Mahnvorschlag anpassen und endgültige Mahnung für überfällige Kundenrechnungen erstellen

In dieser Anleitung wird Folgendes erklärt:

  • Anpassen eines zuvor erstellten Mahnvorschlags für einen oder mehrere Zahler
  • Erstellen einer endgültigen Mahnung basierend auf dem Vorschlag.

Ergebnis

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Schriftliche Mahnungen für überfällige Kundenrechnungen erstellen.

Bevor Sie beginnen

Führen Sie folgende Schritte aus

Mahnvorschlag anpassen

  1. Wählen Sie "Mahnung. Öffnen" (ARS150) aus.

    In Bild B werden vorherige Mahnungen und Mahnvorschläge, Erstelldaten, Ersteller und Status aufgelistet.

  2. Wählen Sie bei Bedarf Sortierfolge 2 = "Nach Ersteller auflisten", um den Vorschlag zu identifizieren.

  3. Wählen Sie für den Vorschlag die Option 2 = Öffnen.

    Bild (ARS155/B) ist aktiviert und listet die im Vorschlag enthaltenen Zahler, die Anzahl der erstellten Mahnvorschläge und den Zahlerstatus auf. Die folgenden Status werden verwendet:

    0 = Der Zahler ist in der Mahnungsroutine enthalten.

    3 = Der Mahnbetrag für den Zahler ist nach Abzug der Gutschriften kleiner als Null.

    4 = Alle Rechnungen des Zahlers sind von der Mahnungsroutine gesperrt und werden in der endgültigen Mahnung nicht enthalten sein.

  4. Stellen Sie in Bild (ARS155/B) die Bildsequenz ein.

    Diese Anweisung basiert auf der Bildsequenz EF1.

    Zahler im Mahnvorschlag löschen, sperren oder freigeben

  5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen für den Zahler aus:

    • Option 2 = Öffnen: Hinzufügen oder Anpassen der einführenden und abschließenden Bemerkungen für die Mahnung. Fahren Sie mit Schritt 6 fort.
    • Option 3 = Anhalten: Sperren Sie den Zahler aus dem Vorschlag und der abschließenden Mahnung.
    • Option 6 = Freigabe: Freigeben eines zuvor aus der Mahnung gesperrten Zahlers.
    • Option 4 = Löschen: Vollständiges Löschen des Zahlers aus dem Vorschlag und der Mahnung.
    • Option 11 = Rechnungen: Listen Sie alle Rechnungen auf, die im Vorschlag für den Zahler enthalten sind, ohne die einführenden und abschließenden Bemerkungen anzuzeigen. Fahren Sie mit Schritt 8 fort.

    Texte für die Mahnung überprüfen oder erstellen

  6. Geben Sie in Bild (ARS155/E) den gewünschten Text in ein beliebiges der neun Felder ein, die für einen einführenden Kommentar reserviert sind, und geben Sie falls erforderlich zwei zusätzliche Zeilen ein. Drücken Sie die Eingabetaste.

    Wenn eine einführende Standardbemerkung für jene Sprache definiert wurde, die in "Mahnung. Erfassen Text" (ARS010/E) verwendet wird, wird der Text automatisch übernommen, lässt sich jedoch ändern.

    Das Feld "Mahnungsperre" am Ende des Bilds kann verwendet werden, um einen zuvor gesperrten Zahler freizugeben, indem Sie den Status auf 0 ändern.

  7. Geben Sie in Bild (ARS155/F) einen abschließenden Kommentar in ein beliebiges der neun Felder ein und geben Sie falls erforderlich zwei zusätzliche Informationszeilen ein.

    Wenn für die Sprache und die Mahnstufe abschließende Standardbemerkungen definiert wurden, die in (ARS010/F) verwendet wurden, wird der Text automatisch übernommen, kann jedoch geändert werden.

  8. Geben Sie die Textzeile an, die dem Mahnungsdatum hinzugefügt wird, und eine Überschrift für die gesamte Mahnung. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit Schritt 9 fortzufahren.

    Wenn diese Texte für die Sprache definiert wurden, die in (ARS010/F) verwendet wurde, wird der Text automatisch abgerufen, kann jedoch geändert werden.

    Wenn Sie die Eingabetaste drücken, wird Bild (ARS156/B) aufgerufen und alle Rechnungen einschließlich Vorschlag pro Kunde und Währung werden aufgelistet. Folgende Informationen werden angezeigt:

    Kundennummer, Division, Rechnungsnummer, Währung, Rechnungsdatum, fälliger Betrag, Mahnstufe, Anzahl Tage ab Fälligkeitsdatum oder Rechnungsdatum bis Bis-Datum in Bild (ARS150/B), ein Hinweis dazu, ob die Rechnung nach der Zahlungserinnerung mithilfe eines Inkassounternehmens beglichen wird, und Status.

    Die folgenden Status werden verwendet: 0 = Die Rechnung wird der endgültigen Mahnung hinzugefügt; 3 = Die Rechnung ist in der Mahnung gesperrt.

    Separate Rechnungen im Mahnvorschlag anpassen

  9. Wählen Sie im Bild (ARS156/B) für die Verarbeitung der Rechnungen eine der folgenden Optionen:

    • Wählen Sie im Bild (ARS156/B) für die Verarbeitung der Rechnungen eine der folgenden Optionen:
    • Option 3 = Anhalten: Sperren Sie eine Rechnung, die nicht zur endgültigen Mahnung hinzugefügt werden soll.
    • Option 6 = Freigabe: Geben Sie eine zuvor gesperrte Rechnung frei.
    • Option 4 = Löschen: Löschen Sie eine Rechnung aus dem Vorschlag. Dadurch wird Bild (ARS156/D) aktiviert, bei dem Sie den Löschvorgang bestätigen müssen.

  10. Wählen Sie für das Hinzufügen von zusätzlichem Text bei einer Rechnung in der Mahnung die Option "Öffnen".

  11. Geben Sie in Bild (ARS156/E) bis zu drei zusätzliche Textzeilen an.

  12. Passen Sie ggf. im gleichen Bild einen der folgenden Werte an:

    • Die Anzahl der Tage nach dem Fälligkeitsdatum für die Rechnung
    • Status der Mahnung – eine zuvor gesperrte Rechnung kann freigegeben werden, indem der Status der Mahnung auf 0 geändert wird.
    • Textzeile für einen persönlichen Kommentar auf der Rechnung. Diese Zeile wird nur am Bildschirm angezeigt und ist nicht im Vorschlag oder in der endgültigen Mahnung enthalten.

    Letzte Mahnung erstellen

  13. Wenn der Vorschlag angepasst wurde, fahren Sie mit Bild (ARS150/B) fort.

  14. Wählen Sie zum Drucken der letzten Mahnung die Option 6 = Drucken in (ARS150/B).

  15. Wählen Sie in Bild F die Eingabe "Aktualisieren".

    Dies bedeutet, dass die Mahnstufe und das letzte Mahnungsdatum aktualisiert werden. Wenn die Eingabe "Vorschlag" ausgewählt wurde, wird eine Kopie des Vorschlags gedruckt, jedoch keine Aktualisierung durchgeführt.

  16. Geben Sie das Mahnungsdatum an. Drücken Sie die Eingabetaste.

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