Lieferantenzahlungen in (ARS630) mithilfe von Zahlungsvorschlägen erstellen

Wenn Sie Zahlungsvorschläge in der Kreditorenbuchhaltung verwenden, beeinflussen verschiedene Faktoren, wie Zahlungen erstellt werden.

Folgende Aktivitäten für Zahlungsvorschläge sind verfügbar:

Steuert, welche Lieferantenrechnungen bei der Erstellung von Zahlungen in "Zahlungsvorschlag. Öffnen" (ARS630) berücksichtigt werden.
Steuerung, wie Rechnungen bei der Erstellung des Vorschlags gruppiert werden.
Verarbeitung von Skonto und automatisierter Rundung.
Ermitteln Sie entscheidende Faktoren, wenn ein Zahlungsvorschlag nicht das erwartete Ergebnis liefert.

Nutzen Sie diese Richtlinien, um Lieferantenzahlungen im Rahmen von automatisierten Zahlungsvorschlägen zu tätigen. Dabei werden Rechnungen berücksichtigt, die in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100) und "Lieferantenrechnungsbatch. Öffnen" (APS450) erfasst wurden, und die in "Zahlung. Wiederkehrende öffnen" (APS095) erfassten wiederkehrenden Zahlungen.

Um zu erfahren, wie das System davon betroffen ist, siehe Zu zahlende Lieferantenrechnungen in (APS630) automatisch auswählen.

Sie müssen die unter Zu zahlende Lieferantenrechnungen in (APS630) automatisch auswählen aufgeführten Voraussetzungen erfüllt haben.

Faktoren bei der Auswahl von Rechnungen

Sie müssen folgende Faktoren berücksichtigen, wenn Sie Rechnungen auswählen:

Auswahlkriterien für den Vorschlag

Der Vorschlag basiert auf den Auswahlkriterien, die Sie in "Zahlungsvorschlag. Auswählen" (APS635/E) angegeben haben.


Feld	Feldbeschreibung
Division	In diesem Feld wird der Divisionsbereich definiert, der für die Auswahl der enthaltenen Rechnungen verwendet wird. Hinweis Die Auswahl kann nur verwendet werden, wenn Lieferantenzahlungsvorschläge aus einer leeren Division erstellt werden. Der Divisionsbereich muss dieselbe Landeswährung haben.
Zahlungstyp	In diesem Feld wird eine Reihe von Zahlungstypen angegeben, die für die Lieferantenrechnungen definiert sind. Der Zahlungstyp ist eine allgemeine Zahlungsklassifizierung, mit der verschiedene Zahlungsmethoden verknüpft sein können. Der Zahlungstyp selbst wird nicht manuell angegeben, sondern mithilfe der ausgewählten Zahlungsmethode mit der Rechnung verknüpft.
Zahlungsmethode	In diesem Feld wird die für die Lieferantenrechnung definierte Zahlungsmethode angegeben. Die Zahlungsmethode ist eine Unterkategorie des Zahlungstyps. Darüber werden zusätzliche Werte definiert, die die Zahlungsabwicklung steuern. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt 1.4.1 Sammelzahlungscode. Hinweis Die Auswahl muss bei Verwendung des Vorschlags mit automatischer Aktualisierung denselben Zahlungstyp haben.
Fälligkeitsdatum	In diesem Feld wird der Fälligkeitsdatumsbereich angegeben, der steuert, welche Rechnungen berücksichtigt werden. Hinweis Rechnungen, die ein Skontodatum enthalten, das in den Datumsbereich fällt, werden immer ausgewählt, sofern das Skontodatum das aktuelle oder ein späteres Datum ist. Gutschriftsrechnungen in "AP" werden immer berücksichtigt, ungeachtet des Fälligkeitsdatums. Fällt das Fälligkeitsdatum auf einen Tag nach dem ausgewählten Intervall, so wird der Rechnung beim Zahlungsvorschlag der Sperrcode 4 zugewiesen.
Rechnungsdatum	In diesem Feld wird der Datumsbereich angegeben, ab dem die Rechnungen gültig sind.
Lieferantengruppe	In diesem Feld wird eine Gruppe verschiedener Lieferantencodes angegeben. Diese Lieferantengruppen werden in "Lieferantengruppe. Öffnen" (CRS150) erstellt. Jeder Lieferant wird dann in "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624/E) mit einer Lieferantengruppe verknüpft.
Zahlungsempfänger	In diesem Feld wird eine Gruppe von Personen oder Firmen angegeben, die die Zahlung erhalten. In (CRS624/F) wird für den Lieferanten ein Zahlungsempfänger angegeben, sofern beide nicht zur selben juristischen Einheit gehören. Für mehrere Lieferanten kann derselbe Zahlungsempfänger definiert sein.
Zahlungspriorität	In diesem Feld wird die Prioritätenfolge für die Auswahl angegeben. Sie können diese Folge nutzen, wenn nur Lieferanten mit einer bestimmten Priorität im Vorschlag enthalten sein sollen. Prioritäten können Lieferanten in (CRS624/F) zugeordnet werden. Folgende Codes werden verwendet: A-8: A stellt die höchste Priorität dar. 9: Zahlungen für den Lieferanten wurden eingestellt.
Währung	In diesem Feld werden unterschiedliche Rechnungswährungen angegeben.
Rechnungsbetrag	In diesem Feld wird der Bereich für Zahlungsbeträge angegeben. Dieser Bereich kann nur definiert werden, wenn im vorherigen Feld eine Währung angegeben wurde.
Normale Zahlung	In diesem Feld werden die gewöhnlichen Rechnungen angegeben, die berücksichtigt werden. Hinweis Sie müssen mindestens eine gewöhnliche Zahlung, wiederkehrende Zahlung oder Zahlung auswählen.
Maximaler Zahlungsbetrag	In diesem Feld wird der höchste in Landeswährung fällige Betrag angegeben. Durch Verwendung dieses Felds können Sie entscheiden, welchen Betrag Sie momentan zu zahlen bereit sind. Für den Vorschlag werden dann nur Rechnungen mit einem Gesamtbetrag berücksichtigt, der diesen Betrag nicht überschreitet, abzüglich der Rabatte und Gutschriften.
Wiederkehrende Zahlungen	Dieses Feld gibt an, ob wiederkehrende Zahlungen ausschließlich, gar nicht oder zusammen mit normalen Zahlungen berücksichtigt werden sollen. Diese Zahlungen werden in "Zahlung. Wiederkehrende öffnen" (APS095) angegeben.
Gutschriften abgleichen	Dieses Feld gibt an, ob Habentransaktionen automatisch abgeglichen werden sollen, wenn in (ARS630) ein Zahlungsvorschlag erstellt wird. Habentransaktionen sind in diesem Kontext Lieferantengutschriften, Lieferanten-Akontozahlungen und - falls der Lieferant als Kunde erfasst ist - Kundenrechnungen, die bei der Verrechnung berücksichtigt werden. Ist das Kontrollfeld aktiviert, werden die Habentransaktionen mit den Lieferantenrechnungen unabhängig vom Zahlungsdatum abgeglichen, um negative Zahlungen zu vermeiden. Die Zahlungsdaten der Habentransaktionen und Lieferantenrechnungen werden automatisch in das Zahlungsdatum der letzten Transaktion geändert. Dieser Vorgang umfasst nur Transaktionen folgender Typen: Rechnungen und Habentransaktionen mit Zahlungsmethoden, für die in "Zahlungsmethode Kreditoren. Öffnen" (CRS071) im Feld "Sammelzahlungscode" Eingabe 2 = "Gruppierung nach Fälligkeitsdatum" aktiviert ist. Rechnungen ohne Skonto. Dieses Kontrollfeld findet sich sowohl in "Einstellungen - Kreditorenbuchhaltung" (APS905) als auch in "Zahlungsvorschlag. Erstellen" (APS635/E). Der in (APS905) ausgewählte Wert wird in (APS635) standardmäßig vorgeschlagen.
Informationstyp	Dieses Feld wird für die Auswahl bestimmter Typen von Debitorenrechnungen verwendet, wenn "Gutschriften abgleichen" verwendet wird.
Konzern-Netting	Dieses Feld gibt an, ob der Lieferantenzahlungsvorschlag nur für Lieferantenrechnungen mit einer Zahlungsmethode für Konzern-Netting erstellt werden soll. Wenn Sie das Kontrollfeld "Konzern-Netting" aktivieren, werden nur Lieferantenrechnungen mit Netting-Zahlungsmethoden ausgewählt. Nachdem Sie dieses Kontrollfeld aktiviert haben, können Sie in (APS635) die Optionen "Normale Zahlung", "Wiederkehrende Zahlung", "Zahlungsanford.", "Zahlungstyp" und "Gutschriften abgleichen" nicht auswählen. Negative Zahlungen sind zulässig, wenn "Konzern-Netting" aktiviert ist. Dann wird Sperrcode 3 in den Rechnungen im Zahlungsvorschlag nicht gesetzt.
Zahlungsmethode Debitoren	Dieses Feld wird für die Auswahl bestimmter Typen von Debitorenrechnungen verwendet, wenn "Gutschriften abgleichen" verwendet wird.
Quoten verwenden	In diesem Feld wird angegeben, ob für die Verteilung von Zahlungsaufträgen Bankquoten verwendet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt 1.6.2 Automatische Zuordnung von Zahlungen zwischen Banken.

