Rechnungsnummernzuweisung nach Genehmigung durch die Behörde
Verwenden Sie dieses Verfahren, um die Chronologie der Rechnungsnummer nach der Genehmigung der Behörde zu verwalten. Um dies zu unterstützen, erstellt M3 beim Ausstellen von Rechnungen eine interne Rechnungsnummer. M3 speichert das Rechnungspräfix und verwaltet die Genehmigung der Behörde für die chronologische Rechnungsnummer innerhalb der parallelen Rechnungsnummer. Diese Informationen werden in einer Funktion namens "Rechnungsnummer-Zuteilung nach Genehmigung. Öffnen" (CMS550) aufgelistet und in einer Tabelle mit der Bezeichnung FCINAP gespeichert. Die parallele Rechnungsnummer, die als gesetzliche Rechnungsnummer dient, kann anschließend auf dem nach der Genehmigung durch die Behörde ausgestellten Rechnungsausdruck sowie bei der Zahlungserfassung verwendet werden.
Einschränkungen
Diese Funktion unterstützt nicht "Mehrere Rechnungsnummernserien" (NBMI), die in "Settings - Rechnungsnummerierungsregel" (MFS167/E) aktiviert werden können. Unterstützt wird eine Situation, bei der der Parameter "Festes Präfix" (SPIY) in (MFS167/E) auf 0 = "Nein, es wird kein festes Präfix verwendet" und 1 = "Ja, es wird ein festes Präfix verwendet" gesetzt ist. Diese Funktion unterstützt nicht die Situation, in der dieser Parameter auf 2 = "Ja, es werden ein festes Präfix und mehrere Rechnungsnummernserien verwendet" gesetzt ist.
Diese Funktion unterstützt Rechnungen, die über "Verzugszinsrechnung. Öffnen" (ARS160), "Verzugszinsrechnung. Öffnen" (ARS660) und "Kundenrechnung. Aus Zahlungsplan erstellen" (ARS380) erstellt wurden, nur dann, wenn die Rechnungsnummern aus "Interne Rechnungsnummernserie. Öffnen" (MFS165) abgerufen werden, da die Parameter 310 = "Rechnungsnummer - Verzugszinsrechnungen - Rechnungen" und 320 = "Rechnungsnummer - Rechnungen aus Zahlungsplan" in "Setting - Debitoren" (ARS905) aktiviert werden. Wenn diese Parameter deaktiviert sind, werden die Rechnungsnummern für diese Funktionen aus "Nummernserie. Öffnen" (CRS165) abgerufen, und diese Funktionalität kommt nicht zur Anwendung.
Ergebnis
Wenn Sie diese Funktion in (MFS167/E) aktivieren, erhalten alle Kundenrechnungen unabhängig vom Ursprung eine interne Rechnungsnummer aus der internen Rechnungsnummernserie in (MFS165). Diese Nummer basiert auf der internen Rechnungsnummernserie (IINS) und dem internen Rechnungspräfix (IIPR), das in (MFS167/E) definiert ist. Die interne Rechnungsnummer wird als Rechnungsnummer in der Debitorenbuchhaltung und in anderen Tabellen in M3 verwendet, die Kundenrechnungsinformationen speichern. Sie wird in Funktionen wie "Debitoren. Anzeigen" (ARS200), "Rechnung. Anzeigen" (OIS350) und "Rechnungskopf. Öffnen" (CMS500) angezeigt.
Zusätzlich zur internen Rechnungsnummer wird jeder Rechnung nach der Genehmigung durch die Behörde eine externe Rechnungsnummer zugewiesen. Die externe Rechnungsnummer basiert auf der in (MFS167/E) definierten Rechnungsnummerierungsregel, dem in "Rechnungsnummernserie. Festes Präfix def (MFS169)" definierten externen Rechnungspräfix und der in (MFS165) definierten externen Rechnungsnummernserie.
