für die Online-Rechnungsstellung in "Settings – Online-Rechnungsstellung" (AAS900) für den Ländercode, der für das Land definiert ist, für das die Online-Rechnungsstellung verwendet werden soll.

2. Ausgabe einer Kundenrechnung über eine der in (AAS900) aktivierten FAM-Funktionen, z. B. über "Kundenauftragsrechnung. Drucken" (OIS180) (FAM-Funktion OI20). Wenn die Rechnung die Voraussetzungen für die Online-Rechnungsstellung erfüllt, wird im Ordner MvxFileTransfer (oder dem in (AAS900) definierten Unterordner) eine XML-Datei erstellt und die Rechnung in "Online-Rechnungsst.-Transakt. Öffnen" (AAS390) angezeigt.

3. Verwenden Sie Option 5 = Anzeigen in (AAS390), um die Details einer Rechnung anzuzeigen, z. B. den Kunden, das Rechnungsdatum, den Rechnungsbetrag, den USt-Gesamtbetrag in der Währung des Basislandes, den Dateinamen der XML-Datei und den Status der Rechnung, welche die Verarbeitung der XML-Datei widerspiegelt.

4. Bei Bedarf kann die API AAS390MI, Transaktion UpdTransID manuell oder von der FBM verwendet werden, um das Feld "Transaktions-ID" (TRNI) für die Rechnung in (AAS390) anhand der Rückmeldung der Steuerbehörden zu aktualisieren. Die "Transaktions-ID" kann eine Identifikationsnummer sein, die bei der Kommunikation mit den Steuerbehörden verwendet wird.

5. Um eine XML-Datei für eine Rechnung zu erstellen, die bereits ausgestellt wurde, wird die Rechnung zuerst in (AAS390) mit Option 1 = Erstellen hinzugefügt, und dann wird mit der verknüpften Option 9 = XML-Datei erstellen die XML-Datei erstellt.

6. Durch die Verwendung der API AAS390MI, Transaktion UpdInvStatus, kann der Status der Rechnung in (AAS390) wie folgt aktualisiert werden:

   • Wenn Local.ly die XML-Datei an die Steuerbehörden gesendet hat, wird der Status der Rechnung auf 30 = XML-Datei gesendet in (AAS390) gesetzt, indem der "Meldeindikator" (Eingabefeld BSBF) auf "EINGEGANGEN" oder "IN BEARBEITUNG" gesetzt wird.
   • Wenn die Steuerbehörden die XML-Datei validiert haben, kann bei erfolgreicher Validierung der Status der Rechnung auf 90 = XML-Datei akzeptiert in (AAS390) gesetzt werden, indem Sie "Meldungsindikator" (Eingabefeld BSBF) auf "BEENDET" setzen.
   • Wenn ein Fehler im Inhalt der XML-Datei gefunden wurde, kann der Status der Rechnung auf 40 = XML-Datei zurückgewiesen gesetzt werden, indem der "Meldungsindikator" (Eingabefeld BSBF) auf "ABGEBROCHEN" gesetzt und der Fehlercode in "Sperrvalidierungsfehlercode" (Eingabefeld BVEC) eingegeben wird.
   • Wenn die XML-Datei akzeptiert wurde, aber mit Warnungen versehen ist, kann der Status der Rechnung auf 80 = XML-Datei mit Warnungen akzeptiert gesetzt werden, indem der "Meldungsindikator" (Eingabefeld BSBF) auf "BEENDET" gesetzt und der Warncode in "Sperrvalidierungsfehlercode" (Eingabefeld BVEC) eingegeben wird.

7. Bei Bedarf kann die verknüpfte Option 9 = XML-Datei erstellen auch in (AAS390) verwendet werden, um die XML-Datei für eine Rechnung neu zu erstellen, für die die XML-Datei von den Steuerbehörden zurückgewiesen oder mit Warnungen akzeptiert wurde.

8. Bei Bedarf kann die verknüpfte Option 8 = Status auf "XML-Datei akzeptiert" erhöh. in (AAS390) verwendet werden, um den Status einer Rechnung von 80 = XML-Datei mit Warnungen akzeptiert in 90= XML-Datei akzeptiert zu ändern, wenn die Ursache der Warnung mit den Behörden geklärt wurde.

