Genehmigungsablauf für Aufwandsrechnungen

Rechnungsgenehmigungsablauf für Aufwandsrechnungen, bei dem die Rechnungen geprüft, erfasst und autorisiert werden. Es werden neue Rollen verwendet, wie Prüfer, Rechnungsverantwortlicher, Kontierungsverantwortlicher und Rechnungsprüfer.

Berechtigungseinstellungen werden erstellt, um dynamische Regeln für den Rechnungsgenehmigungsablauf einzurichten. Dazu gehört, welche Transaktionen zu genehmigen sind und wer die Transaktion genehmigt. Jede Kostenrechnungs- oder Buchungstransaktion in einer Rechnung muss einen Genehmigungscode und einen Rechnungsprüfer haben.

Ein Benutzer kann je nach Kostentyp verschiedene Genehmigungsbetragslimits haben. Die Rechnung wird auch einem Rechnungsverantwortlichen zugeteilt, der den Fortschritt des Genehmigungsprozesses überwachen kann.

Dies sind die Grunddatenprogrammen für diese Einrichtung:

Allgemeine Einstellungen für den neuen Lieferantenrechnungsablauf und die Autorisierung einrichten.
Genehmigungswege und Genehmigungswegegruppen erstellen.
Rechnungsprüfer mit verschiedenen Genehmigungswegegruppen verbinden.
Legen Sie die Betragslimits pro Genehmigungscode oder Kostentyp und Genehmigungswegegruppe fest.
Berechtigungseinstellungen für die dynamische Übernahme des Genehmigungscodes und des Rechnungsprüfers einrichten. Verschiedene Felder einrichten, wie Feldgruppe, Prioritäten und Von-Bis-Werte für jedes ausgewählte Feld.
Berechtigungseinstellungen für das dynamische Abrufen von Rechnungsverantwortlichen, Prüfer und Kontierungsverantwortlichen einrichten. Verschiedene Felder einrichten, wie Feldgruppe, Prioritäten und Von-Bis-Werte für jedes ausgewählte Feld.

Einschränkungen

Es gibt folgende Einschränkungen:

Es werden nur Lieferantenaufwandsrechnungen berücksichtigt.
Rechnungskontrolle wird nicht berücksichtigt.
Vorauszahlungsfunktion wird nicht berücksichtigt.

Grunddaten und Einstellungen für den Genehmigungsablauf von Aufwandsrechnungen

Richten Sie in dieser Reihenfolge die erforderlichen Grunddaten für den Genehmigungsablauf von Aufwandsrechnungen ein. Voraussetzung für den Genehmigungsprozess ist es, dass zuerst die Berechtigungseinstellungen verarbeitet werden.


