Benutzerdefinierte Saldoschlüssel zum Filtern von Hauptbuchinformationen erstellen

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie Saldoschlüssel erstellen, die als Filter zum Abrufen von Informationen aus der Hauptbuch-Saldodatei fungieren, entweder online oder in ausgedruckten Berichten.

Es gibt acht vordefinierte Saldoschlüssel, die aus Dimensionen in unterschiedlichen Kombinationen bestehen. Saldoschlüssel 8 wird zur Darstellung von Werten in "Hauptbuch. Transaktionen anzeigen" (GLS210) verwendet.

Mithilfe von Saldoschlüsseln können Sie z. B. eine bestimmte Kostenstelle nach Konten unterteilt prüfen. Um erweiterten Berichtsanforderungen nachzukommen, z. B. hinsichtlich der Analyse des Ergebnisses im Vergleich zum Budget auf verschiedenen Ebenen, benötigen Sie jedoch maßgeschneiderte Saldoschlüssel.

Unter Darstellung der Salden im Hauptbuch anpassen finden Sie ein Beispiel für die Zusammensetzung eines Saldoschlüssels.

Ergebnis

Sie haben detaillierte Definitionen davon, wie Periodensalden entsprechend Ihren Bedürfnissen in Form aktivierter Saldoschlüssel dargestellt werden.

Wenn der Saldoschlüssel neu oder angepasst ist, rufen Sie zunächst die Hauptbuchwerte für den Saldoschlüssel in "HB-Saldodatei. Mit Ergebnis aktualis." (GLS915) ab.

Anschließend können Sie den Saldoschlüssel zusammen mit einer Spaltenvorlage in "HB-Saldodatei. Anzeigen" (GLS215/B) auswählen. Das Kontrollfeld "Nullzeilen anzeigen" in Bild P steuert, ob Zeilen mit Nullwerten in allen Spalten angezeigt werden.

Für alle Saldobegriffswerte, die auf einer der sieben Dimensionen basieren, können Sie einen Drilldown zur ursprünglichen Transaktion durchführen. (Für andere Typen von Saldobegriffen werden nur Salden angezeigt.)

Hinweis

Wenn Sie eine Integration von Budgetwerten gewählt haben, müssen Sie in den Spaltenvorlagen in "Spaltenvorlage - Saldoabfrage. Öffnen" (GLS216) separat das zu verwendende Budget und die Methode festlegen.

Die Datei FBAKEY wird aktualisiert.

Bevor Sie beginnen

  • Sie haben die Anforderungen der Firma hinsichtlich der Berichterstattung in verschiedenen Situationen ermittelt.
  • Für zusätzliche Überprüfungsmöglichkeiten müssen Buchungsstrukturen in "Struktur. Öffnen" (CRS645) erstellt sein.

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Starten Sie "HB-Saldodatei. Öffnen" (GLS690/B).

  2. Geben Sie eine ID von 9 bis 99 ein. Klicken Sie auf "Neu".

  3. Geben Sie in Bild E eine Beschreibung/einen Namen ein. Aktivieren Sie den Saldoschlüssel jetzt oder hinterher, indem Sie das Kontrollfeld "Aktiver Saldoschlüssel" auswählen. (Für inaktive Saldoschlüssel werden keine Saldodateiwerte abgerufen.)

  4. Wählen Sie aus, ob das Ergebnis (d. h. Istwerte im Hauptbuch) und/oder Budgetwerte den Saldo für diesen Schlüssel aktualisieren sollen, sowie ob externe oder interne Transaktionen oder beides einbezogen werden soll. Drücken Sie die Eingabetaste.

  5. Wählen Sie in Bild F die Objekte (so genannte Saldobegriffe) aus, die im Saldoschlüssel enthalten sein sollen, sowie die Reihenfolge, in der sie gespeichert werden sollen, indem Sie ihnen eine Nummer zuweisen. Verfügbare Saldobegriffe sind die sieben Dimensionen, definierte Buchungsstrukturebenen sowie 22 weitere Objekte wie z. B. Firmenebene und USt-Code. Drücken Sie zur Bestätigung Ihrer Auswahl die Eingabetaste und drücken Sie sie anschließend erneut.

  6. Geben Sie in Bild G einen Bereich für die ausgewählten Saldodimensionen ein, wenn Sie die Transaktionen, die den Saldoschlüssel aktualisieren, eingrenzen möchten. Drücken Sie die Eingabetaste.

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