Erlaubte Abweichungen für die Rechnungskontrolle definieren

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie Regeln für das automatische Akzeptieren von Abweichungen definieren, wenn zwischen Wareneingangspositionen und Lieferantenrechnung Preis- oder Mengenunterschiede festgestellt werden.

Ergebnis

Abweichungen werden bei der Rechnungskontrolle als Beträge, Einheiten oder Prozentsätze pro Rechnungsposition definiert - entweder als allgemeine Regeln oder nur für bestimmte benutzerdefinierte Schlüssel gültig (z. B. Artikelnummer und Lieferantengruppe). Auch für eine stark automatisierte Rechnungskontrolle (Nächster manueller Schritt) mit Ablauf 8 werden zu buchende zulässige Gesamtabweichungen und die Buchungsvorgehensweise definiert.

Es erfolgt eine automatische Anwendung der Regeln, wenn in "Lieferantenrechnung. WE-Position kontr." (APS360) eine Lieferantenrechnung mit einem Wareneingang abgeglichen wird.

Die für die Rechnungskontrolle verwendete Parametertabelle FGINPA wird aktualisiert.

Sortierfolgealternativen

Dies sind die verfügbaren Alternativen für die Sortierfolge:

1 = Erlaubte Preisabweichung als Betrag und Prozentsatz
2 = Erlaubte Mengenabweichung als Anzahl der Einheiten und Prozentsatz
3 = Erlaubte Rechnungsbetragsabweichung als Betrag und Prozentsatz
4 = Erlaubte Rundungsabweichung als Betrag und Prozentsatz
5 = Erlaubte Rundungsabweichungen, Kopfzeilen und Positionen, als Betrag und Prozentsatz
6 = Erlaubte Rundungsabweichungen, Gutschriftanforderung und Gutschrift, als Betrag und Prozentsatz
7 = Erlaubte Rundungsabweichungen, mehrere Eingänge und unterschiedliche Szenarien, als Betrag und Prozentsatz

Die Preisabweichung wird immer in der Rechnungswährung angegeben. Die Mengenabweichung wird immer in der Maßeinheit des Einkaufsauftrags angegeben.

Um die Abweichungen für Sortierfolge 1 und 2 anzupassen und beispielsweise auf bestimmte Artikel oder Lieferanten zu beschränken, können in "Verfügb. Objektkontrollparameter. Öffnen" (CMS016) bis zu drei zusätzliche Felder definiert werden. Diese Felder sind optional.

Die mit der Sortierfolge 3 angezeigten Abweichungen basieren immer auf der Lieferantengruppe und der Lieferantennummer.

Die Toleranzen in Sortierfolge 1, 2 und 3 werden als zulässige positive und negative Abweichungen definiert. Eine positive Abweichung liegt vor, wenn der Rechnungspreis kleiner ist als der Preis im Einkaufsauftrag oder der gutgeschriebene Betrag größer als erwartet ist. Eine negative Abweichung liegt vor, wenn der Rechnungspreis höher ist als der Preis im Einkaufsauftrag oder der gutgeschriebene Betrag unter dem erwarteten Betrag liegt.

Eingabe 4 wird verwendet, um anzugeben, ob die Rundung von der Rechnungskontrolle in "Lieferantenrechnungsbatch. Öffnen" (APS450) in (AP50-280) automatisch verbucht werden soll.

Eingabe 5 wird verwendet, um die zulässige gesamte Preisabweichung (als Betrag) zwischen der Summe im Rechnungskopf und der Summe der Rechnungsposten in (APS450) anzugeben. Wenn der Gesamtabweichungsbetrag den zulässigen Betrag nicht überschreitet, wird bei der Validierung eine Position vom Typ 4 (Rundungsbetrag) für den Abweichungsbetrag erstellt.

Eingabe 6 wird verwendet, um beim Abgleich in "Gutschriftanford.Transaktionen. Kontrol." (APS395) die zulässige Abweichung (als Betrag) zwischen den ausgewählten Gutschriftanforderungspositionen und der Gutschrift anzugeben.

Bevor Sie beginnen

Damit Abweichungen akzeptiert werden (Sortierfolge 1 oder 2 wird angewendet), müssen in "Verfügb. Objektkontrollparameter. Öffnen" (CMS016) für "Settings - Lieferantenrechnungskontrolle" (APS900) benutzerdefinierte Schlüssel pro Division angegeben werden. Folgende Schlüssel können verwendet werden: Lieferantennummer, Auftragstyp, Lieferantengruppe, Produktgruppe, Artikelgruppe, Artikelnummer, Artikeltyp und Einkaufsgruppe.

