Verwalten von Batchlieferantenrechnungen

Ergebnis

• Die Batchlieferantenrechnungen werden als "Zur Zahlung freigegeben" bzw. "Nicht zur Zahlung freigegeben" angegeben (je nach Konfiguration der FAM-Funktion). Lieferantenrechnungen können auch ohne Vorerfassung angegeben werden, d. h. alle Buchungen sind bereit. Auf dem Durchgangskonto wird keine Buchung vorgenommen; die Rechnung wird direkt verbucht.
• Lieferantenrechnungen und Rechnungen zur Eigenverrechnung werden bei Bedarf mit Einkaufsaufträgen oder Wareneingängen abgeglichen.
• Provisorische Anlagen und Zusatzkosten für bestehende Anlagen können erstellt werden, wenn das Konto ein Anlagenkonto mit Positionstyp 8 = Buchungszeile bei der Erfassung von Lieferantenrechnungen oder bei Ausführung einer Umkontierung in "Lieferantenrechnungsbatch. Öffnen" (APS450) und API APS450MI (Lieferantenrechnungsbatch-Schnittstelle). Informationen zur Anlage müssen angegeben werden. Die Zusatzinformationsnummer 016 = Vorläufige Anlagennummer wird beim Erstellen der provisorischen Anlage zur Anlagenbuchungszeile hinzugefügt. Die Zusatzinformationsnummer 017 = Definitive Anlagennummer wird zur Anlagenbuchungszeile hinzugefügt, wenn einer vorhandenen Anlage Zusatzkosten hinzugefügt werden.
• Wenn das Konto ein periodische Buchung für einen Positionstyp 8 = Buchungszeile bei der Erfassung von Lieferantenrechnungen oder einer Umkontierung in (APS450) und APS450MI ist, kann eine Verbindung zu einem bestehenden Periodenbuchungsdatensatz in "Perioden-Buchungstabelle. Öffnen" (GLS470) hergestellt werden. Dann müssen Felder für "Von Periode" (PERF) und "Datensatznummer" (RCNO) ausgefüllt sein, wobei sich diese Felder auf einen Datensatz in (GLS470) beziehen. Die Zusatzinformationsnummer 047 = Rückverfolgbarkeits-DS - per. Kontierung wird auf der Buchungstransaktion erstellt, die mit der Periodenbuchung verknüpft ist.
• Skontobeträge werden erfasst.
• Ein Buchungsjournal und ein Lieferantenrechnungsjournal werden ausgedruckt.
• Die Forderung gegenüber dem Lieferanten wird ausgeglichen, wenn durch eine Forderungsrechnung oder Forderungsanforderung der Kreditor aktualisiert und bei einer beliebigen Anpassung eine Abweichung festgestellt wird.

Verwenden Sie bei Bedarf die folgenden Einstellungen:

• Kontieren Sie Rechnungen, die den Status "Nicht zur Zahlung freigegeben" erhalten haben, in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110) um, und geben Sie diese frei.
• Die Umkontierung von Rechnungen kann auch in (APS450) mit APS450MI, Transaktionen "AddHeadRecode" und "AddLineRecode" erfolgen. Dann wird der Rechnungsbatchtyp 25 = Umkontieren verwendet. Bei der Umkontierung in (APS450) müssen alle Buchungen vorgenommen werden, und für alle Buchungszeilen muss der USt-Code erfasst werden. Positionstyp 8 = Buchungszeilen wird für alle diese Buchungen verwendet. Belege müssen ausgeglichen werden, damit sie im Kreditorenbuch aktualisiert werden können. Andernfalls kann die Aktualisierung nicht fortgesetzt werden. Für Divisionen, die M3-Sales Tax verwenden, kann einer Rechnung, in der keine Steuer enthalten ist, eine selbst veranschlagte Sales Tax hinzugefügt werden. Die Steuer wird berechnet, wenn der Parameter "Steuer berechnen" ausgewählt und ein Steuercode eingegeben wird.
• Schließen Sie die Rechnungskontrolle in (APS110) für alle Rechnungen ab, die nicht mit (APS450) automatisch abgeglichen werden konnten.
• Beziehen Sie die Rechnungen mit "Lieferantenzahlungsvorschlag. Öffnen" (APS130) in einen Zahlungsvorschlag mit ein. Belastungsanzeigen werden als Gutschriften berücksichtigt.

