Erstellen einer Kontoauszugs vom Typ "Offene Posten" für Kunden/Zahler in (ARS640)
In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie in "Kontoauszug. Öffnen" (ARS640) einen Kontoauszug vom Typ "Offene Posten" für einen oder mehrere Kunden oder Zahler nach benutzerdefinierten Auswahlkriterien erstellen. Auf einem Kontoauszug vom Typ "Offene Posten" werden nur Rechnungen anzeigt, die bei Erstellung des Kontoauszugs nicht oder nur teilweise bezahlt sind.
Die Funktion (ARS640) ersetzt die alte Funktion "Kontoauszug. Öffnen" (ARS140) und bietet neue Funktionen für die Verarbeitung von Kontoauszügen. Die neue Funktion bietet API-Unterstützung, konfigurierbare Ansichten und kann über die Jobplanung verarbeitet werden. Es wurde die Möglichkeit eingeführt, sowohl die Erstellung als auch die Aktualisierung eines Vorschlags in denselben Ausführungslauf einzubeziehen. Wenn ein Vorschlag aus einer leeren Division erstellt wird, können Rechnungen, die in mehr als einer Division vorhanden sind, berücksichtigt werden. Der Benutzer kann dann entscheiden, ob für alle Rechnungen in allen Divisionen nur ein Kontoauszug erstellt werden soll oder ob ein Kontoauszug für jede Division erstellt werden soll.
Weitere Informationen zu Kontoauszügen vom Typ "Saldovortrag", die in "Kontoauszug. Details drucken" (ARS510) erstellt werden können, finden Sie unter "Verwandte Themen".
Einschränkungen
- Wenn die Funktion in (ARS640) aktiviert ist, kann die alte Funktion in (ARS140) nur noch für den Markt MAU (Australien) verwendet werden. Für MAU wird der Ausdruck ARAN01PF weiterhin erstellt, wenn ein Vorschlag in (ARS140) bestätigt wird und Berichtslayout 2 = ANZ geändert für den Vorschlag ausgewählt wurde.
- Wenn in (ARS640) ein Vorschlag aus einer leeren Division erstellt wird und mehr als eine Division in der Auswahl in (ARS645/E) enthalten ist, kann ein Betrag im Feld "Mindestbetrag" in (ARS645/E) nur angegeben werden, wenn alle Divisionen innerhalb des ausgewählten Bereichs dieselbe Landeswährung aufweisen.
Ergebnis
Ein Kontoauszug vom Typ "Offene Posten" wird erstellt und gedruckt. Sie können den Kontoauszug an die Kunden (oder Zahler) senden, um ihnen beim Abgleich der eigenen Kontobücher zu helfen.
Wenn am Vorschlag in (ARS642) keine Anpassungen vorgenommen wurden, enthält der Kontoauszug alle Rechnungen, die in der Debitorenbuchhaltung für den Kunden (oder Zahler) einen ausstehenden Betrag aufweisen. Verbuchte Kundenwechsel sind auch enthalten, je nach den Auswahlkriterien.
Wenn der Parameter "Auszugscode" in (CRS610/K) oder (MFS610/H) auf 3 = Auszug mit Altersverteilung gesetzt wurde, wird eine Altersverteilung im Ausdruck berücksichtigt. Eine überfällige Rechnung wird im entsprechenden Altersintervall berücksichtigt, basierend auf der Anzahl der Tage, für die die Rechnung überfällig ist (nach dem ausgewählten "Bis-Datum" für den Vorschlag) und die Periodenbereiche, die Sie in (CRS470) für die für den Kunden ausgewählte Auszugsregel definiert haben.
Jedem erstellten Kontoauszug wird in (CRS165) eine Nummer der Nummernserie 50-2 zugewiesen. Diese Kontoauszugsnummer wird als Zusatzinformationsnummer 206 für jede Rechnung in der Tabelle FSLEDX gespeichert. Der Inhalt jedes Kontoauszugs kann in "Debitoren. Zusatzinfodetails anzeigen" (ARS251) angezeigt werden, das in "Debitoren. Zusatzinfo anzeigen" (ARS250) über Option 1 = Auswählen aufgerufen wird. Die mit jeder Rechnung verknüpften Zusatzinformationsnummern können in "Rechnung. Zusatz-Info anzeigen" (ARS216) angezeigt werden, das in "Rechnung. Einzelne anzeigen" (ARS215) über die verknüpfte Option 11 = Zusatzinformationen aufgerufen wird.