Führen Sie folgende Schritte aus

Starten Sie "Settings – Lieferantenrechnungskontrolle" (APS900/B).
Wählen Sie je nach Abweichungstyp eine der folgenden Sortierfolgen aus:
- 1 = Erl. Preisabweichungen
- 2 = Erl. Mengenabweichungen
- 3 = Erlaubte Rechnungsbetragsabweichungen
Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus, und klicken Sie auf "Erstellen":
- Um Regeln für Sortierfolge 1 oder 2 zu definieren, geben Sie die Währung bzw. die Maßeinheit des Einkaufsauftrags an, je nachdem, welche Sortierfolge ausgewählt ist. Geben Sie anschließend durch (CMS016) gesteuerte Schlüsselwerte an (optional).
- Um Regeln für Sortierfolge 3, 4, 5, 6 oder 7 zu definieren, geben Sie die Währung, die Lieferantengruppe und den Lieferanten an.
Geben Sie in (APS900/E) die zulässigen Abweichungen als Beträge oder Mengen und Prozentsätze an.
Wenn beim Abgleichen Workflow 8 (Nächster manueller Schritt) und "Rechnungskontrolle auf Einkaufsauftragskopfstufe" verwendet werden, geben Sie in Sortierfolge 3, für Parameter 70 = Verteilen der Abweichungen auf Rechnungspositionen einen Grenzwert an. Drücken Sie die Eingabetaste.

Einzustellende Parameter für Programm-ID/Bild (APS900/E)

Hinweis

Die in dieser Tabelle genannten Beträge und Prozentsätze sind positive Werte. Negative Abweichungen bei der Rechnungskontrolle werden für den Vergleich mit den hier angegebenen Werten automatisch in positive Beträge bzw. Prozentsätze umgewandelt.


