Routinen für die Autorisierung von Lieferantenrechnungen vereinfachen

Ergebnis

Zur Autorisierung von Rechnungen berechtigte Mitarbeiter (Rechnungsprüfer) werden zusammen mit ihrem jeweiligen maximalen Freigabebetrag pro Rechnung und dem jeweiligen Umkontierungsverantwortlichen registriert. Wenn die Genehmigungsroutine so konfiguriert wurde, dass eine Übertragung des Berechtigungs-Frameworks stattfindet, sollte der Rechnungsprüfer mit einer Übertragung der Berechtigungsgruppe verknüpft werden.

Ist der Berechtigte während eines bestimmten Zeitraums abwesend oder verhindert, wird auch diese Information vermerkt.

• Bestimmen Sie in "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624/E) für jeden relevanten Lieferanten einen Rechnungsprüfer. Dieser Wert wird künftig beim Erfassen einer Rechnung als Standardwert vorgeschlagen. Die Eingabe eines Rechnungsprüfers ist erforderlich, wenn beim Erfassen von Rechnungen in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100) für den Detaildatensatz der FAM-Funktion das Berechtigungskontrollfeld aktiviert ist. Bei der Erfassung wird im Rahmen einer Gültigkeitsprüfung sichergestellt, dass der maximale Freigabebetrag nicht überschritten wird. Überschreitungen werden als Fehlermeldung angezeigt. Bei Bedarf kann für die jeweilige Rechnung in "Kreditoren. Anzeigen" (APS200) im Nachhinein ein anderer Rechnungsprüfer angegeben werden.
• Zur Autorisierung divisionsübergreifend eingegangener Rechnungen kann in "Settings – Interne Verrechnung" (MFS010) ein Rechnungsprüfer ausgewählt werden.
• Wenn der Rechnungsbetrag höher ist als der maximale Freigabebetrag, der während der Rechnungsfreigabe in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS112/G) für den ausgewählten Rechnungsprüfer angegeben wurde, wird aus "Rechnungsprüfer. Öffnen" (CRS650) automatisch ein Rechnungsprüfer mit einer höheren Berechtigungsstufe abgerufen.
  Hinweis

  Aktivieren Sie zur Auswahl dieser Funktion a) das zum Erfassen von Rechnungen für den Detaildatensatz der FAM-Funktion verwendete Berechtigungskontrollfeld und wählen Sie b) in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110/P) im Feld "Zahlungsfreigabe bei Umkontierung" Eingabe 2 oder 3.

  Wird die nicht freigegebene Rechnung auf ein Anlagenkonto gebucht, so wird "Anlage. Öffnen provisorische" (FAS180) nur dann angezeigt, wenn der Rechnungsbetrag den maximalen Freigabebetrag nicht überschreitet.

• Wenn die Genehmigungsroutine so konfiguriert wurde, dass eine Übertragung des Berechtigungs-Frameworks stattfindet, und der Betrag für einen oder mehrere Berechtigungsübertragungscodes überschritten wurde, werden die Buchungszeilen für diese Codes automatisch an den übersteuernden Rechnungsprüfer oder die nächste Stufe weitergeleitet.
  Hinweis

  Dies gilt nur, wenn in (APS905) die automatische Änderung von Rechnungsprüfern aktiviert wurde.

• Überdies kann in (CRS650) während der Rechnungsfreigabe automatisch ein anderer als der standardmäßig definierte Rechnungsprüfer ausgewählt werden, wenn vermerkt wurde, dass der ursprüngliche Prüfer zum aktuellen Zeitpunkt nicht verfügbar ist.
• Die erfassten Rechnungen werden automatisch demjenigen Benutzer zugeteilt, der für diesen Rechnungsprüfer als Umkontierungsverantwortlicher bestimmt wurde. Anschließend werden sie in (APS110) nach Umkontierungsverantwortlichen aufgelistet.
• Registrierte Rechnungsprüfer und Umkontierungsverantwortliche werden in "Anwendungsmeldung. Öffnen" (CRS420) anhand von Meldungen über freizugebende bzw. umzukontierende Rechnungen informiert.
• Rechnungsprüfer werden automatisch beim standardmäßigen und vereinfachten Autorisierungsablauf berücksichtigt.
• Rechnungsprüfer mit Superuser-Autorisierung haben die Berechtigung, einer beliebigen Rechnung einen neuen Prüfer zuzuordnen.

Die letzten vier Punkte sind von der Konfiguration von "Settings – Kreditoren" (APS905) abhängig.

Die Einstellungen werden in der Datei (FAPRCD) gespeichert.