Nach der Bestätigung des Vorschlags in (ARS640) wird der Vorschlag auf Status 90 = Bestätigt aktualisiert. Es werden keine Buchungstransaktionen erstellt.
Der Vorschlag wird in folgenden Tabellen gespeichert:
- FARSAH - Name und Status aller Kontoauszugsvorschläge
- FARSAD - Kunden oder Zahler (je nach Gruppierungsmethode jedes Vorschlags)
- FARSAI - Rechnungen
Kontoauszugsvorschläge, die aus einer leeren Division erstellt werden, werden in diesen Tabellen unter einer leeren Division gespeichert. Andernfalls werden sie unter der Division gespeichert, in der sie erstellt wurden.
Bevor Sie beginnen
- Es müssen Rechnungen mit einem ausstehenden Betrag für den Kunden in der Debitorenbuchhaltung vorhanden sein.
- Definieren Sie den Kunden, bei dem der Parameter "Auszugscode" auf 2 = Auszug ohne Altersverteilung oder 3 = Auszug mit Altersverteilung in "Kunde. Öffnen" (CRS610/K) (oder in "Kunden. Lokale Ausnahmen öffnen" (MFS610/H), wenn für den Kunden eine lokale Ausnahme vorliegt) gesetzt ist. Wenn der Auszugscode auf 3 gesetzt ist, wählen Sie im gleichen Bild eine Auszugsregel aus. Auszugsregeln werden in "Auszugsregel. Öffnen" (CRS665) definiert und erfordern, dass in "Zahlungsprognose. Öffnen" (CRS470) Altersintervalle definiert werden.
- Wenn Sie auf dem Kontoauszug Standardtexte für einführende und abschließende Bemerkungen verwenden möchten, werden diese in "Kontoauszug. Text eingeben" (ARS005) pro Sprache definiert.
- In "Nummernserie. Öffnen" (CRS165) definieren Sie Nummernserien 50-B für die leere Division. Bei der Erstellung eines Vorschlags in (ARS640) wird unabhängig von der Division, in der Sie den Vorschlag erstellen, eine Vorschlagsnummer aus dieser Nummernserie abgerufen, die für die leere Division definiert ist.
- Definieren Sie Nummernserie 50-2 für jede Division (und für eine leere Division, wenn Sie in (CRS165) einen Kontoauszug aus einer leeren Division verarbeiten möchten). Bei der Bestätigung eines Vorschlags in (ARS640) wird die Kontoauszugsnummer aus dieser Nummernserie abgerufen.
Workflow
- Erstellen eines Kontoauszugvorschlag für einen Kunden oder Zahler in (ARS640)
Erstellen Sie einen Vorschlag, indem Sie in "Kontoauszug. Öffnen" (ARS645/E) einen Satz von Auswahlkriterien definieren. Wenn der Parameter "Aut. Akt. n. VE" aktiviert ist, wird der Vorschlag erstellt und im selben Ausführungslauf aktualisiert, und die endgültigen Kontoauszüge werden direkt gedruckt. Dieser automatisierte Workflow wird den Prozess beschleunigen und Ihren Arbeitsaufwand minimieren. Wenn dieser Parameter deaktiviert ist, können Sie vor der Aktualisierung des Vorschlags manuelle Anpassungen vornehmen, sodass Sie die volle Kontrolle über den Prozess haben. Für den manuellen Prozess fahren Sie mit den Schritten 2, 3 und 4 fort. Für den automatisierten Prozess fahren Sie direkt mit Schritt 4 fort.
- Überprüfen und Anpassen des Kontoauszugvorschlags für einen Kunden oder Zahler in (ARS640)
Prüfen Sie den Vorschlag, um sicherzustellen, dass die Datensätze korrekt sind.
Passen Sie den Vorschlag bei Bedarf an, indem Sie Kunden (oder Zahler, je nach der für den Vorschlag ausgewählten Gruppierungsmethode) im Unterprogramm "Kontoauszug - Details. Öffnen" (ARS641) oder Rechnungen im Unterprogramm "Kontoauszug - Rechnungen. Öffnen" (ARS642) sperren oder löschen. Dadurch werden sie dem endgültigen Kontoauszug nicht hinzugefügt.
