Kundenzahlungen und Rechnungsdatensätze abgleichen

Ergebnis

Kundenzahlungen werden mit einer Kunden- oder Lieferantenrechnung abgeglichen, Belastungsanzeigen werden verwaltet und Gutschriftanzeigen werden ausgegeben. Ein Buchungsjournal wird ausgedruckt.

Das Hauptbuch und Debitoren/Kreditoren werden aktualisiert. Weitere Informationen finden Sie in den Dokumenten im Abschnitt "Siehe auch".

Bevor Sie beginnen

Sie müssen die unter Kundenzahlungen anpassen aufgeführten Voraussetzungen erfüllt haben.

Führen Sie folgende Schritte aus

Um die Differenz zwischen Zahlungs- und Rechnungsdatensätzen zu beheben, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Rechnungs- und Zahlungsdatensätze manuell abgleichen

   Gleichen Sie eine Kundenzahlung mit einer oder mehreren Rechnungen, Gutschriftrechnungsdatensätzen oder Zahlungsdatensätzen in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) ab. Der Abgleich wird normalerweise für Gutschriften- und Akontodatensätze vorgenommen.

2. Kundenbelastungsanzeigen verwalten

   Akzeptieren Sie eine Belastungsanzeige und wenden Sie sie auf eine oder mehrere Zahlungs- oder Rechnungsdatensätze in (ARS110) an.

   Eine Belastungsanzeige ist ein Auszug des Kunden, der darüber benachrichtigt, dass aufgrund einer bestimmten Reklamation ein Abzug vom fakturierten Betrag vorgenommen wurde. Statt eine formale Reklamation einzureichen und auf eine Gutschriftrechnung zu warten, sendet der Kunde einen Auszug, mit dem entweder in einem separaten Dokument oder in der eigentlichen Zahlung über den Abzug informiert wird.

3. Gutschriftanzeigen durch Abgleichen von Kundenzahlungsdatensätzen und Gutschriftrechnungsdatensätzen erstellen

   Erstellen Sie eine Gutschriftanzeige für eine oder mehrere Kundenrechnungen in (ARS110).

   Eine Gutschriftanzeige ist eine Kombination aus Gutschriftrechnungsdatensatz und -quittung für folgende Schritte:

   • Ausstehende Transaktionen abschließen
   • Fungiert als Quittung, mit deren Hilfe der Kunde darüber informiert wird, dass ein bestimmter Gutschriftrechnungsdatensatz verwendet wurde, um bestimmte Rechnungen und/oder Akontodatensätze zu löschen. Die Quittung wird mit der Standardbrieffunktion erstellt.
4. Zahlungseingangsdifferenzen mit Lieferantenrechnungen verrechnen

   Gleichen Sie eine erfasste Differenz zwischen der Kundenrechnung und der Zahlung ab, die für eine Lieferantenrechnung eingegangen ist. In diesem Zusammenhang wird von einer Verrechnung gesprochen.

   Die Verrechnung wird normalerweise vorgenommen, wenn ein Kunde, der auch als Lieferant auftritt, einen bestimmten Betrag von der fakturierten Summe mit Verweis auf eine zuvor an den Benutzer gesendete, ausstehende Rechnung abgezogen hat. Bei Kunden, die größere Einzelhändler sind, wird die Verrechnung oft verwendet.

   Den abgezogenen Betrag ordnen Sie der Rechnung in Kreditoren direkt zu, wenn die Zahlungen in (ARS110) bearbeitet werden.

5. Bezahlung von Zahlungsdokumenten

   Sie können Zahlungs- und Vorauszahlungsdokumente in (ARS110) über die verknüpfte Option 19 = "Zahlungsanforderung/Dokument" bezahlen. Diese Option ist sowohl in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS112) als auch in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS118) verfügbar. Wenn ausgewählt, wird Bild (ARS112/I) geöffnet, in dem Sie den Zahlungsdokumenttyp und die Zahlungsdokumentnummer angeben können.

   Wenn der Vorauszahlungsprozess in "Settings - KA-Fakturierung" (CRS722) aktiviert ist, wird der Dokumenttyp 1 (Zahlungsanforderung) standardmäßig verwendet. Wenn Typ 1 nicht verfügbar ist, wird stattdessen Dokumenttyp 2 (Zahlungsdokument) verwendet. Der Dokumenttyp kann bearbeitet werden und bestimmt, welche Felder im Bild angezeigt werden.

   Nachdem das Zahlungsdokument hinzugefügt wurde, ruft das System den ausstehenden Betrag und die Währung ab. Es sind verschiedene Kontrollen implementiert, um sicherzustellen, dass die Währung mit dem Zahlungsdokument übereinstimmt, und dass der bezahlte Betrag nicht größer als der ausstehende Saldo ist.

   Die Zahlung wird als Akontozahlung unter Verwendung des Buchungsvorgangs AR30 und des Buchungstyps 110 in "Buchungsdefinition. Einstellen" (CRS395) verbucht. Für jeden Dokumenttyp werden Zusatzinformationen hinzugefügt:

   • Für Zahlungsdokumenttyp 1 (Zahlungsanforderung):
     • Zahlungsanforderungsnummer - Zusatzinformationsnummer 242
     • Anforderungsreferenznummer - Zusatzinformationsnummer 243
     • Kundenauftragsnummer - Zusatzinformationsnummer 203
   • Für Zahlungsdokumenttyp 2 (Zahlungsdokument):
     • Zahlungsdokumentnummer - Zusatzinformationsnummer 249
     • Kundenauftragsnummer - Zusatzinformationsnummer 203

   Diese Details dienen als Referenzen beim Buchen der Kundenrechnung und beim Verarbeiten von Zahlungen, die sich auf Zahlungsdokumente und Vorauszahlungsdokumente beziehen.

   Außerdem aktiviert Option 19 die Verarbeitung von divisionsübergreifenden Transaktionen sowohl in (ARS112) als auch in (ARS118) sowie in "Bankauszug. Öffnen" (ABS100) durch manuelle Zuteilungen.