Hinweis

Sie können diese zusätzlichen Werte beim Erstellen des Vorschlags verwenden.

Neben diesen Auswahlkriterien können folgende Kriterien definiert werden:

Das vorgeschlagene Zahlungsdatum, das verwendet werden soll, wenn das Fälligkeitsdatum der Rechnung überschritten wurde oder wenn der für die Zahlungsmethode genutzte Zahlungscode mit 2 definiert ist. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt 1.4.1 Sammelzahlungscode.
Das nächste geplante Vorschlagsdatum zur Optimierung des Skontos. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt 1.3.4 Skonto.
Mit "Vorschlag automatisch aktualisieren" wird der Vorschlag im demselben Ausführungslauf erstellt und bestätigt.
Auswahlkriterien für Skontos

Automatische Verrechnung von Debitoren- und Kreditorenrechnungen
Ein Lieferant kann auch ein Kunde sein. In diesem Fall könnten Sie Schulden und Forderungen verrechnen und dann nur die Differenz bezahlen. Wenn in (CRS624/E) die Kundennummer des Lieferanten angegeben wird, werden dessen Kundenrechnungen im Zahlungsvorschlag automatisch als Gutschriften aufgeführt, sofern Sie in (APS635/E) das Kontrollfeld "Gutschriften abgleichen" aktiviert haben. Etwaige Kreditorenrechnungen werden dann als Debitorenrechnungen berücksichtigt.
Debitorenposten werden mit dem Gesamtbetrag ohne Abzüge für USt oder Skonto aufgeführt. Sie können diese Datensätze identifizieren. Der Hinweis "Aus Debitoren" wird bei jedem Debitorenposten im Vorschlag zusätzlich zur Kundennummer des Lieferanten angezeigt.
- Faktoren zur Steuerung, welche Debitorenposten berücksichtigt werden:
  - Es werden nur Debitorenposten berücksichtigt, deren Währung mit den für den Vorschlag ausgewählten Währungen übereinstimmt.
  - Die Debitorenposten werden in "Kundenrechnung. Ändern" (ARS201) nicht gesperrt.
  - Sie können die ausgewählten Rechnungen nicht abstimmen, wenn der Sammelzahlungscode für die gewählte Zahlungsmethode 0 (keine Sammelzahlung) ist. Der Grund dafür ist, dass jeweils Rechnungen mit derselben Zahlungsdokumentnummer verrechnet werden. Mit dem Sammelzahlungscode 0 erhält jede Rechnung eine eigene Zahlungsdokumentnummer. Daher können Sie eine als Gutschrift aufgeführte Debitorenrechnung nicht mit anderen Rechnungen verrechnen.
- Wenn der Habenbetrag den Sollbetrag übersteigt.
  Wenn der Vorschlag nur Kunden- und Lieferantengutschriften enthält oder der Gesamtbetrag der Gutschriften den Gesamtbetrag der Belastungen übersteigt, wird nur die Differenz an den Lieferanten bezahlt. Dies gilt z. B. für Bonus- oder Provisionszahlungen. In welcher Form der Betrag bezahlt wird, wie Scheck, Banküberweisung usw., hängt von der Standardzahlungsmethode ab, die in (CRS624/F) für den Lieferanten hinterlegt ist. Die Standardzahlungsmethode wird verwendet, wenn die Debitorenposten überschrieben werden.
  Beispiel: Firma AAA ist sowohl als Kunde als auch als Lieferant registriert. In diesem Fall haben Sie eine Kundengutschrift in Höhe von 1.000 EUR in Ihrer Debitorenbuchhaltung für AAA verbucht. Außerdem liegt Ihnen von derselben Firma eine Lieferantengutschrift über 600 EUR vor. Bei der Erstellung des Zahlungsvorschlags wird die Kundenrechnung als Debitorenposten abzüglich der Lieferantengutschrift verbucht. Das Ergebnis: Sie zahlen der Firma AAA 400 EUR (1.000–600).
Gültige Zahlungsklassen
Sie können im Zahlungsvorschlag nur Rechnungen berücksichtigen, für die Zahlungsmethoden definiert sind, die unter eine der folgenden Zahlungsklassen fallen: 2 = Schecks, 3 = manuelle oder elektronische Banküberweisung, 4 = Wechsel und 5 = Lastschrift.
Gesperrte Rechnungen
Lieferantenrechnungen, die in "Kreditoren. Separate Rechnungen ändern" (APS201) gesperrt sind, werden nicht berücksichtigt, selbst wenn sie Ihren Auswahlkriterien entsprechen. Sie werden jedoch auf einer Fehlerliste aufgeführt, die bei Erstellung des Vorschlags ausgedruckt wird. Dasselbe gilt für Rechnungen mit gesperrten Lieferanten.
Sperrcodes im Zahlungsvorschlag
Sie können die im Vorschlag enthaltenen Rechnungen entweder automatisch oder manuell sperren. Folgende vordefinierte Sperrcodes werden verwendet:
- 0 = Nicht gesperrt
- 3 = Gesperrt, da die zu zahlende Summe pro Lieferant negativ ist
- 4 = Gesperrt, da die Gutschrift oder Rechnung nicht fällig ist
- 5 = Gesperrt, da der berechnete Skonto auch bei der nächsten geplanten Zahlung abgezogen werden kann
- 6 = Gesperrt, da die Bank-ID auf der Lieferantenrechnung fehlerhafte Bankinformationen enthält
Die Sperrcodes 1, 2, 7, 8 und 9 sind benutzerdefiniert.