Sie können außerdem Text, der vor oder nach dem Kontoauszug gedruckt werden soll, hinzufügen oder anpassen oder benutzerdefinierte Kommentare verwenden, die automatisch vorgeschlagen werden. Geben Sie den Text pro Kunde (oder Zahler) in das Unterprogramm (ARS641) oder pro Rechnung im Unterprogramm (ARS642) ein.
- Erstellen des endgültigen Kontoauszugs für einen Kunden oder Zahler in (ARS640)
Nachdem Sie den Vorschlag überprüft und angepasst haben, drucken Sie den endgültigen Kontoauszug aus, indem Sie den Vorschlag in (ARS640) bestätigen.
- Kontoauszug an den Zahler senden
Sie können den Kontoauszug an die Kunden (oder Zahler) senden, um ihnen beim Abgleich der eigenen Kontobücher zu helfen.
Auflisten der Vorschläge in (ARS640/B)
- Vorschlagsnummer (aus Nummernserie 50-B in (CRS165) abgerufen) in absteigender Reihenfolge
- Name (vom Benutzer beim Erstellen des Vorschlags in (ARS645/E) festgelegt)
- Erstellt von (Benutzer-ID, die den Vorschlag erstellt hat)
Sie können auch eigene benutzerdefinierte Sortierfolgen in "Sortierfolge. Öffnen" (CRS022) konfigurieren, wohin Sie über (ARS640/B) durch Doppelklicken in das Feld "Sortierfolge" gelangen.
Für die Sortierfolgen können Sie eigene benutzerdefinierte Ansichten in "Ansicht. Öffnen" (CRS020) konfigurieren, wohin Sie über (ARS640/B) durch Doppelklicken in das Feld "Ansicht" gelangen.
- "Vorschlagsstatus" (Von - Bis)
- "Vorschlagsfortschritt" (Von - Bis)
- Division
Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie bei einer leeren Division angemeldet sind.
Wenn Sie in diesem Feld einen Wert angeben, werden die für die ausgewählte Division erstellten Vorschläge aufgelistet.
Wenn dieses Feld leer bleibt, werden die aus einer leeren Division erstellten Vorschläge aufgelistet.
- "Vorschlagsstatus"
In diesem Feld wird der aktuelle Status des Vorschlags angegeben.
10 = In Bearbeitung
Dabei handelt es sich um einen temporären Status, der bei der Erstellung eines Vorschlags festgelegt wird.
20 = Neu
Dieser Status wird gesetzt, wenn ein Vorschlag erstellt wurde.
90 = Bestätigt
Dieser Status wird gesetzt, wenn ein Vorschlag bestätigt wurde.
99 = Keine DS ausgew
Dieser Status wird gesetzt, wenn ein Vorschlag ohne Datensätze erstellt wurde.
- "Vorschlagsfortschritt"
In diesem Feld wird angegeben, ob der Vorschlag bearbeitet wird:
0 = Vorschl. kann verarb. werden
2 = Erstellungsvorgang läuft
4 = Löschvorgang läuft
6 = Druckvorgang läuft
9 = Aktualisierung läuft
Die Verarbeitung des Vorschlags ist nur möglich, wenn "Vorschlagsfortschritt" den Wert 0 hat.
Wenn eine Vorschlagsnummer in (ARS640) fälschlicherweise in einen Sperrstatus gelangt ist, bei dem "Vorschlagsfortschritt" nicht gleich null ist und der Vorschlag nicht verarbeitet werden kann, können Sie in "Programmproblem. Lösen" (CRS418) die Problemlösungs-ID AR10 verwenden, um den "Vorschlagsfortschritt" auf null zurückzusetzen. Dieses Feld ist nur für Vorschläge mit "Vorschlagsstatus" 20 oder 90 verfügbar.
In (ARS640/B) verfügbare Optionen
Folgende Optionen sind in (ARS640/B) verfügbar:
1 = Erstellen
Wird zum Erstellen eines neuen Kontoauszugsvorschlags verwendet. Auswahlbild (ARS645/E) wird angezeigt.