9. Im Falle der technischen Annullierung einer XML-Datei im Portal der Steuerbehörde kann die verknüpfte Option 7 = Status auf "XML-Datei annulliert" setzen in (AAS390) verwendet werden, um den Status einer Rechnung in 50 = XML-Datei annulliert zu ändern.

10. Bei Bedarf kann Option 4 = Löschen verwendet werden, um eine ausgewählte Rechnung in (AAS390) zu löschen. Dies ist nur zulässig für:

    • Rechnungen, die manuell in (AAS390) hinzugefügt wurden, deren XML-Datei aber noch nicht erstellt wurde
    • Rechnungen, deren XML-Datei zurückgewiesen wurde
    • Rechnungen, deren XML-Datei technisch annulliert wurde
    • Rechnungen, deren XML-Datei akzeptiert oder mit Warnungen akzeptiert wurde

Lösungsübersicht

Die Abbildung zeigt eine Übersicht über die Verarbeitung der XML-Dateien, die für die Online-Rechnungsstellung erstellt wurden, sowie über die Programme und Tabellen, die von der Funktion für die Online-Rechnungsstellung verwendet werden.

Batchjobs für Rechnungsdaten verarbeiten

Da die Rechnungsdaten sofort rückgemeldet werden müssen (nicht in Batches auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis), wird der Job in (GLS040) verwendet, um diese Rückmeldung für alle Jobs auszulösen, die Datensätze zu Kundenrechnungen verarbeiten (mit TRCD = 10).

Der Job (GLS040) erstellt einen Datensatz in der Arbeitstabelle FONINW (Online-Rechnungsstellung Arbeitstabelle) für jede Kundenrechnung, die verarbeitet wird, wenn Folgendes erfüllt ist:

• Es werden Einstellungen in (AAS900) für den Ländercode des Basislandes der Rechnung gefunden.
• Die Belegnummer ist ungleich 0.
• Der Programmname ist nicht "GLS900" (wird für Rückbuchung von Belegen verwendet).
• Die FAM-Funktion der Kundenrechnung ist eine der in (AAS900) für den Ländercode des Basislandes ausgewählten FAM-Funktionen.

Wenn ein Datensatz zur Arbeitstabelle FONINW hinzugefügt wurde, übermittelt (GLS040) einen separaten Batchjob (AAS395) zur weiteren Verarbeitung. Der Batchjob validiert die Kundenrechnung anhand der Voraussetzungen, z. B. dem USt-Betrag, der dem in (AAS900) definierten USt-Betragslimits entspricht oder diesen übersteigt. Wenn die Rechnung die Voraussetzungen erfüllt, wird in der Transaktionstabelle FONINT (Transaktionen für Online-Rechnungsstellung) ein neuer Datensatz erstellt, es wird eine XML-Dateiname erstellt, und (AAS391) wird für die Erstellung des XML-Dateiinhalts aufgerufen.

Der XML-Dateiname besteht aus Firmennummer (CONO), Divisionsnummer (DIVI), Ländercode des Basislands (BSCD), Jobnummer (BJNO), Transaktionsnummer (TRNO) und endet mit ".xml". Beispiel: 136510HU_1234567890123456780000001.xml

(AAS391) wird verwendet, um den Inhalt der XML-Datei aus verschiedenen Tabellen in M3 BE abzurufen, abhängig von der Herkunft der Kundenrechnung. Weitere Details zur Struktur der XML-Datei finden Sie unter XML-Struktur für die Verarbeitung der Online-Rechnungsstellung für Ungarn. Es wird eine XML-Datei pro Kundenrechnung erstellt, und die XML-Datei wird in den Ordner MvxFileTransfer gestellt, der in (AAS900) ausgewählt ist.

Local.ly überwacht kontinuierlich den Ordner MvxFileTransfer. Wenn eine XML-Datei im Ordner gefunden wird, wird sie automatisch an die Steuerbehörden gesendet.