Programm	Einrichtung
1. "Settings - Genehmigungsablauf" (CMS715)	Nehmen Sie in (CMS715) allgemeine Einstellungen für den Genehmigungsablauf, für Standardwerte und für das Setup von Entscheidergenehmigungen vor. Folgende Grunddaten und Einstellungen sind verfügbar: Definieren Sie in (CMS715) mindestens die Rolle "Standard-Rechnungsverantwortlicher". Für Aufwandsrechnungen setzen Sie "Generischer Genehmigungstyp" auf 1 = Aufwandsrechnung. In diesem Feld wird angegeben, für welchen Genehmigungsprozesstyp die Berechtigungseinstellungen vorgenommen werden. Stellen Sie sicher, dass die Benutzerrolle korrekt eingerichtet ist. Für jede Benutzerrolle gelten folgende Richtlinien: Standard-Rechnungsprüfer: Ein Rechnungsprüfer kann bis zu einem bestimmten Betrag geprüft und freigegeben werden. Der Rechnungsprüfer wird pro Kostenrechnungs- oder Buchungstransaktion auf einer Rechnung festgelegt. Der Benutzer muss in "Genehmigung Rechnungsprüfer. Öffnen" (CMS718) vorhanden sein. Standard-Rechnungsverantwortlicher: Der Rechnungsverantwortliche ist für den Rechnungsablauf verantwortlich. Standard-Prüfer: Ein Prüfer ist dafür zuständig zu prüfen, ob eine Rechnung ein Betrug ist. Sie können die Rechnungen automatisch bestätigen, wenn sie für den Lieferanten in "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624) oder in "Lieferant. Öffnen/Division" (MFS620) ausgewählt wurden. Dann erhält die Rechnung bereits bei der Rechnungserfassung in der "Prüfer"-Position den Status 9 = Abgeschlossen, gilt also als geprüft. Standard-Kontierungsverantwortlicher: Dieser Benutzer ist für die Umkontierung der Rechnung verantwortlich. Alle Benutzer müssen in "Benutzer. Öffnen" (MNS150) vorhanden und darüber hinaus berechtigt sein, Firma und Division in "Benutzer. Zugriff pro Firma und Division" (MNS151) zu verwenden. Der Genehmigungscode muss in "Genehmigungscodes. Öffnen" (CMS720) vorhanden sein.
2. "Genehmigungswege. Öffnen" (CMS716)	Erstellen Sie die Genehmigungswege, die im Genehmigungsprozess in (CMS716) zu verwenden sind. Ein Beispiel für diesen Genehmigungsweg sind die verschiedenen Berichtsstrukturen innerhalb der Firma. Dies kann die Organisationsstruktur oder die Projekthierarchie sein. Dies sind die grundlegenden Anforderungen und Einstellungen: Innerhalb einer Division darf für einen allgemeinen Genehmigungstyp immer nur ein Genehmigungsweg existieren. Definieren Sie das Feld "Erster Rechnungsprüfer" pro Genehmigungsweg. In diesem Feld wird angegeben, ob dieser Benutzer der erste gefundene Rechnungsprüfer ist oder der erste Benutzer mit Genehmigungsberechtigung, der im Genehmigungsprozess ausgewählt wurde. Definieren Sie das Feld "Anzahl Rechnungsprüfer", um die Anzahl der Benutzer zu identifizieren, die eine Kostenposition genehmigen müssen. Sie können dieses Feld nicht auf null setzen. Folgende Benutzer werden nicht gezählt: Abwesende Benutzer Wenn der im Feld "Erste Rechnungsprüfer" in (CMS716) angegebene Benutzer ausgewählt ist und der Rechnungsprüfer nicht über genügend Betragslimit verfügt, wird stattdessen der Benutzer der nächsten Stufe verwendet.
3. "Genehmigungswegegruppen. Öffnen" (CMS717)	Erstellen Sie die Genehmigungswegegruppe für jeden Genehmigungsweg. Ein Beispiel für diese Genehmigungswegegruppe sind die verschiedenen Rollen innerhalb einer Organisation der Firma. Sie werden über (CMS716) zu diesem Programm weitergeleitet. Folgende Grundvoraussetzungen und Einstellungen sind verfügbar: Eine Genehmigungswegegruppe kann nur zu einem Genehmigungsweg gehören. Sie dürfen nur genau eine Genehmigungswegegruppe mit genau einem generischen Genehmigungstyp innerhalb einer Division verbinden.
