Mahnvorschläge für überfällige Kundenrechnungen in (ARS150) erstellen und überprüfen

Ergebnis

Ein Vorschlag für eine Mahnung wird in Debitoren erstellt und führt alle überfälligen Rechnungen pro Währung für die ausgewählten Zahler bzw. Kunden gemäß ihrer Mahnkategorie auf.

Folgende Informationen sind enthalten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung, Fremdwährungsbetrag, Mahnstufe (d. h. die Anzahl an Mahnungen für jede Rechnung), Anzahl der Tage seit dem Fälligkeitsdatum, ob die Rechnung nach dieser Mahnung an Inkasso abgetreten wird, fakturierter Fremdwährungsbetrag, ausstehender Fremdwährungsbetrag, kumulierter Zinsbetrag und Sperrcode der Rechnung. Je nach den ausgewählten Mahnkategorien können Sie weitere Informationen einfügen.

Überprüfen Sie den Vorschlag und passen Sie ihn an, bevor Sie die letzte Mahnung drucken. Sie können auch eine Vorschau der Mahnung drucken, ohne den Rechnungsstatus zu aktualisieren.

Es werden keine Transaktionen generiert. Ein Mahnvorschlag wird erstellt und zur weiteren Verarbeitung gespeichert. Die betroffenen Rechnungen werden in der Debitorendatei (FSLEDG) mit einem Sperrcode versehen und folglich für die Aufnahme in anderen Mahnvorschlägen gesperrt, bis der Vorschlag gelöscht oder die endgültige Mahnung gedruckt wird.

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen die unter Schriftliche Mahnungen für überfällige Kundenrechnungen in (ARS150) erstellen aufgeführten Voraussetzungen erfüllt haben.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Wählen Sie "Mahnung. Öffnen" (ARS150/B) aus.

   In Bild B werden vorherige Mahnungen und Mahnvorschläge, Erstelldaten, Ersteller und Status aufgelistet. Folgende Status werden verwendet:

   • 0 = Der Mahnvorschlag ist erstellt und kann verarbeitet werden.
   • 1 = Der Mahnvorschlag wird erstellt.
   • 2 = Die Mahnung oder der Vorschlag wird von einem anderen Benutzer verwendet.
   • 4 = Die Mahnung oder der Vorschlag wird gelöscht.
   • 6 = Die Mahnung wird gedruckt/erstellt.
   • 7 = Die Mahnung wird erneut gedruckt.
   • 9 = Die Mahnung wurde gedruckt. Sie kann nicht geändert, jedoch erneut gedruckt werden.

   Mahnvorschlag erstellen

2. Erstellen Sie einen neuen Mahnvorschlag, indem Sie einen entsprechenden Namen angeben. Klicken Sie auf Neu.

   Beachten Sie, dass das Feld "Name" in diesem Bild leer bleiben kann. Sie müssen den Namen jedoch im nächsten Schritt angeben.

3. Geben Sie in (ARS151/E) einen der folgenden Bereiche an: Bis-Datum (erforderliches Feld mit dem letzten Fälligkeitsdatum, bis zu dem Rechnungen ausgewählt werden), Dimension 2, Verkäufer, Kundengruppe, Gebiet, Land, Postleitzahl, Kreditabteilungsreferenz, Zahler, Kundennummer, Währung und optional Rechnungsnummer.

4. Geben Sie optional einen Bereich von Mahnstufen an.

   Die Mahnstufe kann für jede Rechnung in "Kundenrechnung. Ändern" (ARS201/E) manuell angepasst werden. Wenn dieses Feld mit dem Wert 2 definiert ist, wird die Rechnung nicht bei der Erstellung einer Mahnung für Stufe 3 berücksichtigt.

5. Geben Sie optional den Berichtstext an, der nur auf dem Vorschlag ausgedruckt werden soll.

6. Mithilfe der Spalten "Sortierfolge", "Seitenumbruch" und "Summen ausdrucken" können Sie optional steuern, wie die Informationen im Vorschlag und der endgültigen Mahnung sortiert werden sollen. Drücken Sie die Eingabetaste.

