Finanztransaktionen archivieren

Ergebnis

Transaktionen werden in eine Archivbibliothek übertragen.

Im Hauptbuch wird ein Sammelbeleg pro Geschäftsjahr erstellt. Für alle archivierten Nebenbuch- und Hauptbuchtransaktionen wird die Beibehaltung eines Audit-Trails aktiviert. Dabei erhalten sie eine zusätzliche Belegnummer für den ausgeglichenen Hauptbuch-Datensatz, der bei der Übertragung in die Archivbibliothek hinzugefügt wurde.

Der Journalsaldo ist null. Wenn die Archivierung für eine Periode erfolgt, die zwei Geschäftsjahre umfasst, kann der Journalsaldo unausgeglichen sein. Der Grund dafür ist, dass das Buchungsdatum für einen Rechnungseintrag und die entsprechende Zahlung sich in demselben Archivierungsdatumsintervall, aber nicht im selben Geschäftsjahr befinden können. Dennoch sollte die Summe aller Salden im Beleg Null sein.

Die Liste der archivierten Transaktionen kann - je nach ausgewähltem Archivierungstyp - beim Archivieren der Nebenbuch- und Hauptbuchtransaktionen gedruckt werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Debitorentransaktionen archivieren und Kreditorentransaktionen archivieren.

Dank freigegebenem Speicherplatz wird die Systemleistung verbessert. Speichern Sie die Archivbibliotheken Ihren gewohnten Backup-Routinen entsprechend auf geeigneten Medien.

Bevor Sie beginnen

Allgemeine Voraussetzungen

• Der zuständige Systemoperator sollte benachrichtigt werden, da die Archivierung Kenntnisse zur Speicherung und Löschung von Bibliotheken erfordert. Wenn viele Transaktionen in einem einzigen Archivierungslauf verarbeitet werden müssen, muss der Systemoperator sicherstellen, dass auf der Festplatte genügend Platz vorhanden ist, da erst Platz freigegeben wird, wenn die Archivierungsbibliothek gelöscht wurde und die Reorganisation erfolgt ist. Wenn auf dem Computer genügend Speicherplatz frei ist, können zuvor ausgeführte Archivläufe gemäß der Archivbibliothek wiederhergestellt werden, bevor die Archivierung initiiert wird. In diesem Fall werden die neuen Daten den vorhandenen Tabellen hinzugefügt und die Archivierung kann schneller durchgeführt werden, da die Tabellen nicht erneut in der Archivbibliothek erstellt werden müssen.
• Die Archivbibliothek (Bis-Bibliothek) MVXARCH und die aktuelle Datenbankbibliothek (Von-Bibliothek) müssen in "Settings – Archivierung" (CRS799) definiert sein.
• Das System muss sich dafür in einem eingeschränkten Zustand befinden (z. B. alle Batchjobs herunterfahren).
• Es wird ein vollständiges Backup der Datenbankbibliothek erstellt.

Zusätzliche Voraussetzungen für die Archivierung von Haupt- und Nebenbüchern

• Für alle Dimensions-IDs in der Dimension 1 ist in "Dimensions-ID. Öffnen" (CRS630/E) das Kontrollfeld "Archivierung" aktiviert. (Es empfiehlt sich, das Kontrollfeld bereits bei der Einrichtung des Kontenplans zu aktivieren).
• Belegnummernserien für die Archivierung sind in "Belegnummernserie. Öffnen" (CRS410) definiert und mit den verwendeten FAM-Funktionen verbunden (siehe unten). Diese Nummernserie wird für die summierten Transaktionen verwendet, die nach der Archivierung zurückgelegt werden.
• Die folgenden Nummernserien lassen sich in "Nummernserie. Öffnen" (CRS165) definieren. 65–A (für Kreditoren); 55–A (für Debitoren). Diese Serien repräsentieren die Rechnungsnummern für die summierten Transaktionen, die in den Nebenbüchern verbleiben.
• Die folgenden FAM-Funktionen werden mit gültigen Datumsintervallen definiert: AP71 (Archivierung von Kreditoren; muss mit einer Nummernserie vom Typ 65 verknüpft werden); AR71 (Archivierung von Debitoren; muss mit einer Nummernserie vom Typ 55 verknüpft werden); GL71 (Archivierung des Hauptbuchs).
• Archivierungsvorlagen für die selektive Archivierung werden in "Archivierungsvorlage. Öffnen" (GLS820) definiert.
• Die Archivierungstypen bestimmen, wie verschiedene Transaktionstypen archiviert werden sollen, und werden in "Archivierungstyp. Öffnen" (GLS830) definiert.
• Alle zu archivierenden Rechnungen wurden bezahlt.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Verschieben von Daten aus alten Historientabellen

