Von der Bank zurückgewiesene Kundenschecks oder -wechsel verwalten
In diesem Dokument wird beschrieben, wie eingereichte Kundenschecks oder -wechsel gemeldet und abgestimmt werden, falls sie unbezahlt bleiben.
Kundenschecks und -wechsel können aus folgenden Gründen unbezahlt bleiben:
- Sie wurden von der Bank zurückgewiesen und zurückgesendet. Das heißt, der Bankbericht mit allen eingelösten oder zurückgewiesenen Zahlungsdokumenten wird als Berichtsgrundlage verwendet.
- Die zum Einlösen des Zahlungsdokuments erforderlichen Informationen waren ungenügend oder falsch.
- Der Zahler hat garantiert, dass ausreichend Mittel zur Abdeckung der Zahlung auf dem Konto des Zahlers an einem anderen Tag vorhanden sein werden.
Für normale Schecks und provisorische vordatierte Schecks (Typ 2) stellt der Bankbericht die abschließende Bestätigung dafür dar, dass die Kundenzahlung vorgenommen wurde oder nicht vorgenommen werden kann. Definitive vordatierte Schecks (Typ 1) werden jedoch in M3 wie Wechsel verwaltet.
Ergebnis
Bei der Bank eingereichte, jedoch zurückgewiesene Kundenschecks oder -wechsel werden dem System als unbezahlt gemeldet. Ein Buchungsjournal und ein Kundenzahlungsjournal werden ausgedruckt.
Da Rechnungen durch die zurückgewiesenen Schecks oder Wechsel neu eröffnet werden, können Sie diese Rechnungsdatensätze in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) späteren Zahlungen zuordnen.
Debitorenbuchhaltung und Hauptbuch werden aktualisiert. Weitere Informationen dazu finden Sie in der jeweiligen Anweisung.
Bevor Sie beginnen
- Die Firma muss über gut definierte Abläufe zur Bearbeitung unbezahlter Schecks oder Wechsel verfügen.
- Schecks oder Wechsel müssen zur Einlösung bei der Bank eingereicht werden (siehe Beschreibung in Kundenschecks oder -wechsel zum Inkasso bei der Bank einreichen).
- Informationen zu weiteren Voraussetzungen erhalten Sie in den jeweiligen untergeordneten Anweisungen.
Führen Sie folgende Schritte aus
- Kontaktieren Sie den Zahler.
Wenn Sie den Bankbericht erhalten, wenden Sie sich an den Zahler, um zu ermitteln, weshalb das Zahlungsdokument zurückgewiesen wurde. Anschließend können Sie über Ihre Vorgehensweise entscheiden:
- Reichen Sie das Zahlungsdokument erneut bei der Bank ein, jedoch mit einem aktualisierten Fälligkeitsdatum, einer Adresse, einem Bankkonto usw.
- Erstellen Sie eine neue Rechnung mit derselben oder einer anderen Zahlungsmethode und senden Sie diese an den Zahler.
- Öffnen Sie die Originalrechnungen neu und beziehen Sie sie in das Debitorenmanagement und Kundenkreditabläufe ein.
- Melden Sie die von der Bank zurückgewiesenen Schecks/Wechsel zurück.
Melden Sie zurückgewiesene Schecks und Wechsel in "Wechsel/Scheck. Nicht eingelöste öffnen" (ARS340). Das gilt auch für Schecks, die bei einer Bank eingereicht wurden, sowie für Schecks, die bei der manuellen Einlösung von der Bank zurückgewiesen wurden.
Die gemeldeten Wechsel können zurückgewiesen werden, bevor oder nachdem sie abgestimmt wurden, obwohl (ARS340) häufiger verwendet wird, wenn diskontierte und bereits abgestimmte Wechsel gemeldet werden.
- Melden Sie den eingereichten Wechsel bzw. den definitiven vordatierten Scheck zurück, der vor dem Inkasso durch die Bank zurückgewiesen wurde.
Eine alternative Möglichkeit, das Zahlungsdokument erneut zum Inkasso einzureichen, besteht darin, die Zahlungsdokumente zu entfernen, die nicht über die Liste der eingereichten Zahlungsdokumente in "Bankeinreicher. Zahlung aktualisieren" (ARS351) abgestimmt wurden. Das Programm wird über (ARS350) aufgerufen, das über "Bankeinreicher. Zahlungen abstimmen" (ARS350) oder in "Bankeinreicher. Details aktualisieren" (ARS356) ausgeführt wird, das über "Bankeinreicher. Zahlg pro FällDat abst." (ARS355) ausgeführt wird. Die Dokumente werden dann automatisch in ihren ursprünglichen Status ("Nicht eingereicht") zurückversetzt und können in einen neuen Bankeinreicherauszug einbezogen werden.