Rechnungsdatensätze zur internen Abstimmung gruppieren

In diesem Dokument wird erläutert, wie Sie Abstimmungsnummern in "AR-Abstimmungsnummer. Öffnen" (ARS245) oder "AP-Abstimmungsnummer. Öffnen" (APS245) verwenden und wie Sie die Nummern bei der manuellen Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) oder "Manuelle Lieferantenzahlung. Eingeben" (APS120) verwenden, sodass Sie Rechnungen und Zahlungen verfolgen können, die mit einer bestimmten Abstimmungsnummer verknüpft sind.

Hinweis

Wenn Sie Ihre Kundenzahlungen als Batchdatei mit Aufträgen erhalten und diese automatisch in "Batchzahlung. Aktualisieren" (ARS040) zuordnen oder wenn Sie Ihre Lieferantenrechnungen über "Zahlungsvorschlag. Öffnen" (APS130) bezahlen, wird der ausstehende Betrag der Abstimmungsnummer nicht mit den Zahlungsinformationen aktualisiert. Für die Aktualisierung der Abstimmungsnummer durch Zahlungstransaktionen muss die Zahlung manuell in (ARS110) oder (APS120) eingegeben werden.

Wenn Sie einen Beleg in "Beleg. Stornieren" (GLS900) oder in "Buchungen. Öffnen" (GLS120) stornieren, der mit einer Abstimmungsnummer in (ARS245) oder (APS245) verknüpft ist, wird der ausstehende Betrag der Abstimmungsnummer nicht aktualisiert. In diesem Fall kann es vorkommen, dass Sie die Abstimmungsnummer in (ARS245) oder (APS245) löschen und dann eine neue Abstimmungsnummer erstellen müssen, mit der die Rechnung verknüpft wird.

Sie dürfen in (ARS245) oder (APS245) Abstimmungsnummern nur dann löschen, wenn der Status 00 = Offen ist, aber nicht, wenn er 99 = Geschlossen ist.

Ergebnis

  • Die Saldotabelle der Abstimmungsnummer (FSLREC für Kundenrechnungen) oder (FPLREC für Lieferantenrechnungen) wird aktualisiert.
  • Der Abstimmungsnummer für einen Zahler/Zahlungsempfänger wird der Status 99 zugewiesen, d. h., die Abstimmungsnummer sowie die mit der Abstimmungsnummer verknüpften Rechnungen werden abgeschlossen.
  • Das Abstimmungsdatum für eine Abstimmungsnummer ist eines der folgenden Daten:

    1. Das Buchungsdatum, das in (ARS245/E) oder (APS245/E) ausgewählt war, als die Abstimmungsnummer ursprünglich angelegt wurde.

    2. Das letzte Buchungsdatum, das für die mit der Abstimmungsnummer verknüpften Zahlungstransaktionen verwendet wurde.

  • Falls eine Rechnung bei Abschluss der Abstimmung noch immer offen ist, wird sie automatisch beim Schließen der Abstimmungsnummer mit Gegenbuchungen für den Restbetrag geschlossen.
  • Die Rechnungen, die mit einer Abstimmungsnummer verknüpft sind, werden mit der Abstimmungsnummer in der Zusatzinformationsnummer 222 für Kundenrechnungen und 410 für Lieferantenrechnungen gespeichert.
  • Die Rechnungen, die mit einer Abstimmungsnummer verknüpft sind, können in (ARS251) oder (APS251) durch Auswahl der entsprechenden Option 11 = Details in (ARS245) oder (APS245) überprüft werden.
  • Bei Bedarf können Details für eine Abstimmungsnummer auch in "Debitoren. Zusatzinfo anzeigen" (ARS250) oder "Kreditoren. Zusatzinfo anzeigen" (APS250) angezeigt werden.
  • Ein Abstimmungsbericht kann basierend auf dem Zahler oder Zahlungsempfänger in "Hauptbuch. Drucken" (GLS640) ausgedruckt werden. Dieser Bericht enthält nach Zahler oder Zahlungsempfänger sortierte Transaktionen für ein Debitoren- oder Kreditorenkonto innerhalb der ausgewählten Periode. In Abhängigkeit von der getroffenen Auswahl werden alle Rechnungstransaktionen oder nur noch nicht vollständig abgestimmte Rechnungstransaktionen in den Bericht aufgenommen. Es ist auch möglich, Zahler oder Zahlungsempfänger am Ende der ausgewählten Periode mit einem Nullsaldo auszuschließen.
  • Ein detaillierter Abstimmungsbericht kann basierend auf dem Zahler oder Zahlungsempfänger in "AR-Abstimmungsnummer. Drucken" (ARS545) oder "AP-Abstimmungsnummer. Drucken" (APS545) ausgedruckt werden. Dieser Bericht enthält je nach Ihrer Auswahl alle geschlossenen und/oder offenen Abstimmungsnummern und die damit verknüpften Rechnungen oder alle Rechnungen, die nicht mit einer Abstimmungsnummer verknüpft sind.

