Vordatierte Schecks in Debitoren

Ergebnis

Forderungen werden durch Einzahlung eines vordatierten Schecks ab einem bestimmten Datum beglichen.

Verwenden Sie das Ergebnis, um die Liquidität der Firma zu überwachen.

Folgende Dateien werden aktualisiert:

• Debitorendatei (FSLEDG) und die Detaildatei (FSLEDX)
• Debitorensaldodatei (FSLBAL)
• Buchungen erstellen: Stammdatei (FPDCP1), Schecks auf Zahlerebene (FPDCP2), Rechnungen (FPDCP3)
• Scheckstammdatei (FCHKMA)
• Hauptbuchdatei (FGLEDG).

Schecks des Typs 1 werden mit Informationskategorienummer 226 gespeichert. Es werden die mit den einzelnen Schecknummern verknüpften Rechnungen angezeigt. Der Wertetyp 42 (Kundenrisiko nicht eliminiert) wird in "Debitoren. Saldodatei anzeigen"(ARS225) aktualisiert.

Voraussetzungen

• Die Firma muss über eine Vorgehensweise zur Verwaltung von vordatierten Schecks verfügen.
• Ein Zahlungstyp muss für vordatierte Schecks in "Zahlungstyp. Öffnen" (CRS078) erstellt und für die Scheckerfassung mit einer Zahlungsmethode verknüpft sein. Der Zahlungstyp muss angeben, ob es sich um einen vordatierten Scheck des Typs 1 (Zahlungsklasse 4) oder 2 (Zahlungsklasse 1 oder 2) handelt.

Wenn es sich um einen Scheck des Typs 2 handelt, müssen auch die folgenden Werte definiert werden:

• Der Zahlungstyp muss angeben, ob das Kundenrisiko in der Debitorensaldodatei eliminiert werden soll: Bei Bankeinreichern an die Bank, bei Scheckeingang oder beim Erstellen von Buchungen in "Vordatierter Scheck. Buchungen erstellen" (ARS320).
• Die Zahlungsmethode muss angeben, wie das Buchungsdatum bei der Erstellung der Buchungen in (ARS320) festgelegt wird. Das Datum wird automatisch aus dem gültigen Einzahlungsdatum des Schecks minus der in "Zahlungsmethode Debitoren. Öffnen" (CRS076/E) eingegebenen Tage berechnet. Diese Voraussetzung gilt nur für Schecks des Typs 2.

Grundlegender Ablauf

Der grundlegende Ablauf ähnelt stark dem normaler Schecks oder Wechsel:

• Verkäufer sendet die Rechnung an den Kunden
• Zahler sendet vordatierten Scheck
• Am Fälligkeitsdatum bittet der Verkäufer die Bank um Einlösung des Schecks.
  • Ist die Rechnung fehlerfrei, wird die Transaktion abgeschlossen.
  • Ist die Rechnung fehlerhaft, wird der abgelehnte Scheck zurückgesendet.

Sie als Käufer

Sie können einen vordatierten Scheck immer dann ausstellen, wenn Sie dem Verkäufer garantieren möchten, dass Rechnungen für erworbene Güter oder Dienstleistungen an oder ab einem bestimmten Datum in der Zukunft beglichen werden können.

Vordatierte Schecks haben folgende Vorteile:

• Sie können einen Scheck senden, bei dem das gültige Einzahlungsdatum dem Fälligkeitsdatum der eingegangenen Rechnung entspricht, damit Sie erst dann zahlen müssen, wenn es erforderlich ist.
• Sie können für wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Unterhalt mehrere Schecks in dem Wissen ausstellen, dass Sie zu festgelegten Zeiten im Jahr eingelöst werden.
• Sie können Ihre Liquidität besser im Auge behalten und einer Überziehung des Scheckkontos durch unerwartete Scheckeinzahlungen vorbeugen.

Sie als Verkäufer

Sie geben die Güter frei oder führen Ihre Dienstleistung aus und vertrauen dabei auf das vom Scheckaussteller gegebene Versprechen, die Zahlung zu einem späteren Zeitpunkt auszuführen, anstatt sich auf die Bankfähigkeit des Schecks zu verlassen.

