Mahnvorschläge für überfällige Kundenrechnungen erstellen und überprüfen

Ergebnis

Ein Vorschlag für eine Mahnung wird in Debitoren erstellt und führt alle überfälligen Rechnungen pro Währung für die ausgewählten Zahler/Kunden gemäß ihrer Mahnkategorie auf.

Folgende Informationen sind enthalten:

Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung, Fremdwährungsbetrag, Mahnstufe (d. h. die Anzahl an Mahnungen für jede Rechnung), Anzahl der Tage seit dem Fälligkeitsdatum, ob die Rechnung nach dieser Mahnung an Inkasso abgetreten wird, fakturierter Fremdwährungsbetrag, ausstehender Fremdwährungsbetrag, kumulierter Zinsbetrag und Sperrcode der Rechnung. Zusatzinfos können enthalten sein, je nachdem, welche Mahnkategorien ausgewählt sind.

Überprüfen Sie den Vorschlag und passen Sie ihn an, bevor Sie die letzte Mahnung drucken. Sie können auch eine Vorschau der Mahnung drucken, ohne den Rechnungsstatus zu aktualisieren.

Es werden keine Transaktionen generiert. Ein Mahnvorschlag wird erstellt und zur weiteren Verarbeitung gespeichert. Die betroffenen Rechnungen werden in der Debitorendatei (FSLEDG) mit einem Sperrcode versehen und folglich für die Aufnahme in anderen Mahnvorschlägen gesperrt, bis der Vorschlag gelöscht oder die endgültige Mahnung gedruckt wird.

Bevor Sie beginnen

• Die in Schriftliche Mahnungen für überfällige Kundenrechnungen erstellen aufgeführten Voraussetzungen müssen erfüllt sein.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Wählen Sie "Mahnung. Öffnen" (ARS150/B) aus.

   In Bild B werden vorherige Mahnungen und Mahnvorschläge, Erstelldaten, Ersteller und Status aufgelistet. Die folgenden Status werden verwendet:

   0 = Der Mahnvorschlag ist erstellt und kann verarbeitet werden.

   1 = Der Mahnvorschlag wird erstellt.

   2 = Die Mahnung oder der Vorschlag wird von einem anderen Benutzer verwendet.

   4 = Die Mahnung oder der Vorschlag wird gelöscht.

   6 = Die Mahnung wird gedruckt/erstellt.

   7 = Die Mahnung wird erneut gedruckt.

   9 = Die Mahnung wurde gedruckt. Sie kann nicht geändert, jedoch erneut gedruckt werden.

   Mahnvorschläge erstellen

2. Erstellen Sie einen neuen Mahnvorschlag, indem Sie ihm einen Namen zuweisen. Klicken Sie auf "Neu".

   Beachten Sie, dass im Feld "Name" in diesem Bild keine Eingabe erfolgen muss. Dieser muss jedoch im nächsten Schritt eingegeben werden.

3. Geben Sie in Bild (ARS151/E) eines der folgenden Intervalle ein: Bis-Datum (obligatorisches Feld mit dem letzten Fälligkeitsdatum, bis zu dem Rechnungen ausgewählt werden), Dimension 2, Verkäufer, Kundengruppe, Gebiet, Land, Postleitzahl, Kreditabteilungsreferenz, Zahler, Kundennummer, Währung und Rechnungsnummer (optionale Werte).

4. Geben Sie außerdem einen Mahnstufenbereich ein (optional).

   Die Mahnstufe kann für jede Rechnung in "Kundenrechnung. Ändern" (ARS201/E) manuell angepasst werden. Wenn dieses Feld mit dem Wert 2 definiert ist, wird die Rechnung nicht bei der Erstellung einer Mahnung für Stufe 3 berücksichtigt.

5. Geben Sie den Berichtstext ein, der nur auf dem Vorschlag ausgedruckt werden soll (optional).

6. Mithilfe der Spalten "Sortierfolge", "Seitenumbruch" und "Summen ausdrucken" können Sie steuern, wie die Informationen im Vorschlag und der endgültigen Mahnung sortiert werden sollen (optional). Drücken Sie die Eingabetaste.