Jede Kundenrechnung wird in der Tabelle FCINAP gespeichert und in der Funktion (CMS550) aufgelistet. Die interne Rechnungsnummer (CINO), die externe von der Behörde genehmigte Rechnungsnummer (AINO) und der aktuelle Rechnungsnummern-Genehmigungsstatus (INAS) werden für jede Rechnung angezeigt.
Bevor die Kundenrechnung zur Genehmigung an die Behörde gesendet wird, erhält sie den Status 20 = "Neu". Nachdem die Rechnung durch die Behörde genehmigt wurde, wird sie auf Status 90 = "Genehmigt" aktualisiert. Wenn bei der Verarbeitung in "Manuelle Rechnung. Eingeben" (ARS120) oder "Anlage. Verkaufen" (FAS130) eine manuelle Kundenrechnung storniert wird, wird die Rechnung in (CMS550) entweder entfernt oder auf Status 99 = "Storniert" aktualisiert.
Die externe, von der Behörde genehmigte Nummer wird auch als parallele Rechnungsnummer (PAIN) mit Typ (RNRT) in der Tabelle FSAPRN gespeichert. Wenn die Rechnung vom Kunden bezahlt wird, kann die externe Rechnungsnummer als Zahlungsreferenz verwendet werden. Die parallele Rechnungsnummer wird dann bei der Zuteilung von Kundenzahlungen in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) oder "Bankauszug. Öffnen" (ABS100) mithilfe der Funktion zur parallelen Rechnungsnummernbearbeitung verwendet.
Bevor Sie beginnen
- Aktivieren Sie "Rechnungsnummernzuteil. nach Genehmigung" (INNA), um diese Funktion zu aktivieren.
- Geben Sie "Internes Rechnungspräfix" (IIPR) an, um zu definieren, welches Präfix für die internen Rechnungsnummern verwendet werden soll.
- Geben Sie "Interne Rechnungsnummernserie" (IINS) an, um zu definieren, welche Rechnungsnummernserie für die internen Rechnungsnummern verwendet werden soll.
Für interne Rechnungsnummern müssen Sie auch die interne Rechnungsnummernserie in (MFS165) definieren.
- Definieren Sie in (MFS167/E) die Rechnungsnummerierungsregel.
- Definieren Sie die externe Rechnungsnummernserie, die für verschiedene Rechnungstypen verwendet wird - entweder für die FAM-Funktion in "FAM-Funktion. Details öffnen" (CRS406/F) oder für den Auftragstyp in den aufgeführten Bildschirmen:
- "Kundenauftragstyp. Öffnen" (OIS010/K).
- "IH-Kundenauftragstyp. Öffnen" (COS010/E)
- "Wartungsauftragstyp. Öffnen" (SOS010/E)
- "Projektauftragstyp. Öffnen" (POS010/E)
-
Definieren Sie ggf. das externe Rechnungspräfix, sofern verwendet, für jede externe Rechnungsnummernserie in (MFS169).
Workflow
- Definieren Sie die notwendigen Einstellungen für die externen Rechnungsnummern.
Definieren Sie in (MFS167) die Struktur für externe Rechnungsnummern, wobei eine neunstellige Rechnungsnummer (IVNO) mit einem sechsstelligen vorangestellten Präfix (IPD6) verwendet wird. Mit dieser Struktur müssen Sie in (MFS169) Ihr Präfix und die Rechnungsnummernserie in (MFS165) definieren, die Sie für Ihre Rechnungen verwenden.
Für manuelle Rechnungen, die in "Manuelle Rechnung. Eingeben" (ARS120) erstellt wurden, verwenden Sie die Rechnungsnummernserie "M" gemäß der Definition für die FAM-Funktion AR20 in (CRS406/F). Definieren Sie für die Rechnungsnummernserie "M" in (MFS169) das Präfix "AM0001" und den Bereich 200000000–299999999 in (MFS165).