4. "Genehmigung Rechnungsprüfer. Öffnen" (CMS718)	Richten Sie die Rechnungsprüfer ein, die Genehmigungen in (CMS718) durchführen können. Folgende Grunddaten und Einstellungen sind verfügbar: Sie können "Benutzer der nächsten Stufe" definieren, um den Rechnungsprüfer anzugeben, der sich auf der nächsten Stufe befindet, um die Buchung zu genehmigen. Dieser Benutzer ist normalerweise ein Vorgesetzter (Manager). Dieses Feld gibt an, welcher Benutzer der nächste ist, der die Kosten genehmigen kann. Dieser Benutzer der nächsten Stufe muss in (MNS150) vorhanden und berechtigt sein, in der Firma und Division in (MNS151) zu arbeiten. Sie können die Benutzer der nächsten Stufe in zwei verschiedenen Genehmigungsstufen einrichten. Es gibt folgende Möglichkeiten, wie die nächste Stufe in der Prioritätsfolge gefunden wird: Erste Stufe: Der Benutzer der nächsten Stufe der Genehmigungswegegruppe des Rechnungsprüfers in (CMS719). Zweite Stufe: Der Benutzer der nächsten Stufe des Rechnungsprüfers in (CMS718). Geben Sie das "Startdatum der Abwesenheit" und das "Enddatum der Abwesenheit" ein, um den Benutzer zu definieren, der nicht anwesend ist. Wenn der Rechnungsprüfer abwesend ist, wird der Vertreter verwendet, um die Rechnungen zu genehmigen. Wenn kein Vertreter angegeben ist, wird stattdessen der Benutzer der nächsten Stufe verwendet.
5. "Rechnungsprüfer-Wegegruppen. Öffnen" (CMS719)	Verbinden Sie die Rechnungsprüfer mit verschiedenen Genehmigungswegegruppen in (CMS719). Sie werden von (CMS718) zu diesem Programm weitergeleitet. Folgende Grundvoraussetzungen und Einstellungen sind verfügbar: Ein Benutzer kann innerhalb einer Division und eines Genehmigungsweges nur eine Genehmigungswegegruppe haben. Sie können "Benutzer der nächsten Stufe" definieren, um den Rechnungsprüfer anzugeben, der sich auf der nächsten Stufe befindet, um die Buchung zu genehmigen. Dies ist normalerweise genau ein Vorgesetzter (Manager). Sie können die Benutzer der nächsten Stufe in zwei verschiedenen Genehmigungsstufen einrichten. Es gibt folgende Möglichkeiten, wie die nächste Stufe in der Prioritätsfolge gefunden wird: Erste Stufe: Der Benutzer der nächsten Stufe der Genehmigungswegegruppe des Rechnungsprüfers in (CMS719). Zweite Stufe: Der Benutzer der nächsten Stufe des Rechnungsprüfers in (CMS718). Der im Feld "Vertreter" angegebene Benutzer genehmigt Rechnungen, wenn der Rechnungsprüfer abwesend ist. Wenn kein Vertreter angegeben ist, wird stattdessen der Benutzer der nächsten Stufe verwendet. Der Benutzer muss in (MNS150) vorhanden und berechtigt sein, in der Firma und Division in (MNS151) zu arbeiten. Im Feld "Genehmigungsbeträge übernehmen" wird angegeben, ob die Genehmigungsbeträge des Rechnungsprüfers während seiner Abwesenheitsperiode vom Vertreter übernommen werden. Der Betrag ist in der Landeswährung. Folgende Eingaben stehen zur Verfügung: 0: Nein, der Genehmigungsbetrag wird nicht vererbt. 1: Nein, der Genehmigungsbetrag wird nicht vererbt.
6. "Genehmigungscodes. Öffnen" (CMS720)	Erstellen Sie die Genehmigungscodes, die im Genehmigungsprozess verwendet werden sollen, und verbinden Sie diese mit den Genehmigungswegen. Der Genehmigungscode ist die Klassifizierung des Kostentyps der Rechnungspositionen. Er wird mit einer Genehmigungswegegruppe verbunden. Bei Aufwandsrechnungen wird für jede Kostenrechnungstransaktion oder Bilanzkontotransaktion auf der Rechnung ein Genehmigungscode festgelegt.
