Buchungsdefinitionen einrichten und verwenden

Ergebnis

Wenn Sie dieses Dokument gelesen haben, verstehen Sie Zweck und Struktur von Buchungsdefinitionen und können auf allgemeiner Ebene Buchungsdefinitionen konfigurieren.

Mithilfe dieser Informationen werden Buchungsdefinitionen in "Buchungsdefinition. Einstellen" (CRS395) definiert.

Was ist eine Buchungsdefinition?

Die Buchungsdefinition gibt an, welche Kontierungszeile M3 für die automatische Generierung von Buchungen in einer Finanzaktivität verwendet. Die Integration zwischen dem Finanzsystem und anderen M3-Anwendungen wird größtenteils mithilfe von Buchungsdefinitionen verwaltet.

Viele Finanzaktivitäten in M3 haben mindestens zwei Ausgleichsbuchungen zur Folge: eine Haben- und eine Sollbuchung. Manchmal wird das zu verwendende Konto während der Transaktionserfassung manuell eingegeben, z. B. bei der Verbuchung von Lieferantenrechnungen. In der Regel wird das Konto jedoch automatisch anhand einer Buchungsdefinition ausgewählt. Der vollständige Satz von Buchungsdefinitionen ist daher ein recht vollständiges Abbild des Kontenplans der Firma.

Vorteile

Nachdem Buchungsdefinitionen konfiguriert wurden, reduzieren sie die manuelle Eingabe von Transaktionen auf ein Minimum, wodurch die Eingabe beschleunigt und Eingabefehler minimiert werden.

Bausteine von Buchungsdefinitionen

M3 stellt einen Standardsatz von Buchungsdefinitionen zur Verfügung. Diese werden in "Buchungsdefinition. Einstellen" (CRS395) heruntergeladen und konfiguriert. Jede Buchungsdefinition besteht aus den folgenden Bausteinen:

• Eine vordefinierte Kombination aus einem Buchungsvorgang und einem Buchungstyp.
• Startdatum, ab dem die Buchungsdefinition gültig ist.
• Die Kontierungszeile, die beim Erstellen von Buchungen angewendet werden soll. Die Kontierungszeile kann eine Kombination aus festen Dimensions-IDs und dynamischen Werten (z. B. Artikelnummer) enthalten, d. h., die betreffende Artikelnummer wird in der Kontierungszeile der Buchung gespeichert.
• Sofern zutreffend, alle Ausnahmen zur Kontierungszeile in bestimmten Situationen, z. B. bei Verwendung eines anderen Erlöskontos für Auslandserlöse basierend auf Gebieten.

Buchungsvorgänge und Buchungstypen

Sowohl Buchungsvorgänge als auch Buchungstypen sind in M3 Business Engine vordefiniert.

Was ist ein Buchungsvorgang?

Ein Buchungsvorgang ist eine Finanzaktivität, bei der Buchungen generiert werden, die eine Erhöhung oder Reduzierung der Aktiva und Passiva einer Firma widerspiegeln. Wareneingangsrückmeldungen, Verbuchung von Kundenzahlungen und Abschreibungen auf Anlagen sind Beispiele für Buchungsvorgänge.

Was ist ein Buchungstyp?

Der Buchungstyp steuert, welche Art von Buchungen im Zusammenhang mit einem Buchungsvorgang automatisch generiert werden. Beispiele sind Skontoabzüge und spezifische Umsatzsteuerarten. Jeder Buchungstyp kann in verschiedenen Buchungsvorgängen verwendet werden.

Buchungsdefinitions-IDs

Die ID einer Buchungsdefinition besteht aus den kombinierten IDs des Buchungsvorgangs und Buchungstyps. Beispielsweise generiert Buchungsdefinition AR30-130 Buchungen für Skontoabzüge nach manueller Erfassung von Kundenzahlungen in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110). AR30 ist der Buchungsvorgang für manuell erfasste Zahlungen und 130 ist der Buchungstyp für Skontoabzüge.

Konfigurationsablauf - Aktivitätenbeschreibungen

1. Buchungsvorgänge und Buchungstypen herunterladen

   Durch Drücken von F14 in "Buchungsvorgang. Öffnen" (CRS375) werden Buchungsvorgänge heruntergeladen. Durch Drücken von F14 in "Buchungstyp. Öffnen" (CRS385) werden Buchungstypen heruntergeladen.