Wenn der Zahlungsvorschlag gelöscht oder bestätigt wird, werden die gesperrten Rechnungen wieder freigegeben, sodass sie im nächsten Zahlungsvorschlag wieder berücksichtigt werden können.
Skonto
Rechnungen mit einem Skontodatum, das in das Fälligkeitsdatumsintervall fällt, werden grundsätzlich für den Vorschlag ausgewählt, ungeachtet ihres Fälligkeitsdatums. Dies gilt allerdings nur, wenn das Skontodatum für die Rechnung auf den aktuellen oder einen späteren Tag fällt. Sie können Skontos auch auf Teilzahlungen anwenden.
Hinweis
Falls das Skontodatum im Systemkalender kein Banktag ist, wird es automatisch angepasst, auch wenn das Datum nach dem Skontodatum liegt.

Die Ausnutzung des Skontos kann bei der Erstellung von Zahlungen optimiert werden. Sie müssen Zahlungen an einen Lieferanten bis zum Ende der aktuellen Skontofrist zurückhalten. Dadurch können Sie länger von den Zinsen profitieren, ohne den Skonto zu verlieren. Dies kann unter anderem über die Angabe des nächsten Vorschlagsdatums in (ARS301/E) im Feld "Nächstes Vorschlagsdatum" gesteuert werden. Rechnungen mit einem Skonto, der sich bis zum nächsten Vorschlagstermin nicht ändert, werden im aktuellen Vorschlag berücksichtigt, aber mit Sperrcode 5 versehen. Anschließend können Sie entscheiden, ob Sie die jeweilige Rechnung sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt bezahlen möchten.
Außerdem stehen Ihnen in "Zahlungsvorschlag. Details aktualisieren" (APS631/E) eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung, um eine bestimmte, im Vorschlag enthaltene Rechnung im Hinblick auf den Skonto zu bearbeiten:
- Sie können ein Skontodatum angeben, das nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung und/oder nach dem aktuellen Datum liegt.
- Sie können einen negativen Skontobetrag oder -prozentsatz angeben, um beispielsweise Skontos zurückzuzahlen, die vom Lieferanten nicht freigegeben wurde.
Auch in "Kreditoren. Separate Rechnungen ändern" (APS201) können für eine Rechnung negative Skontobeträge angegeben werden.
Bei der Erstellung von Skontobuchungen wird der zum Zahlungsdatum geltende Wechselkurs verwendet.
Einstellungen für Skontoverarbeitung
In (APS635/E) kann gesteuert werden, welche Rechnungen unter der Perspektive der Skontoausnutzung bei der Erstellung eines Vorschlags berücksichtigt werden sollen. Dies ermöglicht Ihnen die volle Ausnutzung des Rabatts auch bei später Zahlung.
Toleranztage
Selbst wenn für eine Rechnung ein Fälligkeitsdatum angegeben wurde, kann dieses Datum je nach Anzahl der Toleranztage automatisch angepasst werden. Dieser Wert gibt an, wie viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum die Rechnung bezahlt werden kann, ohne dass Zusatzkosten anfallen.
Unter folgenden Bedingungen wird das Fälligkeitsdatum automatisch um die Anzahl der Toleranztage verlängert:
- Der "Sammelzahlungscode" 0 oder 1 wurde für die gewählte Zahlungsmethode definiert.
- Die Anzahl der Toleranztage für den Lieferanten wird in (CRS624/F) definiert.
Sie geben beispielsweise eine Rechnung mit dem 7. Juni als Fälligkeitsdatum an. Da die Anzahl der Toleranztage mit 3 definiert ist, wird das Fälligkeitsdatum automatisch auf den 10. Juni verschoben. Bei Erstellung eines Zahlungsvorschlags für alle Rechnungen mit Fälligkeitsdatum am oder vor dem 7. Juni wird diese Rechnung nicht berücksichtigt. Sie müssen das Fälligkeitsdatum in (APS201) manuell auf den 7. Juni ändern, damit es berücksichtigt werden kann.
Toleranztage für Skonto
Die mit einem Lieferanten verknüpfte Anzahl an Toleranztagen wird nicht berücksichtigt, wenn es sich um eine Rechnung mit Skontoabzug handelt. In diesem Fall stimmt das Zahlungsdatum mit dem Skontodatum überein. Sie können mehrere Toleranztage für Skontos definieren. Dies ist beispielsweise zu empfehlen, wenn der Lieferant eine zusätzliche Frist zur Zahlungsabwicklung gewährt, die sich nicht auf den fälligen Skonto auswirkt. Geben Sie in "Skontobedingung. Öffnen" (CRS077) im Feld "Toleranztage KB" die gewünschte Anzahl an Tagen an, die für die in (CRS624/F) mit dem Lieferanten verknüpften Skontobedingungen gelten sollen.
Rechnungen mit Terminvertrag
Sie können Rechnungen mit Terminvertrag in der Zahlungsvorschlagsroutine berücksichtigen. Entsprechende Zahlungen können nur von der Division getätigt werden, zu der die betreffende Rechnung und der Terminvertrag gehören. Im Rahmen von divisionsübergreifenden Zahlungen werden Rechnungen mit Terminvertrag, die einer anderen als der zahlenden Division zuzuordnen sind, aus dem Zahlungsvorschlag ausgenommen. Stattdessen werden diese Rechnungen der mit dem Vorschlag verknüpften Fehlerliste hinzugefügt, die mit einer Fehlermeldung ausgedruckt wird.