   Zusätzliche Werte angeben

7. Geben Sie in Bild F eine Gruppierungsmethode an, die festlegt, ob die Informationen zum Vorschlag pro Kunde oder pro Zahler angezeigt werden sollen.

8. Um die Auswahl von Datensätzen weiter einzuschränken, können Sie bis zu fünf Mahnkategorien angeben.

   Für die Kategorien muss ebenfalls die im Feld oben angegebene Gruppierungsmethode festgelegt sein. In den Vorschlag werden nur Datensätze eingeschlossen, die den Kategoriedefinitionen entsprechen.

9. Wenn Sie nur Datensätze mit einer bestimmten Zahlungsmethode einschließen möchten, geben Sie eine AR-Zahlungsmethode ein.

10. Legen Sie optional im Feld "Nach Rechnungsdatum sortieren" fest, ob Rechnungsdatensätze nach Rechnungsnummer oder nach Rechnungsdatum sortiert werden sollen.

11. Definieren Sie, ob interner oder externer Text (aus ARS201/T) in den Vorschlag eingeschlossen werden soll.

    Gültige Eingaben: 0 = Kein Text; 1 = Externer Text; 2 = Interner Text; 3 = Externer und interner Text. Beachten Sie, dass der externe Text immer gedruckt wird, wenn dies für die Mahnkategorie ausgewählt ist.

12. Geben Sie optional das letzte Zahlungsdatum an, bis zu dem Zahlungseingänge in der Firma, die die Mahnung gesendet hat, berücksichtigt wurden.

    Eine Variable für dieses Datum und die vorgeschriebenen Termine können in den in (ARS010) definierten einführenden und abschließenden Bemerkungen angegeben werden.

13. Geben Sie optional das vorgeschriebene Datum an, d. h. das letzte Datum für die Zahlung von überfälligen Rechnungen.

    In bestimmten Ländern ist die Angabe des vorgeschriebenen Datums zwingend. Nach Ablauf dieses Datums können die entsprechenden Behörden zur Einleitung rechtlicher Schritte kontaktiert werden.

14. Drücken Sie die Eingabetaste, um einen Vorschlag für die neue Mahnung zu erstellen und zu Bild (ARS150/B) zurückzukehren.

    Der Vorschlag wird aufgelistet, wenn alle Rechnungen gefunden wurden, die den definierten Auswahlkriterien entsprechen. Verwendete Sperrcodes werden von 0 auf 3 geändert, wenn ein Zahler oder eine Rechnung gesperrt wird, nachdem der Vorschlag angepasst und erneut gedruckt wurde. Code 5 wird festgelegt, wenn die Summe aller Rechnungen für den Zahler bzw. Kunden kleiner ist als der für die Mahnkategorie definierte Minimalbetrag.

    Mahnvorschlag überprüfen

15. Prüfen Sie den Vorschlag und notieren Sie, welche Rechnungen nicht in der endgültigen Mahnung enthalten sein sollen.

16. Um zweifelhafte Datensätze zu überprüfen, starten Sie "Debitoren. Anzeigen" (ARS200). Hier können Sie Originalrechnungen sowie die entsprechenden Transaktionen anzeigen.

    Sie können (ARS200) verwenden, um eine Rechnung für die Mahnungsroutine zu sperren oder um den Zahlungstermin im Feld "Neues Fälligkeitsdatum" und die Zahlungsmethode für eine neue Rechnungsauswahl zu ändern. Sie können auch die Anzahl der gesendeten Mahnungen und das letzte Mahnungsdatum ändern. Das Datum im Feld Fälligkeitsdatum sollten Sie jedoch nicht ändern, da das ursprüngliche Fälligkeitsdatum zur Zinsberechnung verwendet wird.

    Um alle in (ARS200) angepassten Rechnungen einzuschließen, müssen Sie den alten Vorschlag löschen und in (ARS150) einen neuen Vorschlag erstellen.