Umlagen für Hauptbuch und Budget

In diesem Dokument werden Vorgehensweisen für folgende Vorgänge beschrieben:

  • Umlage ohne Kostenänderung: Teilt (verteilt) tatsächliche oder budgetierte Kosten oder Erlöse auf Dimensions-IDs wie Geschäftskonten oder Kostenstellen auf, die z. B. für Abteilungen oder Produkte stehen.
  • Umlage mit Kostenänderung: Berechnet eine Kostenerhöhung oder einen Erlös auf der Grundlage eines Prozentsatzes eines Kontosaldos und ordnet diese Erhöhung den Konten der Firma zu. Ein Beispiel hierfür ist die Berechnung der Erhöhung der Sozialversicherungsbeiträge auf die Gehaltskosten.

Beispiel

Beispiel für eine Umlage ohne Kostenänderung: In jedem Quartal wird der Firma der Mietbetrag für die kommenden drei Monate abgebucht. Die Miete muss auf fünf verschiedene Kostenstellen für jeden Monat im Quartal verteilt werden. Die Firma beginnt mit der Verteilung der Miete nach Periode mithilfe der periodischen Buchungen in "Periodische Buchungen. Aktualisieren" (GLS140). Dadurch werden die Kosten mithilfe einer gemeinsamen Kostenstelle vom Bilanzkonto in ein Aufwandskonto für Mietkosten pro Periode verschoben. Im nächsten Schritt führt die Firma in "Umlagen. Aktualisieren" (GLS130) eine Umlage durch. So werden die Kosten aus der gemeinsamen Kostenstelle auf alle beteiligten Kostenstellen verteilt.

Für temporäre oder kleinere Umlagen kann es einfacher sein, die Kosten manuell in "Hauptbuchbeleg. Öffnen" (GLS100) zu erfassen, mit oder ohne Verwendung eines Standardbelegs.

Bevor Sie beginnen

  • Die FAM-Funktion GL11 wurde in "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) definiert. Dies gilt nur für Umlagen ohne Kostenänderung.
  • Die Umlagenvorlagen sind in "Umlagenvorlage. Öffnen" (GLS070) definiert. Die Budgetumlagen sind in "Umlagenvorlage für Budget. Öffnen" (BUS005) definiert.
  • Ein Budget wird für die Umlage ausgewählt. Handelt es sich um eine Budgetumlage, wird eine Umlagenvorlage damit verknüpft. Dies erfolgt in "Budget. Öffnen" (BUS100).

    Weitere Informationen dazu finden Sie unter Umlagenvorlage für Hauptbuch und Budget.

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Erstellen von Umlagenvorschlägen

    Beide Umlagetypen basieren auf einer Umlagenvorlage, die die Dimensions-ID-Bereiche definiert, von denen und auf die Werte umgelegt werden. Der gleiche Prozess wird in sowohl in den Hauptbuch- als auch den Budgetierungsmodulen verwendet, obwohl verschiedene Programme verwendet werden.

    Die Konfiguration der mit der Umlagenvorlage verbundenen Umlagenbasistabelle und Umlagenzieltabelle bestimmt, ob die Umlage mit oder ohne Kostenänderung erfolgt.

    Für das Hauptbuch erstellen Sie einen Umlagenvorschlag für einen bestimmten Buchungsperiodenbereich in "Umlagen. Aktualisieren" (GLS130).

    Für die Budgetierung wählen Sie zur Erstellung eines Budgets, das in "Budget. Öffnen" (BUS100) mit einer Umlagenvorlage verknüpft ist, 15 = Umlagen. Dieser Vorgang startet "Budget. Umlegen" (BUS180/E).

    Hinweis

    "Budget. Erstellen für nächstes Jahr" (BUS120) wird verwendet, um neue Budgettransaktionen auf der Grundlage eines vorhandenen Budgets zu erstellen. Budgetumlagen können nur innerhalb desselben Budgets vorgenommen werden.

    Sie haben die Wahl, entweder einen Vorschlag zu machen oder das Hauptbuch bzw. das Budget sofort zu aktualisieren.

  2. Freigeben von Umlagenvorschlägen

    Ist der Vorschlag nicht korrekt, passen Sie das Umlageelement oder die im Element enthaltenen Tabellen (Umlagenbasistabelle und Umlagenzieltabelle) in der Umlagenvorlage an und erstellen Sie einen neuen Vorschlag.

    Das Hauptbuch und das Budget können mithilfe verschiedener Umlagenvorschläge während derselben Periode aktualisiert werden. Für Umlagen ohne Kostenänderung werden nur neue Transaktionen in neue Vorschläge eingeschlossen. Für Umlagen mit Kostenänderung gilt keine solche Einschränkung für Transaktionen.

  3. Hauptbuchaktualisierung

    Wird der Vorschlag in (GLS130) freigegeben, werden Buchungen erstellt.

  4. Budgetaktualisierung

    Wenn (BUS180) ausgeführt wird, werden die auf allen Stufen erstellten Transaktionen summiert und das Budget somit aktualisiert.

  5. Löschen von Budgetumlagen

    Umlagen, die bereits im Budget aktualisiert wurden, können in "Budget. Umlagen löschen" (BUS190) gelöscht werden. Dies kann dann erforderlich sein, wenn neue Transaktionen zu einem Budget hinzugefügt werden oder die Umlagenvorlage geändert wird. Wählen Sie Option 16 = Umlage löschen in "Budget. Öffnen" (BUS100), um (BUS190/B) zu starten und die zu löschenden Umlagen auszuwählen. Die ursprünglichen Transaktionen werden zurückgesetzt.

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