7. "Genehmigungscodes und Beträge. Öffnen" (CMS721)	Verbinden Sie die Genehmigungscodes mit verschiedenen Genehmigungswegegruppen in (CMS721). Sie werden von (CMS720) zu diesem Programm weitergeleitet. Folgende Grunddaten und Einstellungen sind verfügbar: Das Feld "Maximaler Genehmigungsbetrag" ist obligatorisch. Dieses Feld ist der maximale Genehmigungsbetrag in der Landeswährung und definiert den Betrag, den der Rechnungsprüfer autorisieren und genehmigen kann. Die Kombination aus Genehmigungscode und Genehmigungswegegruppe des Rechnungsprüfers bestimmt den Genehmigungsbetrag. Wenn der Genehmigungsbetrag überschritten wird, erhält der Benutzer der nächsten Stufe auch die Berechtigung. Sie müssen den maximalen Genehmigungsbetrag angeben und dürfen ihn nicht auf null setzen. Die Währung ist die Landeswährung der Division aus "Firma. Division verbinden" (MNS100).
8. "Berechtigungsprioritäten. Öffnen" (CMS711)	Richten Sie die verschiedenen Prioritäten und Objektfelder pro Genehmigungstyp in (CMS711) ein. Sie können bis zu 15 Prioritäten und innerhalb einer Priorität bis zu sieben Objekte haben. Folgende Grunddaten und Einstellungen sind verfügbar: Bei den ausgewählten Objektfeldern handelt es sich um Felder aus verschiedenen Tabellen einer speziellen Feldgruppe. Sie können ein Objekt nur einmal innerhalb einer Priorität verwendet werden. Folgende Genehmigungstypen sind verfügbar: 1: Genehmigungscode 2: Rechnungsprüfer 3: Rechnungsverantwortlicher 4: Prüfer 5: Kontierungsverantwortlicher Wenn der Genehmigungstyp auf 1 = Genehmigungscode gesetzt ist, muss der Genehmigungscode in (CMS720) vorhanden sein. Bei Genehmigungstyp 2 bis 5 müssen die Benutzer in (MNS150) vorhanden und berechtigt sein, in der Firma und Division in (MNS151) zu arbeiten. Der Rechnungsprüfer muss außerdem in (CMS718) vorhanden sein. Der Genehmigungscode und der Rechnungsprüfer werden nach der Umkontierung der Rechnung festgelegt, oder wenn auf dem Rechnungsbeleg keine Durchgangskonten übrig sind. Rechnungsverantwortlicher, Prüfer und Kontierungsverantwortlicher werden bei der Rechnungserfassung in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100) oder in "Lieferantenrechnungsbatch. Öffnen" (APS450) pro Rechnung festgelegt. Die Berechtigungspriorität gibt die Priorität der Berechtigungseinstellungen an. Diese Einstellung ermöglicht es, ein dynamisches Abrufen des Genehmigungscodes und des Rechnungsprüfers pro Kostenrechnungs- oder Buchungszeile für eine Rechnung zu aktivieren. Ein dynamisches Abrufen des Rechnungsverantwortlicher, der Verifizierung und des Kontierungsverantwortlichen sind ebenfalls eingerichtet. Sie können für jede Priorität die Objekte auswählen, die bestimmen sollen, welcher Code und welcher Benutzer verwendet werden soll. Sie können bis zu 15 Prioritäten einrichten. Die höchste Priorität ist 1. Im Feld "Neue Priorität" wird die neue Priorität für eine bestimmte Berechtigungseinstellung angegeben. Wenn diese neue Priorität verwendet wird, werden alle anderen Prioritäten neu nummeriert.
9. "Berechtigungsauswahl. Öffnen" (CMS710)	Richten Sie für jeden Genehmigungstyp und jede Priorität die unterschiedlichen Von- und Bis-Werte in den Objektfeldern ein, um zu entscheiden, welcher Genehmigungstyp innerhalb der verschiedenen Intervalle verwendet werden soll. Beispiel: Welcher Genehmigungscode, welcher Rechnungsprüfer und welche anderen Benutzertypen werden benötigt. Sie können den Wert mehrerer Intervalle innerhalb derselben Priorität und desselben Genehmigungstyps angeben und bei Bedarf ein Datum festlegen, ab wann die Berechtigungsauswahl gültig ist. Das als Von-Datum verwendete Datum ist das Buchungsdatum. Sie müssen zuerst in (CMS711) die Berechtigungseinstellungen erstellen, bevor die Arbeit in (CMS710) gestartet werden kann.