   Wenn Transaktionen zuvor mithilfe der Archivierungsfunktion archiviert werden. Um diese Transaktionen in die Archivtabellen zu verschieben, verwenden Sie das Korrekturprogramm via (SXS604). Die in diesem Programm angezeigten Von- und Bis-Bibliotheken sind in "Einstellungen – Archivierung" (CRS799) definiert. Transaktionen werden verschoben:

   • Von der AR-Historietabelle (FSLHST) zur AR-Tabelle (FSLEDG)
   • Von der Historietabelle für Debitorenzusatzinformationen (FSLHSX) zur Tabelle für Debitorenzusatzinformationen (FSLEDX)
   • Von der AP-Historietabelle (FPLHST) zur AP-Tabelle (FPLEDG)
   • Von der Historietabelle für AP-Zusatzinformationen (FPLHSX) zur Tabelle für AP-Zusatzinformationen (FPLEDX)
   • Von der HB-Historietabelle (FGLHST) zur Tabelle für HB-Zusatzinformationen (FGLEDG)
   • Von der Historietabelle für HB-Zusatzinformationen (GLHSX) zur Tabelle für HB-Zusatzinformationen (FGLEDX).
2. Backup der aktualisierten Tabellen erstellen

   Führen Sie, nachdem die Transaktionen in die Archivtabellen übertragen wurden, ein vollständiges Backup der Archivbibliothek durch. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Daten in den Tabellen wiederherzustellen, falls bei der Archivierung ein Problem auftritt.

3. Ausdrucken der Kontrollberichte vor der Archivierung

   Drucken Sie die Berichte aus, die für die Vorher-Nachher-Analyse verwendet werden sollen:

   • "Hauptbuch. Drucken" (GLS525)
   • "Hauptbuch. Saldolisten drucken" (GLS510), Berichtstypen 1 und 2
   • "Hauptbuch. Ausdruck der Erfolgsrechnung" (GLS520)
   • "Debitoren. Drucken" (ARS500), Layouts 1 und 2
   • "Kreditoren. Drucken" (APS500), Layouts 1 und 2
   • "Interne Buchungen. Drucken" (CAS500)
   • "Auftragskalkulation. Drucken" (CAS550)
   • "Zeitmeldung. Drucken" (TAS500).
4. Ausführen der Archivierung
   • Debitorentransaktionen archivieren

     Definieren Sie die Periode, bis zu der Transaktionen ausgewählt werden sollen, und starten Sie die Archivierung in "Hauptbuch. Archivieren" (GLS800). Der Job kann neu gestartet werden, wenn er nicht normal beendet wird.

     Weitere Informationen dazu finden Sie unter Debitorentransaktionen archivieren.

   • Kreditorentransaktionen archivieren

     Sie können die Periode definieren, bis zu der Transaktionen ausgewählt werden, und die Archivierung in (GLS800) starten. Sie können den Job neu starten, wenn er nicht normal beendet wird.

     Weitere Informationen dazu finden Sie unter Kreditorentransaktionen archivieren.

   • Hauptbuchtransaktionen archivieren

     Sie können die Periode, bis zu der Transaktionen ausgewählt werden sollen, definieren und die Archivierung der Hauptbuchtabelle (FGLEDG) und der Tabelle für HB-Zusatzinformationen (FGLEDX) in (GLS800) starten. Bilanztransaktionen und Gewinn- und Verlusttransaktionen werden in separaten Läufen archiviert.

     Der gesamte archivierte Betrag wird als ein Sammelbeleg gebucht, entweder als eine Summe für die jeweiligen Perioden, oder als eine Summe für die Bis-Periode, je nach Konfiguration des verwendeten Archivierungstyps. Alle archivierten Transaktionen erhalten die Hauptbuch-Informationsnummer 095, die die Nummer des Sammelbelegs speichert.

     Der ausgewählte Archivierungstyp legt ebenfalls fest, von welcher Dimension die Werte summiert werden. Wenn Sie z. B. auf die Dimensionen 1 und 2 summieren, werden die Bilanzen für alle Kombinationen von Dimension 1 und 2 unabhängig von etwaigen Dimensions-IDs in den anderen Dimensionen summiert.