Bevor Sie beginnen

• Die zur Autorisierung und Umkontierung von Rechnungen erforderliche Organisation wird anhand des Kontrollverfahrens der Firma bestimmt.
• Ob Prüfungsberechtigte die Hilfe in M3 in Anspruch nehmen und dementsprechend mit derselben ID wie in "Benutzer. Öffnen" (MNS150) registriert werden sollten, wird in "Settings – Kreditoren" (APS905) festgelegt.
• Ein Suchpfad zur automatischen Bestimmung des Umkontierungsverantwortlichen wird in (APS905) ausgewählt. Umkontierungsverantwortliche müssen in (MNS150) als Benutzer registriert sein.

Einzustellende Parameter

Programm-ID/Bild	Feld	Dieses Feld zeigt ...
(CRS650/E)	Maximaler Freigabebetrag	... den Maximalbetrag, den der autorisierte Prüfer pro Rechnung zur Zahlung freigeben kann.
(CRS650/E)	Nächste Stufe	… den Rechnungsprüfer, der bei der Rechnungsfreigabe automatisch ausgewählt wird, wenn der Rechnungsbetrag den für den ursprünglichen Rechnungsprüfer maximal zulässigen Freigabebetrag überschreitet oder wenn der ursprüngliche Rechnungsprüfer abwesend ist (siehe unten).
(CRS650/E)	Umkontierungsverantwortlicher	... den Benutzer, der für die Umkontierung der Rechnungen des aktuellen Rechnungsprüfers zuständig ist.
(CRS650/E)	Übertragung der Berechtigungsgruppe	... die Übertragung der Berechtigungsgruppe, mit welcher der Rechnungsprüfer verknüpft ist; dies gilt nur, wenn in (APS905) die Berechtigungsübertragung aktiviert wurde.
(CRS650/E)	Nicht verfügbar	… den Zeitraum, in dem der Rechnungsprüfer nicht verfügbar ist.
(CRS650/E)	Sicherheitszugriff	... die Berechtigung, die der Benutzer in (APS110) für die Rechnungsabwicklung hat. Gültige Eingaben: 0 = Nur Zugriff auf nicht freigegebene Rechnungen Der Benutzer ist auf die Sortierfolgen 5, 6 und 7 in (APS110) beschränkt. 1 = Nur Zugriff auf eigene (sowohl nicht freigegebene als auch freigegebene) Rechnungen Der Benutzer ist auf die Sortierfolgen 5, 6, 7, 15 und 16 in (APS110) beschränkt. 3 = Zugriff auf alle Sortierfolgen in (APS110), kann den Rechnungsprüfer jedoch nur bei eigenen Rechnungen freigeben oder ändern. 4 = Unbeschränkter Zugriff Der Benutzer hat die Berechtigung, einer beliebigen Rechnung einen neuen Prüfer zuzuordnen. Damit diese Eingabe gültig ist, muss in "Settings – Kreditoren" (APS905) das Kontrollfeld "020 Benutzerkontrolle für nicht-freigegebene Rechnungen" ausgewählt sein.
(CRS650/E)	Freigabeablauf	... Angaben dazu, welcher Ablauf zur Autorisierung und Freigabe von Lieferantenrechnungen verwendet werden soll. Der Ablauf beginnt, sobald der Rechnungsprüfer eine der folgenden Meldungen in (CRS420) öffnet: 148 (Mahnung: Freizugebende Rechnung), 157 (Rechnung muss freigegeben werden) und 158 (für die Rechnungsnr. X wurde der Rechnungsprüfer geändert). Gültige Eingaben: 0 = Standardablauf 1 = Vereinfachter Workflow Eingab  0: Der Benutzer wird zu Bild (APS110/B) weitergeleitet, dem Standardbild für die Verarbeitung von komplexen Rechnungsfreigaben. Eingabe 1: Der Benutzer gelangt direkt zu Bild (APS112/H), einem vereinfachten und benutzerfreundlichen Bild, in dem die Grunddaten der jeweiligen Rechnung angezeigt werden. Wenn die Rechnungen mittels M3 Automatic Data Capture (ADC) eingescannt wurden, wird im Bild zudem eine Abbildung der Rechnung angezeigt.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Starten Sie "Rechnungsprüfer. Öffnen" (CRS650/B).

2. Geben Sie eine ID für den Rechnungsprüfer ein, die aus bis zu zehn Zeichen besteht. Klicken Sie auf "Neu".

   Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Bevor Sie beginnen", Artikel 2.

3. Geben Sie in Bild E den vollständigen Namen der Person sowie eine Kurzform und den maximalen Freigabebetrag an (erforderlich).

4. Geben Sie einen Rechnungsprüfer einer höheren Berechtigungsstufe sowie einen Umkontierungsverantwortlichen an (optional).

5. Sollte der Rechnungsprüfer zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht verfügbar sein, geben Sie das Von- und Bis-Datum seiner Abwesenheit an (optional). Drücken Sie die Eingabetaste.

6. Legen Sie die Stufe des Sicherheitszugriffs des Prüfers und den zu verwendenden Ablauf zur Autorisierung von Lieferantenrechnungen fest.