Rechnungen und Zahlungen in Debitoren verwalten

Dieses Dokument beschreibt, wie Sie in M3-Debitoren empfangene Kundenrechnungen und Zahlungen effizient verwalten.

Wenn Rechnungen in anderen Bereichen von M3 Business Engine erstellt werden, werden sie zur einfachen Überwachung automatisch in M3-Debitoren eingegeben. Diese Rechnungen können auf Kundenaufträgen, Wartungsaufträgen, Projektaufträgen, Anlagenverkäufen, interner Fakturierung zwischen Divisionen usw. basieren.

Programme für die Überwachung und für Anfragen sind in diesem Prozess nicht enthalten.

Ergebnis

Weitere detaillierte Informationen dazu finden Sie im entsprechenden untergeordneten Dokument.

Bevor Sie beginnen

Die Firma muss über gut definierte Abläufe für die Verarbeitung von Rechnungen und Zahlungen verfügen.

Führen Sie folgende Schritte aus

Kundenzahlungen bearbeiten

Mit M3-Debitoren können Sie viele verschiedene Zahlungsvarianten verwalten, die im internationalen Handel eingesetzt werden. Hierzu zählen elektronische Banküberweisungen, akzeptierte und nicht akzeptierte Wechsel, Schecks und vordatierte Schecks, Lastschrift und Factoring.
- Funktionen bei manuellen Zahlungen
  Wenn Sie manuelle Zahlungen erfassen, d. h. bereits vorgenommene Zahlungen, die nicht in M3-Debitoren eingegeben werden müssen, z. B. Zahlungsdetails von der Bank, stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
  - Abstimmung anhand der offenen Rechnungen des Zahlers, der offenen Kundenrechnungen, der Rechnungsnummer, Nummer der gruppierten Rechnung und FIFO-Abfolge (First-in-first-out).
  - Schnellzuordnung von Bareingängen
  - Währungsumrechnung: Für Zahlungen in Fremdwährung erhaltene Landeswährung, für Zahlungen in Landeswährung erhaltene Landeswährung, für Zahlungen in Landeswährung erhaltene Fremdwährung und für Zahlungen in Fremdwährung erhaltene Fremdwährung.
  - Automatische Berechnung und Erfassung des Währungsgewinns oder -verlusts für alle Transaktionen in Fremdwährung
  - Erfassen einmaliger oder wiederkehrender Bankgebühren, die in vordefinierten Kontierungszeilen automatisch erfasst werden
  - Unausgeglichene Salden auf benutzerdefinierten Konten auf Rechnungsstufe ausbuchen, z. B. aufgrund von uneinbringlichen Forderungen
  - Erfassen von Akontozahlungen für Zahlungen ohne Spezifikation der Rechnungen, für die die Zahlung vorgenommen wird.
  - Skontobearbeitung: Automatische Überwachung von Skontoperioden, automatische Erfassung angebotener Skontobeträge und Grenzwerte für verspätete Zahlungen
  - Bearbeiten der Belastungsanzeige, einschließlich Audit-Trail zwischen Rechnungen und Belastungsanzeigen
  - Bearbeiten der Rückberechnung mit manueller Auswahl der teilweise bezahlten Rechnungen, benutzerdefinierte Texte für verschiedene Typen von Rückbelastungsrechnungen
  - Bearbeiten von Gutschriftanzeige
  - Verrechnen von Kundenrechnungen mit Lieferantenrechnungen, wenn Kunde und Lieferant identisch sind
  - Kundenzahlungstransaktion mühelos stornieren, um die entsprechende Rechnung erneut zu öffnen.
  - Zahlungseingangsdokumente, die, falls angefordert, mit der Kassen-ID erstellt wurden.
- Funktionen für automatische Zahlungen
  - Automatische Zuordnung von Zahlungen, die über eine elektronische Batchdatei eingegangen sind
  - Format: EDIFACT-Meldung CREMUL
  - Währungsumrechnung
  - Automatische Berechnung und Erfassung des Währungsgewinns oder -verlusts für alle Transaktionen in Fremdwährung
  - Unausgeglichene Salden auf benutzerdefinierten Konten auf Rechnungsstufe ausbuchen, z. B. aufgrund von uneinbringlichen Forderungen
  - Skontobearbeitung: Automatische Überwachung von Skontoperioden, automatische Erfassung angebotener Skontobeträge und Grenzwerte für verspätete Zahlungen
  - Kundenzahlungstransaktion mühelos stornieren, um die entsprechende Rechnung erneut zu öffnen.
  Elektronisch eingegangene Zahlungen können im ABS-Modul (Automatic Bank Statements) ebenfalls bearbeitet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Bankauszüge automatisch verarbeiten.
- Funktionen bei Zahlung per Wechsel
  - Akzeptierte und nicht akzeptierte Wechsel werden unterstützt
  - Einlösung am Fälligkeitsdatum oder vorher (Diskontierung)
  - Einfache Kontenabstimmung
  - Automatische Risikoeliminierung für die Stornierung des Wechsels nach benutzerdefinierter Anzahl von Tagen nach Einlösung
  - Automatische Neueröffnung von Rechnungen bei zurückgewiesenem Wechsel.
- Funktionen bei Zahlung per Scheck
  - Normale Schecks und vordatierte Schecks werden unterstützt
  - Manuelle Zuordnung von Schecks zur direkten Fakturierung bei Buchung oder nachträglich als separater Schritt
  - Buchung mit oder ohne Bankeinreicher
Zahlungen mit Lastschrift verwalten