Für normale Kundenauftragsrechnungen, die in "Kundenauftragsrechnung. Drucken" (OIS180) erstellt wurden, verwenden Sie die Rechnungsnummernserie "N" gemäß der Definition für den Kundenauftragstyp in (OIS010/K). Definieren Sie für die Rechnungsnummernserie "N" in (MFS169) das Präfix "AN0001" und den Bereich 300000000–399999999 in (MFS165).
Für Korrekturrechnungen zu Kundenaufträgen, die in "KA-Rechnung. Korrigieren oder gutschr." (OIS380) erstellt wurden, verwenden Sie die Rechnungsnummernserie "X", wie für den Kundenauftragstyp in (OIS010/K) definiert. Definieren Sie für die Rechnungsnummernserie "X" in (MFS169) das Präfix "AX0001" und den Bereich 400000000–499999999 in (MFS165).
- Definieren Sie die notwendigen Einstellungen für die internen Rechnungsnummern.
Aktivieren Sie die Funktion "Rechnungsnummernzuteil. nach Genehmigung" in (MFS167). Setzen Sie dann im gleichen Bild die interne Rechnungsnummernserie auf "I" und das interne Rechnungspräfix auf "INTERN".
Definieren Sie die Rechnungsnummernserie "I" in (MFS165) mit dem Bereich 100000000–199999999. Diese Nummernserie wird für interne Rechnungsnummern zusammen mit dem vorangehenden Präfix "INTERN" verwendet.
- Erstellen Sie in (ARS120) eine manuelle Kundenrechnung.
Wenn Sie die erste Rechnungsposition in (ARS120/H) angeben, wird die Rechnungsnummer aus der internen Rechnungsnummernserie "I" abgerufen und auf "INTERN100000001" gesetzt. Die Rechnungsnummer wird in (CMS550) mit Status 20 = "Neu" aufgeführt, und die zuletzt verwendete Nummer wird für die interne Rechnungsnummernserie "I" in (MFS165) auf 100000001 gesetzt.
Fahren Sie mit "Buchungen. Öffnen" (GLS120) fort, geben Sie die Kontierungszeile für den Erlös an, und verlassen Sie das Bild, um die Belegnummer zu generieren. Nach dem Verlassen von (ARS120) wird die Rechnungsnummer "INTERN100000001" auch in (ARS200) und (CMS500) aufgelistet.
- Erstellen Sie in (ARS120) eine weitere manuelle Kundenrechnung.
Wenn Sie die erste Rechnungsposition in (ARS120/H) angeben, wird die Rechnungsnummer aus der internen Rechnungsnummernserie "I" abgerufen und auf "INTERN100000002" gesetzt. Die Rechnungsnummer wird in (CMS550) mit Status 20 = "Neu" aufgelistet, und die zuletzt verwendete Nummer wird für die interne Rechnungsnummernserie "I" in (MFS165) auf 100000002 gesetzt. Wenn Sie die Rechnung jedoch mit F18 = "Rechnung stornieren" in (ARS120/H) stornieren, wird die letzte verwendete Nummer für die interne Rechnungsnummernserie "I" in (MFS165) zurückgesetzt, und die Rechnung wird nicht mehr in (CMS550) aufgelistet.
Sie beginnen mit der Erstellung der Rechnung in (ARS120). Wenn Sie die erste Rechnungsposition in (ARS120/H) angeben, wird die Rechnungsnummer aus der internen Rechnungsnummernserie "I" abgerufen und auf "INTERN100000002" gesetzt. Die Rechnungsnummer wird in (CMS550) mit Status 20 = "Neu" aufgelistet, und die zuletzt verwendete Nummer wird für die interne Rechnungsnummernserie "I" in (MFS165) auf 100000002 gesetzt.