Folgende Buchungsdefinitionen sind in M3 betroffen:

Grundlegende Buchungen

Buchungsdefinition	Konto	Soll	Haben
AP50/AP51–200	Kontrollkonto des Gläubigers (Kreditoren)		x
AP53-210	Kreditorenkonten – Vorauszahlung
AP53-220	Vorauszahlungskosten
AP50/AP51–215	Verrechnungskonto	x
AP50-218	Buchungszeile für Positionstyp 8 = Buchungszeile
AP50–230	Zusatzkosten auf Rechnungskopfstufe	x
AP50–280	Rundung	x
AP50-420	Forderung gegenüber Lieferant		x
AP50-440	Forderungsanpassung
AP50–301	Realisierte Kursgewinne
AP50–302	Realisierte Kursverluste
AP51–237	Belastungsanzeige, nicht fakturiert – Artikel
AP51–238	Belastungsanzeige, nicht fakturiert – Positionszusatzkosten

Buchungen für USt

Buchungsdefinition	Konto	Soll	Haben
AP50/AP51–111	Geschuldete USt 1		x
AP50/AP51–112	Geschuldete USt 2		x
AP50/AP51–113	Durchgangskonto für Geschuldete USt 1		x
AP50/AP51–114	Durchgangskonto für Geschuldete USt 2		x
AP50/AP51–211	Vorsteuer 1	x
AP50/AP51–212	Vorsteuer 2	x
AP50/AP51–213	Durchgangskonto für Vorsteuer 1	x
AP50/AP51–214	Durchgangskonto für Vorsteuer 2	x

Die Werte in den Tabellen für Batchlieferantenrechnungen FAPIBH (Rechnungskopf) und FAPIBL (Rechnungspositionen) werden geprüft.

Bevor Sie beginnen

Batchlieferantenrechnungen

• Das Finanzsystem muss konfiguriert sein. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Finanzmanagement aktivieren.
• Die Tabellen FAPIBH und FAPIBL zum Speichern von Daten für Batchlieferantenrechnungen müssen ausgefüllt sein.
• In "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) müssen folgende FAM-Funktionen definiert werden: AP50 (für Batchlieferantenrechnungen und Forderungsrechnungen/-anforderungen), AP51 (für Belastungsanzeigen), AP52 (für Rechnungen zur Eigenverrechnung) und AP53 (für Vorauszahlungsrechnungen). Die FAM-Funktionen ermitteln zum Beispiel, ob sich Kreditoren aktualisieren lassen, wenn Warnungen für Rechnungen vorhanden sind, ob Rechnungen, die Kreditoren fehlerfrei aktualisieren, automatisch als zur Zahlung freigegeben erfasst werden, ob Rechnungsprüfer vom Lieferanten abgerufen werden oder ob stattdessen der Käufer auf dem Einkaufsauftrag als Rechnungsprüfer ausgewählt wird. Wenn Rechnungen nach der Verifizierung in (APS450) automatisch in Kreditoren angegeben werden sollen, muss im Feld "Automatische Aktualisierung" für die jeweilige FAM-Funktion Eingabe 1 oder 2 ausgewählt sein. Außerdem muss in denselben FAM-Funktionen im Feld "Nicht zur Zahlung freigegeben" Eingabe 0 (Rechnung als zur Zahlung freigegeben erfasst) oder 2 (Rechnung als freigegeben erfasst, wenn vollständig freigegeben und kein Betrag auf dem Verrechnungskonto) ausgewählt sein. Bei diesem Workflow kann in "Belegnummernserie. Öffnen" (CRS410/E) nur eine Belegnummernserie mit Belegnummernvergabemethode 2 ausgewählt werden (d. h., Nummern werden automatisch zugewiesen).
• Bei Lieferantenforderungsrechnungen und Lieferantenforderungsanforderungen müssen die Einstellungen für Lieferantenforderungen in (PPS122) definiert und in (CRS624/F) mit dem Lieferanten verknüpft werden. Bonustransaktionen im Zusammenhang mit Lieferantenforderungen lassen sich in (PPS122) anhand von fünf Aggregationsfeldern anordnen. Wenn mit einer Forderung eine Lieferantenbonustransaktion verbunden ist, werden die Werte der Schlüsselfelder abgerufen. Anschließend wird die Transaktion einer Lieferantenforderungsrechnung oder einer Lieferantenanforderung mit den gleichen Schlüsselwerten hinzugefügt. Wenn keine solche Forderung existiert, wird eine neue Forderung erstellt. Die Schlüsselwerte werden in der Tabelle FAPIBH gespeichert. Außerdem kann in (PPS122) eine Grenze für die Zahl von Lieferantenbonustransaktionen festgelegt werden, die sich mit einer Forderung verknüpfen lassen. Sollte die Grenze überschritten werden, wird in (APS450) eine neue Forderung erstellt.
• Buchungsdefinitionen für Buchungsvorgang AP50 (alle Kategorien außer Belastungsanzeigen) und AP51 (nur Belastungsanzeigen) müssen in "Buchungsdefinition. Einstellen" (CRS395) definiert sein:
  Hinweis

  In (APS450) wird zum Abrufen des USt-Satzes und der Buchungsdefinitionen für eine USt-Transaktion das Rechnungsdatum verwendet.