Transaktionen für Online-Rechnungsstellung in (AAS390)

Die Rechnungen, die die Voraussetzungen für die Online-Rechnungsstellung erfüllen und zur Transaktionstabelle FONINT hinzugefügt wurden, werden in "Online-Rechnungsst.-Transakt. Öffnen" (AAS390) aufgelistet. In (AAS390) können mit der Option 5 = Anzeigen die Details einer Rechnung angezeigt werden, z. B. den Kunden, das Rechnungsdatum, den Rechnungsbetrag, den USt-Gesamtbetrag in der Währung des Basislandes, den Dateinamen der XML-Datei und den Status der Rechnung, welche die Verarbeitung der XML-Datei widerspiegelt. Der Status der Rechnungen wird während der Online-Rechnungsstellung automatisch aktualisiert oder über die API AAS390MI, Transaktion UpdInvStatus aktualisiert. Die Status, die während des Prozessablaufs festgelegt werden, werden unten genauer beschrieben.

In (AAS390) kann der Benutzer auch die verknüpfte Option 11 = Rechnung anzeigen verwenden, um "Rechnung. Einzelne anzeigen" (ARS215) zu öffnen, wo alle Transaktionen für die ausgewählte Rechnung angezeigt werden, sowohl die Rechnungstransaktion als auch Zahlungstransaktionen, falls vorhanden.

Die Rechnungen in (AAS390) können folgende Status haben:

10 – Automatisch validiert

15 – Manuell validiert

20 – XML-Datei automatisch erstellt

25 – XML-Datei manuell erstellt

30 – XML-Datei gesendet

40 – XML-Datei zurückgewiesen

50 – XML-Datei annulliert

80 – XML-Datei mit Warnungen akzeptiert

90 – XML-Datei akzeptiert

Wenn eine Rechnung die Voraussetzungen erfüllt und durch (AAS395) in die Transaktionstabelle FONINT geschrieben wird, wird der Status auf 10 = Automatisch validiert gesetzt. Danach wird die XML-Datei automatisch von (AAS391) erstellt, wodurch der Status auf 20 = XML-Datei automatisch erstellt gesetzt und der XML-Dateiname dem Rechnungsdatensatz in der Transaktionstabelle FONINT hinzugefügt wird. Die Status 30 = XML-Datei gesendet, 40 = XML-Datei zurückgewiesen, 80 = XML-Datei mit Warnungen akzeptiert und 90 = XML-Datei akzeptiert können während der Kommunikation zwischen Local.ly und den Steuerbehörden über API AAS390MI, Transaktion UpdInvStatus aktualisiert werden.

Wenn Local.ly die XML-Datei an die Steuerbehörden gesendet hat, senden die Behörden eine Antwort mit der Nachricht, dass die XML-Datei empfangen wurde. An dieser Stelle kann API_AAS390MI, Transaktion UpdInvStatus, verwendet werden, um die Rechnung in der Transaktionstabelle FONINT auf Status 30 = XML-Datei gesendet zu aktualisieren.

Bei Bedarf kann die API AAS390MI, Transaktion UpdTransID manuell oder von der FBM verwendet werden, um das Feld "Transaktions-ID" (TRNI) für die Rechnung in (AAS390) anhand der Rückmeldung der Steuerbehörden zu aktualisieren. Die "Transaktions-ID" kann eine Identifikationsnummer sein, die bei der Kommunikation mit den Steuerbehörden verwendet wird.

Wenn der Inhalt der XML-Datei von den Behörden validiert wurde, sendet diese eine weitere Antwort. Außerdem kann zu diesem Zeitpunkt die API AAS390MI, Transaktion UpdInvStatus, verwendet werden, um die Rechnung in der Transaktionstabelle FONINT zu aktualisieren. Wenn der Inhalt der XML-Datei korrekt ist, wird der Status der Rechnung auf 90 = XML-Datei akzeptiert erhöht. Wenn ein Fehler im Inhalt gefunden wurde, wird der Status auf 40 = XML-Datei zurückgewiesen gesetzt und das Feld "Sperrfehlercode" (BVEC) mit einem "Sperrvalidierungsfehlercode" aktualisiert, der den Benutzer über die Ursache der Zurückweisung informiert. Wenn die XML-Datei von den Behörden akzeptiert wird, aber Warnungen enthält, wird der Status auf 80 = XML-Datei mit Warnungen akzeptiert und das Feld "Sperrfehlercode" (BVEC) mit einem Warncode aktualisiert, der den Benutzer über die Ursache der Warnung informiert. Wenn die Ursache der Warnung bei den Behörden geklärt wurde, kann der Benutzer den Status der Rechnung in (AAS390) mithilfe der Option 8 = Status auf "XML-Datei akzeptiert" erhöh. auf 90 = XML-Datei akzeptiert erhöhen.

