Verwalten des Rechnungsnummernlogs

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie im Rechnungsnummernlog Nummern von Kundenrechnungen bestätigen können.

Das Rechnungsnummernlog erleichtert die Fakturierung mithilfe vorgedruckter Formulare, in denen die Rechnungsnummer bereits angegeben ist. Nach der Fakturierung wird eine manuelle Prüfung ausgeführt, um sicherzustellen, dass die Rechnungsnummer im System mit der Rechnungsnummer auf dem vorgedruckten Formular übereinstimmt. Wenn nicht, muss die Rechnungsnummer auf dem vorgedruckten Formular erneut in das System eingegeben werden.

Hintergrund

In einigen Ländern werden Rechnungsnummern auf vorgedruckten Formularen bereitgestellt.

Die reguläre Verfahren sieht wie folgt aus:

Die Firma bestellt beim Staat eine Rechnungsnummernserie.
Nach deren Erhalt bestellt die Firma in einer Druckerei vorgedruckte Formulare.

Aus folgenden Gründen ungültige Rechnungsnummern müssen ebenfalls verfolgt werden:

Anpassung von Drucker
Papierstau
Rechnungen auf mehreren Seiten (viele Positionen)

Einschränkungen

Das Rechnungsnummernlog wird zur Unterstützung folgender Aufgaben gepflegt:

Manuelle Rechnungen aus (ARS120), FAM-Funktion AR20
Verkauf von Anlagen aus (FAS130), FAM-Funktion FA50
Kundenauftragsrechnungen aus (OSI180), FAM-Funktion OI20
Interne Rechnungen aus (MFS100), FAM-Funktion MF01
Rechnungen aus Zahlungsplan (ARS380), FAM-Funktion AR95
Verzugszinsrechnungen (ARS160), FAM-Funktion AR50
Wartungsauftragsrechnungen aus (SOS180) inkl. Miete und Leasing, FAM-Funktion SO20
Projektauftragsrechnungen aus (POS180), FAM-Funktion PO20
Rechnungen für Instandhaltungskundenaufträge aus (COS180), FAM-Funktion CO20

Bei Kundenaufträgen kann der MBM-Initiator nicht verwendet werden, da er vor Bestätigung der Rechnungsnummer ausgelöst wird. Bei Verwendung des Rechnungsnummernlogs sollte keine Fakturierung über eine Partnerreferenz vorgenommen werden. Für einen ordnungsgemäßen Ausdruck von Vorfakturanummern müssen alle Rechnungen bestätigt sein, bevor die Schlussfakturierung erfolgt.

Sie müssen in (ARS905) eine neue Rechnungsnummernlogik aktivieren, damit Sie Rechnungslogs für die Fakturierung von Zinsen und Rechnungen aus Zahlungsplänen verwenden können. Wenn Sie für Verzugszinsrechnungen die neue Funktion in (ARS905) aktivieren, muss die Verzugszinsrechnung pro Division erstellt werden. Wenn Sie einen Verzugszinsrechnungsvorschlag in einer leeren Division erstellen, werden Rechnungen von Divisionen, welche die neue Rechnungsnummernlogik verwenden, nicht berücksichtigt. Außerdem lassen sich keine verdichteten Transaktionen für Verzugszinsrechnungen in (CRS750) aktivieren, wenn Sie das Rechnungslog für Verzugszinsrechnungen nutzen. Für Verzugszinsrechnungen muss die vorherige Ausführung in (CRS500) bestätigt werden, damit frühere Verzugszinsrechnungen auf der neuen Rechnung korrekt ausgedruckt werden.

Führen Sie folgende Schritte aus

Wenn Sie eine Rechnung drucken, wird in "Rechnungsnummer-Log. Öffnen" (CRS500) ein neuer Datensatz erstellt. Dabei wird die Rechnung erst ins Finanzsystem übertragen, wenn Sie die Rechnungsnummer bestätigt haben.

Ändern Sie die Rechnungsnummer so, dass diese der Rechnungsnummer auf dem vorgedruckten Formular entspricht.
Nach dem Anpassen aller Rechnungen bestätigen Sie die Rechnungsnummern.
Korrigieren Sie eventuelle Fehler.
Nach dem Korrigieren fehlerhafter Datensätze bestätigen Sie erneut die Rechnungsnummern.
Wenn alle Rechnungen freigegeben sind, aktualisieren Sie die Rechnungsnummern.

Einrichtung

Legen Sie die Grundeinstellungen für die Rechnungsnummernserie in "Settings – Rechnungsnummerierungsregel" (MFS167) fest.
Definieren Sie die Rechnungsnummernserie in "Interne Rechnungsnummernserie. Öffnen" (MFS165).
Das Rechnungsnummernlog lässt sich mit der FAM-Funktion in "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) für die vom Finanzsystem generierten Rechnungen aktivieren.
- Manuelle Kundenrechnungen, FAM-Funktion AR20
- Verkauf von Anlagen, FAM-Funktion FA50
- Fakturierung von Verzugszinsen, FAM-Funktion AR50
- Rechnungen aus Zahlungsplan, FAM-Funktion AR95
- Interne Verrechnung, FAM-Funktion MF01
Für Rechnungen zu Kundenaufträgen wird das Rechnungsnummernlog in (CRS722) aktiviert. Wenn das Rechnungsnummernlog aktiviert ist, werden einige Optionen in (CRS722) deaktiviert. Beispiele hierfür sind die Weiterleitung zu FIM, die Erstellung von Kontierungen und die Aktualisierung der Verkaufsstatistik. Um Daten für die deaktivierten Optionen erstellen zu können, muss die jeweilige Funktion nach Bestätigung der Rechnungsnummer ausgeführt werden.
Für Rechnungen zu Wartungsaufträgen (inkl. Miete und Leasing) wird das Rechnungsnummernlog in (CRS790) aktiviert. Wenn das Rechnungsnummernlog aktiviert ist, werden einige Optionen in (CRS790) deaktiviert. Ein Beispiel hierfür ist die Weiterleitung zu FIM.
Für Rechnungen zu Projektaufträgen wird das Rechnungsnummernlog in (CRS792) aktiviert. Wenn das Rechnungsnummernlog aktiviert ist, werden einige Optionen in (CRS792) deaktiviert. Ein Beispiel hierfür ist die Weiterleitung zu FIM. Um Daten für die deaktivierten Optionen erstellen zu können, muss die jeweilige Funktion nach Bestätigung der Rechnungsnummer ausgeführt werden.
Für Rechnungen zu Instandhaltungskundenaufträgen wird das Rechnungsnummernlog in (COS822) aktiviert. Wenn das Rechnungsnummernlog aktiviert ist, werden einige Optionen in (COS822) deaktiviert. Ein Beispiel hierfür ist die Weiterleitung zu FIM. Um Daten für die deaktivierten Optionen erstellen zu können, muss die jeweilige Funktion nach Bestätigung der Rechnungsnummer ausgeführt werden.

Ergebnis

Die Rechnungen lassen sich im Hauptbuch sowie in der Debitorenbuchhaltung mithilfe der Rechnungsnummer aus dem vorgedruckten Formular erstellen.

Verknüpfte Tabellen werden bei Aktualisierung der Rechnungsnummern in (CRS500) mit der bestätigten Rechnungsnummer aktualisiert.