  • 111 und 112: Geschuldete USt 1 und 2. Diese Buchungstypen werden verwendet, wenn die Umsatzsteuer auf dem Buchungsdatum oder dem Rechnungsdatum basiert, d. h. wenn das Kontrollfeld "USt-Abrechnung per Zahlungsdatum" für den USt-Code in "USt-Code. Öffnen" (CRS030/E) nicht aktiviert ist. Außerdem muss für Buchungstyp 112 in (CRS030/E) die USt-Methode 2 = Komb. USt oder 3= Ketten-USt ausgewählt sein.
  • 113 und 114: Durchgangskonto für Geschuldete USt 1 und 2 Diese Buchungstypen werden verwendet, wenn die Umsatzsteuer auf dem Rückmeldedatum basiert, d. h. wenn das Kontrollfeld "USt-Abrechnung per Zahlungsdatum" für den Umsatzsteuercode in (CRS030/E) aktiviert ist. Außerdem muss für den Buchungstyp 114 in (CRS030/E) die USt-Methode 2 oder 3 ausgewählt sein.
  • 200: Kontrollkonto Dies ist das Kontrollkonto des Gläubigers, auf dem die Rechnung automatisch im Hauptbuch verbucht wird.
  • 210: Kreditorenkonten – Vorauszahlung
  • 220: Vorausbezahlter Betrag
  • 211: Vorsteuer 1 Dies ist ein Umsatzsteuerbetrag, der geltend gemacht werden kann, und wird nur verwendet, wenn in (CRS030/E) für den Umsatzsteuercode nicht "USt-Abrechnung per Zahlungsdatum" ausgewählt ist.
  • 212: Vorsteuer 2 Dies ist ebenfalls ein Umsatzsteuerbetrag, der geltend gemacht werden kann und sich auf den zweiten Umsatzsteuerbetrag bezieht, wenn in (CRS030/E) für den USt-Code weder das Kontrollfeld "USt-Abrechnung per Zahlungsdatum" aktiviert noch USt-Methode 2 oder 3 ausgewählt ist.
  • 213: Durchgangskonto für Vorsteuer 1: Wird verwendet, wenn die Umsatzsteuerabrechnung zum Zahlungsdatum erfolgt (siehe oben).
  • 214: Durchgangskonto für Vorsteuer 2: Wird verwendet, wenn die Umsatzsteuerabrechnung zum Zahlungsdatum erfolgt (siehe oben).
  • 215: Verrechnungskonto Dies ist das Konto, das bei Belastungsrechnungen automatisch belastet wird. Es wird nur verwendet, wenn im Feld "Nicht zur Zahlung freigegeben" von FAM-Funktion AP50 in "FAM-Funktion. Details öffnen" (CRS406/E) eine andere Eingabe als 0 ausgewählt ist.
  • 218: Buchungszeile. Nur gültig für Positionstyp 8 = Buchungszeile, wenn Sie vorverbuchte Positionen oder teilweise vorverbuchte Positionen abrufen, d. h. Buchungszeilen, die außerhalb von M3 BE vordefiniert sind. Zum Beispiel interne Spesenabrechnungen, die von Mitarbeitern in einem externen Tool erstellt werden.
  • 230: Zusatzkosten: Dies bezieht sich auf Bankgebühren und andere Zusatzkosten, die mit der Rechnung verbunden sind.
  • 280: Rundung.
  • 420: Forderung gegenüber Lieferant: Nur gültig für Lieferantenforderungsrechnungen und Lieferantenforderungsanforderungen.
  • 440: Forderungsanpassung: Die Differenz zwischen der Forderung gegenüber dem Lieferanten und dem angepassten Betrag.
• Sie haben die Konfiguration von Lieferanten-Batchrechnungen mithilfe manuell erstellter Rechnungen in der Testphase überprüft. Rechnungen können in (APS450) mit der verknüpften Option 1 manuell angegeben werden.
• Sie können den USt-Code 0 für USt-Basistransaktionen mit den Positionstypen 1, 2, 5 und 8 verwenden. Es kann jedoch mit USt-Code 0 keine USt-Position für Positionstyp 3 erstellt werden. Wenn keine USt auf der Rechnung vorhanden ist und der USt-Code 0 ist, können Sie in "AddLine" (APS450MI) oder in "Lieferantenrechnungsbatch. Pos. öffnen" (APS451) den Positionstyp 3 nicht verwenden. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Durchgangskonto-Transaktion mit USt-Code 0 zu erstellen, wenn der USt-Code des Lieferanten ein anderer ist: Sie können die Lieferantenrechnung mit Positionstyp 8 eingeben und die Transaktion des Durchgangskontos mit USt-Code 0 aktualisieren. Oder Sie verwenden einen Ersatz-USt-Code, um das Durchgangskonto in "USt-Ausnahme. Öffnen" (TXS020) auszufüllen.