Im Falle der technischen Annullierung einer XML-Datei im Portal der Steuerbehörde kann die verknüpfte Option 7 = Status auf "XML-Datei annulliert" setzen in (AAS390) verwendet werden, um den Status einer Rechnung in 50 = XML-Datei annulliert zu ändern.

In (AAS390) kann der Benutzer die Option 1 = Erstellen verwenden, um eine Rechnung für die Online-Rechnungsstellung hinzuzufügen. Dies kann beispielsweise nützlich sein, wenn die Rechnung erstellt wurde, bevor diese Funktion implementiert wurde, der Benutzer die Rechnung aber dennoch an die Steuerbehörden melden möchte. Wenn eine Rechnung manuell in (AAS390) hinzugefügt wird, werden dieselben Validierungen durchgeführt, als ob die Rechnung automatisch über den Workflow in (GLS040) hinzugefügt worden wäre. In dieser Situation wird der Status der Rechnung auf 15 = Manuell validiert gesetzt. Die Validierungen, die durchgeführt werden, um zu entscheiden, ob eine Rechnung in die Online-Rechnungsstellung einbezogen werden soll, werden im Kapitel "Validierung von Rechnungen" näher beschrieben.

Bei Bedarf kann der Benutzer die verknüpfte Option 9 = XML-Datei erstellen in (AAS390) verwenden, um die Erstellung der XML-Datei für eine ausgewählte Rechnung manuell zu starten. Auf diese Weise kann eine XML-Datei für eine manuell hinzugefügte Rechnung erstellt werden. Die Option kann auch verwendet werden, um die XML-Datei einer Rechnung neu zu erstellen, die von den Steuerbehörden zurückgewiesen oder nur mit Warnungen akzeptiert wurde. Wenn die Erstellung der XML-Datei manuell in (AAS390) gestartet wurde, wird der Status der Rechnung auf 25 = XML-Datei manuell erstellt gesetzt.

Tritt ein Problem auf, wenn die XML-Datei an die Behörden gesendet wird, z. B. während der Verarbeitung im Tool Local.ly, bleibt der Rechnungsdatensatz im Status 20 oder 25 in (AAS390). Da es nicht zulässig ist, die XML-Datei mit der verknüpften Option 9 = XML-Datei erstellen in (AAS390) neu zu erstellen, wenn der Rechnungsdatensatz den Status 20 oder 25 hat, kann die Rechnung nicht weiterverarbeitet werden. In diesem Fall kann die verknüpfte Option 23 = Status zurücksetzen verwendet werden, um den Status des Rechnungsdatensatzes auf 15 = Manuell validiert zurückzusetzen, damit der Benutzer die XML-Datei der Rechnung wiederherstellen kann. Die verknüpfte Option 23 = Status zurücksetzen ist für Rechnungsdatensätze mit Status 20, 25 und 50 zulässig.

Der Benutzer kann die Option 4 = Löschen verwenden, um eine ausgewählte Rechnung in (AAS390) zu löschen. Sie können jedoch nur eine Rechnung mit Status 15 = Manuell validiert, 40 = XML-Datei zurückgewiesen, 50 = XML-Datei annulliert, 80 = XML-Datei mit Warnungen akzeptiert oder 90 = XML-Datei akzeptiert löschen, da eine Rechnung, die für die Online-Rechnungsstellung verarbeitet wird, in der Transaktionstabelle FONINT vorhanden sein muss. Andernfalls kann die XML-Datei nicht erstellt und der Dateiname kann nicht zum Rechnungsdatensatz hinzugefügt werden.

