Genehmigung des Lieferantenzahlungsvorschlags
Genehmigen Sie vor Durchführung der Zahlung in "Zahlungsvorschlag. Öffnen" (APS630) einen Lieferantenzahlungsvorschlag. Mit dieser Methode soll vor Durchführung der Zahlung geprüft werden, ob auf dem verbundenen Bankkonto genügend Geld für diese Zahlung vorhanden ist. Der Genehmiger erhält eine Genehmigungsanforderung, überprüft das Bankkonto und genehmigt oder lehnt die vorgeschlagene Zahlung ab.
Genehmigung eines Lieferantenzahlungsvorschlags verwalten
Sie müssen das Konto als Bankkonto definieren. Der Genehmiger ist der einzige Benutzer, der einen Zahlungsvorschlag in (APS630) genehmigen kann. Wenn es für ein Bankkonto keinen Genehmiger in (CRS630) gibt, ist keine Genehmigung erforderlich. Stattdessen wird die normale Zahlungsvorschlagsverwaltung in (APS630) verwendet. Die Felder in (APS630) für Genehmigungsstatus, Genehmiger und Anforderer sind dann leer.
Prozess
- Genehmiger erhält Bestätigungsmeldung für Lieferantenzahlungsvorschlag
Wenn ein Zahlungsvorschlag für Lieferanten in (APS630) mit Option 9 = "Bestätigen" bestätigt wird oder wenn die Bank in (APS630) mit der Option 11 = "Bank ändern" geändert wird, wird geprüft, ob für dieses Bankkonto ein Genehmiger vorhanden ist, der mit diesem Zahlungsvorschlag verbunden ist. Wenn ein Genehmiger vorhanden ist, sendet das Programm an diesen Benutzer eine Nachricht mit einem Link zu dem Vorschlag, der genehmigt werden muss. Der Genehmigungsstatus ist auf 8 = "Auf Genehmigung warten" eingestellt.
- Genehmiger zeigt die Bankkontosituation an
Der Genehmiger geht zum Lieferantenzahlungsvorschlag in (APS630) und verwendet die Option 13 = Bankkontenstatus anzeigen, um die aktuelle Position dieses Bankkontos in "Lieferantenzahlung. Bankkontoübersicht" (APS127) anzuzeigen. In diesem Programm kann der Genehmiger den Bankkontosaldo, die Bankkontotransaktionen und alle nicht bezahlten Zahlungsvorschläge sehen, die mit diesem Bankkonto verbunden sind, sortiert nach Zahlungsdatum. Der aktuelle Vorschlag ist in der Spalte "In diesem Vorschlag" enthalten. Der Genehmiger muss entscheiden, ob auf dem Bankkonto genügend Geld vorhanden ist, um diesen aktuellen Zahlungsvorschlag zu bezahlen, oder ob Maßnahmen ergriffen werden müssen, bevor die Zahlung vorgenommen werden kann.
- Genehmigung des Lieferantenzahlungsvorschlags
Wenn der Zahlungsvorschlag genehmigt wurde, wird in (APS630) die Option 7 = Genehmigen verwendet. Die Informationen zu Genehmiger (Benutzer-ID), Genehmigungsdatum und Genehmigungsstatus werden auf dem vorliegenden Zahlungsvorschlag aktualisiert. Nur der Genehmiger kann den Vorschlag genehmigen. Der Genehmigungsstatus wird auf 9 = Genehmigt gesetzt. Der Benutzer, der die Genehmigung angefordert hat, wird benachrichtigt und kann den Vorschlag mit Option 9 bestätigen. Der Benutzer kann dann die Zahlung in (APS630) vornehmen.
- Lieferantenzahlungsvorschlag wird nicht genehmigt
Wenn der Zahlungsvorschlag nicht genehmigt wurde, wird in (APS630) die Option 14 = Nicht genehmigen verwendet, und der Genehmiger kann einen mit dem Vorschlag verbundenen Freitext schreiben. Dieser Text kann die Maßnahmen des Genehmigers und die Anweisungen an den Anforderer in Bezug auf diesen Lieferantenzahlungsvorschlag beschreiben. Der Anforderer wird dann benachrichtigt. Der Genehmigungsstatus wird auf 0 = "Nicht genehmigt" gesetzt.
Wenn ein Zahlungsvorschlag genehmigt wird, kann der Anforderer folgende Maßnahmen ergreifen:- Vorschlag löschen
- Vorschlag bestätigen
- Optionen für Anzeigen und Drucken
Der Anforderer kann in "Zahlungsvorschlag. Details aktualisieren" (APS631) mithilfe der Funktionstaste (6 = Text) für beliebige Zahlungsvorschläge freien Text (F6) hinzufügen. Wenn Text hinzugefügt wird, wird in (APS630) in der Spalte "Text" ein Sternchen (*) angezeigt.
