Lastschriftverträge verwalten

Ergebnis

• Lastschriftverträge werden von der Bank eingerichtet, erfasst und empfangen.
• Alle Aktionen, die sich auf die elektronische Übertragung von Verträgen in "Lastschriftvertragstransfer. Öffnen" (ARS460) und deren Unterprogramme beziehen, werden protokolliert. Das Protokoll wird durch Option 11 (Transferlog anzeigen) für einen Vertrag in (ARS450) angezeigt. Anschließend werden alle Aktionen nach Datum in "Lastschriftvertrag. Transferlog anzeigen" (ARS452) angezeigt. Wurde ein Lastschriftvertrag gelöscht, dann wurde auch dessen Transferlog gelöscht.

Sie können Kundenrechnungen mit einer Zahlungsmethode für Lastschrift erstellen und sie dann in "Bankeinreicher. Öffnen" (ARS300) bei der Bank einreichen.

Der Vertragsstatus wird in "Lastschriftvertrag. Öffnen" (ARS450) geändert. Der Maßnahmecode wird für den Vertrag in (ARS452) geändert. Informationen zu aktualisierten Tabellen entnehmen Sie dem Abschnitt "Programmdiagramm" unten.

Bevor Sie beginnen

• Die in Lastschriftverfahren in der Debitorenbuchhaltung verwalten aufgeführten Voraussetzungen müssen erfüllt sein.
• Indikatoren mit firmenspezifischen Feldern für Lastschriftverträge werden in "Lastschriftvertragsindikator. Öffnen" (ARS455) definiert.
• Zahlungsmethoden für Lastschrift müssen in "Zahlungsmethode Debitoren. Öffnen" (CRS076) definiert sein.
• Nummernserientyp 82/1 muss in "Nummernserie. Öffnen" (CRS165) definiert sein. Diese Nummernserie steht für die numerische ID eines Vorschlags für den Transfer von Lastschriftverträgen an die Bank in (ARS460). Diese Nummer wird auch in der Vertragslogdatei (ARS452) angezeigt.
• Der Nummernserientyp 82/2 muss in (CRS165) definiert sein. Diese Nummernserie steht für die numerische ID eines Transfers an die Bank, der den Lastschriftvertrag enthält. Diese Nummer wird in der Vertragslogdatei (ARS452) angezeigt.
• Wenn Lastschriftverträge elektronisch an die Bank gesendet werden, muss ein Vertrag zwischen Firma und Bank in Kraft sein, mit dem dieser Transfertyp gesteuert wird.
• Länderspezifische elektronische Formate müssen für den Transfer von Verträgen (mithilfe des API-Programms ARS460MI) und für die Bankbestätigung (mithilfe des API-Programms ARS450MI) in "Bankformat. Öffnen" (CRS695) definiert sein.
• Vor Verwendung der Funktion für die elektronische Übertragung von Verträgen an die Bank müssen Sie das Dokument 505 herunterladen, indem Sie in "Dokument. Öffnen" (CRS928) F14 wählen. Dieses Standarddokument muss dann in "Standarddokument. Öffnen" (CRS027) definiert werden: Dokumentkategorie = 5 (Finanzen) und Programm = ARS462. Kombinationen des Firmenbankkontos und der Vertragsindikatoren, die unterschiedlichen Output auslösen, müssen in "Std.-Dokument. Medium-Kontrollobj verb." (CRS945) definiert und anschließend im Unterprogramm "Dokument Medium Kontierungsobj. Medien verknüpfen" (CRS949) mit den Medien verknüpft werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in der technischen Dokumentation für Infor Enterprise Collaborator.
• Zahler müssen in "Kunde. Öffnen" (CRS610) erfasst sein.
• Betroffene Bankkonten müssen in "Bankkonto. Öffnen" (CRS692) erfasst sein.

Workflow

1. Vertrag mit dem Kunden eingehen

   Sie vereinbaren mit Ihrem Kunden die Verwendung der Lastschrift als Zahlungsmethode und bestätigen diese Vereinbarung schriftlich.

2. Vertrag erfassen

   Erfassen Sie den Vertrag in "Lastschriftvertrag. Öffnen" (ARS450) für jede Division. Falls mehrere Divisionen einen gemeinsamen Kunden mit Lastschrift als Zahlungsmethode haben, muss in jeder Division ein separater Vertrag erfasst werden.

   Der Vertrag bestimmt die beteiligten Banken, die Gültigkeitsperiode des Vertrags und eventuelle Betragslimits. Der für den Lastschriftvertrag ausgewählte Vertragsindikator legt fest, auf welche Weise der Vertrag an die Bank gesendet wird: per Post oder auf elektronischem Wege. Darüber hinaus legt der Vertragsindikator fest, ob der übertragene Vertrag durch die Bank elektronisch bestätigt wird. Alle für den Indikator definierten, firmenspezifischen Felder werden in (ARS450) als offene Felder und integraler Bestandteil des Vertrags angezeigt.

   Nachdem alle Vertragsdetails geregelt wurden, weisen Sie dem Vertrag den Status "Provisorisch" zu.

   Beziehen Sie schließlich den Kunden in den Ablauf mit ein, indem Sie in "Kunde. Öffnen" (CRS610) eine Zahlungsmethode für die Lastschrift an den Kunden auswählen.

   Hinweis

   Sie können die Bereiche der Firmenbankkonten, der Status und Gültigkeitsdaten als Suchkriterien verwenden, um über F17 in (ARS450) bestimmte Verträge zu suchen.