Ablauf des Genehmigungsprozesses

Wenn eine Aufwandsrechnung erfasst wird, wird der Rechnungskopf in "Lieferantenrechnungskopf. Anzeigen" (APS260), Tabelle (FPLEDH) erstellt. Rechnungsverantwortlicher, Prüfer und Kontierungsverantwortlicher der Rechnung werden in der Genehmigungsablauf-Transaktionstabelle CSAPRO erstellt.

Wenn nach dem Umkontieren oder direkt bei der Rechnungserfassung keine Durchgangskonten vorhanden sind und die Zahlung nicht genehmigt ist, werden die Genehmigungstransaktionen gemäß den Berechtigungseinstellungen erstellt. Die Transaktionen werden erstellt und in der Genehmigungsablauf-Transaktionstabelle CSAPRO gespeichert. Der Status wird für die Transaktion mit dem Genehmigungstyp 5 = Buchungsverantwortlicher auf 9 = Abgeschlossen gesetzt, wenn die Umkontierung erfolgt und keine Durchgangskonten vorhanden sind.

Wenn eine weitere Umkontierung durchgeführt wird, weil mindestens ein Durchgangskonto auf der Rechnung vorhanden ist, werden alle Genehmigungstransaktionen in der Genehmigungsablauf-Transaktionstabelle CSAPRO für die Rechnungsprüfer gelöscht, die vom Genehmigungstyp 2 = Rechnungsprüfer sind.

Der Berechtigungsprozess wird gestartet, wenn die Rechnung als genehmigt überprüft wird.

Alle Beträge werden in der Landeswährung der Division in (MNS100) angegeben.

Die Genehmigung, die Aktionen und die Berechtigung für die Genehmigungspositionen werden in "Genehmigungsmaßn. pro Benutzer. Öffnen" (CMS740), "Genehmigungsmaßn. pro Rechnung. Öffnen" (CMS741) und "Genehmigungsmaßn.-Berechtigung. Öffnen" (CMS742) durchgeführt.

Im Rechnungsgenehmigungsprozess sind folgende Felder wichtig:

