Umlagenvorlage für Hauptbuch und Budget

Umlagenvorlagen werden verwendet, um neue Buchungstransaktionen aus einem vorhandenen Saldo zu erstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Umlagen für Hauptbuch und Budget.

Umlagenvorlagen können sowohl für Umlagen als auch für Verteilungen verwendet werden.

• Umlage – wird verwendet, um ein Saldo zu bestimmten Konten oder Kontokombinationen zuzuordnen.
• Kontoverteilung – wird verwendet, um neue Transaktionen aus einer Prozentsatzberechnung eines vorhandenen Saldos (z. B. der Berechnung von Sozialversicherungszuschlägen auf Lohnkosten) zu erstellen.

Mithilfe von Umlagenvorlagen werden Aufwand und Erlös in der Buchhaltung und der Budgetierung zugeordnet. Budgetierungsumlagen können nur innerhalb eines Budgets erfolgen.

Je nachdem, ob eine Umlage für die Buchführung oder für die Budgetierung erfolgen soll, werden verschiedene Programme zur Erstellung der Umlagenvorlagen und der darin enthaltenen Elemente verwendet. Der Vorgang ist für beide grundsätzlich identisch. Umlagenvorlagen lassen sich in "Umlagenvorlage. Öffnen" (GLS070) (für die Buchführung) und "Umlagenvorlage für Budget. Öffnen" (BUS005) (für Budgetierungen) definieren.

Ein Startperiode wird für jede Umlagenvorlage eingegeben. Die Startperiode dient dazu, mehrere Versionen einer zu bearbeitenden Umlagenvorlage zu verarbeiten. Beim Arbeiten mit Umlagen wird die für die Periode gültige Umlagenvorlage verwendet.

Eine Umlagenvorlage besteht aus einem oder mehreren Umlageelementen. Für jedes Element werden eine Umlagenbasistabelle und eine Umlagenzieltabelle verbunden. Dieser Vorgang wird unten beschrieben. Damit Sie in einem Budget eine Umlage vornehmen können, müssen die Vorlagen in "Budget. Öffnen" (BUS100) mit einem Budget verknüpft sein. Es kann je Budget nur eine Vorlage angegeben werden.

Das Modell unten beschreibt den Aufbau der Umlagenvorlage:

Umlagenstufen verwenden

Die Umlage bzw. der Zuschlag erfolgt in verschiedenen Schritten oder Stufen, die in den Umlageelementen angegeben sind. Bis zu 99 Stufen können hierbei definiert werden.

Als Basis für die Umlage bzw. Kontoverteilung wird ein Konto verwendet. Die Kontowerte werden aus dem Hauptbuch (Ergebnis oder Budget) oder aus einem Budget abgerufen – je nachdem, ob die Zuordnung sich auf eine Aktualisierung einer Buchungs- oder Budgetumlage bezieht. Als Eingangskonto fungieren ein oder mehrere von zahlreichen Konten auf einer übergeordneten Stufe. Die neuen Transaktionen werden in einer bestimmten Datei gespeichert und mit einer Stufennummer markiert.

Diese Transaktionen wirken sich nicht sofort auf das Hauptbuch oder das Budget aus. Sie werden als Basis für weitere Umlagen (mit neuen Werten oder ohne neue Werte aus dem Hauptbuch/Budget) zu einem Eingangskonto auf einer übergeordneten Ebene verwendet. Die Anzahl der untergeordneten Stufen, die von den jeweiligen Umlagen eingeschlossen werden soll, ist auf jeder Umlagenstufe angegeben.

Sind die Umlagen abgeschlossen, wird ein Umlagenvorschlag gedruckt. Wenn das Ergebnis der Umlage fehlerhaft ist, muss die Umlagenvorlage angepasst werden. Der Vorschlag wird freigegeben, wenn Sie angeben, dass er das Hauptbuch oder das aktuelle Budget aktualisieren soll.

Umlageelement

Umlageelemente steuern, ob die Umlage Ergebnis- oder Budgetwerte verwenden soll, welche Stufe(n) in der Berechnung berücksichtigt werden sollen, und ob die dynamische Umlage verwendet werden soll. Mit jedem Element werden eine Umlagenbasistabelle und eine Umlagenzieltabelle verknüpft.