Für mit Einkaufsaufträgen abzugleichende Rechnungen

Eine Beschreibung der Anforderungen finden Sie in Automatisches Abgleichen von Batchlieferantenrechnungen mit Einkaufsaufträgen.

Kurzdarstellung

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Führen Sie eine Validierung der Batchlieferantenrechnung durch.

   Die Batchlieferantenrechnungen können Sie in "Lieferantenrechnungsbatch. Öffnen" (APS450) anzeigen. Jede Rechnung gehört zu einem Batchrechnungstyp (zum Beispiel 20 für Lieferantenrechnungen und 10 für Rechnungen zur Eigenverrechnung). Mithilfe der Sortierfolgen können Sie Bild B so konfigurieren, dass die gewünschten Rechnungen angezeigt werden.

   Sie können die Prüfung von Lieferantenrechnungen in (APS450/B) manuell auslösen, indem Sie für eine Rechnung die Option "Validierung" auswählen bzw. F18 = Validierung drücken. Mit beiden Optionen lässt sich (APS455) anzeigen, das auch direkt über das Menü gestartet werden kann. Wenn eine einzelne Rechnung verarbeitet wird, sind alle Felder geschützt. Es werden ausschließlich die Rechnungsnummer und die Batchrechnungsnummer angezeigt. Die Felder lassen sich auch nicht bearbeiten. Wenn Sie F18 verwenden, wird in (APS455) ein Auswahlbild angezeigt, in dem Benutzer manuell eine Gruppe von Rechnungen bzw. Rechnungen mit bestimmten Eigenschaften auswählen können.

   Wenn weder ungültige noch fehlende Werte gefunden werden, aktualisieren die Rechnungen möglicherweise die Kreditorenbuchhaltung direkt mit dem aktuellen Datum als Buchungsdatum, je nach Konfiguration der FAM-Funktion. Andernfalls aktualisieren Sie die Kreditorenbuchhaltung, indem Sie in einem separaten Schritt eine der Aktualisierungsoptionen auswählen.

   Ergebnisse

   Die Ergebnisse der Rechnungsvalidierung werden mit dem Rechnungsbatchstatus angegeben, den Sie in (APS450/B) anzeigen können. Status 20 oder 50 bedeutet, dass keine Fehler entdeckt wurden. Status 20 gilt ausschließlich für Rechnungen zur Eigenverrechnung, Belastungsanzeigen und Lieferantenforderungen. Andere Rechnungen erhalten den Status 50. Status 15 zeigt an, dass im Kopf oder in den Positionen Fehler vorhanden sind.

   Die Status lauten sowohl für den Rechnungskopf als auch für die Rechnungspositionen wie folgt:

   • 1 = Keine Fehler
   • 2 = Fehler
   • 3 = Warnungen

   Eine Rechnung mit Kopfstatus 2 (Fehler vorhanden) und Positionsstatus 3 (Warnung vorhanden) kann Kreditoren erst dann aktualisieren, wenn der Rechnungskopf angepasst wurde.

   Anwendungsmeldung 156 (Bei der Validierung der Lieferantenrechnung sind Fehler aufgetreten) wird angezeigt, wenn bei der Validierung Fehler erkannt wurden (aktivierbar im Programm (CRS424)). Die Meldung wird in (CRS420) angezeigt.

2. Passen Sie Rechnungen mit Fehlern manuell an.

   Rechnungen, die eine manuelle Korrektur benötigen, weisen den Rechnungsbatchstatus 15 auf. Verwenden Sie die Option "Fehlerlog anzeigen" in (APS450/B), um die Fehler einer Rechnung anzuzeigen. Praktisch alle Felder in der Rechnung können bearbeitet werden, bis die Rechnung die Kreditorenbuchhaltung aktualisiert hat. Nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen für den Rechnungskopf in Bild E und F von (APS450) und für die Rechnungspositionen in (APS451/E) vor. Fehlermeldungen oder Warnungen werden für jedes relevante Bild angezeigt. Fehler müssen korrigiert werden, während Warnungen normalerweise übergangen werden können.