Steuerung der Rechnungsgruppierung im Vorschlag

Folgende Schlüsselfaktoren steuern, wie Zahlungen innerhalb des Vorschlags organisiert und gruppiert werden:

Sammelzahlungscode

Die Zahlungsmethode, die Sie bei der Erfassung der Lieferantenrechnungen ausgewählt haben, steuert die Zahlungsdokumentnummer und das Zahlungsdatum. Die Steuerung erfolgt über den Wert, der in (CRS071/E) im Feld "Sammelzahlung" angegeben ist.

Bei der Erstellung eines Vorschlags können Rechnungen mit derselben Zahlungsmethode oder Währung automatisch als Sammelrechnung gruppiert oder separat aufgelistet werden. Pro Sammelrechnung - bzw. pro separate Rechnung - wird eine im Zahlungsvorschlag aufgelistete Zahlungsdokumentnummer vergeben. Bei der Aktualisierung des Vorschlags wird ein separates Zahlungsdokument ausgestellt.

Die folgende Tabelle zeigt die Eingaben in diesem Feld:


Gültige Eingaben:	Auswirkungen
0 = Nicht gruppiert	Jede im Vorschlag enthaltene Rechnung erhält eine separate Dokumentnummer. Folgende Zahlungsdaten sind verfügbar: Fälligkeitsdatum Skontodatum, sofern der Lieferant Skonto gewährt. Skontodatum + Toleranztage (gemäß Definition in den Skontobedingungen). Fälligkeitsdatum + Toleranztage (Anzahl der Tage zwischen Fälligkeitsdatum und Zahlung, die vergehen dürfen, ohne dass Zusatzkosten fällig werden), sofern in (CRS624/F) Toleranztage angegeben sind.
1 = Rechnungen als Sammelzahlung pro Fälligkeitsdatum gruppieren	Alle im Vorschlag enthaltenen Rechnungen, für die derselbe Zahlungsempfänger, dasselbe Zahlungsdatum und dieselbe Bank angegeben sind, werden mit derselben Zahlungsdokumentnummer versehen. Die Einstellungen für das Zahlungsdatum folgen demselben Schema wie unter Eingabe 0.
2 = Rechnungen als Sammelzahlung pro Vorschlagsdatum gruppiert	Alle Rechnungen mit demselben Zahlungsempfänger und derselben Bank des Zahlungsempfängers werden gruppiert. Da das Zahlungsdatum in der Regel für alle im Vorschlag enthaltenen Rechnungen identisch ist, wird die Zahlungsdokumentnummer nicht in (APS631/B) angezeigt oder im Vorschlag ausgedruckt. Dies gilt nicht, wenn für mehrere Rechnungen mit demselben Zahlungsempfänger unterschiedliche Bankkonten definiert sind. In diesem Fall wird die Zahlungsdokumentnummer in (APS631/B) angezeigt, um die Gesamtsumme pro Bank anzugeben. Die Zahlungsdokumentnummer wird ausschließlich für interne Zwecke verwendet. Das in (APS635/E) angegebene Zahlungsvorschlagsdatum wird als Zahlungsdatum verwendet.

Zahlungsdatum
Bei überfälligen Rechnungen kann das Fälligkeitsdatum nicht als Zahlungsdatum verwendet werden. Das in (APS635/E) angegebene Zahlungsvorschlagsdatum wird als Zahlungsdatum für diese Rechnungen verwendet.
Wenn das Zahlungsdatum kein Banktag ist, wird es basierend auf dem Wert für "Anpassungstage Fälligkeitsdatum" für dieses Datum in "Systemkalender. Öffnen" (CRS900/E) automatisch angepasst.
Das Zahlungsdatum wird bei der Bestätigung des Vorschlags und der Erstellung der Zahlungsdokumente als Buchungsdatum verwendet.

