Lastschriftverfahren in der Debitorenbuchhaltung verwalten

Ergebnis

Kundenschulden werden automatisch eingefordert. Weitere Informationen dazu finden Sie in der jeweiligen Anweisung.

Die verarbeiteten Zahlungen wirken sich auf Ihre Kundenkredit- und Risikoverwaltung sowie Ihr Liquiditätsplanmanagement aus.

Debitoren und das Hauptbuch werden aktualisiert. Weitere Informationen zu erstellten Buchungen finden Sie in der entsprechenden Anweisung.

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen über gut definierte Abläufe verfügen, um die Lastschrift zu verwalten, und einen Überblick über die betroffenen Kosten und Einsparungen behalten.
• Ein auf den Rechnungen zu druckender Text, mit dem angegeben wird, dass die Zahlung durch Lastschrift erfolgt, muss in "Zahlungsanweisung. Öffnen" (CRS285) erstellt und mit jedem Kunden in "Kunde. Öffnen" (CRS610/K) verknüpft sein.
• Weitere Informationen zu den Voraussetzungen finden Sie im Dokument oder in der Anweisung zu dem entsprechenden untergeordneten Prozess.

Elektronisches Lastschriftverfahren in Deutschland

Wenn Sie in Deutschland Zahlungsaufträge zur Lastschrift in einer sogenannten DTAUS-Zahlungsdatei (nicht im EDIFACT-Format) einreichen, ist ein separater Bankbericht ("Datenträgerbegleitzettel") mit den entsprechenden Dateiinformationen erforderlich. Wenn die Anzahl der für einen Kunden zu zahlenden Rechnungen im Einreicher die für das verwendete Firmenbankkonto angegebene Anzahl übersteigt, wird eine separate Zahlungsspezifikation ("Avis") gedruckt und an den Zahler gesendet. Hierfür gelten folgende Voraussetzungen:

• Die verwendete Zahlungsmethode muss mit einem Zahlungstyp unter der Zahlungsklasse 5 verknüpft sein. Anhand des Kontrollfeldes "Vertragstyp" in "Zahlungstyp. Öffnen" (CRS078/E) wird zwischen Lastschrift ohne Vertrag ("Lastschrifteinzug") und Lastschrift auf Basis eines erfassten Vertrags ("Bankeinzug") unterschieden.
• Wird das Kontrollfeld "Vertragstyp" (oben) markiert, müssen Lastschriftverträge in "Lastschriftvertrag. Öffnen" (ARS450) erfasst werden.
• In "Zahlungsmethode Debitoren. Öffnen" (CRS076/E) muss die DE-DTAUS-Alternative in den Feldern "Elektronisches Formular" und "Dokument" ausgewählt werden. Die erste steuert das Format der DTAUS-Datei, die zweite erstellt den "Datenträgerbeizettel" sowie die Zahlungsspezifikation ("Avis"). Die gültigen Alternativen werden automatisch generiert, indem Sie F14 = Standard in "Bankformat. Öffnen" (CRS695/B) bzw. "Dokumentformat. Öffnen" (CRS696/B) auswählen.
• Für diesen Typ der Lastschrift muss in "Bankkontoindikator. Öffnen" (CRS072) ein Bankkontoindikator erstellt werden. Das Indikatorfeld 1 muss als Feld mit 10 Positionen definiert, numerisch 1/0 und für die Bankkonto-ID des Kunden reserviert sein. Die Prüfziffermethode für das Bankkonto in denselben Programmen sollte auf 07 eingestellt sein. Nach Verknüpfen des Indikators mit dem Kundenkonto in "Bankkonto. Öffnen" (CRS692) müssen die Bankkonto-ID und die Bankleitzahl (ein numerischer, achtstelliger Wert) für das Konto eingegeben werden. Diese Bankinformationen werden anhand der ausgewählten Prüfziffermethode überprüft. Sollten sich die Informationen als falsch herausstellen, werden die betroffenen Rechnungen beim Erstellen eines Einreichervorschlags gesperrt und in den Fehlerbericht aufgenommen.
• Für die Firmenbank definiert das Feld "Anzahl Dokumentzeilen" in (CRS692/F) die Anzahl der Stellen, die in der DTAUS-Zahlungsdatei (Datensatz C, variabler Anteil, zweiter Datensatzabschnitt) verfügbar ist. Die folgende Formel wird verwendet: (Anzahl der Dokumentzeilen) x 2 x 27

  Beispiel: Wenn Sie 6 als Dokumentzeilenanzahl wählen, lautet die Anzahl der Stellen: 6 x 2 x 27 = 324 Ziffern Wird diese Nummer überschritten, wird eine separate Zahlungsspezifikation für alle Rechnungen des Zahlers erstellt. Der Dateidatensatz enthält dann lediglich einen Verweis auf diese Spezifikation.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Lastschriftverträge verwalten

   Der Vertrag, den Sie mit dem Kunden abgeschlossen haben, bildet die Grundlage für die Lastschrift. Den Vertrag und seine Kontrollwerte erfassen Sie in "Lastschriftvertrag. Öffnen" (ARS450) und senden ihn an die Bank.

   Das Lastschriftverfahren kann auch ohne erfasste Verträge verwendet werden. In diesem Fall muss beim Erstellen von Rechnungen eine spezielle Zahlungsmethode verwendet werden, die dies zulässt.

2. Rechnung zu Informationszwecken an den Kunden senden

   Beim Erstellen einer neuen Kundenrechnung wird automatisch ebenfalls ein Auftrag mit der eindeutigen Nummer des Lastschriftvertrags erstellt. Der Hinweis, dass diese Rechnung nur zu Informationszwecken dient und nicht für die Rechnung verwendet darf, ist in der Rechnung enthalten. Senden Sie die Rechnung abhängig von Ihren Firmenroutinen oder dem Vertragstyp an den Kunden.

3. Rechnungen bei der Bank einreichen

   Sie erstellen einen Bankeinreicherauszug mit den Rechnungen, die Sie in "Bankeinreicher. Öffnen" (ARS300) ausgewählt haben, und senden diesen an die Bank. Die Rechnungen werden automatisch geschlossen.

4. Zahlungen abstimmen

   Wenn Sie von der Bank die Bestätigung erhalten haben, melden Sie die Rechnungen in "Bankeinreicher. Zahlungen abstimmen" (ARS350) oder in "Wechsel/Scheck. Nicht eingelöste öffnen" (ARS340) als bezahlt oder als nicht bezahlt. Wenn die Bankbestätigung als Batchdatei eingegangen ist, führen Sie dies in "Batch-Zahlung. Ändern" (ARS040) durch.