Sortierfolge	Feld	Dieses Feld zeigt ...
1 = Erlaubte Preisabweichung als Betrag und Prozentsatz	Erlaubte Preisdifferenz – Betrag	… die als Betrag ausgedrückte Preisabweichung, die beim Abgleichen einer Lieferantenrechnung mit einem Wareneingang in "Lieferantenrechnung. WE-Position kontr." (APS360) akzeptiert wird. Der Betrag in diesem Feld wird basierend auf der Maßeinheit für den Einkaufspreis und der Rechnungswährung definiert. Die Abweichung wird in (APS360) nur pro Rechnungsposition angewendet, nicht auf die gesamte Rechnung. Wenn Sie einen bestimmten Prozentsatz für die Preisabweichung definiert haben, darf keiner der beiden Werte überschritten werden. Andernfalls wird die Abweichung der betreffenden Position in (APS360) nicht akzeptiert. Eine positive Preisabweichung liegt vor, wenn der Rechnungspreis kleiner ist als der Preis im Einkaufsauftrag oder der gutgeschriebene Betrag größer als erwartet ist. Eine negative Preisabweichung liegt vor, wenn der Rechnungspreis höher ist als der Preis im Einkaufsauftrag oder der gutgeschriebene Betrag unter dem erwarteten Betrag liegt.
	Erlaubte Preisabweichung – Prozentsatz	… die Preisabweichung als Prozentsatz ausgedrückt. Dieses Feld wird auch als das oben angegebene Feld verwendet.
2 = Erlaubte Mengenabweichung als Anzahl der Einheiten und Prozentsatz	Erlaubte Mengenabweichung – Einheiten	… die als Anzahl an Einheiten ausgedrückte Mengenabweichung. Die Menge in diesem Feld wird auf Grundlage der Maßeinheit für den betreffenden Einkaufsauftrag definiert. Abgesehen davon wird das Feld genauso verwendet wie das Feld für die Preisabweichung. Eine positive Mengenabweichung liegt vor, wenn die Rechnungsmenge kleiner ist als die Menge im Einkaufsauftrag. Wenn es sich um eine Gutschrift handelt, ist die Rechnungsmenge größer als erwartet. Eine negative Preisabweichung liegt vor, wenn der Rechnungspreis höher ist als der Preis im Einkaufsauftrag oder der gutgeschriebene Betrag unter dem erwarteten Betrag liegt.
	Erlaubte Mengenabweichung – Prozent	... die Mengenabweichung, als Prozentsatz ausgedrückt. Dieses Feld wird auch als das oben angegebene Feld verwendet.
3 = Erlaubte Rechnungsbetragsabweichung als Betrag und Prozentsatz	Zu buchende zulässige Gesamtabweichung – Betrag	... die Gesamtabweichung, die akzeptiert und automatisch gebucht wird, wenn für die Rechnungskontrolle Workflow 8 (Nächster manueller Schritt) oder "Rechnungskontrolle auf Einkaufsauftragskopfstufe" in (APS450) verwendet wird. Die Abweichung wird als Betrag ausgedrückt.
	Zu buchende zulässige Gesamtabweichung – Prozentsatz	… der gleiche Wert wie im oben beschriebenen Feld, jedoch als Prozentsatz ausgedrückt. Sie können sowohl einen Prozentsatz als auch einen Betrag definieren.
	Grenze für Verteilen der Abweich. auf Rech.pos	… einen Betrag, der steuert, wie ein Gesamtbetrag innerhalb zulässiger Grenzen automatisch verwaltet werden soll, wenn für die Rechnungskontrolle Workflow 8 (Nächster manueller Schritt) oder "Rechnungskontrolle auf Einkaufsauftragskopfstufe" in (APS450) verwendet wird. "Zulässige Grenzen" sind die für die beiden oben beschriebenen Felder definierten Grenzen. Folgende Regeln gelten: Wenn der Gesamtabweichungsbetrag kleiner als der Betrag in diesem Feld ist, wird die Abweichung automatisch gemäß Buchungsdefinition PP20-240 gebucht. Wenn der Gesamtabweichungsbetrag größer oder gleich dem Betrag in diesem Feld ist, aber noch innerhalb der zulässigen Grenzen liegt, wird die Abweichung automatisch auf die einzelnen Rechnungspositionen verteilt. Die Verteilung erfolgt proportional basierend auf dem Nettobetrag der Rechnungsposition. Beispiel: Sie haben 6 USD als höchste zulässige Abweichung und 3 USD als Grenzbetrag definiert. Sie erhalten eine Rechnung, bei der der Rechnungsbetrag in (APS360) um 2 USD von den Rechnungspositionen (basierend auf dem Einkaufsauftrag) abweicht. Diese Abweichung wird automatisch auf das für Buchungsdefinition PP20-240 ausgewählte Konto gebucht, ohne dass Sie "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100) verlassen müssen. Später können Sie die Abweichung pro Lieferant nachverfolgen. Sie erhalten eine Rechnung mit einer Differenz zwischen 4 USD und 6 USD. Die Abweichung wird automatisch proportional und basierend auf dem Nettobetrag der einzelnen Positionen auf die Rechnungspositionen verteilt, ohne dass Sie (APS100) verlassen müssen. Später können Sie die Abweichung auf Rechnungspositionsstufe überwachen, d. h. pro Posten. Für die Landesversion für Brasilien und die Sortierfolge 1 muss ein Datensatz mit einem leeren Währungscode definiert werden. Es gibt auch Sortierfolge 9 = "Allowed ICMS amount variance", bei der ein Datensatz mit "Währungscode" = * eingerichtet werden muss.
