Interne Transaktionen über (GLS385) abstimmen

Dieses Verfahren wird zur Abstimmung von Transaktionen im Bilanzkonto verwendet, wenn zwei oder mehrere Soll- und Habentransaktionen miteinander abgeglichen werden. Es kann beispielsweise auf Konten für abgegrenzte Kosten angewendet werden.

Auf diese Weise werden nur Transaktionen angezeigt, die zu einem Saldo in einer bestimmten Buchungskombination beitragen. Die Anzeige erfolgt entweder auf dem Bildschirm oder in einem Bericht. Die abgeglichenen Transaktionen sind nicht enthalten.

Ein Kontoauszug für die verarbeitete Periode kann in "Konto. Spezifikationen drucken" (GLS535) ausgedruckt werden.

Einschränkungen

Die Funktion ersetzt die alte Funktion für die interne Abstimmung über "Konto. Intern abstimmen" (GLS185), "Hauptbuchkonto. Autom. abstimmen" (GLS190) und "Hauptb.Konto. Trans. für Abst anz." (GLS195). Der neue Prozess für die interne Abstimmung ist für ein Konto aktiviert, wenn in "Dimensions-ID. Abstimmungsregel eingeben" (CRS634) eine Abstimmungsregel definiert wurde. Dabei werden "Konto. Intern abstimmen" (GLS385) und "Interne Abstimmung. Details anzeigen" (GLS386) verwendet.

Folgende Regeln gelten für die Transaktion, die zu einem in (CRS634) definierten Konto erfasst wurde:

  • Abstimmung und Abschluss von Abstimmungsnummern können in (GLS185) nicht ausgeführt werden. Sie können weiterhin Abstimmungsnummern anzeigen und provisorische Abstimmungsnummern in (GLS185) löschen, damit die Transaktionen mithilfe des neuen Prozesses zur Abstimmung freigegeben werden können.
  • Da Sie (GLS190) und (GLS195) nicht ausführen können, müssen Abstimmungsvorschläge in (GLS195) abgeschlossen werden, bevor die Funktionsumschaltung aktiviert wird.
    Hinweis

    Die Transaktionen werden in (GLS380) berücksichtigt, wenn der Abstimmungsvorschlag in (GLS195) nicht abgeschlossen wurde.

Workflow

Transaktionen können automatisch und manuell abgestimmt werden. Das Hauptbuch wird direkt mit Abstimmungscode, Abstimmungsdatum und Abstimmungsnummer aktualisiert, wenn eine Transaktion abgestimmt oder aus einer Abstimmungsnummer gelöscht wird. Die Abstimmungsnummern werden in (GLS385) und (GLS386) angezeigt.

Führen Sie folgende Schritte aus
  1. In "Settings – Hauptbuch" (CRS750/F) muss das Kontrollfeld "Abstimmung" aktiviert sein.
  2. Die Konten, in denen die Transaktionen abgestimmt werden, müssen in "Dimensions-ID. Öffnen" (CRS630) definiert sein, und in Bild E muss das Kontrollfeld "Abstimmungskonto" aktiviert sein.
  3. Definieren Sie in (CRS634) eine Abstimmungsregel für die Abstimmung eines Kontos.
  4. Wählen Sie die Dimensionen aus, für die eine Abstimmung ausgeführt werden soll. Zur Auswahl stehen die Dimensionen 2-7 und die Abstimmungsreferenz. Es können auch mehrere Dimensionen ausgewählt werden.
    Hinweis

    Sie können in (CRS634) keine Abstimmungsregel löschen, wenn für das Konto in (GLS385) Abstimmungsnummern vorhanden sind, und Sie können die Abstimmungsdimensionen nicht ändern, wenn für das Konto in (GLS385) provisorische Abstimmungsnummern vorhanden sind.

Sie können einen Grenzwert für das Schließen einer Abstimmungsnummer angeben, bei der eine Abweichung zwischen dem Soll- und dem Habenbetrag besteht. Der angegebene Betrag ist der Betrag sowohl für Soll- als auch für Habenabweichungen. Für die Abstimmungsnummer, deren Abweichung nicht größer als der Grenzbetrag ist, wird automatisch ein Beleg erstellt. Der Restbetrag wird im Abstimmungskonto und in einer Verrechnungstransaktion auf dem mit Buchungsvorgang GL01 und Buchungstyp 280 verknüpften Konto verbucht. Der Abstimmungscode wird für alle Transaktionen der Abstimmungsnummer auf 9 gesetzt.
Hinweis

Bei Angabe eines Grenzbetrags müssen eine FAM-Funktion, die mit FAM-Funktions-ID GL01 verbunden ist, und ein Belegtext definiert worden sein.

