Abstimmen von Kontrollkonten für gelieferte, aber nicht fakturierte Waren und fakturierte, aber nicht gelieferte Waren

In dieser Anweisung wird beschrieben, wie Sie Kontrollkonten des Hauptbuchs mit ausstehenden Beträgen für gelieferte, aber noch nicht fakturierte Waren (GINR) und fakturierte, aber noch nicht gelieferte Waren (GRNI) abstimmen können. So können Sie sicherstellen, dass es zu keinen Abweichungen zwischen den Kontrollkonten und den offenen Salden kommt.

Die Ausführung übernimmt für gewöhnlich ein Finanzkontrolleur oder ein Berechtigter mit ähnlichem Profil im Rahmen der periodischen Buchungen am Monatsende.

Ergebnis

Es werden zwei Listen gedruckt:

APS582: Diese Liste enthält alle Einkaufsaufträge, bei denen das GRNI-Konto einen offenen Saldo aufweist. Dabei handelt es sich um die Differenz zwischen dem Kostenbetrag der Lieferung und dem fakturierten Kostenbetrag.
APS587: Diese Liste enthält alle Rechnungen, bei denen das GINR-Konto einen offenen Saldo aufweist. Dabei handelt es sich um die Differenz zwischen dem fakturierten Kostenbetrag und dem Kostenbetrag der Lieferung.

Die Listen werden nach den sieben Dimensionen in der Kontierungszeile sortiert. Für jede neue Kontierungszeile werden die gelieferten Waren (bzw. die Rechnungen) angezeigt, die in der jeweiligen Zeile verbucht werden. Für jede Transaktion werden folgende Informationen angezeigt: Buchungsdatum, Einkaufsauftragsnummer/Positionsnummer/Subnummer/Sequenznummer (der gelieferten Waren bzw. der Rechnung), Kalkulationselement, Rechnungsbetrag in der Landeswährung, Kostenbetrag der Lieferung in der der Landeswährung, ausstehender Betrag und Betrag im Hauptbuch. Es werden alle etwaigen Abweichungen angezeigt. Abweichung bezeichnet die Differenz zwischen dem ausstehenden Betrag und dem im Hauptbuch verbuchten Betrag.

Nutzen Sie die Listen zur Identifizierung etwaiger Abweichungen auf den Konten. Sollten Abweichungen auftreten, müssen die Beträge angepasst werden. Die Anpassung kann auf eine der folgenden Arten erfolgen:

Vergewissern Sie sich mit "Transaktionsdatei. Abgebrochene Jobs neu starten" (GLS047), dass keine Jobs zur Aktualisierung des Hauptbuchs unterbrochen wurden, etwa aufgrund eines Stromausfalls.
Überprüfen Sie mit "Transaktionsdatei. Neustarten fehlerhafte Jobs" (GLS037), ob während der Aktualisierung des Hauptbuchs Fehler (z. B. irrtümlich verbuchte Belege) ermittelt wurden.
Ermitteln Sie in "Hauptbuch. Transaktionen anzeigen" (GLS210) den Verantwortlichen für die fehlerhafte Buchungsposition und ergreifen Sie entsprechende Maßnahmen.
Passen Sie den Betrag in (GLS210) manuell an.

Folgendes wird aktualisiert:

Beim Ausdrucken der Berichte werden interne Buchungen erstellt.
Das Hauptbuch wird mit den erstellten Buchungen aktualisiert. Die Aktualisierung muss normal abgeschlossen werden, d. h., dass keine Datensätze, die mit ihr in Verbindung stehen, in (GLS047) vorhanden sein dürfen. Die Aktualisierung muss korrekt abgeschlossen werden, d. h., dass keine Datensätze, die mit ihr in Verbindung stehen, in (GLS037) vorhanden sein dürfen.

Bevor Sie beginnen

Nicht zutreffend.

Führen Sie folgende Schritte aus

Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
- Starten Sie zur Erstellung eines Berichts, der die gelieferten, aber nicht fakturierten Waren enthält, "Einkaufsauftrag. Drucken gelief./n.fakt" (APS580/E).
- Starten Sie zur Erstellung eines Berichts, der die fakturierten, aber nicht gelieferten Waren enthält, "Lieferantenrechnung. Drucken fakt./n.gel" (APS585/E).
Geben Sie in Bild E das Buchungsdatum zur Überprüfung von ausstehenden Beträgen ein.

Alle Einkaufsaufträge/Rechnungen, die zu dem angegebenen Datum einen ausstehenden Betrag aufweisen und sich innerhalb des Bereichs der gewählten Dimensions-IDs bewegen (siehe nachfolgende Anweisung), werden in den Bericht aufgenommen.
Wählen Sie aus, welche Einkaufsaufträge/Rechnungen der Bericht enthalten soll, indem Sie einen Bereich von Dimensions-IDs zwischen 1 und 7 definieren.
Legen Sie für den Bericht ggf. ein anderes Datumsformat fest.

Dabei stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: JMT = JJMMTT (Jahr, Monat, Tag), TMJ = TTMMJJ (Tag, Monat, Jahr), MTJ = MMTTJJ (Monat, Tag, Jahr) und JWT = JJWWT (Jahr, Woche, Wochentag).
Wählen Sie ein Berichtslayout aus und geben Sie einen Berichtstext ein. Drücken Sie die Eingabetaste.