- Informationen, die auf dem Zahlungsvorschlag gespeichert sindDie folgende Tabelle zeigt die Informationen im erstellten Zahlungsvorschlag:
Parameter Beschreibung "Genehmigungsstatus" Dies sind die Genehmigungsstatus für Zahlungsvorschläge in (APS630): - 0 = Nicht genehmigt: Es wurde ein Lieferantenzahlungsvorschlag erstellt, aber Option 9 = "Bestätigen" wurde noch nicht verwendet, oder der Zahlungsvorschlag wurde nicht genehmigt.
- 8 = Auf Genehmigung warten: Der Genehmiger hat den Lieferantenzahlungsvorschlag noch nicht genehmigt. Sie können alle Optionen außer Option 9 = "Bestätigen" verwenden.
- 9 = Genehmigt: Der Genehmiger hat den Lieferantenzahlungsvorschlag genehmigt. Wenn das Bankkonto in (CRS630) keinen Genehmiger hat, wird der Genehmigungsstatus im aktuellen Vorschlag auf 9 festgelegt.
"Genehmigt von" Die ID des Benutzers, der den Lieferantenzahlungsvorschlag in (APS630) genehmigt oder abgelehnt hat. Der Genehmiger ist für das Bankkonto in (CRS630) verantwortlich und kann die Lieferantenzahlungsvorschläge genehmigen, die mit diesem Bankkonto verknüpft sind. Nach der Genehmigung kann die Zahlung des Lieferantenzahlungsvorschlags in (APS630) erfolgen.
"Genehmigungsdatum" Das Datum, zu dem der Lieferantenzahlungsvorschlag vom Genehmiger in (APS630) zur Zahlung genehmigt wird. "Anforderer" Die ID des Benutzers, der die Genehmigung angefordert hat. Wenn der Genehmiger den Lieferantenzahlungsvorschlag entweder genehmigt oder ablehnt, wird der Anforderer benachrichtigt und kann die geeigneten Maßnahmen ergreifen. Alle Felder bis auf "Genehmigungsdatum" werden in (APS630/B) angezeigt. Wenn das Firmenbankkonto in APS630 mit Option 11 = "Bank ändern" geändert wird, prüft das Programm das neue Bankkonto in (CRS630), um festzustellen, ob Genehmigungen abgeschlossen werden müssen.
Einrichtung
In (APS905) müssen Sie den Parameter 280 = "Zahlungsvorschlagsgenehmigung" auswählen.
- 61-Genehmigung für Zahlungsvorschlag
- 62-Genehmigung für Zahlungsvorschlag anfordern
- 63-Zahlungsvorschlag nicht genehmigt
Wenn E-Mail-Verwaltung erforderlich ist, müssen Sie diese in (CRS424) pro Meldungstyp aktivieren.
Verbinden Sie in "Meldung E-Mail-Parameter. Öffnen" (CRS427) die Benutzer (Genehmiger und Anforderer) mit den Meldungstypen 61, 62, 63.
Sie müssen die E-Mail-Adressen für die Genehmiger und Anforderer in "E-Mail-Adresse. Öffnen" (CRS111) festlegen.
In (CRS630) muss für die Bankkonten, die eine Genehmigung erfordern, ein bestimmter "verantwortlicher" Benutzer (der Genehmiger) definiert sein. Sie müssen das Konto auch als Bankkonto definieren.
Workflow
- Legen Sie in (APS630) einen Zahlungsvorschlag mit der Option 1 = "Erstellen" an. Der Genehmigungsstatus wird in 0 = Nicht genehmigt geändert.
- Bestätigen Sie den Zahlungsvorschlag in (APS630) mit Option 9 = "Bestätigen". Wenn der Zahlungsvorschlag genehmigungspflichtig ist, wird eine Nachricht an den Genehmiger gesendet und der Genehmigungsstatus wird in 8 = "Auf Genehmigung warten" geändert.
- Der Genehmiger kann in (APS630) die Option 13 = "Bankkontenstatus anzeigen" in (APS630) verwenden, um die aktuelle Position des mit diesem Zahlungsvorschlag verbundenen Bankkontos anzuzeigen.
- Wenn der Genehmiger entscheidet, dass der Zahlungsvorschlag zur Zahlung genehmigt werden soll, wird in (APS630) für diesen Vorschlag die Option 7 = "Genehmigen" verwendet. Der Genehmigungsstatus wird in 9 = Genehmigt geändert. Der Anforderer der Genehmigung wird benachrichtigt, dass der Vorschlag genehmigt wurde und die Zahlung vorgenommen werden kann, d. h. Option 9 = "Bestätigen" wird in (APS630) verwendet.
