Hauptbuch-Saldodatei verwalten

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie die Hauptbuch-Saldodatei analysieren, reparieren oder neu erstellen, um sicherzustellen, dass keine Diskrepanzen zwischen dem Hauptbuch und der Saldodatei oder zwischen einem Budget und der Saldodatei bestehen.

Warum ist dies erforderlich

Diskrepanzen zwischen dem Hauptbuch und der Hauptbuch-Saldodatei sind ein Hinweis darauf, dass die Saldodatei (die FBAVAL-Tabelle) nicht ordnungsgemäß aktualisiert wurde, nachdem das Hauptbuch (die FGLEDG-Tabelle) aktualisiert wurde. Dies ist wahrscheinlich auf unterbrochene Jobs zurückzuführen. Diskrepanzen sind ein ernst zu nehmendes Problem, da mehrere Berichte und Programme, die unterstützende Dokumentation für strategische Entscheidungen bereitstellen, auf den Zahlen der Saldodatei basieren.

Ergebnis

Die Hauptbuch-Saldodatei enthält nur korrekte und aktualisierte Werte.

  • Sie können Salden anhand unterschiedlicher Saldoschlüssel und Spaltenvorlagen in "HB-Saldodatei. Anzeigen" (GLS215) prüfen.
  • Sie können Berichte mit den korrekten Zahlen im M3-Berichtsgenerator drucken.
  • Sie können einen Bericht mit dem korrekten Saldovortrag in "Hauptbuch. Drucken" (GLS525) drucken.

Die Saldodatei (die FBAVAL-Tabelle) wird mit Salden aus dem Hauptbuch (der FGLEDG-Tabelle) oder der Budgettransaktionstabelle (FBUDET) aktualisiert.

Bevor Sie beginnen

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Saldodatei analysieren und reparieren

    Überprüfen Sie im Rahmen der Jahresabschlussroutinen der Firma, dass das Hauptbuch und die Saldodatei übereinstimmen, indem Sie "Hauptbuch-Saldodatei. Analysieren" (GLS940) ausführen.

    Mit (GLS940) können Sie eine Online-Analyse für verschiedene Perioden und Saldoschlüssel ausführen – sowohl feste als auch benutzerdefinierte –, ohne das System für laufende Transaktionen sperren zu müssen.

    M3 berechnet den Saldo der jeweiligen Saldoschlüssel und Perioden automatisch und vergleicht die berechneten Werte mit den entsprechenden Werten im Hauptbuch. Der Fortschritt der Analyse wird online angezeigt. Pro Analyse wird eine Zeitangabe definiert. Das heißt, die Analyse berücksichtigt sämtliche Transaktionen bis zum jeweiligen Zeitpunkt. Somit können während der Analyse neue Transaktionen erfasst werden. Laufende Analysen können angehalten und später fortgesetzt werden. Die bei der Analyse identifizierten Abweichungen zwischen dem Hauptbuch und der Saldodatei werden pro Saldoschlüssel, Periode und Saldobegriff 1 angezeigt. Mit der Reparaturoption in (GLS940/B) repariert M3 die Saldodatei automatisch durch Addieren bzw. Subtrahieren der berechneten Differenz.

    Für die budgetierten Saldowerte kann das gleiche Vorgehen angewendet werden. In diesem Fall basiert die Analyse allerdings auf der Budgettransaktionstabelle (FBUDET).

    Hinweis

    Um die Systemleistung während der Analyse nicht zu beeinträchtigen, gelten folgende Empfehlungen:

    • Führen Sie die Analyse nach den normalen Bürozeiten aus. Die Analyse ist rechenintensiv und kann zu längeren Reaktionszeiten führen, wenn das System andere Transaktionen verarbeitet. Wenn die Analyse abends gestartet wird und bis zum nächsten Morgen nicht abgeschlossen ist, müssen Sie den Vorgang nicht unterbrechen. Wenn Sie die Saldodatei jedoch wie unten beschrieben neu erstellen, müssen Sie den Job unterbrechen.
    • Basieren Sie die Analyse auf einem weiten Bereich von Saldoschlüsseln – vorzugsweise auf allen –, um einen begrenzten Periodenbereich statt eines unbegrenzten zu erhalten. Führen Sie die Analyse häufig und regelmäßig aus, vorzugsweise periodisch. Gelegentliche Analyseläufe, die auf einzelnen Saldoschlüsseln basieren und sich über mehrere Perioden erstrecken, sind äußerst rechenintensiv.
    • Vermeiden Sie Analysen, die zwei Geschäftsjahre betreffen. Beispiel: Führen Sie anstelle einer Analyse, die von Periode 11 in 2009 bis Periode 1 in 2010 reicht, zwei Analysen aus, eine für Perioden 11 und 12 in 2009 und eine für Periode 1 in 2010.