Das Feld "Status" für die Genehmigungstransaktionen. In diesem Feld wird der Status einer bestimmten Benutzeraktion angegeben. Folgende Eingaben stehen zur Verfügung:
- 1: Ausstehend. Ausstehende Umkontierung der Rechnung oder ausstehende Berechtigung. Wenn eine Genehmigungstransaktion aussteht, müssen Sie warten, bis die Transaktion genehmigt wird.
- 2: Aktiv. Sie können eine Maßnahme durchführen oder die Genehmigung starten.
- 3: Kein Rechnungsprüfer. Wenn der Parameter "Erster Rechnungsprüfer" auf 1 = Erster gef. Ben. mit Genehm.Berechtigung für den Genehmigungsweg in (CMS716) gesetzt ist und der erste Rechnungsprüfer keine Berechtigung zur Genehmigung hat, wird Status 3 für die Maßnahme festgelegt. Stattdessen wird der Benutzer der nächsten Stufe verwendet.
- 4: Zurückgewiesen. Ein anderer Benutzer muss die Maßnahme oder die Rechnung übernehmen.
- 5: Abgebrochen. Die Rechnung wurde storniert.
- 6: Gelöst. Eine Aufgabe wurde gelöst.
- 7: Aktion des Re.-Verantwortl. erforderlich. Der Rechnungsverantwortlicher muss eine Maßnahme durchführen.
- 8: Abwesend. Der Rechnungsprüfer ist abwesend.
- 9: Maßnahme abgeschlossen oder Genehmigungstransaktion abgeschlossen.
- 10: Unvollständig. Bei der Genehmigungstransaktion ist ein Fehler aufgetreten.
Im Feld "Ursachencode" wird der Grund angegeben, warum eine Berechtigung oder eine Maßnahme erforderlich ist. Folgende Eingaben stehen zur Verfügung:
- 1: Rechnungsprüfer. Der Rechnungsprüfer muss die Berechtigung erteilen.
- 2: Grenzbetrag Der Benutzer der nächsten Stufe muss die Berechtigung aufgrund des Betragslimits des Rechnungsprüfers in (CMS721) erteilen.
- 3: Abwesend. Ein Rechnungsprüfer, d. h. der Vertreter oder der Benutzer der nächsten Stufe, erhält die Genehmigungsmaßnahme aufgrund der Tatsache, dass ein anderer Rechnungsprüfer abwesend ist.
- 4: Der entscheidungsbefugte Benutzer sollte die Entscheidergenehmigung vornehmen.
- 5: Anzahl Rechnungsprüfer. Für den Benutzer der nächsten Stufe muss die im Parameter "Erster Rechnungsprüfer" in (CMS716) definierte Berechtigung erteilt werden.
- 6: Der Genehmigungscode wurde in den Berechtigungseinstellungen nicht gefunden.
- 7: Der Rechnungsprüfer wurde in den Berechtigungseinstellungen nicht gefunden.
- 8: Der Vertreter wurde in (CMS719) nicht gefunden.
- 9: Der Benutzer der nächsten Stufe wurde in (CMS718) oder (CMS719) nicht gefunden.
- 10: Die Genehmigungswegegruppe wurde in (CMS717) nicht gefunden.
- 11: Der Genehmigungsweg wurde in (CMS716) nicht gefunden.
- 12: Die Genehmigungswegegruppe des Rechnungsprüfers wurde in (CMS719) nicht gefunden.
- 13: Die Rechnung ist für Stornierung vorgesehen.
- 14: Durch Prüfer zurückgewiesen. Ein weiterer Prüfer muss die Rechnung genehmigen.
- 15: Durch Kontierungsverantw. zurückgewiesen Ein weiterer Kontierungsverantwortlicher muss die Genehmigung vornehmen.
- 16: Durch Rechnungsprüfer zurückgewiesen Ein weiterer Rechnungsprüfer muss die Genehmigung vornehmen.
- 17: Rechnungsprüfer ist bereits ausgewählt.
- 18: Neue Aufgabe zugewiesen.
- 19: Rolle geändert.
- 20: Kein Kontierungsverantwortl. in den Berechtigungseinstellungen gefunden.
- 21: Kein Prüfer in den Berechtigungseinstellungen gefunden.
Im Feld "Berechtigungskombination" wird die Gruppe aller Berechtigungstransaktionen angegeben, die zu demselben Genehmigungscode und demselben ursprünglichen Rechnungsprüfer gehören. Möglicherweise benötigen Benutzer der nächsten Stufe mehrere Berechtigungen.
Das Feld "Genehmigungssequenz" ist die Sequenz innerhalb einer Genehmigungsautorisierungskombination.
Das Feld "Rolle" entspricht den Genehmigungstypen 2 bis 5. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt "Grunddaten und Einstellungen für den Genehmigungsablauf von Aufwandsrechnungen".
Im Feld "Rechnungsverantwortlicher" wird die Person angegeben, die für die gesamte Bearbeitung der Rechnung verantwortlich ist. Dies ist eine Art leitender Rechnungsbetreuer.
Im Feld "Prüfer" wird die Person angegeben, die überprüft, ob es sich bei der Lieferantenrechnung um Betrug handelt. Der automatisch geprüfte Benutzer kann in (CRS624) oder (MFS620) festgelegt werden.
Das Feld "Kontierungsverantwortlicher" gibt die Person an, die die Umkontierung der Rechnung ausführt.
"Ursprünglicher Rechnungsprüfer" gibt den Benutzer an, der für die Buchungstransaktionen im Hauptbuch festgelegt ist. Dies ist der erste Benutzer, der anhand der Berechtigungseinstellungen in (CMS710) gefunden wurde.
Im Feld "Kommentar" wird ein optionaler manueller Kommentar angegeben, den Sie in die Genehmigungsposition aufnehmen können.
Das Feld "Startdatum - Maßnahme" ist das Startdatum für eine Maßnahme, die im Genehmigungsprozess ausgeführt wird.
Das Feld "Abschlussdatum" enthält das Abschlussdatum einer Maßnahme.

"Genehmigungsmaßn. pro Benutzer. Öffnen" (CMS740)

(CMS740) ist der Ausgangspunkt für alle Benutzer. Hier sehen Sie alle Rechnungen, an denen Sie beteiligt sind, sowie die verschiedenen Rollen und Status der verschiedenen Rechnungen. Verschiedene Benutzer bearbeiten ihre verschiedenen Maßnahmen auf den Lieferantenaufwandsrechnungen.

Sie können den Genehmigungstyp, den Status und das Aktionsstartdatum im Kopf auswählen, um anzuzeigen, welche Maßnahmen Sie auf verschiedenen Lieferantenrechnungen ausführen müssen. Sie sehen alle Aufwandsrechnungen, an denen Sie beteiligt sind, und welche Rolle Sie bei jeder Rechnung haben.