   Fehler werden beispielsweise gemeldet, wenn der Lieferant nicht erfasst ist, wenn das Rechnungsdatum oder die Zahlungsmethode ungültig ist und wenn eine Einkaufsauftragsnummer fehlt.

3. Sie können Lieferantenrechnungen drucken, ablehnen, anpassen und freigeben.

   Bei Eigenverrechnungsrechnungen kann das Drucken obligatorisch sein, wenn die Lieferantengenehmigung in "Einkaufsvertrag. Eigenverrechnung erlaubt" (PPS112) den Wert 1, 2 oder 3 aufweist. Bei Lieferantengenehmigung 2 oder 3 ist die Freigabe der Rechnung in (APS450) der nächste Schritt für die Eigenverrechnung. Wenn Lieferantengenehmigung 3 ausgewählt ist und die Zeitgrenze überschritten wurde, wird die Rechnung automatisch freigegeben.

   Belastungsanzeigen müssen ausgedruckt werden. Der Ausdruck einer Belastungsanzeige für einen Lieferanten lässt sich bei der Validierung automatisch auslösen, wenn beim AP-Standarddokument in (APS080) das automatische Drucken aktiviert wird.

   Lieferantenforderungsanforderungen von "Rechnungsbatchtyp" 52 stoppen bei Status 30 – "Gedruckt". Lieferantenforderungsrechnungen und Lieferantenforderungsanforderungen vom "Rechnungsbatchtyp" 51 setzen eine zusätzliche Verarbeitung voraus, bevor sie freigegeben und an Kreditoren übertragen werden können.

   Je nach den Forderungseinstellungen in (PPS122) lässt sich ein automatisches Validieren und automatisches Drucken von Lieferantenforderungsrechnungen oder Lieferantenrechnungsanforderungen auslösen, wenn die Lieferantenbonustransaktionen von (PPS123) nach (APS450) übertragen werden.

   Nach dem (manuellen oder automatischen) Drucken hat die Lieferantenforderung den Status 30 (Gedruckt).

   Der Lieferant kann die Forderung nun freigeben oder ablehnen.

   Wenn die Forderung zurückgewiesen wird, lässt sich die Lieferantenforderung anpassen und neu ausdrucken.

   Wenn die Lieferantenforderung freigegeben wird, lässt sie sich in die Kreditoren übertragen.

   Bei Lieferantenforderungsanforderungen können Sie beim Genehmigungsschritt die Lieferantenrechnungsnummer, das Rechnungsdatum sowie das Fälligkeitsdatum aktualisieren.

4. Aktualisieren Sie die Kreditoren, und führen Sie eine Rechnungskontrolle durch (wenn zutreffend).

   Kreditoren lassen sich automatisch als Bestandteil der Validierung bzw. als separater Schritt durch Auswahl von Option 9 = Aktual. in den Kreditoren (AP) aktualisieren (gilt für eine Rechnung). Wenn Sie alle Rechnungen aktualisieren möchten, drücken Sie F19. Wenn Sie F19 verwenden, wird der Benutzer an (APS455) weitergeleitet, wo er die entsprechenden Rechnungen auswählen kann.

   Wenn die Werte im Rechnungskopf darauf hinweisen, dass die Rechnung mit einem Einkaufsauftrag (EA) oder einem Wareneingang abgeglichen werden soll, wird die Rechnung im Rahmen der Aktualisierung von Kreditoren automatisch abgeglichen. Lieferantenrechnungen sowie Rechnungen zur Eigenverrechnung lassen in den Abgleich einbeziehen, Belastungsanzeigen jedoch nicht. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Automatisches Abgleichen von Batchlieferantenrechnungen mit Einkaufsaufträgen.

   Falls der Abgleich unvollständig ist oder überhaupt nicht durchgeführt werden konnte, muss er anschließend manuell abgeschlossen werden. (Siehe Abschnitt "Verwendung".)

5. Drucken Sie die Rechnung.

   Sie können in (APS455) jederzeit eine einzelne Rechnung oder eine Auswahl von Rechnungen drucken. (APS455) kann für eine einzelne Rechnung in (APS450) oder mit F17 für einen Rechnungsbereich gestartet werden.

6. Geben Sie die automatische Lieferantenrechnung manuell an.

   Wenn Sie z. B. eine bestimmte Rechnung in einem komplexeren Abgleichsszenario mit einem bestimmten Einkaufsauftrag abgleichen oder die Rechnung direkt als freigegeben erfassen möchten, geben Sie die Rechnung auf Basis der ausgedruckten Rechnung manuell in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100) an.