2 = Ändern
Wird zum Ändern eines vorhandenen Kontoauszugsvorschlags in Vorschlagsstatus 20 verwendet. Bild (ARS641/B) wird angezeigt, in dem Änderungen zulässig sind.
4 = Löschen
Wird zum Löschen eines vorhandenen Kontoauszugsvorschlags in Vorschlagsstatus 20, 90 oder 99 verwendet. Bild (ARS640/D) wird angezeigt.
5 = Anzeigen
Wird zum Anzeigen eines bestehenden Kontoauszugsvorschlags in Vorschlagsstatus 20, 90 oder 99 verwendet. Bild (ARS641/B) wird angezeigt, wenn keine Änderungen erlaubt sind.
6 = KtoAusz druck
Wird zum erneuten Drucken der Kontoauszüge (ARS649PF) für einen bereits bestätigten Kontoauszugsvorschlag mit Vorschlagstatus 90 verwendet.
7 = Vorschlag drucken
Wird zum erneuten Drucken des Vorschlags (ARS643PF) für einen Kontoauszugsvorschlag im Vorschlagsstatus 20 verwendet.
9 = Bestätigen
Wird zum Bestätigen eines Kontoauszugsvorschlags mit Vorschlagsstatus 20 verwendet, um Kontoauszüge zu drucken (ARS649PF).
Verarbeiten von Kontoauszugsvorschlägen über API-Transaktionen
Sie können Kontoauszugsvorschläge in (ARS640) über folgende API-Programme und -Transaktionen verarbeiten:
- Dlt - Löscht einen Kontoauszugskopf-Datensatz
- Get - Ruft die Daten eines Kontoauszugskopf-Datensatzes ab
- LockProposal - Sperrt einen Kontoauszugskopf-Datensatz, indem "Vorschlagsfortschritt" auf 2 gesetzt wird.
- Lst - Listet die Daten von Kontoauszugskopf-Datensätzen auf
- UnlockProposal - Entsperrt einen Kontoauszugskopf-Datensatz, indem "Vorschlagsfortschritt" auf 0 zurückgesetzt wird
- Dlt - Löscht einen Kontoauszugsdetail-Datensatz (und die zugehörigen Rechnungsdatensätze in Tabelle FARSAI)
- ExcludeRecord - Schließt einen Kontoauszugsdetail-Datensatz aus, indem "Vorschlagspositionsstatus" auf 1 gesetzt wird
- Get - Ruft die Daten eines Kontoauszugsdetail-Datensatzes ab
- IncludeRecord - Fügt einen Kontoauszugsdetail-Datensatz ein, indem "Vorschlagspositionsstatus" auf 0 zurückgesetzt wird
- Lst - Listet die Daten von Kontoauszugsdetail-Datensätzen auf
- Upd - Aktualisiert die Daten eines Kontoauszugsdetail-Datensatzes
ARS642MI Kontoauszugsrechnungen verwalten (FARSAI-Tabelle)
- Dlt - Löscht einen Kontoauszugsrechnungs-Datensatz
- ExcludeRecord - Schließt einen Kontoauszugsrechnungs-Datensatz aus, indem "Vorschlagspositionsstatus" auf 1 gesetzt wird
- Get - Ruft die Daten eines Kontoauszugsrechnungs-Datensatzes ab
- IncludeRecord - Fügt einen Kontoauszugsrechnungs-Datensatz ein, indem "Vorschlagspositionsstatus" auf 0 zurückgesetzt wird
- Lst - Listet die Daten von Kontoauszugsrechnungs-Datensätzen auf
- Upd - Aktualisiert die Daten eines Kontoauszugsrechnungs-Datensatzes
ARS645MI Kontoauszug verwalten
- Confirm - Bestätigt einen Kontoauszugsvorschlag zum Aktualisieren von FSLEDX und zum Erstellen von ARS649PF
- CreateProposal - Erstellt einen Kontoauszugvorschlag in (ARS640) und erstellt ARS643PF. Wenn der Parameter "Aut. Akt. n. VE" aktiviert ist, wird der Vorschlag bestätigt und ARS649PF wird ebenfalls erstellt.
- PrintProposal - Druckt einen Kontoauszugsvorschlag erneut, ARS643PF
- PrintStatement - Druckt Kontoauszüge erneut, ARS649PF.