Nummerierung

Bei der Bearbeitung von Zahlungsvorschlägen werden Nummerntypen verwendet, um unterschiedliche Gruppen von Datensätzen zu kennzeichnen. Die folgende Tabelle zeigt den verwendeten Nummerntyp:


Nummerntyp	Beschreibung
Zahlungsvorschlagsnummer	Diese Nummer gibt die ID an, die dem gesamten Vorschlag automatisch zugewiesen wird. Sie wird zur Identifizierung des Vorschlags in (ARS630) genutzt. Die Nummer wird aus "Nummernserie. Öffnen" (CRS165), Nummernserientyp 80, Nummerserie 0 abgerufen.
Zahlungsauftragsnummer	Diese Nummer ist eine Sequenz, die jedem Vorschlagsdokument zugewiesen wird. Jeder Vorschlag wird bei der Erstellung automatisch in mehrere Teile zerlegt. Alle Zahlungen, bei denen die Zahlungsmethode und Währung übereinstimmen, werden in einem Vorschlagsdokument zusammengefasst. Die Zahlungsauftragsnummer ist folglich eine Subnummer der Zahlungsvorschlagsnummer. Bei Änderung der Zahlungsmethode oder Währung einer Zahlung in einem Vorschlagsdokument wird die betreffende Rechnung automatisch auf ein anderes Dokument übertragen, das den Vorgaben entspricht. Wenn kein entsprechendes Dokument vorhanden ist, wird ein neues erstellt.
Zahlungsdokumentnummer	Diese Nummer wird einer Zahlung oder einer Sammelzahlung zugeteilt, für die ein Zahlungsdokument besteht und die zu einem bestimmten Zahlungsdatum getätigt werden soll. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt "Sammelzahlung". Diese Nummer wird ausschließlich genutzt, um zwischen den gruppierten Zahlungen innerhalb eines Vorschlagsdokuments zu unterscheiden. Die Nummernfolge beginnt jeweils mit 00001. Bei der Verwendung von Zahlungsmethoden für Schecks oder Wechsel wird für jede Zahlungsdokumentnummer ein Zahlungsdokument ausgedruckt und ein Beleg erstellt.
Zahlungsreferenznummer	Diese eindeutige Nummer wird allen Zahlungen mit derselben Bank, derselben Währung und demselben Zahlungsdatum zugewiesen, sofern die Zahlung über manuelle oder elektronische Banküberweisung (EDI) oder Lastschrift erfolgt. Diese Zahlungen werden in einem Zahlungsauftrag gebündelt, der an die Firmenbank weitergeleitet wird. Die Referenznummer wird bei der Anwendung einer Zahlungsmethode mit Rückmeldung der Bank verwendet. Sie ermöglicht die Identifizierung von Zahlungen beim Abstimmen von Rechnungen anhand des Bankauszugs in (APS190). Die Zahlungsreferenznummer wird aus "Nummernserie. Öffnen" (CRS165), Nummernserientyp 89 und Nummernserie 1 abgerufen. Für manuelle Banküberweisungen wird für alle Datensätze mit derselben Zahlungsreferenznummer ein separater Zahlungsauftrag ausgedruckt. Über diesen Auftrag wird auch die Verteilung der Auszugsnummern geregelt und jeder Auftrag erhält eine Zahlungsreferenznummer. Bei elektronischer Banküberweisung (EDI) wird pro Zahlungsreferenznummer ein elektronischer Zahlungsauftrag erstellt. Aufgrund der EDI-Standards werden Vorschlagsdatensätze mit identischer Zahlungsreferenznummer ungeachtet des "Sammelzahlungscodes" grundsätzlich nach Zahlungsempfänger und Bank des Zahlungsempfängers gruppiert. M3 ist betroffen, da pro Zahlungsreferenznummer ein Beleg generiert wird. Das Zahlungsdatum wird als Buchungsdatum verwendet. Die Referenznummern werden in folgenden Dateien gespeichert: Mit Informationskategorienummer 409 in der Detaildatei für Kreditoren (FPLEDX). Mit Informationskategorienummer 216 in der Detaildatei für Debitoren (FPLEDX). In der Detaildatei für das Hauptbuch, für wiederkehrende Zahlungen, die nicht mit einer verbuchten Rechnung verknüpft sind.
Auszugsnummer	Diese eindeutige Nummer wird jedem Zahlungsdokument-Datensatz zugewiesen, der im Zahlungsauftrag mit manueller Banküberweisung enthalten ist. Die Auszugsnummern werden nach Bankkonten aufgelistet. Die Nummer wird aus "Nummernserie. Öffnen" (CRS165), Nummernserientyp 67, dann Nummernserie A übernommen. M3 ist betroffen, da die Auszugsnummer je nach Zahlungstyp in der jeweiligen Detaildatei für Kreditoren, Debitoren oder für das Hauptbuch gespeichert wird. Siehe Zahlungsreferenznummer.
Wechselnummer	Diese eindeutige Nummer wird jeder Wechselzahlung zugewiesen. Die Nummer wird aus "Nummernserie. Öffnen" (CRS165), Nummernserientyp 67, dann aus Nummernserie B abgerufen. Auswirkung auf M3: siehe Abschnitt "Auszugsnummer"
Schecknummer	Diese eindeutige Nummer gilt für Scheckzahlungen. Die Schecks werden nummeriert, sodass Sie nur die Schecknummern in M3 angeben müssen. Geben Sie bei der Bestätigung eines Vorschlags in "Scheck. Drucken" (APS140/E) die erste Schecknummer ein. Jeder neue Scheck, der ausgedruckt wird, erhält automatisch eine Nummer, die um 1 höher ist als die Nummer des vorherigen Schecks. Wenn beim Drucken von Schecks ein Papierstau auftritt, können Sie die aktuellen Schecknummern in "Scheck. Nummer ändern" (APS145) anpassen. Auswirkung auf M3: siehe Abschnitt "Auszugsnummer"

Zahlungsvorschlag anpassen

Folgende Werte eines Zahlungsvorschlags sind anpassbar:

Vorschlagsdokumentstufe

Die folgende Tabelle zeigt die Parameter in der Vorschlagsdokumentstufe:


Wert	Kommentar
Firmenbank	In diesem Feld wird ein bestimmtes Bankkonto angegeben (nicht die Bank). Sie können das Konto ändern, wenn Sie festgelegt haben, dass bei der Erstellung des Vorschlags keine Bankquoten verwendet werden sollen. Die Handelscode-Umbruchstufe und die parallele Rechnungsnummer werden ebenfalls berücksichtigt, wenn sie im Vorschlag verwendet werden.
Zahlungsmethode	Sie können die Zahlungsmethode für das gesamte Vorschlagsdokument, für alle Rechnungen mit derselben Zahlungsdokumentnummer oder für eine separate Rechnung ändern. Ist für eine Zahlungsmethode "Sammelzahlungscode" 2 definiert, kann sie nur in eine Zahlungsmethode mit demselben Code geändert werden. Eine Liste mit gültigen Zahlungsmethoden wird weiter oben angeführt. Die Handelscode-Umbruchstufe und die parallele Rechnungsnummer werden ebenfalls berücksichtigt, wenn sie im Vorschlag verwendet werden.