4 = Erlaubte Rundungsabweichung als Betrag und Prozentsatz	Zulässige Rundungsabweichung - Betrag	… die erlaubte Rundungsabweichung als Betrag, wenn die Rechnung in (APS450) erstellt wird. Wenn die Rundung innerhalb des Grenzwerts liegt, wird sie automatisch unter AP50-280 verbucht. Beispiel: Rundung bei Währungen auf Dezimalstellen.
	Zulässige Rundungsabweichung - Prozentsatz	… eine Rundungsabweichung, die als Prozentsatz ausgedrückt wird. Dieses Feld wird auch als das oben angegebene Feld verwendet.
5 = Erlaubte Rundungsabweichungen, Kopfzeilen und Positionen, als Betrag und Prozentsatz	Zulässige Rundungsabweichung - Betrag	... die zulässige Abweichung (ausgedrückt als Betrag), die zwischen der Summe im Rechnungskopf und der Summe der Rechnungsposten in (APS451) zulässig ist. Wenn der Gesamtabweichungsbetrag den zulässigen Betrag nicht überschreitet, wird bei der Validierung für den Abweichungsbetrag in (APS451) eine Position vom Typ 4 (Rundungsbetrag) erstellt. Beispiel: Der Fremdwährungsbetrag der Rechnung ist in (APS450) 100 USD, und die Summe der Rechnungspositionen in (APS451) ist 998 USD. Die Abweichung zwischen dem Rechnungskopf und den Rechnungspositionen beträgt 2 USD. Wenn die Abweichung in Sortierfolge 5 innerhalb der zulässigen Toleranz liegt, wird für die Abweichung zu den Rechnungspositionen in (APS451) eine neue Position vom Typ 4 hinzugefügt. Die Buchung von Positionstyp 4 hängt von den zulässigen Toleranzen in Sortierfolge 4 ab. Wenn der Buchungszeilentyp 4 innerhalb der zulässigen Toleranzen liegt, wird er mithilfe der Buchungsdefinition AP50-280 verbucht. Andernfalls wird der Betrag mit der Buchungsdefinition AP50-215 verbucht.
	Zulässige Rundungsabweichung - Prozent	… eine Rundungsabweichung als Prozentsatz. Dieses Feld wird auch als das oben angegebene Feld verwendet.
6 = Erlaubte Rundungsabweichungen, Gutschriftanforderung und Gutschrift, als Betrag und Prozentsatz	Zulässige Rundungsabweichung - Betrag	... die beim Abgleich in (APS395) zulässige Abweichung (als Betrag) zwischen den ausgewählten Gutschriftanforderungspositionen und der Gutschrift.
	Zulässige Rundungsabweichung - Prozent	… eine Rundungsabweichung als Prozentsatz. Dieses Feld wird auch als das oben angegebene Feld verwendet.
7 = Erlaubte Rundungsabweichungen, mehrere Eingänge und unterschiedliche Szenarien, als Betrag und Prozentsatz	Zulässige Rundungsabweichung - Betrag	… die zulässige Abweichung als Rundungsbetrag, der nach teilweisen Wareneingängen auftreten kann. ... wenn der Preis der Rechnungsposition, die Menge oder der Positionsbetrag in (APS360) geändert wird und die Buchungen erstellt und auf Dezimalstellen in der Währung gerundet werden. Die Rundung erfolgt in der Rechnungswährung und wird gemäß der Kontierungszeile in der mit Parameter "095 AP-Buchungsoption für Rundungsabweichung" definierten AP-Buchungsoption automatisch verbucht. … oder wenn teilweise erfolgte Wareneingänge mit demselben Rechnungspositionstyp 2 abgestimmt werden. Die Rundung erfolgt, wenn die Abweichung innerhalb der Toleranz liegt und in Landeswährung erstellt wird. Ein Rechnungspositionstyp 5 wird entweder automatisch beim Wareneingang gleichzeitig mit Rechnungspositionstyp 4 erstellt oder beim manuellen Verbinden von Wareneingängen in (APS360). Rechnungspositionstyp 5 wird für PP20-235/236 verbucht. … oder aus Reklamationslieferungen, die aus mehreren Packstücken oder Chargennummern bestehen. Die Rundung erfolgt, wenn die Abweichung innerhalb der Toleranz liegt und in Landeswährung erstellt wird. Die Rundung wird automatisch für Buchungsvorgang PP25-225/226 verbucht, wenn die Gutschrift entweder in (APS100) oder in (APS450) abgestimmt wird.
	Zulässige Rundungsabweichung - Prozent	… eine Rundungsabweichung als Prozentsatz. Dieses Feld wird auch als das oben angegebene Feld verwendet.
	AP-Buchungsoption für Rundungsabweichung	… eine benutzerdefinierte Buchungsoption, die Sie definieren können, wenn beim Erstellen von Buchungen Rundungsdifferenzen automatisch in (APS360) verbucht werden. Wenn im Feld "AP Buchungsoption - Differenzen" in (APS900), Sortierfolge 7, kein Wert definiert ist, werden die Rundungsabweichungen nicht automatisch verbucht. Sie müssen manuell eine Buchungsoption auswählen, um Rundungsdifferenzen zu erfassen.

Bei der Landesversion für Brasilien und Sortierfolge 1 müssen Sie einen Datensatz mit einem leeren "Währungscode" definieren. Bei Sortierfolge 9 = Zulässige ICSM-Abweichung müssen Sie einen Datensatz mit "Währungscode" = "*" einrichten.