Validierung von Rechnungen

Nur Rechnungen, die die Voraussetzungen für die Online-Rechnungsstellung erfüllen, werden in die Verarbeitung der Online-Rechnungsstellung einbezogen. Die durchgeführten Validierungen zur Entscheidung, ob eine Kundenrechnung, die über (GLS040) verarbeitet oder manuell in (AAS390) hinzugefügt wurde, in die Online-Rechnungsstellung einbezogen werden soll, finden Sie unten.

• Im Einstellungsprogramm (AAS900) müssen Einstellungen für die aktuelle Division vorhanden sein. Andernfalls wird die Online-Rechnungsstellung in der aktuellen Division nicht verwendet.
• Einstellungen müssen im Einstellungsprogramm (AAS900) für den Ländercode des Basislandes der Kundenrechnung vorhanden sein. Andernfalls wird die Online-Rechnungsstellung für dieses Land in der aktuellen Division nicht verwendet.
• Belegnummer darf nicht 0 sein. Belegnummer 0 zeigt die Stornierung des Belegs in (GLS120) an, und solche Belege werden nicht in der Online-Rechnungsstellung berücksichtigt.
• Programmname (PGNM) darf nicht "GLS900" sein. Programmname "GLS900" zeigt die Stornierung des Belegs in (GLS900) an, und stornierte Rechnungen werden nicht in der Online-Rechnungsstellung berücksichtigt.
• Batchnummer (BCHN) darf nicht 0 sein. Jede Belegnummer (jede Rechnungsnummer) erhält während der Verarbeitung des Jobs in (GLS040) eine separate Batchnummer in der Arbeitstabelle FCR040. Die Batchnummer wird später als Transaktionsnummer (TRNO) in den Tabellen FONINW und FONINT verwendet. Die Batchnummer ist auch im Dateinamen enthalten, um die XML-Dateien eindeutig zu machen, auch wenn mehr als eine Kundenrechnung in (GLS040) enthalten ist.
• Die FAM-Funktion muss eine der unterstützten FAM-Funktionen für die Online-Rechnungsstellung sein. Nur die FAM-Funktionen AR10, AR20, CO20, FA50, MF01, OI20, PO20 und SO20 werden für die Online-Rechnungsstellung unterstützt.
• Die Rechnung darf nicht bereits in der Transaktionstabelle FONINT für die aktuelle Jobnummer vorhanden sein. Dieses Kontrollfeld wird benötigt, wenn ein Job von "Transaktionsdatei. Abgebrochene Jobs neu starten" (GLS047) oder "Trans.datei. Neustarten fehlerhafte Jobs" (GLS037) neu gestartet wird.
• Die Rechnung muss im Hauptbuch und in der Debitorenbuchhaltung vorhanden sein. Die Rechnung wird in den Tabellen FGLEDG und FSLEDG zuerst von (GLS040) aktualisiert, bevor (AAS395) aufgerufen wird. (AAS395) ruft Informationen aus beiden Tabellen ab, wenn die Rechnung zur Transaktionstabelle FONINT hinzugefügt wird und die XML-Datei erstellt wird.
• USt-Informationen für die Rechnung müssen im Hauptbuch vorhanden sein.

  (AAS395) und (AAS391) ruft die USt-Informationen aus dem Beleg in der Tabelle FGLEDG ab. Diese Informationen werden sowohl für die Validierung der Rechnung anhand der Einrichtung in (AAS900) als auch für die Befüllung der Elemente in der XML-Datei verwendet. Diese Informationen betreffen USt-Beträge, USt-Prozentsätze, USt-Basisbeträge, USt-Identifikationsnummern usw. In erster Linie werden die USt-Informationen aus den USt-Transaktionen abgerufen, die durch den Transaktionscode (TRCD) 11 und die USt-Kontotypen (AT04) 1 oder 2 gekennzeichnet sind. Wenn keine solche USt-Transaktion für den Beleg im Hauptbuch gefunden wird, werden die USt-Informationen aus den Erlöstransaktionen abgerufen, die durch den Transaktionscode (TRCD) 11 und die USt-Kontotypen (AT04) 3–9 identifiziert werden.