Diesmal rufen Sie (GLS120) auf, aber anstatt die Kontierungszeile für den Erlös und die Generierung des Belegs anzugeben, stornieren Sie den Beleg in (GLS120/J) mit F18 = "Beleg löschen". Dadurch wird eine Buchung für das in "Settings – Hauptbuch" (CRS750) definierte Stornokonto erstellt, und die zuletzt verwendete Nummer wird für die interne Rechnungsnummernserie "I" in (MFS165) nicht zurückgesetzt. In diesem Fall bleibt die Rechnungsnummer "INTERN100000002" in (CMS550) unverändert, wird jedoch auf Status 99 = "Abgebrochen" aktualisiert.
Beginnen Sie mit der Erstellung der Rechnung in (ARS120). Wenn Sie die erste Rechnungsposition in (ARS120/H) angeben, wird die Rechnungsnummer aus der internen Rechnungsnummernserie "I" abgerufen und auf "INTERN100000003" gesetzt. Die Rechnungsnummer wird in (CMS550) mit Status 20 = "Neu" aufgeführt, und die zuletzt verwendete Nummer wird für die interne Rechnungsnummernserie "I" in (MFS165) auf 100000003 gesetzt.
Geben Sie in (GLS120) die Kontierungszeile für den Erlös an, und verlassen Sie das Bild, um die Belegnummer zu generieren. Nach dem Verlassen von (ARS120) wird die Rechnungsnummer "INTERN100000003" auch in (ARS200) und (CMS500) aufgelistet.
- Erstellen Sie in (OIS180) eine normale Kundenauftragsrechnung.
Geben Sie in (OIS180/E) die Kundenauftragsdetails an. Starten Sie anschließend den Batchjob, um die Kundenauftragsrechnung zu erstellen. Bei der Verarbeitung wird die Rechnungsnummer aus der internen Rechnungsnummernserie "I" abgerufen und auf "INTERN100000004" gesetzt. Nach Abschluss des Jobs wird die Rechnungsnummer in (CMS550) mit Status 20 = "Neu" aufgeführt, und die zuletzt verwendete Nummer wird für die interne Rechnungsnummernserie "I" in (MFS165) auf 100000004 gesetzt.
Die Rechnungsnummer "INTERN100000004" wird auch in (OIS350), (ARS200) und (CMS500) aufgelistet.
- Erstellen Sie in (OIS380) eine Korrekturrechnung für den Kundenauftrag.
Wählen Sie in (OIS350/B) die Kundenauftragsrechnung aus, die Sie in Schritt 5 erstellt haben. Verwenden Sie dann die verknüpfte Option 14 = "Korr./Gutschr.", um zu (OIS380) zu gelangen. Wählen Sie in (OIS380/B) die zu ändernde Rechnungsposition aus. Verwenden Sie anschließend Option 2 = "Korr/Akt. Trans", um zu (OIS380/E) zu gelangen. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, und klicken Sie auf .
Starten Sie den Fakturierungsjob, indem Sie in (OIS380/B) auf Übermitteln oder Interaktiv klicken. Bei der Verarbeitung wird die Rechnungsnummer aus der internen Rechnungsnummernserie "I" abgerufen und auf "INTERN100000005" gesetzt. Nach Abschluss des Jobs wird die Rechnungsnummer in (CMS550) mit Status 20 = "Neu" aufgelistet. Die letzte verwendete Nummer wird für die interne Rechnungsnummernserie "I" in (MFS165) auf 100000005 gesetzt.
Die Rechnungsnummer "INTERN100000005" wird auch in (OIS350), (ARS200) und (CMS500) aufgelistet.
- Prüfen Sie die Rechnungen in (CMS550).
