Unterbrochene Jobs im Hauptbuch verwalten

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Belege, die vor oder während der Aktualisierung des Hauptbuchs aufgrund von fehlerhaften Werten gestoppt wurden, korrigiert werden und wie Jobs, die aufgrund eines technischen Fehlers unterbrochen wurden, neu gestartet werden. Verwenden Sie diesen Prozess im Rahmen der Periodenabschlussroutinen der Firma oder immer dann, wenn Sie Unregelmäßigkeiten im Hauptbuch feststellen.

Technischer Hintergrund

In M3 laufen alle Transaktionen durch die Arbeitstabelle FCR040 und werden vom Programm GLS036 geprüft, bevor das Programm GLS040 das Hauptbuch (die FGLEDG-Tabelle) und die Nebenbücher aktualisiert. Anschließend verwendet das Programm GLS050 die Transaktionstabelle FCR050, um die Hauptbuch-Saldodatei (die FBAVAL-Tabelle) zu aktualisieren. Das Programm GLS041 erstellt anschließend die Journale (z. B. Buchungsjournale und Rechnungsjournale). Zum Schluss werden die Transaktionen aus der Arbeitstabelle FCR040 gelöscht. Bei jedem dieser Schritte sind Unterbrechungen möglich.

Ergebnis

Das Hauptbuch wird mit allen Transaktionen im System aktualisiert.

Sie können Geschäftsberichte erstellen, die korrekte und vollständige Werte enthalten. Das Risiko für das Auftreten von Problemen während Audits wird reduziert.

Die Tabelle FGLEDG wird aktualisiert.

Bevor Sie beginnen

Für unterbrochene und fehlerhafte Jobs: Eingabe 1 (nachdrücklich empfohlen) oder 2 muss im Feld "Transaktionsdatei prüfen" in "Settings – Hauptbuch" (CRS750/E) ausgewählt sein. Andernfalls aktualisieren fehlerhafte Transaktionen das Hauptbuch immer ohne vorherige Prüfung.
Für fehlerhafte Jobs: Ein Stornokonto für fehlerhafte Belege muss in (CRS750/E) ausgewählt sein. Das Konto wird angewendet, wenn ein Beleg in "Transaktions-Arbeitsdatei. Fehlerhafte Jobs neu starten" (CRS037) storniert (gelöscht) wird, nachdem ihm eine Belegnummer zugewiesen wurde, jedoch vor dem Drucken des Buchungsjournals. Um eine Lücke in der Belegnummernserie zu vermeiden, wird ein Beleg mit nur einer Transaktion über einen Betrag von 0,00 erstellt.

Führen Sie folgende Schritte aus

Unterbrochene Jobs neu starten

Problem

Technische Unterbrechungen im System, z. B. Stromausfälle, können zu Problemen bei laufenden Jobs führen. Jobs, die vor der Aktualisierung des Hauptbuchs aktualisiert werden, stecken in der Transaktionstabelle FCR040 fest. Jobs, die vor oder während der Aktualisierung der Saldodatei unterbrochen werden, stecken in der Transaktionstabelle FCR050 fest.

Lösung

Überprüfen Sie unterbrochene Aktualisierungen und unterbrochene Übertragungen an das Hauptbuch oder die Nebenbücher und starten Sie diese in "Transaktionsdatei. Abgebrochene Jobs neu starten" (GLS047) neu. Sie können auch eine Liste unterbrochener Jobs in "Transaktions-Arbeitsdatei. Drucken" (GLS970) drucken.

Es werden vier Jobtypen in (GLS047) angezeigt, von denen jeder anhand eines Status dargestellt wird. Jeder Job verfügt über einen Hauptstatus:
- Status 0: Ein aktiver Job, der das Hauptbuch nicht aktualisiert hat. Dabei handelt es sich entweder um einen unterbrochenen oder einen laufenden Job.
- Status 1: Ein provisorischer Job, der das Hauptbuch nicht aktualisiert hat. Dieser Status wird z. B. für Zahlungen verwendet, die im ABS-Modul (Automatic Bank Statements) erfasst werden, bevor Sie die Aktualisierung der Bücher auslösen.
- Status 8: Ein Job mit einem fehlerhaften Beleg, der in "Transaktions-Arbeitsdatei. Fehlerhafte Jobs neu starten" (GLS037) korrigiert werden kann.
- Status 9: Ein Job, der das Hauptbuch aktualisiert hat, jedoch vor oder während der Aktualisierung der Hauptbuch-Saldodatei unterbrochen wurde. Kann sich auch auf einen Job beziehen, der die Saldodatei aktualisiert hat, jedoch kein gedrucktes Journal erstellt hat.
Für jeden Job werden die niedrigsten und höchsten Status der einbezogenen Belege in Bild B angezeigt. Ebenso wird ein Hinweis darauf angezeigt, ob der Job die Saldodatei aktualisiert hat. Für jeden Job mit dem Status 9 können Sie außerdem sehen, zwischen welchen Perioden die Unterbrechung stattfand. Diese Information ist nützlich, wenn Sie in "Hauptbuch-Saldodatei. Analysieren" (GLS940) die Perioden bestimmen, für die die Saldodatei repariert werden soll.