Der Prüfer kann die Rechnung genehmigen, ablehnen oder anfordern, dass die Rechnung storniert wird.

Wenn der Prüfer die Stornierung der Rechnung anfordert, da es sich um eine Betrugsrechnung handelt, erhält der Rechnungsverantwortliche eine Maßnahme mit dem Ursachencode 13 = Rechnung muss storniert werden, und er muss eine Person bestimmen, die die Stornierung durchzuführen soll.

Der Kontierungsverantwortliche kann die Aufgaben lösen, die vom Rechnungsverantwortlichen zugewiesen wurden.

Wenn der Kontierungsverantwortliche oder der Prüfer eine Rechnung ablehnt, muss der Rechnungsverantwortliche eine Maßnahme ausführen und einen anderen Benutzer durch Ändern der Rolle in (CMS741) finden.

Wenn die Rechnung vom Prüfer genehmigt wird, kann die Autorisierung starten, und die erste Genehmigungstransaktion in jeder Berechtigungskombination wird auf Status 2 = Aktiv gesetzt.

Sie haben direkten Zugriff auf (CMS741), (CMS742), (APS260), "Kreditoren. Anzeigen" (APS200), "Lieferantenrechnung. Einzelne anzeigen" (APS215) und "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110).

Hinweis

Der Benutzer ist der Benutzer, der beim M3 BE-System angemeldet ist.

Genehmigungsmaßn. pro Rechnung. Öffnen' (CMS741)

Alle verschiedenen Benutzer, die einer Rechnung in verschiedenen Rollen zugewiesen sind, werden in diesem Programm angezeigt.

Sie können das allgemeine Bild für die Arbeit mit der Rechnung anzeigen: Die verschiedenen Benutzerrollen, deren Aktionen und der Status der verschiedenen Genehmigungstransaktionen.

Dieses Programm wird von den Rechnungsverantwortlichen und Managern verwendet, um die Rechnungsperspektive zu sämtlichen Genehmigungsmaßnahmen einsehen zu können. Sie können die Sicherheitseinstellungen für dieses Programm festlegen.

Sie können über (CMS740) oder (APS260) auf dieses Programm zugreifen.

Der Rechnungsverantwortlicher kann die Rolle eines anderen Benutzers ändern und Aufgaben für den Kontierungsverantwortlichen erstellen. Der Rechnungsverantwortlicher kann mithilfe der verknüpften Option 17 = Rolle ändern auch ihre Rolle in einen anderen Rechnungsverantwortlichen, Prüfer oder Kontierungsverantwortlichen ändern. Der Rechnungsverantwortliche kann dies nicht für Genehmigungstransaktionen tun, wenn der Status 9 = Abgeschlossen ist.

Hinweis

Sie können die Rechnungsprüfer nicht ändern, da der Rechnungsprüfer die neu generierten Genehmigungstransaktionen erfordert, da eine Änderung von Rechnungsprüfern die Benutzer auf nächster Stufe beeinflussen kann. Wenn beim Erstellen der Genehmigungsablauf-Transaktionstabelle (CSAPRO) der falsche Rechnungsprüfer verwendet wird, müssen Sie die Berechtigungseinstellungen korrigieren.

Der Rechnungsverantwortliche kann bei Bedarf auch F14 = Generieren verwenden, um die Genehmigungstransaktionen für alle Rechnungsprüfer neu zu generieren, bei denen der Genehmigungstyp 2 = Rechnungsprüfer festgelegt wurde. Diese Maßnahme ist erforderlich, wenn z. B. die Einstellungen und die jeweilige Auswahl in den Berechtigungseinstellungen geändert werden. Sie müssen die Genehmigungstransaktionen gemäß den neuen Einstellungen in (CMS710) und (CMS711) oder den neue Einstellungen in den anderen Grunddatenprogrammen neu generieren. Sie können die gewöhnliche M3 BE-Sicherheit so festlegen, dass über die Funktionstaste F14 = Generieren Sicherheitsfunktionen aktiviert werden.