Nachdem Sie die Rechnungen in (ARS120), (OIS180) und (OIS380) in den Schritten 3 bis 6 erstellt haben, werden diese Informationen in (CMS550) aufgelistet:
Rechnungsjahr Rechnungsnummer Externe Rechnungsnummernserie Externes Rechnungspräfix Genehmigt Rechnungsnummer Genehmigungsstatus der Rechnungsnummer FAM-Funktion 2025 INTERN100000001 M AM0001 20 = "Neu" AR20 2025 INTERN100000002 M AM0001 99 = "Abgebrochen" AR20 2025 INTERN100000003 M AM0001 20 = "Neu" AR20 2025 INTERN100000004 N AN0001 20 = "Neu" OI20 2025 INTERN100000005 X AX0001 20 = "Neu" OI20 In (CMS550) können Sie die folgenden verknüpften Optionen verwenden, um weitere Details zu jeder Rechnung anzuzeigen:- 11 = "E-Rechnung anzeigen", um die Daten für die E-Rechnung in (CMS500) anzuzeigen.
- 12 = "Rechnung anzeigen", um die Rechnungsdetails in (ARS215) anzuzeigen
- 13 = "Auftragsrechnungen anzeigen", um die Kundenauftragsrechnung in (OIS350), (COS350), (POS350) oder (SOS350) anzuzeigen, je nach Herkunft der Rechnung.
- Genehmigen Sie die Rechnungen über CMS550MI, UpdAppdInvNo.
Nachdem die Behörde die Rechnungen genehmigt hat, werden sie über CMS550MI, UpdAppdInvNo aktualisiert. Über diese API-Transaktion werden folgende Aktualisierungen durchgeführt:
- Die in (CMS550) angegebene Rechnung wird mit der externen Rechnungsnummer aktualisiert, die von der Behörde genehmigt wurde (AINO). Der Status (INAS) wird auf 90 = "Genehmigt" gesetzt.
- Die letzte verwendete Nummer (NBNR) wird für die externe Rechnungsnummernserie in (MFS165) aktualisiert.
- Für die parallele Rechnungsnummer (PAIN) wird in der Tabelle FSAPRN ein Datensatz des Typs 3 = "Genehmigte Rechnungsnummer" erstellt.
Hinweis:Die API-Transaktion wird über FBM (Financial Business Message) verarbeitet.
- Prüfen Sie die Aktualisierungen nach der Genehmigung durch die Behörde.
Nach der Genehmigung durch die Behörde werden die folgenden Informationen für die Rechnungen in (CMS550) angezeigt:
Rechnungsjahr Rechnungsnummer Externe Rechnungsnummernserie Externes Rechnungspräfix Genehmigt Rechnungsnummer Genehmigungsstatus der Rechnungsnummer FAM-Funktion 2025 INTERN100000001 M AM0001 AM0001200000001 90 = "Genehmigt" AR20 2025 INTERN100000002 M AM0001 99 = "Abgebrochen" AR20 2025 INTERN100000003 M AM0001 AM0001200000002 90 = "Genehmigt" AR20 2025 INTERN100000004 N AN0001 AN0001300000001 90 = "Genehmigt" OI20 2025 INTERN100000005 X AX0001 AX0001400000001 90 = "Genehmigt" OI20 Zu diesem Zeitpunkt wird die letzte verwendete Nummer (NBNR) für die Rechnungsnummernserie in (MFS165) aktualisiert:Nummernserie Rechnungspräfix Startnummer Endnummer Zuletzt verwendete Nummer I INTERN 100000000 199999999 100000005 M AM0001 200000000 299999999 200000002 N AN0001 300000000 399999999 300000001 X AX0001 400000000 499999999 400000001 Parallele Rechnungsnummern werden mit den folgenden Informationen in der Tabelle FSAPRN erstellt:Referenznummerntyp Parallele Rechnungsnummer Rechnungsnummer Rechnungsjahr 3 AM0001200000001 INTERN100000001 2025 3 AM0001200000002 INTERN100000003 2025 3 AN0001300000001 INTERN100000004 2025 3 AX0001400000001 INTERN100000005 2025 Hinweis:Wenn eine Kundenrechnung mit einer Zahlungsbedingung erstellt wird, die in "Zahlungsbedingung. Öffnen" (CRS075) für ein aufgeteiltes Fälligkeitsdatum definiert ist, wird jeder Teil der aufgeteilten Rechnung in der Debitorenbuchhaltung aktualisiert, z. B. indem jeder internen Rechnungsnummer ein zusätzliches Zeichen (A-Z) hinzugefügt wird. Daher wird für die Rechnung in (ARS200) mehr als ein Rechnungsdatensatz aufgelistet. Allerdings wird in (CMS550) und (CMS500) nur die Originalrechnungsnummer aufgelistet. Wenn CMS550MI, UpdAppdInvNo für eine aufgeteilte Rechnung verwendet wird, wird die parallele Rechnungsnummer mit jedem Rechnungsdatensatz in der Debitorenbuchhaltung verbunden, indem für jeden Teil der aufgeteilten Rechnung ein Datensatz in der Tabelle FSAPRN erstellt wird.