Sie können Jobs mit dem Status 0 und 9 durch Auswahl der Option "Neustart" neu starten. Ein laufender Job kann nicht neu gestartet werden, da dies zu schwerwiegenden Fehlern im Hauptbuch und in den Nebenbüchern führen kann. Hinweis: Nach dem Neustart von Jobs mit dem Status 9 muss zur Korrektur der Saldodatei jeweils GLS940 ausgeführt werden, denn die Saldodatei wurde aufgrund dieser Jobs möglicherweise nicht aktualisiert und beim Neustart wird der Inhalt der Transaktionstabelle (FCR050) gelöscht. Diese Tabelle bildet die Grundlage für die Aktualisierung der Saldodatei. (Siehe Hauptbuch-Saldodatei reparieren.)

Da neu gestartete Jobs Transaktionen mit ungültigen Werten enthalten könnten und daher als fehlerhafte Jobs in "Transaktions-Arbeitsdatei. Fehlerhafte Jobs neu starten" (GLS037) angezeigt werden, starten Sie immer in (GLS047), bevor Sie mit (GLS037) fortfahren.
Korrigieren fehlerhafter Jobs

Problem

Wenn eine Buchungszeile ungültige Werte enthält oder ein Beleg nicht ausgeglichen ist, wird der gesamte Beleg vom Programm GLS040 angehalten, bevor die Bücher aktualisiert werden. Ein Buchungsjournal mit allen fehlerhaften Belegen wird gedruckt.

Lösung

Prüfen Sie für jedes Erfassungsdatum alle Jobs, die einen Beleg mit fehlerhaften Werten enthalten, in "Transaktions-Arbeitsdatei. Fehlerhafte Jobs neu starten" (GLS037). Wählen Sie die Option "Ändern" für einen Job, um die in "Beleg. Öffnen Fehlerhafter" (GLS038) enthaltenen Belege anzuzeigen. Ein Fehlercode zeigt den Fehlertyp an. Fehler 1 bedeutet, dass mindestens eine Buchungszeile fehlerhafte Werte enthält, und Fehler 2 bedeutet, dass der Beleg unausgeglichen ist. Führen Sie mit der Option "Ändern" einen detaillierteren Drilldown durch, um die fehlerhaften Buchungszeilen im Beleg in "Transaktion. Öffnen Fehlerhafte" (GLS039) anzuzeigen. Der für jede Buchungszeile angezeigte Transaktionsfehlercode gibt den Typ des fehlerhaften Werts an, der in (GLS039/E) korrigiert werden muss. Im Feldhilfetext für diesen Code in (GLS039/E) wird die Bedeutung der einzelnen Fehlercodes erklärt. Code 4 bedeutet z. B., dass die Kontierungszeile ungültig ist, und Code 19 bedeutet, dass der USt-Code ungültig ist.

Anstelle einer Korrektur des Belegs können Sie diesen auch löschen. Verwenden Sie dazu in (GLS038) die Option "Löschen" für den Beleg, um diesen hinterher neu eingeben zu können.

Verwenden Sie nach der Korrektur der Jobs die Option "Aktualisieren" in (GLS037), um die Bücher zu aktualisieren.
Übertragung von internen Buchungen zurücksetzen

Problem

Interne Buchungen werden in "Interne Buchungen. Erstellen" (CAS950) erstellt und an das Hauptbuch übertragen, entweder direkt oder durch Ausführen von "Interne Buchungen. In HB übertragen" (CAS960). Jedoch wurde die Übertragung aufgrund eines technischen Problems unterbrochen – aber die Buchungen sind intern weiterhin als übertragen gekennzeichnet und können nicht erneut übertragen werden.

Lösung
- Wenn die Übertragung während der Aktualisierung des Hauptbuchs unterbrochen wurde, starten Sie zunächst den unterbrochenen Job in (GLS047) neu. Setzen Sie anschließend den Indikator für die Übertragung interner Buchungen an das Hauptbuch zurück, indem Sie in "Programmproblem. Lösen" (CRS418) die Problemlösungs-ID CA01 auswählen.
- Wenn nur die Tabelle FCR040 und nicht das Hauptbuch aktualisiert wurde, setzen Sie einfach den Indikator in (CRS418) zurück.
Wenn Sie beim Zurücksetzen in (CRS418/E) eine Belegnummer eingeben, wird ein Stornobeleg erstellt.
Hauptbuch-Saldodatei reparieren

Problem

Es besteht eine Diskrepanz zwischen dem Hauptbuch und der Hauptbuch-Saldodatei, was ein Hinweis darauf ist, dass die Saldodatei nach der Aktualisierung des Hauptbuchs nicht korrekt aktualisiert wurde.

Lösung

Führen Sie "Hauptbuch-Saldodatei. Analysieren" (GLS940) aus. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Hauptbuch-Saldodatei verwalten.