   Sowohl für Buchungsvorgänge als auch für Buchungstypen können Sie Datensätze löschen, die Sie nicht verwenden werden, um weniger Kombinationen verwalten zu müssen. Wenn Sie Ihre Lieferanten z. B. nicht per Scheck bezahlen, löschen Sie den entsprechenden Buchungsvorgang AP30. Oder löschen Sie die Buchungstypen für Vorsteuer 2 und geschuldete USt 2, wenn diese nicht zutreffen. Wenn Sie einen Buchungsvorgang oder Buchungstyp löschen, der verwendet wird, generiert M3 eine Buchung mit einem Fehlerkonto unter Angabe des fehlenden Buchungsvorgangs und Buchungstyps.

2. Buchungsdefinitionen herunterladen

   Durch Drücken von F14 in "Buchungsdefinition. Einstellen" (CRS395) werden die vordefinierten, aber leeren Buchungsdefinitionen für alle verbleibenden Kombinationen aus Buchungsvorgängen und Buchungstypen heruntergeladen.

   Hinweis

   • Buchungsvorgänge und Buchungstypen werden nur für Module heruntergeladen, die Sie in "Firma. Division verbinden" (MNS100) als installiert angegeben haben.
   • Drücken Sie nach jeder Aktualisierung des Systems F14, um neue Datensätze von Buchungsvorgängen, Buchungstypen und Buchungsdefinitionen herunterzuladen. Beim Herunterladen werden nur neue und gelöschte Datensätze abgerufen, während die vorhandenen Datensätze unverändert bleiben.
   • Achten Sie darauf, neue Buchungsdefinitionen für dasselbe Datum wie für die vorhandenen Buchungsdefinitionen herunterzuladen. Andernfalls erhalten Sie einen vollständigen und leeren Satz von Buchungsdefinitionen für das neue Datum, wodurch die vorhandenen Definitionen außer Kraft gesetzt werden.
   • Durch Drücken von F14 können Sie einen alten Satz von Buchungsdefinitionen oder Buchungsdefinitionen eines bestimmten Datums kopieren.
   • Drücken Sie F15, um alte Buchungsdefinitionen zu löschen.

3. Dynamische Objekte herunterladen

   Wenn dynamische Objekte nicht bereits heruntergeladen wurden, laden Sie die in den Kontierungszeilen zu verwendenden Objekte durch Drücken von F14 in "Feldgruppe. Öffnen" (CRS108) herunter. Sie können alle Felder, die nicht als dynamische Objekte verfügbar sein sollen, aus der Feldgruppe CRACC entfernen. Mithilfe dynamischer Objekte können Sie Kosten basierend auf anderen Faktoren als Dimensions-IDs überwachen und analysieren.

   Ein Beispiel für ein dynamisches Objekt ist der Artikeltyp. Durch Einfügen dieses dynamischen Objekts in eine Dimension in der Buchungsdefinition wird die ID des betreffenden Artikeltyps automatisch in der Kontierungszeile der basierend auf dieser Buchungsdefinition erstellten Buchungen gespeichert.

4. Kontierungszeilen zu Buchungsdefinitionen zuweisen

   Nach dem Herunterladen der dynamischen Objekte werden die leeren Buchungsdefinitionen mit dem jeweiligen Startdatum in (CRS395/B) angezeigt. Sie können jeder Kombination aus Buchungsdefinition und Startdatum eine Kontierungszeile zuweisen. In Bild E werden zwei Spalten mit leeren Feldern angezeigt.

   Linke Spalte: Feste Dimensions-IDs

   Die linke Spalte besteht aus einem Feld für jede Dimension in der Standardkontierungszeile. Die Felder sind für feste Dimensions-IDs reserviert, d. h. Dimensions-IDs, die in "Dimensions-ID. Öffnen" (CRS630) registriert sind. Das obere Feld – Dimension 1 – ist stets für das Konto selbst reserviert.

   Tipp: Verwenden Sie die siebte Dimension, um die ID der Buchungsdefinition einzugeben (z. B. AR30-130). Diese ID wird anschließend in dieser Dimension für jede Buchung gespeichert, die basierend auf dieser Buchungsdefinition erstellt wurde. Dies hilft bei der Identifizierung der Buchungsdefinitionen während der Fehlerbehebung.

   Rechte Spalte: Dynamisch abgerufene Werte

   Die rechte Spalte besteht aus Feldern für die Dimensionen 2 bis 7. Diese Spalte ist für andere Werte als feste Dimensions-IDs reserviert. Welche Werte – dynamische Objekte – verfügbar sind, ist von Buchungsdefinition zu Buchungsdefinition unterschiedlich. Wenn Sie dynamische Objekte verwenden, lassen Sie die entsprechenden Felder in der linken Spalte leer.