Dies hat vor allem folgende Vorteile:

• Kunden können eher zum Kauf von Gütern oder Dienstleistungen neigen, obwohl ihnen aktuell keine ausreichenden Mittel für eine Barzahlung zur Verfügung stehen.
• Vordatierte Schecks zu akzeptieren ist eine einfache Methode zur Kreditverlängerung – einfacher als etwa die Erstellung und Verwaltung eines Zahlungsplans.

Ob vordatierte Schecks akzeptiert werden sollen, wird durch die mit dem Kunden getroffenen Zahlungsbedingungen festgelegt.

Verwendung vordatierter Schecks in den USA

Vordatierte Schecks sind eine in den USA häufig verwendete Zahlungsmethode. Durch einige Bestimmungen wird jedoch die Verwendung solcher Schecks verhindert oder eingeschränkt.

In den meisten Staaten gilt, dass ein vordatierter Scheck vor dem gültigen Einzahlungsdatum eingelöst werden kann, sofern er ansonsten ordnungsgemäß fällig ist. Um das zu verhindern, muss der Kunde die Bank im Voraus über die Vordatierung mit hinreichender Sicherheit informieren. (Es fallen Gebühren für die Identifizierung und Verschiebung der Einlösung des Schecks an.)

Sollte die Bank dennoch das Konto des Kunden belasten, haftet sie für jegliche Schäden, die daraus für den Scheckaussteller entstehen, wie beispielsweise die Nichteinlösung nachfolgender Schecks.

Ein Grund hierfür ist, dass jeden Tag eine große Anzahl Schecks von Banken bearbeitet werden. Aus technischen und zeitlichen Gründen prüfen Banken im Allgemeinen vor Zahlung nicht das auf einem Scheck angegebene Datum.

• Risikofaktoren

  Wie bereits erwähnt, haben vordatierte Schecks die folgenden zwei Hauptrisikofaktoren:

  • Das für den Scheckaussteller entstehende Risiko, dass der Bank das Datum nicht auffällt und der Scheck vorzeitig ausbezahlt wird
  • Das für die Bank entstehende Risiko, dass sie gegenüber dem Scheckaussteller dafür haftbar gemacht werden kann, das Kundenkonto schon zu belasten, obwohl der Scheck noch nicht ordnungsgemäß fällig war

  Laut dem Uniform Commercial Code (UCC) der USA handelt es sich bei Schecks um an eine Bank ausgestellte, bei Vorlage fällige Wechsel. Da ein vordatierter Scheck nicht sofort fällig ist, sind die meisten Staaten übereingekommen, dass vordatierte Schecks nicht unter die Gesetze für ungedeckte Schecks fallen.

  Es ist von der Firma beauftragten Inkassounternehmen nicht gestattet, vordatierte Schecks vorzeitig zur Abdeckung ausstehender Kundenschulden einzuzahlen.

• Zahltagdarlehen auf Grundlage vordatierter Schecks

  Zahltagdarlehen gewinnen in den USA immer mehr an Bedeutung. Es handelt sich dabei um einen kurzzeitigen Barvorschuss auf einem vordatierten Scheck. Er ist sehr hoch verzinst und hat für gewöhnlich eine Laufzeit von zwei Wochen. Darlehensnehmer schreiben einen vordatierten Scheck für das Ende der Darlehenslaufzeit und verfügen sofort über das Geld. Sie haben dann die Möglichkeit, das Darlehen durch die Zahlung der Zinsen um eine weitere Laufzeit zu verlängern. Das Darlehen kann nach Bedarf durch den Darlehensnehmer verlängert werden.

Vordatierte Schecks in M3 verarbeiten

Von M3 werden zwei Typen von vordatierten Schecks bearbeitet: definitive und provisorische vordatierte Schecks.

Bei beiden Schecktypen entspricht das Scheckdatum höchstwahrscheinlich dem Fälligkeitsdatum der Originalrechnung. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie sich mit dem Kunden in Verbindung setzen und ihn bitten, einen neuen Scheck auszustellen. Andernfalls können Sie auch das Fälligkeitsdatum der Rechnung ändern. Dies erleichtert das Debitorenmanagement und die Kreditüberwachung.