     Nach erfolgreicher Archivierung der Hauptbuchtransaktionen ist der Belegsaldo gleich:

     • Bilanztransaktionen: (Gesamter gebuchter Betrag für alle Bilanzkonten) – (Debitorensaldo) – (Kreditorensaldo) – (Saldo beliebiger gelöschter Konten) – (Saldo beliebiger, nicht in die Archivierung eingeschlossener Konten)
     • Gewinn-/Verlusttransaktionen: (Gesamter gebuchter Betrag für alle Bilanzkonten) – (Saldo beliebiger gelöschter Konten) – (Saldo beliebiger, nicht in der Archivierung berücksichtigter Konten)
   • Interne Buchungen archivieren

     Alte Kostenrechnungstransaktionen können Sie in den Tabellen CINACC und CRACTR in "Interne Buchungen. Archivieren" (CAS970) archivieren.

     Hinweis

     Dieser Vorgang archiviert alle internen Buchungen mit leerem Fehlercode, Fehlercode 0 oder 9 bis zum ausgewählten Datum. Buchungen mit dem Fehlercode 3 können ebenfalls berücksichtigt werden (optional).

   • Auftragskalkulationstransaktionen archivieren

     Sie können alte Auftragskalkulationstransaktionen in der Tabelle in "Auftragskalkulation. Archivieren" (CAS980) archivieren.

   • Produktkalkulationswerte archivieren

     Sie können Produktkalkulationswerte in "Produktkalkulation. Arch./löschen" (PCS270) auf Grundlage von Auswahlkriterien wie dem Kalkulationstyp und den Kalkulationsdaten archivieren. Die Werte werden nach Abschluss der Archivierung automatisch gelöscht.

     Sie können folgende Werttypen zum Archivieren auswählen:

     • Kalkulationsdaten aus der Produktstruktur (Tabellen MCCWAR, MCBOMS, MCCMAT, MCCSEM, MCROUS, MCCOPE und MCHEAS). Nach dem Archivieren können das jeweilige Kalkulationsmodell und die damit verknüpften Kalkulationskomponentenwerte in "Produktkalkulation. Anzeigen" (PCS300) angezeigt werden. Informationen zur Produktstruktur, auf der die Kalkulation basiert, sind jedoch nicht mehr verfügbar.
     • Wie Eingabe 1, zusätzlich werden jedoch die Gesamtwerte pro Kalkulationskomponente auf allen Stufen (Tabellen MCCOMA, MCCOML, MCCOPU) addiert. Nach dem Archivieren kann nur der Kalkulationsmodellkopf mit den Gesamtkosten (PCS300) angezeigt werden. Es sind keine weiteren Detaildaten mehr verfügbar.
     • Wie Eingabe 2, zusätzlich wird jedoch der Gesamtbetragsdatensatz der Kalkulations-ID gelöscht. Dieser Betrag wird in "Produktkalkulation. Anzeigen" (PCS300/E) (der MCHEAD-Tabelle) angezeigt. Nach dem Archivieren werden in (PCS300) keine Werte angezeigt.
     Hinweis

     Nicht beantwortete Kalkulationswarnungen können nicht archiviert, sondern nur gelöscht werden.

   • Zeitmeldungen archivieren

     Archivieren Sie Kontierungstransaktionen in den Tabellen OTHEAD (Zeitabrechnungstransaktionen – Kopf) und OTTRAN (Stammdatei für Zeitabrechnungstransaktionen) in "Zeitmeldung. Archivieren" (TAS800).

5. Vorher-Nachher-Analyse ausführen

   Drucken Sie die Berichte aus, die für die Vorher-Nachher-Analyse verwendet werden sollen:

   • "Hauptbuch. Drucken" (GLS525)
   • "Hauptbuch. Saldolisten drucken" (GLS510), Berichtstypen 1 und 2
   • "Hauptbuch. Ausdruck der Erfolgsrechnung" (GLS520)
   • "Debitoren. Drucken" (ARS500), Layouts 1 und 2
   • "Kreditoren. Drucken" (APS500), Layouts 1 und 2
   • "Interne Buchungen. Drucken" (CAS500)
   • "Auftragskalkulation. Drucken" (CAS550)
   • "Zeitmeldung. Drucken" (TAS500).

   Führen Sie eine Vorher-Nachher-Analyse aus, um sicherzugehen, dass die Archivierung korrekt durchgeführt wurde.