   Es gibt zwei Kategorien von dynamischen Objekten: 1) Objekte, die ein Feld in einer Tabelle repräsentieren, und 2) Nicht-Feld-Objekte. Nur Objekte, die in die erstere Kategorie gehören, können in die Kontierungszeile aufgenommen und dort gespeichert werden. Nicht-Feld-Objekte werden nur zum Festlegen von Ausnahmen verwendet (siehe unten).

   Beispiel für dynamische Objekte in einer Kontierungszeile

   Wir gehen davon aus, dass die zweite Dimension in der Kontierungszeile der Firma für die Kostenstelle reserviert ist und die dritte für die Produktgruppe. Definiert wird die Buchungsdefinition OI20-120 (Erlöse aus Kundenauftragsfakturierung).

   Durch Eingabe des dynamischen Objekts CKSDST – welches das Feld ist, das das Gebiet in der Kundenstammdatei repräsentiert – in die Dimension für Kostenstelle in der rechten Spalte wird die Kostenstelle aus dem Feld für das Gebiet in "Kunde. Öffnen" (CRS610/F) abgerufen und in der Kontierungszeile der Erlösbuchung gespeichert, wenn eine Rechnung für einen Kunden erstellt wird.

   Durch Eingabe des dynamischen Objekts MMITGR – welches die Artikelgruppe in der Artikelstammdatei repräsentiert – in die dritte Dimension wird die Produktgruppe aus dem Feld "Artikelgruppe" in "Artikel. Öffnen" (MMS001/F) abgerufen.

5. Buchungsdefinitionsausnahmen definieren

   Da Sie möglicherweise unterschiedliche Konten für unterschiedliche Anlässe benötigen, sind die Standardbuchungsdefinitionen mit ihren festen Dimensions-IDs für eine effektive Überwachung nicht immer ausreichend. Beispiel: Eine Firma verwendet für die Fakturierung von ausländischen Kundenaufträgen ein zusätzliches Erlöskonto. In (CRS395/F) werden solche Ausnahmen basierend auf einem oder mehreren Feldern (dynamischen Objekten) in verschiedenen Tabellen definiert. Für jede Ausnahme kann eine andere Kontierungszeile verwendet werden.

   Die Ausnahmen werden mithilfe von Zeilen in einer Matrix in (CRS395/F) definiert. Jede Zeile kann aus bis zu fünf Feldern bestehen. Die Buchungsdefinition steuert, welche Felder als Kontierungsobjekte verfügbar sind. Die verfügbaren Felder werden im jeweiligen Ausnahmefeld durch Drücken von F4 angezeigt.

   In (CRS396) bestimmen Sie anschließend die gültigen Werte für jedes Feld sowie die verschiedenen Kontierungszeilen, die für diese angewendet werden sollen. Sie können z. B. eine andere Kontierungszeile für eine bestimmte Auswahl von Gebieten anwenden. Alle gültigen Werte müssen erfüllt sein, um die neue Kontierungszeile auszulösen.

   Sie können Ausnahmen in mehreren Schritten definieren, indem Sie in (CRS395/F) mehr als eine Ausnahme verwenden. Findet M3 auf der ersten Stufe keine Übereinstimmung, fährt das System auf der zweiten Stufe fort. Beispiel: Beim Gebiet gibt es keine Übereinstimmung, also wird der Wert im Feld für die Artikelklasse in der Artikelstammdatei kontrolliert. Die Priorität der jeweiligen Position steuert die Reihenfolge, in der M3 die Ausnahme zuordnet.

   Für Buchungsdefinitionen mit mindestens einer Ausnahme wird ein Sternchen in (CRS395/B) angezeigt.

   Anstelle der Verwendung eines regulären Kontos für normale Transaktionen in der Kontierungszeile in (CRS395/E) und der Definition von Ausnahmen in (CRS395/F) und (CRS396) drehen viele Firmen diese Schritte um. Firmen verwenden ein spezielles Fehlerkonto in (CRS395/E) – ursprünglich für das "normale" Konto gedacht – für alle nicht akzeptablen Buchungen. Ein Fehlerkonto ist ein Konto, das in "Dimensions-ID. Öffnen" (CRS630/E) als gesperrt gekennzeichnet ist. Anschließend decken sie alle akzeptablen Situationen, in denen Buchungen erstellt werden können, im Ausnahmenteil ab. In diesem Fall wird nur dann eine Buchung für das Fehlerkonto erstellt, wenn eine Situation auftritt, die außerhalb des Bereichs der genehmigten Ausnahmen liegt. Da das Fehlerkonto gesperrt ist, wird die fehlerhafte Transaktion in "Transaktions-Arbeitsdatei. Fehlerhafte Jobs neu starten" (GLS037) abgelegt, bevor das Hauptbuch aktualisiert wird. So kann die Finanzabteilung frühzeitig gewarnt werden, wenn ein Benutzer sich nicht an den genehmigten Prozess hält.