- Drucken Sie die Rechnungen, und senden Sie sie an die Kunden.
Wenn die Rechnung durch die Behörde genehmigt wird, drucken Sie sie und senden Sie sie an den Kunden.Hinweis:
Die externe Rechnungsnummer wird nicht standardmäßig auf die Rechnungsdokumente gedruckt. Sie können dies verwalten, indem Sie die Tabelle FCINAP oder die Tabelle FSAPRN als verknüpfte Tabelle in der XML-Konfiguration für Rechnungsausdrucke hinzufügen. Die externe Rechnungsnummer wird im Feld AINO in der Tabelle FCINAP und im Feld PAIN in der Tabelle FSAPRN (mit RNRT = 3) gespeichert.
- Bezahlen Sie eine der Rechnungen in (ARS110).
Wenn der Kunde die Rechnung unter Verwendung der von der Behörde genehmigten Rechnungsnummer als Zahlungsreferenz bezahlt hat, können Sie die in der Debitorenbuchhaltung gespeicherte Rechnungsnummer anhand der parallelen Rechnungsnummer identifizieren.
Verwenden Sie in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS112) die Sortierfolge 3 = "Rechnungsnummer" und F21 = "Parallele ReNr.", um nach der parallelen Rechnungsnummer zu suchen. Wählen Sie im Suchfenster die parallele Rechnungsnummer aus, und klicken Sie in (ARS112/F) auf . Die entsprechende interne Rechnungsnummer wird dann oben in der Liste angezeigt. Wählen Sie die Rechnung zur Zahlung aus, und verlassen Sie (ARS112), um den Zahlungsbeleg zu erstellen.Hinweis:Wenn Sie "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS118) verwenden, nutzen Sie die Sortierfolge 13 = "Rechnungsnummer", und klicken Sie auf F21 = "Parallele ReNr.", um nach der parallelen Rechnungsnummer zu suchen.
- Bezahlen Sie eine der Rechnungen in (ABS100).
Wenn Sie einen Bankauszug erhalten, der eine Zahlung für eine Kundenrechnung enthält und bei dem der Kunde die von der Behörde genehmigte externe Rechnungsnummer als Zahlungsreferenz verwendet hat, sollten diese Informationen im Feld "Parallele Rechnungsnummer" in "Bankauszug. Positionsdetails öffnen" (ABS102/E) zu finden sein.
Um die in der Debitorenbuchhaltung gespeicherte interne Rechnungsnummer über die parallele Rechnungsnummer zu identifizieren, müssen Sie in "Szenarionummer. Öffnen" (ABS911) ein Szenario des Typs 2 = "Debitoren (AR)" definieren, bei dem "Suchpfad - Rechnung" auf 6 = "Parallele Rechnungsnummer" gesetzt ist. Wenn Sie diese Konfiguration für die automatische Zuordnung des Bankauszugs in (ABS100) verwenden, wird die interne Rechnungsnummer der Bankauszugsposition zugeordnet und in (ABS102/B) angezeigt.
Wenn der Bankauszug den Status 6 = "Vollständig zugeordnet" aufweist, übertragen Sie den Bankauszug in das Hauptbuch, um den Zahlungsbeleg zu erstellen.