Mit erfassten Kundenrechnungen arbeiten

Ergebnis

Je nach gewählter Option ist das Ergebnis eines der folgenden:

• Der Zahler wird für eine Rechnung geändert und die Salden des neuen und alten Zahlers werden aktualisiert.
• Rechnungswerte wie Fälligkeitsdatum, Zahlungsmethode und Skonto werden angepasst.
• Die Rechnung wird entweder freigegebenen oder für bestimmte Routinen gesperrt.
• Die Rechnung wird in zwei oder mehr Rechnungen jeweils mit eigener Zahlungsmethode und eigenem Fälligkeitsdatum aufgeteilt.
• Es wird ein Standardbrief bezüglich der Rechnung gedruckt.
• Es werden Kopien von Rechnungen, die auf Grundlage einer der folgenden FAM-Funktionen erstellt wurden, ausgedruckt: AR20 (Manuelle Fakturierung); CO20 (KA-Fakturier. IHA); FA50 (Verkauf von Anlagen); OI20 (KA-Fakturierung); PO20 (Projektfakturierung); SO20 (WA-Fakturierung); TA20 (ZK-Fakturierung).
• Es werden Kopien von Wechseln und Rechnungen ausgedruckt.

Überprüfen Sie in "Debitoren. Saldodatei anzeigen" (ARS225) den aktualisierten Zahlersaldo. Setzen Sie den Zahler über geänderte Werte wie einem neuen Fälligkeitsdatum in Kenntnis (für diesen Zweck kann der Standardbrief verwendet werden). Senden Sie dem Zahler die Rechnungskopie oder verwenden Sie sie intern.

Wird einer der Rechnungswerte geändert, wird die Debitorensaldodatei (FSLBAL) aktualisiert. Es werden keine Buchungen erstellt.

Bevor Sie beginnen

• Die Kundenrechnungen oder Wechsel müssen offen sein und dürfen nicht in einem Vorschlag für gruppierte Rechnungen oder in Kreditoren zur Verrechnung in einem Zahlungsvorschlag enthalten sein.

Abhängig von der gewählten Alternative

• Damit Sie Rechnungen sperren können, müssen in "Mahnsperre. Öffnen" (ARS055) allgemeine Sperrcodes für Rechnungen eingerichtet sein.
• Zum Erstellen eines Standardbriefs muss in "Standardbrief. Drucken" (ARS115) ein Standardbrief vom Typ 1 erstellt sein.
• Zum Aufteilen einer Rechnung muss in "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) FAM-Funktion AR65 definiert sein.
• Je nach Ihrer Auswahl bezüglich der Aufteilung einer Rechnung muss in "Nummernserie. Öffnen" (CRS165) möglicherweise Nummernserie 51-3 festgelegt sein.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Starten Sie "Debitoren. Anzeigen" (ARS200/B). Zum Anzeigen der zu bearbeitenden Rechnungen drücken Sie F17 und geben Sie Ihre Auswahl im Suchbild (ARS200/S) ein.

2. Führen Sie die erforderlichen Maßnahmen aus:

   • Zum Ändern grundlegender Rechnungswerte gehen Sie zu Schritt 3.
   • Zum Sperren der Rechnung für die weitere Bearbeitung gehen Sie zu Schritt 4.
   • Zum Ändern eines Terminvertrags einer Rechnung gehen Sie zu Schritt 5.
   • Zum Drucken eines Standardbriefs zu einer Rechnung gehen Sie zu Schritt 6.
   • Zum Aufteilen einer Rechnung gehen Sie zu Schritt 9.
   • Zum Ausdrucken einer Rechnungskopie gehen Sie zu Schritt 13.
   • Zum Ausdrucken einer Wechselkopie gehen Sie zu Schritt 15.

   Rechnungswerte ändern

3. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:

   • Um den Zahler einer Rechnung zu ändern, wählen Sie die Option "Änd.Zahler" aus. Geben Sie in Bild E den neuen Zahler an, und bestätigen Sie die Änderung mit der Eingabetaste.
   • Zum Ändern von Rechnungswerten wählen Sie für die Rechnung die Option "Ändern" aus, und geben Sie in (ARS201/E) einen der folgenden Werte ein bzw. passen diesen an: Fälligkeitsdatum (Grundlage für die Zinsberechnung), Überwachungsdatum (geändertes Fälligkeitsdatum zur Verlängerung der Zahlungsfrist für den Zahler), Zahlungsmethode, verantwortlicher Verkäufer, Bankkonto-ID des Kunden und Skontowerte. Drücken Sie die Eingabetaste.