Wenn eine Kundenrechnung manuell zu (AAS390/B) hinzugefügt wird, werden alle oben beschriebenen Validierungen durchgeführt, genau wie für eine Rechnung, die automatisch über (GLS040) hinzugefügt wird. Es gibt jedoch die folgenden Unterschiede:

• Um festzustellen, ob die Rechnung storniert wurde, werden Zusatzinformationen in der Tabelle FGLEDX für die Rechnungstransaktion mit dem Transaktionscode (TRCD) 10 überprüft. Wenn die HB-Zusatzinformationen der Kategorien 025 oder 036 gefunden werden, bedeutet dies, dass die Rechnung storniert wurde.
• Wenn die Rechnung bereits in der Transaktionstabelle FONINT vorhanden ist, kann sie dennoch manuell in (AAS390) hinzugefügt werden, allerdings wird in (AAS390/E) eine Warnmeldung angezeigt.

Korrekturrechnungen

Eine Korrekturrechnung kann z. B. in "KA-Rechnung. Korrigieren oder gutschr." (OIS380) über die verknüpfte Option 14 = Korr./Gutschr. in "Rechnung. Anzeigen" (OIS350) und in "Manuelle Rechnung. Eingeben" (ARS120) erstellt werden. Wenn Korrekturmethode 1 verwendet wird, wird nur eine Korrekturrechnung erstellt, die die Korrektur der Originalrechnung enthält. Wenn Korrekturmethode 2 verwendet wird, werden zwei Korrekturrechnungen erstellt: eine Gutschrift, die die Originalrechnung storniert, und eine neue Belastungsrechnung.

Bei Korrekturrechnungen, die über Korrekturmethode 1 erstellt werden, enthalten die Debitorenzusatzinformationen der Kategorie 235 Informationen zur Originalrechnungsnummer und zum Originalrechnungsjahr. Ebenso enthalten für die Originalrechnung die Debitorenzusatzinformationen der Kategorie 236 Informationen zur Korrekturrechnungsnummer und zum Korrekturrechnungsjahr.

Für Korrekturrechnungen, die mit Korrekturmethode 2 erstellt wurden, enthalten sowohl die Gutschrift als auch die neue Belastungsrechnung in den Debitorenzusatzinformationen der Kategorie 235 Informationen zur Originalrechnungsnummer und zum Originalrechnungsjahr. Die Originalrechnung wird mit einer Referenz zu der Gutschrift, die die Originalrechnung storniert hat, und zu der neuen Belastungsrechnung in den Debitorenzusatzinformationen der Kategorie 236 aktualisiert. Das heißt, dass diese Zusatzinformationskategorie für die Originalrechnung zwei Mal vorkommt.

Eine Gutschrift kann beispielsweise in (ARS120) oder durch einen Gutschriftsauftrag in "Kundenauftrag. Öffnen" (OIS100) erstellt werden. Durch Referenzieren der Originalrechnungsnummer und des Originalrechnungsjahres in beispielsweise (ARS120/E) oder (OIS100/G) kann für die Gutschrift in Debitorenzusatzinformationen der Kategorie 255 eine Referenz zur Originalrechnung erstellt werden. In diesem Fall enthält die Originalrechnung Informationen zur Gutschrift und zum Jahr der Gutschrift in den Debitorenzusatzinformationen der Kategorie 256.

Um festzustellen, ob eine Rechnung eine frühere Rechnung korrigiert, werden die Debitorenzusatzinformationen der Kategorien 235 (für Korrekturrechnungen) und 255 (für Gutschriften) verwendet. Wenn eine solche Zusatzinformationskategorie für die Rechnung in "Rechnung. Zusatz-Info anzeigen" (ARS216) vorhanden ist, finden Sie die Originalrechnungsnummer und das Originalrechnungsjahr im Feld mit den Debitorenzusatzinformationen.

