Hauptbuch-Saldodatei analysieren und reparieren

Ergebnis

Der Saldodateitabelle (FBAVAL) wird aktualisiert.

Die Hauptbuch-Saldodatei enthält nur korrekte und aktualisierte Hauptbuchsalden und budgetierte Salden.

Sie können Geschäftsberichte erstellen, die korrekte und vollständige Werte enthalten. Das Risiko für das Auftreten von Problemen während Audits wird reduziert.

Bevor Sie beginnen

• "Transaktionsdatei. Abgebrochene Jobs neu starten" (GLS047) darf keine unterbrochenen Jobs enthalten.
• Sie haben Hauptbuch-Saldodatei verwalten gelesen.
• Wenn Sie eine benutzerdefinierte Anzeige der Fehler in "Hauptbuch-Saldodatei. Fehler überprüfen" (GLS941/B) verwenden möchten, müssen Sie eine firmenspezifische Ansicht für das Programm in "Ansicht. Öffnen" (CRS020) definieren. Die vordefinierten Felder, die zur Auswahl stehen, müssen zuerst über F14 = Standard für die Feldgruppe GLPV2 in "Feldgruppe. Erlaubte Felder anzeigen" (CRS109) heruntergeladen werden.

Führen Sie folgende Schritte aus

Definieren der Auswahl

1. Wichtig: Lesen Sie die Empfehlungen, wie Sie Analysen ausführen und trotzdem eine hohe Systemleistung in Hauptbuch-Saldodatei verwalten beibehalten können.

2. Starten Sie "Hauptbuch-Saldodatei. Analysieren" (GLS940/B).

3. Geben Sie eine ID für die Analyse an, und klicken Sie auf "Erstellen".

4. Geben Sie in Bild E eine Beschreibung, einen Periodenbereich und einen Saldoschlüsselbereich an (Sie können sowohl feste als auch benutzerdefinierte Saldoschlüssel auswählen), und legen Sie fest, ob Sie die Saldodatei mit Ist-Werten aus dem Hauptbuch oder mit Budgetwerten vergleichen möchten.

5. Wenn Sie "Budgetwerte" ausgewählt haben, geben Sie die Budgetnummer und die Budgetversion an.

6. Drücken Sie die Eingabetaste, um zu Bild B zurückzukehren. Dort wird die neue Analyse mit dem Status 10 (Neue, zu verabeitende Analyse) angezeigt.

7. Starten der Analyse

   Wählen Sie die Option "Analyse" aus, um die Analyse zu starten.

   Der Analyse wird automatisch der Status 20 (Übermittelt) zugewiesen. Dieser Status wird verwendet, wenn eine Analyse ausgeführt oder gedruckt wird oder wenn Fehler gefunden und von M3 behoben werden. Der Status 20 wird in Kombination mit einem der folgenden Workflow-Status in Bild B verwendet: In der Warteschlange (der Job ist offen, M3 weist eine Jobnummer zu), Ausführung (die Analyse wird ausgeführt), Ausdruck (etwaige Abweichungen werden gedruckt) oder Korrektur (etwaige Abweichungen werden korrigiert).

8. Fortschritt überwachen

   Wählen Sie die Option "Anzeigen" für die Analyse. Der Zeitstempel wird in Bild E angezeigt und gibt das Datum und die Zeit an, bis zu der Transaktionen für die Analyse eingeschlossen werden.

9. Bild F zeigt den aktuellen Verarbeitungsstatus der Analysedaten an. Es gibt folgende Status:

   • 0 = Die Analyse ist abgeschlossen oder nicht gestartet.
   • 1 = M3 wählt die Transaktionen für die Analyse im Hauptbuch oder im jeweiligen Budget aufgrund der gewählten Perioden, Saldoschlüssel und Zeitangaben. Die Kontierungszeile in (GLS940/F) zeigt die Transaktionen an, die aktuell ausgewählt sind.
   • 2 = M3 generiert eine Tabelle, mit deren Hilfe das Hauptbuch bzw. das Budget mit der Saldodatei verglichen wird. Der Saldoschlüssel in (GLS940/F) zeigt die Saldoinformationen an, die gerade verarbeitet werden.
   • 3 = M3 vergleicht die Daten mit der Saldodatei, um etwaige Abweichungen zu identifizieren.

10. Unterbrechen der Analyse

    Solange sich die Analyse noch in Phase 1 oder 2 befindet, können Sie sie jederzeit unterbrechen, indem Sie in (GLS940/B) die Option "Unterbrechen" auswählen.

    Die Analyse erhält den Status 21 (Unterbrochen). Hinweis: Eine Unterbrechung der Analyse kann zu Leistungseinbußen führen, wenn die Saldodatei mit neuen Transaktionen aktualisiert wird.

    Wenn ein Subsystem beendet werden muss oder abgeschaltet werden muss, während die Analyse noch ausgeführt wird, kann die Analyse auch angehalten werden, unabhängig davon, in welcher Phase sie sich befindet.

    Die Analyse erhält den Status 22 (Beendet).

    Hinweis

    Dies funktioniert wie das Unterbrechen einer Analyse, die neu gestartet werden kann, indem in (GLS940/B) die verknüpfte Option 9 = Analysieren ausgewählt wird.

11. Um mit der Analyse fortzufahren, wählen Sie die Option "Analysieren" aus.

12. Ergebnisse überprüfen

    Wurde der Analyse in (GLS940/B) der Status 30 zugewiesen (Fehler identifiziert), wählen Sie eine oder mehrere der folgenden Optionen aus, um die Analyseergebnisse zu überprüfen:

    • Wählen Sie die Option "Ergebnisse überprüfen" aus, um etwaige Abweichungen anzuzeigen, die in "Hauptbuch-Saldodatei. Fehler überprüfen" (GLS941/B) für die jeweiligen Saldoschlüssel, Perioden und Saldo-Dimension 1 gefunden wurden. (GLS941/E) zeigt die genauen Details der Diskrepanz für den jeweiligen Währungstyp, Soll und Haben, externe vs. interne Transaktionen und Mengen an.
    • Wählen Sie "Drucken" aus, um einen Bericht mit den Abweichungen auszudrucken.

13. Saldodatei reparieren

    Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um durch Addieren oder Subtrahieren der Differenz das Anpassen der Saldodatei in M3 auszulösen:

    • Wählen Sie in (GLS941/B) die Korrekturoption für den jeweiligen Fehler aus.

      Sobald der Fehler korrigiert ist, wird ihm in (GLS941/B) der Status 40 (Keine Fehler) zugewiesen.

    • Wählen Sie in (GLS940/B) die Option "Alle korrigieren" für die gesamte Analyse aus.

      Nachdem alle Fehler behoben wurden, erhält die Analyse in (GLS940/B) den Status 40.