   Rechnung sperren oder freigeben

4. Zum Sperren oder Freigeben der Rechnung wählen Sie für die Rechnung die Option "Ändern" aus, und geben Sie dann in (ARS201/E) einen der folgenden Werte an bzw. passen diesen an:

   • Allgemeiner Sperrcode im Feld "Mahnsperre". Wenn Sie eine Rechnung sperren, müssen Sie auch die für die Sperre verantwortliche Person und das Sperrdatum angeben.
   • Zahlungsmahnstufe zum Festlegen, wann die Rechnung in der Mahnungsroutine berücksichtigt werden soll, zusammen mit dem letzten Mahnungsdatum
   • Sperrcodes für Zahlungsavis, Inkasso und Verzugszinsfakturierung.

   Terminvertrag für Rechnungen ändern

5. Zum Verknüpfen oder Lösen der Verknüpfung einer Rechnung mit einem registrierten Terminvertrag wählen Sie für diese Rechnung "Ändern" und aktivieren oder deaktivieren den Vertrag. Drücken Sie die Eingabetaste.

   Standardbrief zu einer Rechnung erstellen

6. Wählen Sie für eine Rechnung die Option "Standardbrief" aus.

7. Überprüfen Sie den vorgeschlagenen Standardbrief, und passen Sie ihn gegebenenfalls in (ARS115/E) an. Drücken Sie die Eingabetaste.

8. Der gedruckte Standardbrief enthält sowohl den Text als auch Informationen zur entsprechenden Rechnung.

   Rechnung aufteilen

9. Um eine Rechnung auf zwei oder mehr Rechnungen aufzuteilen, wählen Sie die Option "Rechnung aufteilen" aus.

   Normalerweise wird eine Rechnung aufgeteilt, wenn der Kunde nicht in der Lage ist, den gesamten Rechnungsbetrag bis zum Fälligkeitsdatum zu zahlen. Der Kunde wird in der Regel telefonisch über die neuen Rechnungsnummern in Kenntnis gesetzt.

10. Legen Sie in "Kundenrechnung. Aufteilen" (ARS202/E) fest, welche Rechnungsnummer für die neuen Rechnungen verwendet werden soll, und geben Sie für die neuen Rechnungen in der ersten Zeile der angezeigten Tabelle folgende Werte ein: Zahlungsmethode, Fremdwährungsbetrag und Fälligkeitsdatum. Drücken Sie die Eingabetaste.

11. Wiederholen Sie so lange Schritt 5 in den folgenden Tabellenzeilen, bis alle neuen Rechnungen definiert wurden. Drücken Sie F3, um den Beleg zu erstellen.

12. Geben Sie in Bild F den Belegtext und das Buchungsdatum an. Drücken Sie die Eingabetaste, um den neuen Beleg zu erstellen und die Originalrechnung zu schließen.

13. Wenn für eine Kundenrechnung, die in (ARS202) aufgeteilt ist, eine parallele Rechnungsnummer vorhanden ist oder eine Zahlungsbedingung mit einem Aufteilungsfälligkeitsdatum verwendet wird, wird beim Einrichten der Zahlungsmethode der neuen Rechnung in (CMS090) die parallele Rechnungsnummer der Originalrechnung in die neuen Aufteilungsrechnungen kopiert.

    Rechnungskopie drucken

14. Wählen Sie für die Rechnung "Drucken", sofern Sie einer der unter "Ergebnis" aufgelisteten Kategorien angehört.

    • Eine Rechnungskopie kann auch mithilfe eines der folgenden Programme ausgedruckt werden: "Kundenrechnung. Nach Nummernsequenz anzeigen" (ARS205), "Rechnung. Fälligkeitsdaten anzeigen" (ARS220), "Kundenrechnung. Neues Fäll.Datum anzeig." (ARS230), "Kundenrechnung. Gesperrte anzeigen" (ARS240).

15. Wählen Sie für die Rechnung in "Manuelle Rechnung. Anzeigen" (ARS122/B) die Option "Drucken" aus. Drücken Sie zum Verlassen des Programms F3.

    Wechselkopie drucken

16. Wählen Sie für den Wechsel die Option "Wechsel drucken" aus. Drücken Sie zum Verlassen des Programms F3.

    Wechsel können auch in "Kundenrechnung. Nach Nummernsequenz anzeigen" (ARS205) mithilfe der gleichen Option gedruckt werden.