Externe Abstimmung

Dieser Vorgang wird verwendet, um das Bilanzkonto laufend abzustimmen, um den Arbeitsaufwand während Perioden- und Jahresabschlussbuchungen zu minimieren. Die Abstimmung erfolgt anhand eines externen Dokuments von einem Geschäftspartner, z. B. anhand eines Kontoauszugs von einer Bank.

Bevor Sie beginnen

  • Das abzustimmende Konto muss in "Dimensions-ID. Öffnen" (CRS630) definiert sein.
  • In "Settings – Hauptbuch" (CRS750/F) muss das Kontrollfeld "Abstimmung" aktiviert sein.

Führen Sie folgende Schritte aus

Der Vorgang umfasst folgende Aktivitäten:

  1. Generieren von Kontoauszugsnummern für das Abhaken von Transaktionen

    In "Konto. Extern abstimmen" (GLS180) können Sie für jede Kontonummer eine Kontoauszugsnummer festlegen. Dieser Nummer werden Informationen wie Datumsbereich und Eröffnungs-/Schlusssaldo (OB/CB) aus dem Kontoauszug hinzugefügt.

  2. Transaktionen manuell in Bilanzkonten ausbuchen

    Nach Erstellung der Kontoauszugsnummer müssen Sie die Transaktionen des ausgewählten Bereichs in "Konto. Extern abstimmen" (GLS180) abhaken. Wenn Transaktionen entdeckt werden, die nicht in das Hauptbuch eingetragen wurden, können Sie die Belegeingabe mit F16 = "Beleg eingeben" starten.

    Die Abstimmung kann erst dann definitiv beendet werden, wenn der Schlusssaldo (CB) im Hauptbuch dem Schlussaldo im Kontoauszug entspricht und wenn die kumulierte Abstimmung dem Periodensaldo entspricht. Die Abstimmung kann aber auch abgebrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.

  3. Automatisches Abhaken von Transaktionen

    Das Verfahren zur Abstimmung von Transaktionen in einem Bankauszug mit den Transaktionen in einem Konto im Hauptbuch kann sehr zeitaufwändig sein. Falls Ihre Bank die Transaktionen elektronisch in einer EDI-Datei bereitstellt, können Sie dieses Verfahren automatisieren. Dies erfolgt in drei Schritten:

    1. Sie erhalten die Datei von der Bank und speichern sie in den Batcherfassungsdateien. Die Konvertierung erfolgt mittels eines Protokolls in M3 e-Collaborator.

    2. Haken Sie Transaktionen ab, indem Sie in (GLS180/B) Option 12 = "Automatisch Abstimmen" auswählen. Wenn eine Scheck- oder Wechselnummer vorhanden ist, wird diese Information für die Abstimmung verwendet. Andernfalls kommt folgender Algorithmus zur Anwendung:

      Schritt WIA Bew.Datum Buchungsdatum Bankoperationscode Betrag
      1 x x x x
      2 x x x
      3 x x

      Die möglichen Szenarios sind:

      • Die Banktransaktion wird im Hauptbuch identifiziert und abgestimmt.
      • Die Banktransaktion wird im Hauptbuch nicht gefunden.
      • Es sind Transaktionen im Hauptbuch vorhanden, die nicht im Bankauszug enthalten sind.

    3. Passen Sie nicht abgestimmte Transaktionen manuell an. In einigen Fällen müssen Sie einen Hauptbuchbeleg möglicherweise über (GLS181/B) eingeben.

    Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, können Sie vor und nach der Abstimmung eine Auszugsliste drucken, indem Sie Option 16 = In (GLS180/B) drucken auswählen.

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