Fakturastufe

Die folgende Tabelle zeigt die Parameter in der Rechnungsstufe:


Wert	Kommentar
Bank des Zahlungsempfängers	In diesem Feld wird ein bestimmtes Bankkonto angegeben (nicht die Bank). Sie können das Konto ändern, sofern die verwendete Zahlungsmethode mit Zahlungsklasse 3 (Banküberweisung) oder 5 (Lastschrift) definiert ist.
Zahlungsdatum	Sie können das Datum ändern, sofern der "Sammelzahlungscode" für die Zahlungsmethode nicht mit 0 oder 1 definiert ist. Das neue Datum wird lediglich auf Übereinstimmung mit dem Systemkalender überprüft. Sie müssen etwaige Skontobeträge manuell anpassen oder löschen.
Zahlungsmethode	Siehe oben.
Skonto	Das Skontodatum muss auf den aktuellen oder einen späteren Tag fallen. Nach Erfassen der Originalrechnungen können Sie keinen Skonto mehr hinzufügen.
Zahlbarer Betrag	Wird dieser Betrag verringert, so wird die Zahlung als Teilzahlung der Originalrechnung verbucht.
Zahlungssperrcodes	Sperrcodes werden verwendet, um eine Rechnung zu sperren, sodass sie nicht gezahlt wird. Folgende Eingaben stehen zur Verfügung: 0 = Nicht gesperrt 3 = Kundensperre (allgemeiner Sperrcode) 4 = Das Fälligkeitsdatum liegt vor oder nach dem bei Erstellung des Vorschlags festgelegten Fälligkeitsdatumsintervall. Dieser Code wird nur für Gutschriften in Kreditoren verwendet. 5 = Die Rechnung wird gesperrt, weil der Skonto zum nächsten Vorschlagsdatum noch unvermindert gilt. Die Codes 0 und 3 können geändert werden. Bei Bestätigung eines Vorschlags mit gesperrten Rechnungen werden diese zur Berücksichtigung in einem anderen Vorschlag freigegeben.
Handelscode	Dieser Code wird im internationalen Handel für Statistikzwecke eingesetzt, um unterschiedliche Kategorien von Dienstleistungen, Material usw. nachzuverfolgen. Sie können die Codes auch für Inlandszahlungen in Fremdwährung verwenden, wenn dies eine gesetzliche Anforderung ist, durch die der Lieferant für die Transaktion keine Bankgebühren bezahlen muss. Handelscodes werden in "Handelscode. Öffnen" (APS010) festgelegt und in (CRS624) mit einem Lieferanten verknüpft. Die Handelscode-Umbruchstufe wird dann im Vorschlag berücksichtigt, wenn die Kombination aus Zahlungsmethode und Bankkonto-ID des Vorschlags in "Umbruchstufe f. Zahlungsdokument. Öffnen" (APS091) definiert ist. Falls nicht, wird die gewöhnliche Gruppierung von Rechnungen verwendet.
Parallele Rechnungsnummer	Diese zusätzliche Zahlungsreferenz wird verwendet, um elektronische Zahlungen zu vereinfachen. Die parallele Rechnungsnummer ist für Rechnungen mit den Zahlungsklassen 3 und 5 verfügbar. Wenn die Zahlungsmethode der Rechnung geändert wurde und nicht die Zahlungsklassen 3 und 5 hat, wird die parallele Rechnungsnummer entfernt.

Bankinformationen

Beim Einrichten von Bankinformationen werden folgende Faktoren berücksichtigt:

Firmenbank
Sie müssen Ihre Bankkonten in "Bankkonto. Öffnen" (CRS692) registrieren. Wenn ein Konto in "Bankkonto-Verbindung. Öffnen" (APS090) mit einer bestimmten Währung und Zahlungsmethode verknüpft wird, muss bei Erstellung eines Vorschlags kein Bankkonto angeben werden. Dieses wird stattdessen anhand der entsprechenden Kombination aus (APS090) abgerufen.
Dabei werden die Auswahlkriterien in (APS635) mit folgender Priorität angewendet:
1. Währung und Zahlungsmethode
2. Währung (ausschließlich)
3. Zahlungsmethode (ausschließlich)
4. Keine Angabe bei Währung und Zahlungsmethode (alle erfassen).
Hinweis
Werden Bankquoten verwendet, so werden die Bankkonten aus einem anderen Programm abgerufen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der folgenden Beschreibung.
Der zur Zahlungserfassung verwendete Skonto wird aus (CRS692) abgerufen.
Automatische Zuordnung von Zahlungen zu einer Bank
Sie können entscheiden, ob Sie Lieferantenzahlungen über eine oder mehrere Banken abwickeln möchten. Wenn Sie in (APS090) Kombinationen aus Zahlungsmethode und Bank hinterlegt haben, erfolgt die Zuordnung automatisch.
Alternativ können Bankquoten verwendet werden. Diese finden insbesondere in lateinamerikanischen Ländern Anwendung. Eine Bankquotentabelle wird in "Bank-Quote. Öffnen" (APS030) erstellt. Wird in (APS635/E) das Kontrollfeld "Quoten verwenden" aktiviert, so wird diese Tabelle bei der Erstellung von Zahlungsvorschlägen verwendet.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Bankquoten für die automatische Zuordnung von Lieferantenzahlungen zu Banken erstellen.
Bank des Zahlungsempfängers
Bei der Erstellung der Rechnung wird die Bank des Lieferanten und Zahlungsempfängers anhand des mit dem Lieferanten in (CRS692) verknüpften Bankkontos abgerufen. Sind für einen Lieferanten mehrere Konten registriert, so wird das Konto mit der höchsten Priorität ausgewählt. Für jeden im Vorschlag enthaltenen Zahlungsdatensatz wird automatisch dieses Konto angezeigt. Sie können diese Einstellung jedoch ändern.