   Hinweis

   Ein Kunden- oder Firmenbankkonto, das mit einem Vertrag verknüpft ist, kann in "Bankkonto. Öffnen" (CRS692) weder geändert noch gelöscht werden. Über Option 13 (Lastschriftverträge) in (CRS692/B) können Sie überprüfen, mit welchen Verträgen ein Kundenbankkonto verknüpft ist.

3. Einverständniserklärung drucken und an die Bank senden

   Drucken Sie den Vertrag und senden Sie ihn an Ihre Bank, wodurch die Bank zur Durchführung der Transfers autorisiert wird. Ändern Sie in (ARS450) den Status des Transfers manuell in 20.

   Dieser Schritt eignet sich für die Einreichung einzelner Verträge.

4. Vorschlag für elektronische Übertragung erstellen (automatischer Ablauf)

   Um eine größere Menge von Verträgen zu verwalten, erstellen Sie in "Lastschriftvertragstransfer. Öffnen" (ARS460) einen Vorschlag mit den Verträgen, die an die Bank übertragen werden. Sie können die folgenden Auswahlkriterien verwenden, um die relevanten Verträge einzubeziehen: Nur Verträge mit Status 10 (Provisorisch) und/oder 90 (Gesperrt oder abgelaufen), Kunden, Kundenbankkonten, Geändert von und Änderungsdatum sowie die Bankkonten der Firma.

   Überprüfen Sie nach Erstellen des Vorschlags die Ergebnisse entweder online im Unterprogramm "Lastschriftvertragstransfer. Ändern" (ARS463) oder als gedruckten Bericht (ARS462PF). In (ARS463/B) können Sie Verträge manuell hinzufügen, sperren oder Verträge aus dem endgültigen Transfer entfernen.

   Alle in den Vorschlag einbezogenen Verträge werden automatisch mit dem Status 1 (in Transfervorschlag einbezogen) in (ARS450) versehen und für die Aufnahme in einen anderen Vorschlag gesperrt.

   Sie können den Bericht stets neu drucken oder in (ARS460) erneut an die Bank senden.

5. Vorschlag freigeben

   Wenn Sie den Vorschlag mit Option 9 in (ARS460) freigeben, erhalten Sie einen aktualisierten gedruckten Bericht (ARS462PF), der nur für interne Zwecke verwendet wird, sowie eine elektronische Datei basierend auf dem Vertragsindikator, der mit dem entsprechenden Vertrag verknüpft ist. Senden Sie die Datei an die Bank.

   Ein in einen freigegebenen Vorschlag einbezogener Vertrag erhält in (ARS450) je nach Vertragsindikator automatisch den Status 1 (In einen Transfervorschlag einbezogen und Transfer ausstehend) oder 2 (An die Bank übertragen und Bestätigung ausstehend).

   Falls erforderlich, können Sie die Spezifikation oder die Datei durch Option 8 in (ARS460) neu erstellen.

   Weitere Informationen zum Protokollieren von Aktivitäten bezüglich des elektronischen Transfers erhalten Sie im Abschnitt "Ergebnis".

6. Buchen der Bankbestätigung

   Abhängig von Ihrem Vertrag mit der Bank können Sie von der Bank eine Bestätigung erhalten, dass die Verträge freigegeben oder storniert wurden. Wenn die Bestätigung elektronisch eingegangen ist, aktualisiert das API-Programm ARS450MI die Daten in der Stammtabelle für Lastschriftverträge FDDAGR. Durch die Bestätigung wir der Vertragsstatus in der FDDAGR-Tabelle geändert, die wiederum den Status des Vertrags in (ARS450) ändert:

   Antwort der Bank	Maßnahmencode in (ARS452)	Status in (ARS450)
   Vertrag wird durch die Bank freigegeben.	50	20 (Freigegeben)
   Vertrag wird nicht durch die Bank freigegeben.	60	10 (provisorisch)
   Vertrag wird durch die Bank storniert.	70	99 (Storniert oder abgelaufen)

Programmdiagramm

Das nachfolgende Modell veranschaulicht die Programme und Tabellen, die am Erstellen des Transfervorschlags beteiligt sind:

Tabellen

• FDDAGH: Tabelle, in der Kopfzeileninformationen für den Transfer der Lastschriftverträge gespeichert werden
• FDDAGD: Tabelle, in der Informationen zur Position für den Transfer gespeichert werden
• FDDAGR: Stammtabelle für Lastschriftverträge
• FDDAGL: Tabelle, in der Protokollinformationen zum Transfer gespeichert werden

Programme

• "Lastschriftvertragstransfer. Öffnen" (ARS460): Das Menü "Programm" zum Erstellen, Bearbeiten und Freigeben von Transfervorschlägen.
• ARS461: Ein funktionales Programm, mit dem der Transfervorschlag im Hintergrund erstellt wird, wenn Sie die Eingabetaste drücken, um in (ARS460/E) Ihre Auswahlkriterien zu bestätigen.
• "Lastschriftvertragstransfer. Drucken" (ARS462): Druckt den Vorschlag
• "Lastschriftvertragstransfer. Ändern" (ARS463): Zeigt die im Vorschlag enthaltenen Verträge an
• "Lastschriftvertragstransfer. Aktualisieren" (ARS464): Aktualisiert den Maßnahmencode in (ARS452), den Vertragsstatus in (ARS450) und den Transferlog