Sie können (CMS742), (APS260), (APS215) und (APS110) direkt aufrufen.

Hinweis

Der Benutzer ist der Benutzer, der beim M3 BE-System angemeldet ist.

"Genehmigungsmaßn.-Berechtigung. Öffnen" (CMS742)

Im Programm (CMS742) können die Rechnungsprüfer ihre Genehmigungen bearbeiten.

Ein Rechnungsprüfer bearbeitet die Autorisierung einer oder mehrerer Genehmigungstransaktionen, für die er verantwortlich ist und die eine Maßnahme erfordern. Der Rechnungsprüfer kann die Genehmigungstransaktionen genehmigen oder ablehnen.

Sie greifen über (CMS740) oder (CMS741) auf diese Funktion zu.

Wenn die Genehmigungstransaktion genehmigt ist, wird der Status für diese Transaktion auf 9 = Abgeschlossen gesetzt. Wenn eine weitere Genehmigung durch einen Benutzer der nächsten Stufe erforderlich ist, wird diese Genehmigungstransaktion auf Status 2 = Aktiv gesetzt. Der Benutzer der nächsten Stufe kann dann die Genehmigung vornehmen. Der Benutzer, der als erster in der Sequenz angegeben ist, muss die Genehmigung zuerst erteilen, bevor der Benutzer der nächsten Stufe seine Genehmigung vornehmen kann.

Wenn die Genehmigungstransaktion abgelehnt wird, erhält der Rechnungsverantwortlicher eine Aktion, um festzustellen, welche Maßnahmen erforderlich sind.

Wenn alle Genehmigungstransaktionen abgeschlossen sind, die Zahlung der Rechnung als genehmigt aktualisiert.

Sie können (APS260), (APS200), (APS215) und (APS110) direkt aufrufen.

Hinweis

Der Benutzer ist der Benutzer, der beim M3 BE-System angemeldet ist.

Weitere Hinweise

Folgende weitere Aspekte müssen bei der Einstellung des Genehmigungsablaufs für die Aufwandsrechnung berücksichtigt werden:

"Beleg. Anzeigen" (GLS200)
Der ursprüngliche Rechnungsprüfer und der Genehmigungscode werden bei der Rechnungserfassung oder nach der Umkontierung festgelegt. Sie werden in den Buchungstransaktionen im Hauptbuch (Tabelle FGLEDG) aktualisiert und können in (GLS200) angezeigt werden.
Rechnung stornieren
Wenn eine Rechnung in (APS110) oder in "Beleg. Stornieren" (GLS900) storniert wird, werden alle Genehmigungspositionen mit Genehmigungstyp 2 = Rechnungsprüfer gelöscht. Die Genehmigungstransaktionen für den Rechnungsverantwortlichen, den Prüfer und den Kontierungsverantwortlichen werden auf Status 5 = Storniert gesetzt.
Rechnung mit neuem Buchungsdatum stornieren
Wenn eine Rechnung mit einem neuen Buchungsdatum in (GLS900) storniert wird, werden alle Genehmigungstransaktionen neu erstellt. Der Grund dafür ist, dass ein neues Buchungsdatum sich möglicherweise auf die zu verwendenden Berechtigungseinstellungen auswirkt, wenn es um das Von-Datum in (CMS710) geht.
Lieferantenrechnungskopf in (APS260) anzeigen
Zeigen Sie die Lieferantenrechnungskopftabelle (FPLEDH) an. Es gibt genau einen Kopfdatensatz für eine Lieferantenrechnung in der Kreditorentabelle (FPLEDG, Transaktionscode (TRCD = 40)). Von diesem Programm kann der Rechnungsverantwortliche auf (CMS741) zugreifen.
Sicherheit
Sie können die Sicherheitsfunktionen auf normale Programme im M3-System festlegen.
API-Transaktionen
Für alle Genehmigungsablaufprogramme sind APIs vorhanden. Beschreibungen zu weiteren Informationen finden Sie in den Metadaten der APIs: APS260MI, CMS710MI-CMS711MI, CMS715MI-CMS721MI und CMS740MI-CMS742MI.