- Wenn der Zahlungsvorschlag nicht zur Zahlung genehmigt wird, verwendet der Genehmiger die Option 14 = "Nicht genehmigen" in (APS630). Der Genehmiger kann bei Bedarf Freitext hinzufügen. Genehmigungsstatus wird in 0 = "Nicht genehmigt" geändert. Der Anforderer der Genehmigung wird benachrichtigt, dass der Vorschlag nicht genehmigt wurde.
Die Transaktionen und Salden auf dem Bankkonto vor der Genehmigung anzeigen
Das Programm "Lieferantenzahlung. Bankkontoübersicht" (APS127) wird verwendet, um Bankkontendetails für Lieferantenzahlungen festzusetzen und zu verwalten.
Wählen Sie in (APS630) auf dem entsprechenden Lieferantenzahlungsvorschlag die Option 13 = Bankkontenstatus anzeigen aus.
Der Genehmiger kann die Bankkontosalden, die letzten Transaktionen ab dem heutigen Datum und danach sowie alle offenen, nicht bezahlten Zahlungsvorschläge mit Lieferantenzahlungsvorschlagsstatus = 1 prüfen, die mit diesem Bankkonto verbunden sind. Die noch nicht bezahlten Zahlungsreferenzen in "Lieferantenzahlung. Bankbestät. rückm." (APS190) und in "Lief.zahlung. Elektr. Bankbestät. rückm." (APS187) werden der Spalte "Noch nicht bezahlt" hinzugefügt.
Alle Beträge werden in der Währung des Bankkontos angezeigt. Für die enthaltenen Zahlungsvorschläge können die Beträge umgerechnet werden, wobei der Wechselkurs für das tatsächliche Zahlungsdatum mithilfe des Wechselkurstyps = 01 aus (CRS058) abgerufen wird. Wenn in (RMS120) ein Terminvertrag vorhanden ist, wird stattdessen der entsprechende Wechselkurs verwendet.
Im Kopf dieses Programms werden diese Felder angezeigt: Genehmiger, Konto, Zahlungsvorschlag, Währungscode, Gesamtbetrag des ausgewählten Zahlungsvorschlags und Aktueller Saldo des Bankkontos.
Der "Aktuelle Saldo" ist der Saldo des aktuellen Bankkontos und seiner Währung, wie er zu Beginn des heutigen Tages vorlag (der Saldovortrag für das heutige Datum).
Alle aufgelisteten Bankkontoereignisse, wie offene, noch nicht bezahlte Zahlungsvorschläge, die mit diesem Bankkonto verbunden sind, und Buchungstransaktionen im Hauptbuch, die auf dem Bankkonto ausgeführt werden, sind nach Zahlungsdatum geordnet. Bankkontoereignisse mit demselben Zahlungsdatum werden zu unterschiedlichen Gesamtbeträgen zusammengefasst: "Freigegebene Zahlungen", "Noch nicht genehmigt", "In diesem Vorschlag" und "Saldo Tagesende". Alle diese Beträge werden in der Währung des Bankkontos angegeben.
Das Feld "Freigegebene Zahlungen" zeigt den Gesamtbetrag der Buchungstransaktionen im Hauptbuch, die pro Zahlungsdatum für das Bankkonto ausgeführt werden. Die betroffenen Buchungstransaktionen sind diejenigen mit einem Buchungsdatum ab dem Tagesdatum.
Das Feld "Noch nicht genehmigt" zeigt den Gesamtbetrag aller offenen, noch nicht bezahlten Lieferantenzahlungsvorschläge in (APS630), (APS187) und (APS190), die mit dem Bankkonto verbunden sind.
Das Feld "In diesem Vorschlag" zeigt den Gesamtbetrag des aktuellen Lieferantenzahlungsvorschlags, der in (APS630) mit Option 13 = "Bankkontenstatus anzeigen" ausgewählt wurde, wenn der Vorschlagsstatus für den ausgewählten Vorschlag 1 lautet. Andernfalls werden die Beträge des Vorschlags in den Spalten mit anderen Beträgen als genehmigt oder noch nicht bezahlt aufgeführt.
Das Feld "Saldo Tagesende" zeigt den Endsaldo des Bankkontos am Ende jedes Zahlungsdatums.
Die Lieferantenzahlungsvorschläge aus (APS630) werden nach Zahlungsdatum aufgelistet. Wenn ein Vorschlag viele verschiedenen Zahlungsdaten pro Zahlungsdokumentnummer hat, wird daher für das entsprechende Zahlungsdatum zusammengefasst.
Funktionale Einschränkungen
Diese Funktionalität ist nur verfügbar, wenn in (APS905) Parameter 280 = "Zahlungsvorschlagsgenehmigung" aktiviert ist. Es wurde kein Reparaturprogramm erstellt. Wenn der neue Parameter in (APS905) ausgewählt wird, beginnt in (APS630) die Genehmigung von Zahlungsvorschlägen mit neu erstellten Zahlungsvorschlägen.