Bevor Sie beginnen

  • Der Nummernserientyp 60, Serie 0, muss in "Nummernserie. Öffnen" (CRS165) definiert sein.
  • Detailberichte für die FAM-Funktionen AR30 und AP20 müssen in "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) definiert werden. Diese Datensätze bestimmen die zu verwendende Belegnummer und andere wichtige Einrichtungselemente für die Eingabe von manuellen Zahlungen in (ARS110) und (APS120).

Führen Sie folgende Schritte aus

Abstimmungsnummer erstellen

  1. Öffnen Sie (ARS245/B) oder (APS245/B).

  2. Geben Sie einen Zahler oder Zahlungsempfänger ein, und wählen Sie Option 1 = Erstellen aus.

    Hinweis

    Die Währung kann bereits beim Erstellen einer Abstimmungsnummer ausgewählt werden. Andernfalls wird die Währung festgelegt, wenn die erste Rechnung mit der Abstimmungsnummer verknüpft wird.

  3. Geben Sie in Bild E ein Buchungsdatum ein, und drücken Sie die Eingabetaste, um die Erstellung der neuen Abstimmungsnummer zu bestätigen. In Bild B wird die neue Abstimmungsnummer mit Status 00 = Offen und dem ausstehenden Betrag von null angezeigt, zusammen mit allen ausstehenden Rechnungen pro Währung für den Zahler oder Zahlungsempfänger.

  4. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    • Um Rechnungen vor der Zahlungszuordnung direkt gruppieren zu können, fahren Sie mit Rechnungen direkt mit der Abstimmungsnummer verbinden fort.
    • Um Rechnungen beim Zuordnen von Zahlungen zur Nummer hinzuzufügen, fahren Sie mit Zahlungen zu Rechnungen mit Abstimmungsnummern zuordnen fort.

Rechnungen direkt mit der Abstimmungsnummer verbinden

  1. Wählen Sie in (ARS245/B) oder (APS245/B) die verknüpfte Option 10 = Gruppenabstimmungsnummer für eine Rechnung aus, die in die Abstimmung einbezogen werden soll.

  2. Wählen Sie in Bild F die zu verwendende Abstimmungsnummer aus (verwenden Sie F4 in diesem Feld). Drücken Sie die Eingabetaste.

  3. Wiederholen Sie Schritt 2, bis alle Rechnungen mit der Währung zur ersten Rechnung hinzugefügt wurden.

  4. Jetzt wird die Summe aller Rechnungen als ausstehender Betrag für die Abstimmungsnummer in Bild B angezeigt.

Zahlungen zu Rechnungen mit Abstimmungsnummern zuordnen

  1. Öffnen Sie die Funktion für manuelle Zahlungen: (ARS110) für Kundenrechnungen oder (APS120) für Lieferantenrechnungen.

    Hinweis

    Sie müssen eine FAM-Funktion verwenden, die mit einer der Sortierfolgen 1 bis 6 eingerichtet wurde, um eine Zahlung in Verbindung mit einer Abstimmungsnummer einzugeben.

  2. Wählen Sie in Bild F eine Abstimmungsnummer, und weisen Sie die Zahlung teilweise oder vollständig einer Rechnung zu. Der ausstehende Betrag für die Abstimmungsnummer wird bei der Eingabe von Zahlungen in Verbindung mit einer Abstimmungsnummer fortlaufend aktualisiert.

    Hinweis

    Ist eine Rechnung mit einer Abstimmungsnummer verbunden, kann die Zahlung ohne Auswahl einer Abstimmungsnummer zugeordnet werden. Die Abstimmungsnummer wird dann aus der Rechnung für die Zahlung abgerufen, und es wird eine Warnmeldung angezeigt.

    Wenn Sie eine Zahlung mit einer Abstimmungsnummer zu einer Rechnung zuordnen, die zuvor noch nicht mit einer Abstimmungsnummer verknüpft war, wird die bei der Zuordnung ausgewählte Abstimmungsnummer mit der Rechnung verknüpft und es wird eine Warnmeldung angezeigt.

    Wenn Sie beim Zuordnen der Zahlung eine andere Abstimmungsnummer als die zuvor mit der Rechnung verknüpfte Abstimmungsnummer auswählen, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Sie müssen die Abstimmungsnummer für die Rechnung in (ARS245) oder (APS245) ändern, bevor Sie mit der Zahlung in (ARS110) oder (APS120) fortfahren können.

  3. Wenn der zuzuordnende Betrag null ist, drücken Sie zum Beenden von (ARS110) oder (APS120) auf F3, um automatisch einen Beleg zu erstellen und die Rechnungen mit den Zahlungen zu aktualisieren.

Abstimmungsnummer schließen

  1. Schließen Sie die Abstimmungsnummer manuell, indem Sie die entsprechende Option 19 = Abstimmungsnummer schließen auswählen, wenn der ausstehende Betrag der Abstimmungsnummer in (ARS245/B) oder (APS245/B) null ist.

  2. Geben Sie in Bild G das Zahlungsdatum, das Buchungsdatum, eine FAM-Funktion und einen Wechselkurstyp (optional) ein. Drücken Sie die Eingabetaste, um den Status der Abstimmungsnummer auf 99 = Geschlossen zu aktualisieren. Wurde eine der verknüpften Rechnungen noch nicht geschlossen (z. B. aufgrund von Akontozahlungen), wird ein Beleg erstellt, der die Rechnungen schließt.

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