Mittels Lastschrift können Sie die Fakturierung von Kunden und das Erfassen von Zahlungen für wiederkehrende Elemente wie Versicherungsprämien, Miete oder Stromzahlungen automatisieren. Auf diese Weise sparen Kunde und Firma Zeit.

Lastschriftverträge werden in M3 erfasst. Kundenrechnungen werden auf Basis umfassender Auswahlkriterien ausgewählt und bei der Bank eingereicht. Zahlungen, die nicht eingelöst werden konnten, werden manuell aus dem Bankeinreicher entfernt, bevor alle eingelösten Zahlungen im Bankeinreicher per Mausklick abgestimmt werden.
Forderungen an Factoringfirma verkaufen

M3 unterstützt die vorübergehende oder permanente Auslagerung der Einforderung von Kundenzahlungen an eine Factoringfirma.
Zahlungspläne verwalten

Durch die Verwendung von Zahlungsplänen können Sie Ihren Kunden die Option bieten, bereits beim Kauf in Raten zu zahlen. Mit einem Zahlungsplan können Sie auch Ihre Inkassoroutine verbessern, wenn der Kunde nicht den gesamten Rechnungsbetrag zum Fälligkeitsdatum zahlen kann.
Kundenbeschwerden verwalten

M3 bietet Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um Kundenreklamationen und -beschwerden effizient verwalten zu können. Sie können strittige Rechnungen in "Debitoren. Anzeigen" (ARS200) sperren, während sie überprüft werden. Wenn Sie die Reklamation akzeptieren, können Sie in "Kundenauftrag. Öffnen" (OIS100) oder in "Manuelle Rechnung. Eingeben" (ARS120) eine Gutschriftrechnung erstellen.

Die Verwaltung von Belastungen und Rückbelastungsrechnungen in M3 wird in Kundenzahlungen bearbeiten erläutert.
Kundenrechnungen gruppieren

Sie können mehrere an einen Kunden gesendete Kundenrechnungen durch eine gruppierte Rechnung ersetzen. Der Kunde kann dann auf Basis der gruppierten Rechnung seine Zahlung tätigen, anstatt jede Rechnung einzeln zu zahlen. Gruppierte Rechnungen ermöglichen Ihren Kunden, den Verwaltungsaufwand für Zahlungen zu reduzieren. Wenn Sie eine Zahlung für eine gruppierte Rechnung erhalten, wird der bezahlte Betrag automatisch den in der gruppierten Rechnung enthaltenen Rechnungen zugeordnet.

Sie können gruppierte Rechnungen erstellen, indem Sie alle Rechnungen automatisch auswählen, die mit Ihren Auswahlkriterien übereinstimmen, oder durch eine manuelle Auswahl der zu berücksichtigenden Rechnungen. Außerdem können Sie Rechnungen für interne Zwecke gruppieren, um die Rechnungen und Zahlungen für eine bestimmte Operation oder Transaktion zu nachzuverfolgen.
Rechnungen und Rechnungsdatensätze manuell erstellen

Sie können einfachere Kundenrechnungen manuell erstellen und drucken, wenn Sie zum Beispiel außerordentliche Verkäufe oder Dienstleistungen erfassen müssen, die von anderen M3-Anwendungen nicht verwaltet werden. Verwenden Sie hierfür "Manuelle Rechnung. Eingeben" (ARS120). Dasselbe Programm wird verwendet, um Korrekturrechnungen auf Basis vorheriger Rechnungen zu erstellen, die über (ARS120), Anlagen oder Zeitabrechnung ausgegeben wurden.

Um Debitoren mit Rechnungen aus einem Legacy-System zu aktualisieren, erstellen Sie Rechnungsdatensätze in "Kundenrechnung. Eingeben" (ARS100). Dies kann notwendig werden, wenn M3 zum Verwalten von Debitoren verwendet wird, jedoch nicht für die KA-Fakturierung oder zum Laden von Salden.

Sie können auch neue Rechnungsdatensätze erstellen, indem Sie eine vorhandene Rechnung in "Debitoren. Anzeigen" (ARS200) aufteilen. Jeder neue Rechnungsdatensatz kann eine einmalige Zahlungsmethode und ein Fälligkeitsdatum aufweisen.