Lieferantenrechnungen für die Zahlung vorbereiten

Ergebnis

Alle Rechnungen werden freigegeben und auf ein definitives Aufwandkonto gebucht.

Für alle Transaktionen in Fremdwährung wird der Wechselkursgewinn oder -verlust berechnet und erfasst.

Informationen zu Buchungsjournalen und gedruckten Listen erhalten Sie im jeweiligen Prozessdokument oder in den Anweisungen.

Nutzen Sie die freigegebenen Rechnungen als Grundlage zur Erstellung von Zahlungsdokumenten und Lieferantenzahlungen. Diese Aufgabe können Sie in "Zahlungsvorschlag. Öffnen" (APS130) durch automatische Auswahl von Rechnungsdatensätzen in einem Zahlungsvorschlag erledigen. Alternativ können Sie Rechnungsdatensätze manuell anpassen und in "Manuelle Lieferantenzahlung. Eingeben" (APS120) als bezahlt registrieren.

Kreditoren und das Hauptbuch werden aktualisiert. Weitere Informationen dazu finden Sie im jeweiligen Prozess oder in den Anweisungen.

Bevor Sie beginnen

• Die Firma muss über gut definierte Zahlungsabläufe verfügen. Dazu müssen unter anderem folgende Fragen beantwortet werden:

• Wie erfolgt die Genehmigung von Rechnungen?
• Welche Funktion sollte angewendet werden (z. B. Abstimmsummen, Ausdruck von Belegen)?
• Wie werden Rechnungen in Fremdwährungen gehandhabt (z. B. Nutzung von Terminverträgen, verwendeter Wechselkurs)?
• Gelten die üblichen Bedingungen des Lieferanten für die Rechnung (z. B. Zahlungsbedingungen, Zahlungsmethode, Methode zur Bestimmung des Wechselkurses und der USt-Berechnung)?

• Weitere Informationen zu den Voraussetzungen bestimmter Prozesse oder Anweisungen finden Sie in den entsprechenden Dokumenten.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Lieferantenrechnungen manuell eingeben

   Geben Sie per Mail empfangene Rechnungen in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100) ein. Ihnen steht eine große Anzahl alternativer, benutzerdefinierter Arbeitsabläufe zur Verfügung. Bei Buchung einer freigegebenen Rechnung ist keine weitere Verarbeitung erforderlich; nicht freigegebene Rechnungen müssen dagegen genehmigt oder angepasst werden.

   Für wiederkehrende Lieferantenzahlungen können Sie Zahlungsdatensätze zur künftigen Verarbeitung in "Zahlung. Wiederkehrende öffnen" (APS095) erfassen.

2. Automatisch generierte Rechnungen überprüfen

   Folgende Arten von Rechnungen werden automatisch generiert: Batchrechnungen aus einer EDI-Datei, gescannte Rechnungen, Rechnungen für die Eigenverrechnung und Belastungsanzeigen. Solche Rechnungen werden in "Lieferantenrechnungsbatch. Öffnen" (APS450) empfangen, wo Sie die automatisierten Funktionen verwenden können, um die Inhalte zu verifizieren und Kreditoren zu aktualisieren.

   Wenn eine Rechnung mit einem Erzeugervertrag verknüpft ist, kann für die Eigenverrechnungskonfiguration automatisch oder manuell eine Sperre angewendet werden, damit das nachgeordnete Abrechnungsverfahren angehalten wird, bis alle erforderlichen Daten zum Wareneingang eingegangen sind.

3. Abgleich mit Einkaufsaufträgen und Wareneingang

   Wurde die Rechnung auf Grundlage eines Einkaufsauftrags (EA) erstellt, gleichen Sie sie mit den Wareneingangstransaktionen, die mit dem Einkaufsauftrag verknüpft sind, oder mit den Einkaufsauftragspositionen ab (sofern noch kein Wareneingang erfolgt ist).

   Dies ist bei der Erfassung von freigegebenen und nicht freigegebenen Rechnungen möglich. Manuell erfasste Rechnungen werden in (APS100) abgeglichen. Automatisch generierte Rechnungen (mit Ausnahme von Belastungsanzeigen) mit einer EA-Nummer werden bei der Aktualisierung der Kreditoren in (APS450) automatisch abgeglichen.

   Auch Rechnungen, die als nicht freigegeben erfasst wurden, ob absichtlich oder weil sie fehlerhafte Rechnungspositionen enthalten und der Korrektur bedürfen, können während der Erfassung abgeglichen werden.

   Hinweis: Bei Rechnungen, die vor dem Wareneingang mit Einkaufsaufträgen abgeglichen werden, kann der Vorgang erst nach Eintreffen der Waren abgeschlossen werden.

4. Nicht freigegebene Rechnungen freigeben und umkontieren

   Alle Rechnungen müssen vor der Zahlung freigegeben werden. Alle Rechnungen ohne Freigabe sowie solche mit nicht abgeschlossenem EA-Abgleich werden automatisch auf ein Verrechnungskonto gebucht. Bei Freigabe und/oder Umkontierung werden die Rechnungen dagegen auf ein Aufwandkonto umgebucht. Auch bei der Umkontierung können Rechnungen bei Bedarf mit Einkaufsaufträgen und Wareneingängen abgeglichen werden; nicht freigegebene Rechnungen können gelöscht werden.

   In manchen Firmen werden Rechnungen trotz fehlerfreier Kontierung grundsätzlich als "nicht freigegeben" erfasst. In diesem Fall erteilt der Prüfer die Freigabe, woraufhin die Rechnung zur Zahlung freigegeben werden kann, ohne dass eine Umkontierung erfolgt ist.

   Nutzen Sie hierzu "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110).

5. Kundenbeschwerden verwalten

   Bei der Erfassung können Sie in der Rechnung vom Erhalt bis zur Freigabe der Zahlung Unstimmigkeiten entdecken. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Lieferanten, und sperren Sie die Zahlung der strittigen Rechnung. Möglicherweise erhalten Sie eine Gutschrift vom Lieferanten. Sollte sich die Unstimmigkeit in der Zwischenzeit aufklären, kann die Sperrung auch aufgehoben und der Vorgang fortgesetzt werden.

   Sie können Rechnungen in "Kreditoren. Separate Rechnungen ändern" (APS201) (Zugriff über APS200) sperren bzw. entsperren.