• Typ 1 (definitiver vordatierter Scheck)

  Der Scheck wird ähnlich einem akzeptierten Wechsel behandelt. Sie geben ihn also als Dokument der Zahlungsklasse 4, d. h. als Wechsel, an. Der Scheck wird erfasst und einer Rechnung zugeordnet. Die Rechnung wird geschlossen und es werden Buchungstransaktionen erstellt. Er wird dann zum Inkasso am Fälligkeitsdatum bei der Bank eingereicht. Wurde das Inkasso durch die Bank bestätigt, wird der Scheck als bezahlt abgestimmt.

• Typ 2 (provisorische vordatierte Schecks)

  Dieser Typ wird hauptsächlich in Asien verwendet, jedoch nicht in allen Ländern anerkannt. Der Scheck wird provisorisch erfasst, doch es werden keine Transaktionen erstellt. Er kann einer Rechnung direkt oder später zugeordnet werden. Vor dem gültigen Einzahlungsdatum wählen Sie die Schecks aus, für die Buchungen erstellt werden sollen, und aktualisieren die Bücher. Dies erfolgt in einem separaten Programm: "Vordatierter Scheck. Buchungen erstellen" (ARS320). Danach reichen Sie den Scheck bei der Bank zum Inkasso ein oder Sie lösen ihn manuell ein.

  Der Hauptunterschied zwischen den zwei Typen besteht darin, dass Sie provisorische Schecks ohne eine Aktualisierung der Bücher mit neuen Transaktionen erfassen können – die Rechnung bleibt offen. Für diese Art von vordatierten Schecks können Sie festlegen, wann das Kundenrisiko eliminiert werden soll (siehe "Bevor Sie beginnen").

  Die Zahlungsprognose wird für den Zahler bei Eingabe des provisorischen Schecks automatisch in "Zahl.Progn/Altersverteilung AR. Anzeigen" (ARS260) aktualisiert, es werden jedoch keine Buchungen erstellt. Da die Rechnung noch offen ist, wird sie in "Kontoauszug. Öffnen" (ARS140) oder "Kontoauszug. Öffnen" (ARS640) angezeigt, bis die entsprechenden Buchungen erstellt wurden.

  In "Liquiditätsplan. Öffnen" (CFS200) erstellte Liquiditätspläne werden erst nach Bearbeitung der Schecks in (ARS320) aktualisiert.

• Zur Erfassung von Schecks verwendete Programme

  In beiden Fällen werden Schecks entweder in "Zahlungsdokument. Erfassen" (ARS105) oder in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) erfasst. Der Unterschied ist, dass Sie bei Verwendung von (ARS105) auf die Zuordnung von Schecks zu bestimmten Rechnungsdatensätzen verzichten können. Es wird zudem eine separate Liste der eingegebenen Zahlungsdokumente bei Abschluss der Erfassung ausgedruckt.

  Hinweis

  Wenn Sie den Scheck mithilfe des Erfassungsportals "Journalbelege & Zahlung. Öffnen" (GLS110/B) eingeben, müssen Sie den Scheck direkt zu der Rechnung zuordnen.

• Scheckbuchüberwachung

  Da definitive vordatierte Schecks wie Wechsel behandelt werden, können Sie sie in "Kundenwechsel. Anzeigen" (ARS280) überprüfen. Es werden dieselben Status wie für Wechsel verwendet.

  Provisorische vordatierte Schecks werden abhängig von der gewählten Sortierfolge und dem Status im Scheckbuch "Kundenscheck. Anzeigen" (ARS430) angezeigt.

  Mithilfe der Sortierfolge 3 können Sie alle provisorischen vordatierten Schecks sehen, für die keine Buchungen erstellt werden. Diese haben folgende Status:

  10 = Zu keiner Rechnung zugeordnet

  20 = Provisorisch zu einer Rechnung zugeordnet

  40 = Teil eines Umlagenvorschlags in (ARS320).