Steuerung des Zahlungsbetrags

Beim Einrichten der Steuerung des Zahlungsbetrags werden folgende Faktoren berücksichtigt:

Ersetzende Zahlungsmethode
In "Zahlungsmethode Kreditoren. Öffnen" (CRS071) kann festgelegt werden, dass eine alternative Zahlungsmethode verwendet wird, falls der Zahlungsbetrag einen bestimmten Betrag in der Landeswährung unter- oder überschreitet. Eine Prüfung zur Ermittlung der gültigen Zahlungsmethode erfolgt bei Erstellung des Vorschlags für jede Stufe von Zahlungsdokumentnummern.
Währung
Die Währung des Vorschlagsdokuments muss entweder mit der für die Bank festgelegten Währung oder der Landeswährung in M3 übereinstimmen.
Wechselkurstyp
Der für die Zahlungsmethode der Rechnung definierte Wechselkurstyp wird in folgenden Fällen angewendet:
- Bei der Auswahl von "Maximal fälliger Betrag" in (APS635/E)
- Bei der Bestätigung von Vorschlägen mit Zahlungen in einer Fremdwährung, wenn keine Rückmeldung der Bank für die Zahlungsmethode angegeben ist
Bei divisionsübergreifenden Zahlungen in Fremdwährung sollte der Wechselkurs der Zahlungsdivision gemäß den Angaben in "Währung. Öffnen" (CRS055) verwendet werden.
Rundungsdifferenzen
Bei Wechselkursen mit mehreren Nachkommastellen können geringfügige Rundungsdifferenzen zwischen Lokal- und Fremdwährung auftreten. Diese werden automatisch in der Kontierungszeile verbucht, die in "AP-Buchungsoptionen. Öffnen" (APS020) für Buchungsoption 99 definiert ist.

Belegtext

Wenn Sie bei der Aktualisierung des Vorschlags einen Belegtext angeben, wird dieser für alle Transaktionen verwendet. Dies gilt jedoch nicht für Transaktionen auf das Kreditoren- oder Debitorenkonto. Hier wird der Belegtext der Originalrechnung verwendet. Wenn dieses Feld bei der Aktualisierung leer gelassen wird, wird kein Belegtext verbucht. Auch hier bilden Transaktionen auf das Kreditoren- oder Debitorenkonto eine Ausnahme.

AP- und AR-Zusatzinformationen

Um die Zusatzinformationen von Lieferantenrechnungen, verrechneten Kundenrechnungen und Gutschriften zu anzuzeigen, verwenden Sie in Bild (APS631/B) die verknüpfte Option 21 = "Zusatzinfos", um "Lieferantenrechn. Zusatz-Info anzeigen" (APS216) und "Rechnung. Zusatz-Info anzeigen" (ARS216) zu öffnen.

Häufige Fehlerstatus

Wenn beim Erstellen des Vorschlags fehlerhafte Datensätze gefunden wurden, wird ein Fehlerbericht mit den ermittelten Fehlerstatus gedruckt. Dieser Bericht enthält auch solche Rechnungsdatensätze (mit entsprechendem Fehlerstatus), die nicht den angegebenen Auswahlkriterien für die Erstellung des Vorschlags entsprechen. Diese werden dem Bericht hinzugefügt, um auf ausgesonderte Rechnungen aufmerksam zu machen, die ebenfalls berücksichtigt werden.

Die folgende Tabelle zeigt die Fehlerstatus:


Status	Gedruckte Meldung	Erklärung	Maßnahme
1	Gesperrte Rechnungen	Die Rechnung ist in der Kreditorendatei (FPLEDG) mit einem Sperrcode markiert.	Ermitteln Sie den Grund für die Sperrung. Wenn die Rechnung aufgenommen werden soll, können Sie den Sperrcode in "Kreditoren. Separate Rechnungen ändern" (APS201/E) im Feld "Zahlungssperre" manuell ändern.
2	Max. Zahlungsbetrag ist überschritten	Der in (APS635/E) für den gesamten Vorschlag angegebene maximale Zahlungsbetrag wurde überschritten.	Erstellen Sie einen neuen Vorschlag, wobei Sie entweder den Betrag anpassen oder bestimmte Rechnungsdatensätze aussondern sollten.
3	Quotenschlüssel nicht gefunden	Die Bankquoten zur Zuordnung von Zahlungen zu vordefinierten Banken konnten nicht gefunden werden. Dieser Fehlerstatus wird nur vergeben, wenn in (APS635/E) das Kontrollfeld "Quoten verwenden" aktiviert wurde.	Geben Sie in "Bank-Quote. Öffnen" (APS030) eine Bankquotentabelle an.
4	Quotenbetrag ungenügend für Zuordnung	Die Rechnung kann keiner Bank zugeordnet werden, da kein Bankquotenschlüssel mit einem ausreichenden Betrag gefunden werden konnte. Dieser Fehlerstatus wird nur vergeben, wenn Quotenschlüssel mit einem Quotenbetrag verwendet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Bankquoten für die automatische Zuordnung von Lieferantenzahlungen zu Banken erstellen.	Folgende Eingaben stehen zur Verfügung: Ändern Sie in "Bank-Quote. Öffnen" (APS030/E) den Quotenbetrag. Weisen Sie die Rechnung einer anderen Bank zu, indem Sie die Zahlungsmethode oder das Zahlungsdatum so anpassen, dass die Zahlung einem anderen Quotenschlüssel in der Bankquotentabelle entspricht.
5	Negativer Zahlungsbetrag	Der Gesamtrechnungsbetrag des Vorschlagsdokuments ist negativ. Dieser Fehlerstatus wird nur vergeben, wenn Bankquoten ausgewählt wurden. Ansonsten werden die betroffenen Rechnungen im Vorschlag als gesperrt eingefügt.	Folgende Eingaben stehen zur Verfügung: Passen Sie den Gesamtzahlungsbetrag an, indem Sie Datensätze im Vorschlagsdokument sperren oder löschen. Ändern Sie die Zahlungsmethode für eine Rechnung, um sie einem anderen Vorschlagsdokument hinzuzufügen und auf diese Weise für einen Ausgleich zu sorgen.
6	Zahlung < minimaler Zahlungsbetrag	Der Zahlungsbetrag unterschreitet den minimalen Betrag für die gewählte Zahlungsmethode.	Ändern Sie den angegebenen Betrag in "Zahlungsmethode Kreditoren. Öffnen" (CRS071) im Feld "Minimal zu bezahlender Betrag".
7	Zahlung ist nicht zwischen den Von- und Bis-Werten	Der Rechnungsbetrag liegt nicht in dem Bereich, der in (APS635/E) in den "Von"- und "Bis"-Feldern für diese Währung definiert wurde. Bei diesem Betrag handelt es sich in der Regel um den Rechnungsbetrag. Wurde die Rechnung teilweise beglichen, wird geprüft, ob der Restbetrag den Vorgaben entspricht.	Erstellen Sie einen neuen Vorschlag und passen Sie den Bereich für die Zahlungsbeträge an oder lassen Sie die Felder leer.
8	Quotenprozentsatz ungenügend	Dieser Status ist identisch mit Fehlerstatus 4. Der einzige Unterschied besteht darin, dass sich die verwendete Bankquotentabelle nicht auf Quotenbeträge, sondern Quotenprozentsätze stützt.	Folgende Eingaben stehen zur Verfügung: Ändern Sie den Quotenprozentsatz in (APS030/E). Weisen Sie die eingefügten Rechnungen einer anderen Bank zu, indem Sie die Zahlungsmethode so anpassen, dass die Zahlung einem anderen Quotenschlüssel in der Bankquotentabelle entspricht.
9	Lieferantenbank-ID fehlt	Dieser Status wird in folgenden Fällen verwendet: Eine Zahlungsmethode mit Zahlungsklasse 3 = "Manuelle Banküberweisung" oder 5 = "Lastschrift wurde ausgewählt". Für den Lieferanten wurde keine Bank definiert. Ist in (CRS624/E) definiert, dass der Lieferant zugleich Kunde ist, kann dieser Fehlerstatus auch für im Vorschlag enthaltene Rechnungsdatensätze aus der Debitorenbuchhaltung vergeben werden.	Bezieht sich der Fehlerstatus auf eine Kreditorenrechnung, kann die Bank-ID für die betreffende Rechnung in "Kreditoren. Separate Rechnungen ändern" (APS201/E) angepasst werden. Wenn der Fehlerstatus sich auf eine Debitorenrechnung bezieht, geben Sie eine Bank-ID für den Lieferanten in "Bankkonto" (CRS628/B). Öffnen" (CRS692/B) an.
10	Division mit untersch. Landeswährung	Vor Generierung des Zahlungsvorschlags erfolgt eine automatische Überprüfung der Währung. Stimmen die Währungen nicht überein, wird eine Warnmeldung angezeigt.
11	Vor Generierung des Zahlungsvorschlags erfolgt jetzt eine automatische Überprüfung der Währung. Stimmen die Währungen nicht überein, wird eine Warnmeldung auf dem Bildschirm angezeigt.	Entspricht der gedruckten Meldung.	Definieren Sie in "Nummernserie. Öffnen" (CRS165) unter Nummernserie 0 den Nummernserientyp 80.
12	Keine Ersatz-Zahlungsmethode vorhanden	Dieser Fehlerstatus wird vergeben, wenn Sie in (APS635/E) einen Zahlungstyp oder eine Zahlungsmethode angegeben haben. Er zeigt an, dass die Zahlungsmethode oder der Zahlungstyp der Rechnung nicht den angegebenen Werten entspricht. Dieser Status kann auch vergeben werden, wenn eine für die Zahlungsmethode gewählte Ersatzzahlungsmethode verwendet wird, die nicht den angegebenen Werten entspricht. Auf die Ersatzzahlungsmethode wird automatisch zurückgegriffen, wenn für die ursprünglich verwendete Zahlungsmethode ein Grenzwert definiert wurde, der Rechnungsbetrag diesen Wert aber unter- oder überschreitet.	Gültige Eingaben: Ändern Sie in (APS635/E) den Zahlungstyp oder die Zahlungsmethode. Geben Sie in "Zahlungsmethode Kreditoren. Öffnen" (CRS071) für die betreffende Zahlungsmethode eine gültige Ersatzzahlungsmethode an.
13	Bankleitzahl kann nicht gefunden werden	Die Kontonummer kann weder in "Bankkontoverbindung" (APS090) noch indirekt in "Bank. Öffnen" (CRS690) gefunden werden. Dieser Fehlerstatus kann vergeben werden, wenn keine Bankquoten verwendet werden und die Bank bei der Erstellung des Vorschlags nicht manuell angegeben wird.	Kontrollieren Sie, ob ein Bankkonto in (CRS690) angegeben und in (APS090) mit einer Währung und Zahlungsmethode verknüpft wurde.
14	Zahlungen für den Zahlungsempfänger wurden eingestellt	Der Benutzer hat zu einem früheren Zeitpunkt alle Zahlungen an den fraglichen Lieferanten gesperrt.	Überprüfen Sie, ob das Sperren der Zahlungen korrekt ist. Falls nicht, ändern Sie in "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624/F) die Zahlungspriorität von 9 auf einen Wert zwischen A und 8.
15	Buchungsdatum (Zahl.Dat.) liegt nicht um Gültigkeitsbereich	Das Zahlungsdatum liegt nicht innerhalb der Gültigkeitsdaten, die für den verwendeten FAM-Funktions-Detaildatensatz definiert sind. Hinweis Dieser Status ist nicht auf Zahlungsmethoden mit Zahlungsklasse 4 = "Wechsel" anwendbar.	Gültige Eingaben: Ändern Sie den Gültigkeitsbereich in "FAM-Funktion. Details öffnen" (CRS406). Geben Sie eine neue Zahlungsmethode für den gesamten Vorschlag oder für die darin enthaltenen separaten Rechnungen an.
23	Die Währung ist für das Bankformat X nicht erlaubt.	Wenn Währungen in "Bankformat. Öffnen" (CRS695) ausgewählt sind, wird die Rechnungswährung nicht für das Bankformat ausgewählt.	Ändern Sie die Zahlungsmethode der Rechnung in eine Methode, die das Bankformat für diese Währung zulässt, oder tätigen Sie die Lieferantenzahlung in "Lieferantenzahlung. Manuell eingeben" (APS120) manuell.

Informationen zu in Schweden verwendeten Fehlerstatus erhalten Sie inValiditätsprüfungen für Lieferantenzahlungen per BankGiro und PlusGiro (Schweden).