Benutzerdefinierte Saldoschlüssel zum Filtern von Hauptbuchinformationen erstellen

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie Saldoschlüssel erstellen, die als Filter zum Abrufen von Informationen aus der Hauptbuch-Saldodatei fungieren, entweder online oder in ausgedruckten Berichten.

Es gibt acht vordefinierte Saldoschlüssel, die aus Dimensionen in unterschiedlichen Kombinationen bestehen. Saldoschlüssel 8 wird zur Darstellung von Werten in "Hauptbuch. Transaktionen anzeigen" (GLS210) verwendet.

Verwenden Sie Saldoschlüssel, um eine bestimmte Kostenstelle nach Konten unterteilt prüfen. Um erweiterten Berichtsanforderungen nachzukommen, z. B. hinsichtlich der Analyse des Ergebnisses im Vergleich zum Budget auf verschiedenen Ebenen, benötigen Sie jedoch maßgeschneiderte Saldoschlüssel.

Unter Darstellung der Salden im Hauptbuch anpassen finden Sie ein Beispiel für die Zusammensetzung eines Saldoschlüssels.

Ergebnis

Sie haben detaillierte Definitionen davon, wie Periodensalden entsprechend Ihren Bedürfnissen in Form aktivierter Saldoschlüssel dargestellt werden.

Wenn der Saldoschlüssel neu oder angepasst ist, rufen Sie zunächst die Hauptbuchwerte für den Saldoschlüssel in "HB-Saldodatei. Mit Ergebnis aktualis." (GLS915) ab.

Sie können den Saldoschlüssel zusammen mit einer Spaltenvorlage in "HB-Saldodatei. Anzeigen" (GLS215/B) auswählen. Das Kontrollfeld "Nullzeilen anzeigen" in Bild P steuert, ob Zeilen mit Nullwerten in allen Spalten angezeigt werden.

Für alle Saldobegriffswerte, die auf einer der sieben Dimensionen basieren, können Sie einen Drilldown zur ursprünglichen Transaktion durchführen. Für andere Typen von Saldobegriffen werden nur Salden angezeigt.

Hinweis:

Wenn Sie eine Integration von Budgetwerten gewählt haben, müssen Sie in den Spaltenvorlagen in "Spaltenvorlage - Saldoabfrage. Öffnen" (GLS216) separat das zu verwendende Budget und die Methode festlegen.

Die Datei FBAKEY wird aktualisiert.

Bevor Sie beginnen

Sie haben die Anforderungen der Firma hinsichtlich der Berichterstattung in verschiedenen Situationen ermittelt.
Für zusätzliche Überprüfungsmöglichkeiten müssen Sie in "Struktur. Öffnen" (CRS645) Buchungsstrukturen erstellen.

Führen Sie folgende Schritte aus

Starten Sie "HB-Saldodatei. Öffnen" (GLS690/B).
Geben Sie eine ID von 9 bis 99 ein. Klicken Sie auf Neu.
Geben Sie in Bild E eine Beschreibung und einen Namen an. Aktivieren Sie den Saldoschlüssel jetzt oder hinterher, indem Sie das Kontrollfeld "Aktiver Saldoschlüssel" auswählen. (Für inaktive Saldoschlüssel werden keine Saldodateiwerte abgerufen.)
Wählen Sie aus, ob das Ergebnis - also die Istwerte im Hauptbuch - und Budgetwerte den Saldo für diesen Schlüssel aktualisieren sollen, sowie ob externe oder interne Transaktionen oder beides einbezogen werden sollen. Drücken Sie die Eingabetaste.
Wählen Sie aus, ob der Zugriff auf den Saldoschlüssel in (GLS215) durch die Definition einer Objektzugriffsgruppe eingeschränkt werden soll. Wenn Sie eine Objektzugriffsgruppe angeben, können nur Benutzer, die mit dem Saldoschlüssel verbunden sind, den Saldoschlüssel in (GLS215) verwenden und auf die mit dem Saldoschlüssel verbundenen Datensätze zugreifen. Dies kann beim Erstellen des Saldoschlüssels oder später über die verknüpfte Option 13 = "Objektzugriffsgruppe ändern" erfolgen. Wenn ein Saldoschlüssel mit einer Objektzugriffsgruppe als Ersatzsaldoschlüssel verwendet wird, ist auch der Saldoschlüssel, der den Ersatzsaldoschlüssel verwendet, von der Berechtigungsprüfung betroffen.
Wählen Sie in Bild F die Objekte, so genannte Saldobegriffe, aus, die im Saldoschlüssel enthalten sein sollen, sowie die Reihenfolge, in der sie gespeichert werden sollen, indem Sie ihnen eine Nummer zuweisen. Verfügbare Saldobegriffe sind die sieben Dimensionen, definierte Buchungsstrukturebenen sowie 22 weitere Objekte wie z. B. Firmenebene und USt-Code. Drücken Sie zur Bestätigung Ihrer Auswahl die Eingabetaste und drücken Sie sie anschließend erneut.
Geben Sie in Bild G einen Bereich für die ausgewählten Saldodimensionen an, um die Transaktionen, die den Saldoschlüssel aktualisieren, einzugrenzen. Wählen Sie aus, ob Ersatzsaldoschlüssel definiert werden sollen, um die Reaktionszeit in (GLS215) für Datensätze mit großen Datenmengen zu minimieren. Drücken Sie die Eingabetaste.