Gutschriftanzeige durch Abgleichen von Kundenzahlungen und Gutschriften erstellen

In dieser Anweisung wird erklärt, wie Sie eine Gutschriftanzeige für eine ausstehende Kundenrechnung erstellen. Die Gutschriftanzeige wird normalerweise verwendet, um eine akzeptierte Belastungsanzeige auszubuchen, d. h. einen vom Kunden vorgenommenen Abzug. Diese wird mit einem Gutschriftrechnungssatz abgeglichen.

Durch das Abgleichen von Zahlungsdatensätzen für die Gutschriftanzeige werden offene Transaktionen geschlossen. Die Gutschriftanzeige selbst fungiert als Quittung, mit deren Hilfe der Kunde darüber informiert wird, dass bestimmte Gutschriftrechnungssätze, Belastungsanzeigen oder Bankkontodatensätze zum Verrechnen bestimmter Rechnungen verwendet wurden.

Ergebnis

Offene Kundentransaktionen werden geschlossen. Eine Gutschriftanzeige, ein Buchungsjournal und ein Kundenzahlungsjournal werden ausgedruckt.

Senden Sie die Gutschriftanzeige an den Kunden, um diesem zu bestätigen, dass der abgezogene Betrag ausgebucht wurde.

Debitoren und das Hauptbuch werden aktualisiert. Die folgenden Buchungen werden erstellt:


Buchungsdefinition	Konto	Soll	Haben
AR30 – 100 (1)	Kunde (Belastungsanzeige)		x
(2)	Kunde	x

Buchung basierend auf dem Datensatz für die Belastungsanzeige.
Buchung basierend auf der Originalkundenrechnung.

Der Gutschriftanzeige wird die Informationskategorienummer 220 zugeordnet. Transaktionsinformationen zur Gutschriftanzeige können in "Debitoren. Zusatzinfo anzeigen" (ARS250) überprüft werden.

Bevor Sie beginnen

Die in Kundenzahlungen anpassen aufgeführten Voraussetzungen müssen erfüllt sein.
Ein oder mehrere Gutschriftrechnungssätze für den akzeptierten Zahlungsabzug müssen in "Kundenrechnung. Eingeben" (ARS100) erstellt sein.
Ein Standardbrief des Typs 2 = Gutschriftanzeige muss in "Zahlungseingang. Öffnen Standardbrief" (ARS050) erstellt sein.

Führen Sie folgende Schritte aus

Gutschriftanzeige erstellen

Starten Sie "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110/B).
Wählen Sie unter der FAM-Funktion AR30 mithilfe der Option "Öffnen" einen Detaildatensatz, der als Eingabevorlage dient.
Wählen Sie in Bild E eine der folgenden Eingaben aus:
- Um eine Gutschriftanzeige zu erstellen, ohne neue Zahlungen zuzuordnen, geben Sie 0 als erhaltenen Betrag ein.
- Um eine Gutschriftanzeige zu erstellen und auch neue Zahlungen zu erfassen, geben Sie den erhaltenen Gesamtbetrag ein.
Geben Sie bei Bedarf gemäß den Anweisungen in Kundenzahlungen erfassen die anderen Werte in Bild E ein. Drücken Sie die Eingabetaste.
Wählen Sie in Bild F eine der beiden Sortierfolgen, die für das Erstellen von Gutschriftanzeigen gültig ist:
- 1 = Zahler
- 2 = Kunde
Geben Sie im Bildkopf den Kunden bzw. Zahler ein.
Wählen Sie Option 18 = Gutschriftanzeige für den Rechnungs- oder Belastungsdatensatz und den entsprechenden Gutschriftrechnungssatz, um "Standardbrief. Drucken" (ARS115) zu aktivieren.

Hinweis: Der Gesamtbetrag für die abgestimmten Datensätze muss 0 sein.

Neue Belastungsdatensätze führen beim Verlassen des Erfassungsprogramms zur Aktualisierung des Finanzsystems. Das bedeutet, dass Sie eine Gutschriftanzeige nicht mit einer Belastungsanzeige abgleichen können, die in derselben Sitzung erstellt wurde.

Mit Informationen der Gutschriftanzeige arbeiten

Wählen Sie in (ARS115/E) den Standardbrief, der für Gutschriftanzeigen verwendet wird.
Sie können zwei zusätzliche Textzeilen für den Kunden bzw. Zahler hinzufügen.
Wenn Sie die Gutschriftanzeige per Fax senden möchten, aktivieren Sie das Kontrollfeld "Faxübermittlung" und prüfen Sie, ob die aus der Kundendatei automatisch vorgeschlagene Faxnummer korrekt ist.
Drücken Sie die Eingabetaste, um die Gutschriftanzeige zu drucken und zu Bild (ARS110/F) zurückzukehren.

Aktivität abschließen

Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte, bis die zu verarbeitende Gesamtsumme zugeordnet und angepasst ist.
Drücken Sie zum Abschließen F3, um dem Beleg eine Belegnummer zuzuweisen.
Senden Sie die Gutschriftanzeige an den Kunden.