   Zusätzliche Werte eingeben

7. Geben Sie im Bild F eine Gruppierungsmethode ein, die festlegt, ob die Informationen zum Vorschlag pro Kunde oder pro Zahler angezeigt werden (obligatorisch).

8. Wenn Sie die Auswahl von Datensätzen weiter einschränken möchten, geben Sie bis zu fünf Mahnkategorien ein.

   Für die Kategorien muss ebenfalls die im Feld oben eingegebene Gruppierungsmethode festgelegt sein. In den Vorschlag werden nur Datensätze eingeschlossen, die den Kategoriedefinitionen entsprechen.

9. Wenn Sie nur Datensätze mit einer bestimmten Zahlungsmethode einschließen möchten, geben Sie eine AR-Zahlungsmethode ein.

10. Legen Sie im Feld "Nach Rechnungsdatum sortieren" fest, ob Rechnungsdatensätze nach Rechnungsnummer oder nach Rechnungsdatum sortiert werden sollen (optional).

11. Definieren Sie, ob interner und/oder externer Text (aus ARS201/T) in den Vorschlag eingeschlossen werden soll.

    Gültige Eingaben: 0 = Kein Text; 1 = Externer Text; 2 = Interner Text; 3 = Externer und interner Text. Beachten Sie, dass der externe Text immer gedruckt wird, wenn dies für die Mahnkategorie ausgewählt ist.

12. Geben Sie das letzte Zahlungsdatum ein, bis zu dem Zahlungseingänge in der Firma, die die Mahnung gesendet hat, berücksichtigt wurden (optional).

    Eine Variable für dieses Datum und das folgende vorgeschriebene Datum können in den in (ARS010) definierten einführenden und abschließenden Bemerkungen eingegeben werden.

13. Geben Sie das vorgeschriebene Datum ein, d. h. das letzte Datum für die Zahlung von überfälligen Rechnungen (optional).

    In bestimmten Ländern ist die Angabe des vorgeschriebenen Datums zwingend. Nach Ablauf dieses Datums können die entsprechenden Behörden zur Einleitung rechtlicher Schritte kontaktiert werden.

14. Drücken Sie die Eingabetaste, um einen Vorschlag für die neue Mahnung zu erstellen und zu Bild (ARS150/B) zurückzukehren.

    Der Vorschlag wird aufgelistet, wenn alle Rechnungen gefunden wurden, die den definierten Auswahlkriterien entsprechen. Verwendete Sperrcodes werden von 0 auf 3 geändert, wenn ein Zahler oder eine Rechnung gesperrt wird, nachdem der Vorschlag angepasst und erneut gedruckt wurde. Code 5 ist festgelegt, wenn die Summe aller Rechnungen für den Zahler/Kunden kleiner ist als der für die Mahnkategorie definierte Minimalbetrag.

    Mahnvorschlag überprüfen

15. Prüfen Sie den Vorschlag und notieren Sie, welche Rechnungen nicht in der endgültigen Mahnung enthalten sein sollen.

16. Um zweifelhafte Datensätze zu überprüfen, starten Sie "Debitoren. Anzeigen" (ARS200). Hier können Sie Originalrechnungen sowie die entsprechenden Transaktionen anzeigen.

    (ARS200) kann auch verwendet werden, um eine Rechnung für die Mahnungsroutine zu sperren oder den Zahlungstermin (im Feld "Neues Fälligkeitsdatum") und die Zahlungsmethode für eine neue Rechnungsauswahl zu ändern. Die Anzahl der gesendeten Mahnungen und das letzte Mahnungsdatum können ebenfalls geändert werden (siehe Schritt 3). Das Datum im Feld "Fälligkeitsdatum" sollte jedoch nicht geändert werden, da das ursprüngliche Fälligkeitsdatum zur Zinsberechnung verwendet wird.

    Um alle in (ARS200) angepassten Rechnungen einzuschließen, muss der alte Vorschlag gelöscht und ein neuer Vorschlag in (ARS150) erstellt werden.