Für die Originalrechnung enthalten die Debitorenzusatzinformationen der Kategorie 236 Informationen zur Korrekturrechnungsnummer und zum Korrekturrechnungsjahr. Gleiches gilt, wenn die Originalrechnung durch eine Gutschrift geändert wurde, dann enthalten die Debitorenzusatzinformationen der Kategorie 256 Informationen über die Gutschrift und das Jahr der Gutschrift.

Wenn die Korrekturrechnung in der Online-Rechnungsstellung berücksichtigt wird, werden Informationen zur Originalrechnungsnummer und zum Originalrechnungsjahr in den Feldern OIVR und OINY in der Transaktionstabelle FONINT aktualisiert und in Bild (AAS390/E) angezeigt.

Fälligkeitsdatum aufteilen

Wenn die verwendete Zahlungsbedingung für das aufgeteilte Fälligkeitsdatum eingerichtet wurde, wird bei Ausgabe der Rechnung mehr als eine Rechnung in der Debitorenbuchhaltung erstellt, zum Beispiel in "Kundenauftragsrechnung. Drucken" (OIS180) In diesem Fall sollten diese Rechnungen zusammen als eine Rechnung in der XML-Datei rückgemeldet werden. Zur Identifizierung der ursprünglichen Rechnungsnummer werden die Debitorenzusatzinformationen der Kategorie 228 in (ARS216) verwendet.

Beispiel: Die Zahlungsbedingung für das aufgeteilte Fälligkeitsdatum wurde in "Zahlungsbedingung. Öffnen" (CRS075) definiert, indem der Parameter "Aufgeteiltes Fälligkeitsdatum" aktiviert wurde.

Pro Einrichtung in "Zahlungsbedingung. Details öffnen" (CRS074) werden die Rechnungen in zwei Teile aufgeteilt, jeweils mit 70 und 30 Prozent des Rechnungsbetrags. Der erste Teil ist innerhalb von 15 Tagen ab Rechnungsdatum fällig, und der zweite Teil ist innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum fällig.

Ein Kundenauftrag wird in (OIS180) mit dieser Zahlungsbedingung fakturiert, und die Rechnung 2018100000021 kann dann in "Rechnung. Anzeigen" (OIS350) gefunden werden.

Bei Aktualisierung in der Debitorenbuchaltung wurden zwei Rechnungen mit Rechnungsnummern aus der Rechnungsnummernserie 4 in "Interne Rechnungsnummernserie. Öffnen" (MFS165) erstellt: 9999999900040 und 9999999900041, gemäß der Einstellung der Zahlungsbedingung in (CRS075).

Beide Rechnungen beziehen sich auf die ursprüngliche Rechnungsnummer in den Debitorenzusatzinformationen der Kategorie 228.

In der XML-Datei muss die Summe dieser beiden Rechnungen rückgemeldet werden, und die Rechnungsnummer, die für die Rückmeldung verwendet wird, muss die ursprüngliche, in (OIS350) angezeigte Rechnungsnummer 2018100000021 sein.

Stornierte Rechnungen

In der Debitorenbuchhaltung werden nur Rechnungstransaktionen mit Transaktionscode (TRCD) 10 von (AAS395) gelesen. Wenn mehr als eine Transaktion mit TRCD = 10 für eine Rechnungsnummer gefunden wird, wird die Rechnung storniert und nicht in den XML-Bericht aufgenommen.

Wenn die Rechnung über (GLS040) verarbeitet wird, können stornierte Rechnungen über den Programmnamen "GLS900" im Feld PGNM in der Tabelle FCR040 identifiziert werden.

Wenn die Rechnung über Option 1 = Erstellen in (AAS390) verarbeitet wird, werden die HB-Zusatzinformationen der Kategorien 025 und 036 überprüft. Der Originalrechnungsdatensatz (TRCD = 10) enthält die HB-Zusatzinformationen der Kategorie 025 mit einem Verweis auf die Stornierungsbelegnummer. Der Stornierungs-Rechnungsdatensatz (TRCD = 10) enthält die HB-Zusatzinformationen der Kategorie 036 mit einer Referenz auf die ursprüngliche Belegnummer. Wenn eine dieser Kategorien der HB-Zusatzinformationen vorhanden ist, ist es nicht möglich, die Rechnung in (AAS390) hinzuzufügen.