  2. Saldodatei neu erstellen

    Die Einführung neuer Saldoschlüssel erfordert eine Neuerstellung der Saldodatei sowie deren erneutes Befüllen mit Hauptbuch- oder Budgetsalden. Eine Neuerstellung kann auch in den seltenen Fällen erforderlich sein, in denen ernsthafte strukturelle Probleme in der Saldodatei auftreten. Hinweis: Das System muss vor der Neuerstellung für laufende Transaktionen gesperrt werden.

    • Aktualisierung mit Ergebnis

      Füllen Sie Saldoschlüssel neu mit aktualisiertem Ergebnis in "HB-Saldodatei. Mit Ergebnis aktualis." (GLS915) für ausgewählte Perioden und Saldoschlüssel. Dies wird in der Regel dann gemacht, wenn ein neuer Saldoschlüssel auch für historische Werte gelten soll. Sie können die Saldodateieinträge in diesem Bereich vor dem Übertrag in die Saldodatei löschen, anstatt die neuen Werte zu den aktuellen hinzuzufügen.

      Durch Verwendung von Periodenintervallen können Sie die Anzahl der Transaktionen begrenzen und die Aktualisierung in mehreren Läufen ausführen, wenn die zu verarbeitende Transaktionsanzahl hoch ist.

    • Aktualisieren mit Budget

      Aktualisieren Sie die Saldodatei in einem der folgenden Fälle mit Budgetwerten:

      • Wenn ein neuer Saldoschlüssel für historische Werte gelten soll.
      • Wenn Sie ein neues Budget einführen möchten, für welches das Kontrollfeld "Aktualisieren Saldodatei" in "Budget. Öffnen" (BUS100) vorher noch nicht ausgewählt war.

      Sie aktualisieren die Saldoschlüssel in "HB-Saldodatei. Mit Budget aktualisieren" (GLS920) für die ausgewählten Budgets, Perioden und Saldoschlüsselbereiche. Sie können die bestehenden Saldodateieinträge für diese Saldoschlüssel vor der Übertragung löschen.

  3. Transaktionen aus Saldodatei löschen

    Löschen Sie Ergebnis- oder Budgetwerte für bestimmte Perioden und Saldoschlüsselbereiche in "HB-Saldodatei. Datensätze löschen" (GLS930) in folgenden Fällen:

    • Wenn ein gesamter Saldoschlüssel gelöscht werden muss
    • Wenn die Definition eines Saldoschlüssels oder einer Buchungsstruktur geändert wird.

    Wenn Transaktionen aufgrund von Änderungen gelöscht werden, müssen sofort neue Saldotransaktionen erstellt werden, bevor neue Transaktionen im System erfasst werden. Dies ist besonders dann wichtig, wenn die aktuelle Periode gelöscht und neu erstellt wird. Wie oben erwähnt, können beim Übertragen neuer Transaktionen auch vorherige Transaktionen gelöscht werden.

  4. Generieren eines Saldovortrags in Saldodatei

    Im Rahmen der Jahresabschlussroutinen des Unternehmens generieren Sie einen Saldovortrag in "HB-Saldodatei. Jahresendlauf starten" (GLS905), indem Sie das Jahr angeben, von dem der Endsaldo abgerufen wird.

    Durch Summieren vorheriger Transaktionen zur Generierung von Saldovorträgen für das nächste Geschäftsjahr aus den Endsalden des aktuellen Jahres erhöhen Sie die Systemleistung bei Abfragen und beim Generieren von Berichten. Dies ist der einzige Zweck des Jahresendlaufs in M3. Die Saldovorträge werden in Periode 00 gespeichert, einer Periode, die Sie nie manuell definieren müssen. Generieren Sie keinen Saldovortrag für das aktuelle Geschäftsjahr oder zukünftige Geschäftsjahre, da dies die Systemleistung beeinträchtigt.

    Die meisten Transaktionen aus dem Vorjahr müssen eingegeben werden, bevor der Saldovortrag generiert wird. Die Transaktionen für das neue Jahr können jedoch vor dieser Aktivität eingegeben werden, Transaktionen für das vorherige Jahr außerdem auch hinterher. Werden die Transaktionen in ein vorheriges Jahr eingegeben, nachdem ein Saldovortrag für ein neues Jahr generiert wurde, wird dieser Saldo automatisch angepasst.

    Wenn kein Jahresendlauf ausgeführt wird, wird der vorherige Saldovortrag zu den vorhandenen Transaktionen hinzugefügt. Wenn zuvor kein Saldovortrag berechnet wurde, werden stattdessen alle Transaktionen ab dem Zeitpunkt der Systemkonfigurierung summiert, um den Saldovortrag für das neue Jahr zu erstellen.

Verwandte Themen