   Hinweis

   Beispiel: Sie möchten die Finanzabteilung warnen, bevor nicht akzeptable Salden im Hauptbuch auftreten, die auf die Verwendung nicht genehmigter Auftragstypen zurückzuführen sind. In Buchungsdefinition MM20-907 (die das Gegenkonto für Lagerbewegungen bei interner Lagerentnahme darstellt) wählen Sie das dynamische Objekt für Auftragstyp MGTRTP aus. In (CRS396) definieren Sie anschließend Ausnahmen für jeden der genehmigten Auftragstypen und geben an, dass Auftragstyp 1 für Bedarfsmeldungen, Auftragstyp 2 für Reklamationen, Auftragstyp 3 für Ausschuss und Auftragstyp 4 für externe Produktion verwendet wird. Alle außerhalb dieses Bereichs erstellten Buchungen verwenden das Fehlerkonto, was der Finanzabteilung anzeigt, dass ein nicht genehmigter Auftragstyp verwendet wurde.

6. Weitere Einstellungen für dynamische Objekte definieren

   Wenn für eine Buchungsdefinition Ausnahmen definiert wurden, aber keine davon mit der fraglichen Transaktion übereinstimmt, wird entweder die in (CRS395/E) definierte Standardkontierungszeile verwendet oder die Buchung wird mit einem Fehlercode versehen. In "Einstellungen – Buchungsfehlermethoden" (CRS736) legen Sie fest, welches Verfahren verwendet werden soll.

   In demselben Programm definieren Sie zwei andere Werte im Zusammenhang mit der Verwendung dynamischer Objekte:

   • Ob der Zahler oder der Kunde verwendet werden soll, wenn M3 die Kundenstammdatei liest. Beispiel: Soll der Zahler oder der Kunde aus dem Kundenauftrag verwendet werden, wenn das Gebiet für die Erlöstransaktion abgerufen wird?
   • Welche Stellen einer Auftragsnummer in die Kontierungszeile übertragen werden, die ersten oder die letzten acht Ziffern. Sie können Auftragsnummern als dynamische Werte oder Ausnahmen für eine Buchungsdefinition auswählen. Dimensionen sind höchstens acht Stellen lang, während Auftragsnummern bis zu zehnstellig sein können. Das heißt, Auftragsnummern müssen vor dem Übertrag in eine Kontierungszeile gekürzt werden.

7. Definieren der automatischen Ersetzung von dynamisch abgerufenen Werten

   In "Feld. Aktualisieren Kontrollwerte" (CRS388) definieren Sie die automatische Ersetzung dynamisch abgerufener Werte. Beispiel: Wenn die Firma das Gebiet aus der Kundenstammdatei als dynamisches Objekt in der für die Kostenstelle reservierten Dimension verwendet, können die Gebiete hier in Kostenstellen "umgewandelt" werden: Gebiete 100 und 101 werden automatisch durch Kostenstelle AAA ersetzt usw. Beachten Sie, dass diese Ersetzung nicht rückwirkend funktioniert. Sie wird nur auf zukünftige Buchungen angewendet.

8. Kontierungszeilen simulieren

   Sie können die Ergebnisse einer bestimmten Buchungsdefinition auf zwei Arten simulieren:

   • Erstellen einer Dummy-Transaktion und Überprüfen der Ergebnisse im Hauptbuch.
   • Simulieren des Ergebnisses der Anwendung einer Kontierungszeile auf eine vorhandene Transaktion, z. B. eine Rechnungs- oder Auftragstransaktion in "Kontierungszeile. Simulieren" (CRS399). Dieses Programm kann über das Menü oder durch Auswahl von "Kontierungszeile simulieren" für eine Buchungsdefinition in (CRS395/B) gestartet werden.

   In (CRS399/E) wird die Kontierungszeile so angezeigt, wie sie für die betreffende Transaktion aussehen würde. Sie werden darüber informiert, ob die Kontierungszeile auf der Standardkontierungszeile in (CRS395/E) oder auf einer Ausnahme basiert. Wenn ein Fehler erkannt wird, wird ein Fehlercode angezeigt. Sie können die beiden Methoden auch kombinieren, indem Sie zuerst eine Dummy-Transaktion erstellen und anschließend, wenn ein Fehler auftritt, dieselbe Transaktion verwenden, wenn Sie die Kontierungszeile simulieren.