Die Elemente lassen sich in "Umlagenvorlage. Element verbinden" (GLS071) und "Umlagevorlage für Budget. Elemente verb." (BUS006) definieren. Diese Programme werden über (GLS070) und (BUS005) aufgerufen.

Jedes Element enthält folgende Parameter:

• Umlagestufe: Die Umlagenstufe gibt die Stufe für Transaktionen an, die durch das Element erstellt werden. Die Stufen sind benutzerdefiniert und können zwischen 00 und 98 liegen.
• Umlagenberechnungsbasis: Dieser Parameter gibt die Stufe für die Berechnung der Umlage an. Die Stufe muss unter der aktuellen Stufe liegen. Basis hierfür können die Hauptdatei (Ergebnis oder Budget) oder Transaktionen sein, die während einer Berechnung auf einer untergeordneten Stufe erstellt wurden.
• Berechnet bis Umlagenstufe: Dieser Parameter gibt die Umlagenstufe an, bis zu der Umlagen berechnet werden. Die Stufe muss unter der aktuellen Stufe liegen. Basis hierfür können die Hauptdatei (Ergebnis oder Budget) oder Transaktionen sein, die während einer Berechnung auf einer untergeordneten Stufe erstellt wurden.
• Umlagenbasis aus Folgendem berechnen: Dieser Parameter gibt an, ob die Umlagenbasis aus dem Ergebnis oder dem Budget abgerufen werden soll. Wurde "Budget" ausgewählt, sind die Budgetnummer und -version angegeben.
• Berechnete Auswahl von: Dieser Parameter wird für sogenannte dynamische Umlagen und die Umlagenauswahl verwendet. Er gibt darüber hinaus an, ob diese vom Ergebnis oder vom Budget aus erfolgen sollen.
• Umlagenbasistabelle: Eine Umlagenbasistabelle ist mit jedem Element verbunden (siehe unten).
• Umlagenzieltabelle: Eine Umlagenzieltabelle ist mit jedem Element verknüpft (siehe unten).

Umlagenbasistabelle

Die Umlagenbasistabelle definiert die Dimensions-ID, die die Basis für die Berechnung bildet – z. B. Konten für Lohn und Kostenstellen.

Basistabellen lassen sich in "Umlagenbasistabelle. Öffnen" (GLS060) definieren. Die Tabelle enthält eine oder mehrere benutzerdefinierte Zeilen, die angeben, ab welcher und bis zu welcher Kontierungszeile die Umlage erfolgen soll.

Umlagenzieltabelle

Die Umlagenzieltabelle gibt die neuen Transaktionen, die aus der Umlagenbasistabelle erstellt werden sollen, sowie den Saldobetrag an, der den jeweiligen Kontierungszeilen zugeordnet werden soll.

Die Umlagenzieltabellen werden in "Umlagenzieltabelle. Öffnen" (GLS062) definiert und enthalten folgende Parameter:

Umlagemethode

Die Umlagemethode legt fest, wie Buchungen automatisch für Umlagen erstellt werden.

Umlagetyp

Der Umlagetyp gibt an, wie Umlagen zu berechnen sind. Umlagen können als prozentuale Zuordnung über eine oder mehrere Divisionen, als anteilsmäßige Zuordnung über eine oder mehrere Divisionen oder auf Basis von Resource Driver-Werten (prozentuale Zuordnung) oder von einer Umlagentabelle mit Betrag oder Menge als Basis (nur innerhalb derselben Division) berechnet werden.

Zuschlag Gemeinkosten – in Prozent

Dieser Parameter wird verwendet, um einen Zusatzprozentsatz auf die Transaktionen anzugeben, die Teil der Basis sind.

Umlagenauswahltabelle

Anstatt einen Prozentsatz je Zeile anzugeben, haben Sie auch die Möglichkeit anzugeben, dass die neuen Transaktionen denselben Prozentsatz wie das Ergebnis für ein oder mehrere Kontierungsintervalle haben sollen. Die Umlage kann auch von Kostenvariablen ausgehend ausgeführt werden.

Sogenannte dynamische Umlagen werden in einer Umlagenauswahltabelle angegeben, die der dynamischen Erstellung von Umlagen dient. Die Tabelle wird später in der Umlagenzieltabelle verwendet.

Auswahltabellen werden in "Umlagenauswahltabelle. Öffnen" (GLS064) festgelegt.