Automatische Abstimmung

Führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Starten Sie "Abstimmung. Erstellen" (GLS380), um die automatische Abstimmung von Transaktionen zu starten.
  2. Wählen Sie die Abstimmungsoperation 01 = Automatisch abstimmen, ein Buchungsdatumsintervall und ein Kontointervall aus.

Die automatische Abstimmung wird für Transaktionen im Hauptbuch mit derselben Kontierungszeile ausgeführt, in der Soll- und Habensalden enthalten sind. Beim Prüfen der Kontierungszeile werden nur die Dimensionen verglichen, die in (CRS634) als Abstimmungsdimensionen definiert sind. Der automatische Abschluss wird wie oben beschrieben ausgeführt, wenn die Abweichung nicht größer ist als der Betrag, der in (CRS634) unter "Grenzbetrag für automatischen Abschluss" angegeben ist.

Die Abstimmungsnummern werden in (GLS385) pro Konto angezeigt. In diesem Programm können Sie einen Drilldown ausführen, um Folgendes zu tun: Anzeigen der mit einer Abstimmungsnummer verbundenen detaillierten Transaktionen, Zusammenführen von zwei Abstimmungsnummern, manuelles Abschließen einer Abstimmungsnummer, die eine kleine Abweichung aufweist, Löschen einer Abstimmungsnummer in (GLS385) und (GLS386) sowie manuelles Abstimmen von Transaktionen.

Weitere Aktionen

Wählen Sie in (GLS385) "Erstellen" aus, um eine neue manuelle Abstimmung zu erstellen, oder die verknüpfte Option 12 = Abschließen, um Transaktionen manuell zu einer provisorischen Abstimmungsnummer hinzuzufügen. In "Intern abstimmen. Manuell erstellen" (GLS387) können Sie Folgendes auswählen: die verknüpfte Option 7 = Position auswählen, um eine Hauptbuchtransaktion zur Abstimmungsnummer hinzuzufügen, oder die verknüpfte Option 8 = Position freigeben, um eine Hauptbuchtransaktion aus der Abstimmungsnummer zu löschen, oder die verknüpfte Option 9 = Position neu zuteilen, um eine Hauptbuchtransaktion von einer anderen Abstimmungsnummer zu dieser Abstimmungsnummer zu verschieben.
Hinweis

Das Hauptbuch wird direkt aktualisiert, um die Änderungen widerzuspiegeln.

Sie können eine Abstimmungsnummer in (GLS385) löschen. Wählen Sie für eine Abstimmungsnummer Option 4 = Löschen aus. Abstimmungscode, Abstimmungsnummer und Abstimmungsdatum werden aus dem Hauptbuch gelöscht, und die Transaktionen werden wieder für die Abstimmung freigegeben. Es ist auch möglich, eine einzelne Transaktion einer Abstimmungsnummer in (GLS386) zu löschen.

Die Abstimmungstabellen in (GLS385) und (GLS386) können bereinigt werden, um die Speicherung von Abstimmungsnummern zu vermeiden, die nicht überwacht werden müssen. Wählen Sie in (GLS385) für eine einzelne Abstimmungsnummer die verknüpfte Option 9 = Löschen aus, oder wählen Sie zum Löschen mehrerer Abstimmungsnummern in (GLS380) die Abstimmungsoperation 02 = Abstimmungsnummer löschen aus. Wählen Sie in (GLS380) ein Abstimmungsdatumsintervall und einen Kontenbereich aus. Abstimmungscode, Abstimmungsnummer und Abstimmungsdatum im Hauptbuch bleiben unverändert, um sicherzustellen, dass die Transaktionen nicht in eine neue Abstimmung einbezogen werden.

Sie können die Problemlösungs-ID GL06 in "Programmproblem. Lösen" (CRS418) verwenden, um den Status für eine Abstimmungsnummer zurückzusetzen, wenn eine Abstimmungsoperation unterbrochen wird:

  • Der Status wird auf 00 = Abstimmung erstellt zurückgesetzt, wenn eine manuelle Abstimmung mit Status 10 = Abstimmung läuft unterbrochen wird.
  • Die Abstimmungsnummer wird gelöscht, und die Transaktionen werden erneut zur Abstimmung freigegeben, wenn eine automatische Abstimmung mit Status 10 = Abstimmung läuft unterbrochen wird. Dies ist erforderlich, da die automatische Abstimmung nur die definitive Abstimmung verwaltet. Die Transaktionen werden in der nächsten automatischen Abstimmung über (GLS380) erneut ausgewählt.
  • Die Löschung wird fortgesetzt und ist abgeschlossen, wenn eine Abstimmung mit Status 20 = Löschvorgang läuft unterbrochen wird.